計算機網絡技術在高校檔案管理中的作用思考

鄭立梅

摘要：在新時代發展下計算機網絡技術得到了快速發展，不論是哪一行業因計算機網絡技術的使用實現了高效發展目標。尤其是對于高校檔案管理工作來講，在計算機網絡技術的使用下不僅可以提升管理效率，同時也可以解決管理中的問題。

關鍵詞：計算機網絡技術;高校;檔案管理

計算機網絡技術的使用促進了高校中檔案管理工作的發展，實現了信息化發展目標。在社會快速發展下，教育事業進入到了全新的發展階段。加之受到辦學規模等不斷延伸的影響，生源數量明顯增加。因此在高校中應當做好完善與創新工作，解決管理中的問題，提高檔案管理工作質量。

一、計算機網絡技術對高校檔案管理的促進作用

提高管理效果。在檔案管理中引入計算機網絡技術不僅可以形成完善的管理系統，同時也可以提升檔案管理的可信度與完整性。能夠及時將相關內容記錄到系統中，轉變成為電子檔案，確保了檔案數據的安全性與科學性，實現了長久保存目標。其次，借助網絡開展檔案管理時可以利用計算機網絡技術實現文件的傳輸與接收，避免了紙質檔案的繁瑣性，提高了信息檢索效率。

提升管理時效。借助計算機網絡技術開展檔案管理能夠提升檔案管理的時效性，實現提高管理效率目標。在高校中相關部門、班級等將檔案借助計算機傳送到電子檔案室中，管理人員可以及時接收檔案，并及時將信息錄入到系統中，避免了檔案堆積等問題，實現了檔案的及時整理，提升了數據的完整性與可信度。對于一些內容不準確的檔案也可以及時反饋，找出其中的不足，獲取真實準確的數據信息[1]。

增強信息共享。打造專屬的網絡檔案數據庫能夠實現對檔案的及時分類整理，同時也可以利用檢索入口，在結合關鍵詞的基礎上完成信息調取，避免了過多的人力耗費在紙質檔案檢索中，不僅節約了檢索時間，同時也減輕了檔案管理人員的工作壓力。其次，一些部門借助專屬賬號能夠進入到數據庫中，查閱公開檔案信息，不僅實現了檔案共享，同時也展現了檔案管理的優勢。

發揮服務作用。在原有的檔案管理工作中，一些檔案僅限于個人使用，在信息資源廣泛使用上有著一定的局限性。但是在檔案信息化背景下，高校中的師生通過使用計算機網絡技術，能夠進入到專門的平臺中，獲取相關資源與信息，實現了對信息的瀏覽、下載以及共享等。其次，在平臺中還可以開展開放式管理模式，便于兄弟院校獲取相關信息，實現了學校與學校之間的有效互動，為教育發展奠定了基礎。

二、高校檔案管理發展現狀

管理模式合理性不足。在傳統的檔案管理模式中主要以手工操作等方式為主，針對相關數據進行收集、整理與裝訂等，工作繁瑣程度較高。而相關人員在開展整理工作時很容易因多種因素影響出現檔案內容不準確等問題，使得檔案作用難以發揮。其次，對于紙質檔案來講，難以實現快速檢索與使用，加之紙質檔案很容易破損，影響到了檔案保存效果。因檔案管理中缺乏先進管理方法，使得檔案管理工作進度相對較慢，在類別劃分上存在著不準確等問題，影響到了檔案管理工作的開展[2]。

檔案管理安全性不高。對于紙質檔案來講，很容易因工作量的增加而出現堆積等問題，在一定程度上加大了管理人員的工作原理。因需要整理的檔案相對較多，所以一些管理人員很容易在工作中產生倦怠感，在開展整理工作中也沒有端正工作態度，并未及時針對檔案內容進行整理與劃分，使得大量檔案堆積在了一起，造成類別混亂問題不斷加大，甚至對于一些有著使用價值的檔案來講，因檔案管理人員工作不合理，出現了丟失等問題。其次，因檔案主要以紙質為主，難以進行備份管理，而出現檔案丟失后勢必會出現數據丟失等問題，從而降低了高校中的教學管理工作開展效果。

檔案內容可信度較低。檔案管理人員在開展檔案管理工作時，對于一些數據不完整的文件沒有引起充足的重視，也沒有及時進行調查與補充，使得檔案內容很容易出現問題。在后期使用這一類型檔案時，則出現使用沒有實際意義的數據，使得檔案內容可信度嚴重不足，難以輔助教學工作開展。

三、計算機網絡技術在高校檔案管理中的運用措施

明確實施方法。首先，借助網絡傳遞相關信息。依靠網絡優勢能夠實現各部門之間的信息傳輸，通過發送網絡文件能夠便于檔案管理部門收取文件并及時處理，并錄入到數據庫中。在查詢檔案時可以提供智能檢索，利用關鍵詞調取檔案。依靠網絡作用不僅實現了信息的及時傳遞，同時也可以便于文件的閱讀與使用，提高了信息獲取的便捷性。其次，完成自動化檔案管理。在了人工輸入檔案信息后相關系統能夠及時開展智能檢索，在分析數據的基礎上得出相關結論，并完成檔案編號、關鍵詞提取等。利用相關系統可以實現對檔案的準確分類，保存完整的文字、視頻等信息，提高了檔案的簡潔性與準確性，實現了對檔案的自動化管理。最后，數字化管理。在高校檔案管理中使用計算機網絡技術能夠從原有的紙質檔案轉移到電子檔案工作中去，同時也可以確保檔案信息能夠以數字化的方式展現出來，提高了檔案的收集、管理與共享。相關部門在使用檔案時借助檢索系統能夠及時調取檔案，實現了十字花管理目標，簡化了管理工作環節，減輕了工作人員壓力[3]。

紙質檔案與電子檔案的融合。在新時期發展下計算機網絡技術的使用為高校檔案管理工作開展產生了促進的作用，提高了管理工作的便捷性。但是在工作中管理人員也要清楚認識到其中的不足，如網絡系統有著不穩定性的特點，很容易造成檔案信息出現保存失敗等問題，甚至一旦出現網絡癱瘓事故，勢必會造成檔案系統出現混亂等問題。因此針對這一現象，在發展中需要從做好電子檔案與紙質檔案協同管理入手，在找準二者融合點的基礎上提高檔案管理效果。如對于一些比較重要的檔案文件需要及時進行數字化處理，并開展紙質存儲工作。對于普通類型的檔案需要采取電子化存儲方法。只有掌握檔案的具體情況，才能結合其重要程度采取適合的管理措施，才能實現科學化管理目標。

保證檔案管理的安全性。在開展高校檔案管理工作時電子化管理已經成為了發展的重點，因此在管理中需要從做好保密處理入手，結合高校當前發展形式。在一些檔案中涉及到了高校的發展戰略、方向以及策略等信息，是需要做好加密處理的，避免出現信息泄露等問題，確保學校的健康發展。因此在開展檔案管理工作時，需要做好檔案信息保存工作。首先，制定出完善的管理制度，以明確的規章制度輔助管理，組織工作人員參與培訓活動。