農機檔案管理的現狀與新方式探索

何彬

摘?要：農機檔案管理是農機監理部門的一項重要的基礎性工作，現階段農機檔案管理工作由于信息量大、工作任務重，存在著與農機化快速發展不適應的問題。從現階段農機檔案管理的實際情況出發，分析了農機檔案管理科學發展的新方式。

關鍵詞：農機檔案管理;現狀;新方式;信息化;優化

中圖分類號：S22?文獻標識碼：A

doi：10.14031/j.cnki.njwx.2020.11.026

0?引言

現階段，我國農業已經基本實現了機械化生產作業，隨著農機市場的快速發展，農業機械的使用量呈現快速增長的趨勢，隨著農機數量的不斷增多，為進一步做好農業機械的監管工作，制定科學合理的農機管理工作方式十分重要。農機檔案作為農業機械關鍵信息的記錄，能夠通過農機信息的匯總獲得眾多的實用數據，用以對現階段農業機械的資源調配、作業能力查詢、責任追究提供依據，并為農業機械的發展提供預測和決策，農機檔案管理為現階段的農機監理執法工作提供了強有力的保證，因此，在傳統的農機檔案管理方式之上，探索適合新時代特點的農機管理方式具有重要的現實意義。

1?農機檔案管理現狀

現階段的農機檔案管理工作是在農機事業快速發展的基礎上建立起來的，由于我國的農機化產業研究和起步較晚，導致農機檔案管理工作在工作形式和經驗方面存在一定的落后問題，隨著農機檔案管理工作的逐步開展，近年來檔案管理的流程逐漸理順，對農業機械的建檔工作也取得了顯著的進展。就現階段來看，農機檔案管理工作主要包括以表1所示三方面的工作內容。

（1）農機信息類檔案建立與管理。主要針對現階段農業生產中使用的農業機械進行信息統計與記錄，包括農業機械的購置年限、主要應用方向、動力參數、適用范圍、上牌情況、保有人信息、主要作業位置等，用于對農業機械后期管理的參照。

（2）執法信息的記錄與管理。在農機監理執法過程中，需對農機執法的過程做真實的記錄，并以表格、數據、照片、音頻、視頻等形式形成執法過程的完整備案，并為復雜農機事故或違章等案件提供數據支持，有利于督促使用者依法對農機進行年檢，規范農業機械的使用過程。

（3）其他輔助信息的記錄。農機檔案管理作為重要的基礎性工作，通常面對更多復雜的農機化信息，檔案管理往往還需對農機宣傳活動、農機應用中的重大問題、農機財政情況、農機監理日常工作等數據進行記錄，從而形成系統化的數據網絡。

2?現階段農機檔案管理存在的問題

2.1?對檔案管理工作的重視度不足

現階段，農村地區的基層管理工作任務多，很多的工作重點都放在農機推廣、農機監理執法、基礎設施建設、生產優化等方面，農機檔案管理作為輔助性的工作所受到的重視程度不足。由于基層對農機檔案管理工作的忽視，導致農機監理工作過程中缺少數據和信息的依據，造成實際工作過程難度加大，合理性降低，加之缺乏系統的農機檔案信息，很多農機存在不參與年檢、超期使用、肇事逃逸等問題，不利于農機使用環境的優化。

2.2?農機檔案缺乏及時性和系統性

由于農業機械的更新換代速度快，傳統的農機檔案管理方式較為落后，存在對農機信息更新不及時的問題，這種滯后性削弱了農機檔案工作的實際效能，使農機數據存在不準確問題，對農機檔案的參照性降低，不利于相關工作的開展。同時，由于工作量大和工作方式落后，導致很多農機檔案的信息填寫不全面、不規范，為后續檔案信息使用造成困難。

2.3?專業管理和技術人員缺乏

農機檔案管理工作是一項專業性較強的工作，這一工作需要大量的管理學人才和農機技術人才共同參與，而現階段的基層農機檔案管理工作，因工作環境不佳、薪資待遇差，很難吸引高端人才的加入，導致檔案管理工作的水平難以快速提升，加之上級部門缺乏政策和資金支持，現有工作人員所獲得的培訓與指導也明顯不足，這不利于農機檔案管理的有效開展。

3?農機檔案管理的新方式

3.1?利用信息化技術替代傳統管理方式

隨著時代的進步，信息化技術已經應用到各個行業，將信息化技術應用于農機檔案管理中，能夠實現相關信息和資源的快速整合，有利于形成標準化和規范化的農機檔案管理模式。信息技術的應用主要在以下幾個方面加以實施。

（1）建設完善的電子檔案管理系統。以傳統的農機檔案管理工作為基礎，針對現階段存在的不足有針對性地建設電子化的檔案管理系統，利用計算機技術和軟件技術建立程式化的通用信息錄入模塊，使農機檔案信息錄入從傳統的手寫錄入或計算機文字錄入逐漸轉變為項目選擇式的錄入，既提升檔案信息的錄入速度，又有效避免了檔案錄入過程中的錯誤問題。

（2）做好信息化管理技術的普及。良好的信息管理系統要實現有效運行必須要具備良好的工作執行能力，針對現階段的工作條件，應對現有工作人員做好信息化辦公的專業技術培訓，幫助工作人員更好地適應電子化的檔案管理模式，通過培訓、講座、參觀、咨詢等多種形式，提升人員工作能力，從而更高效地完成電子檔案管理工作。

（3）做好傳統檔案的電子化轉存工作。利用現代化的數字技術，將傳統檔案以照片、文字的形式轉存為數據模式，可嘗試利用文字識別軟件配合人工檢驗的方式轉存文字，或將老舊檔案拍照存儲，從而有效避免紙質檔案易受潮、發霉等問題，同時還應做好農機檔案的備份工作，避免電子系統故障導致檔案資料損失。

3.2?建立多終端的數據錄入平臺

網絡化時代下，農機檔案基本信息的錄入工作已經不需要像過去一樣必須由工作人員在計算機面前錄入，檔案管理工作應利用現代化的軟件技術，建立網站終端和手機APP，使購機和用機的農民能夠通過軟件選擇或輸入自己的農業機械信息，直接將其上傳至農機檔案管理端，檔案管理工作人員只需對檔案錄入信息進行核驗，并補充其他相關信息，便能實現快捷準確錄入。同時，在農機監理執法工作過程中，對于事故、違章等處罰或處理的信息，也可通過手機軟件或專用設備快捷上傳至檔案管理端，便于將執法、管理過程中的數據、視頻、照片快速歸檔。

3.3?建立科學分類管理模式

對農機的檔案進行科學的分類有利于農機管理的快捷運行，傳統的農機檔案管理中，分類不夠細化，而在現代化的農機檔案管理中，由于專業化軟件的應用，使分類的標簽設計更為簡潔，很多復雜的農機檔案信息應通過類似關鍵詞的形式建立分類標簽，以便于檔案使用時快速查詢和提取，將農機檔案分成若干層次和類別，例如駕駛操作人員檔案、農機事故檔案、農機科技情報檔案、文書檔案等，根據實際的需要和工作內容，形成系統科學的檔案歸類形式。

3.4?結合智能農機技術實現農機檔案實時更新

現代化的農機裝備配備了更豐富的電子信息技術，能實現對農業機械狀態、工作情況等信息的實時獲取，農機檔案管理工作在與電子檔案管理技術結合后，可通過信息網絡與先進的農機裝備相結合，實時獲取農業機械的多種信息，例如農機裝備的行駛里程、保養情況、工作位置、機具的異常狀態等，并在系統中自動化地更新農業機械的實時信息，幫助農機管理、監理執法、資源調配等工作實現有序開展，并進一步減少農機檔案管理工作的勞動強度，使農機檔案的信息獲取途徑更為豐富。

4?結語

農機檔案管理工作作為農機化事業的重要工作，應該受到更多的重視與支持，只有在社會各界的配合下，農機檔案管理的規范化和信息化工作才能快速建立并實施，從而有效利用信息技術和先進管理理念來加強和豐富農機檔案管理工作，保證農機檔案管理早日實現現代化，為農機工作的有序開展提供有力的信息支持。

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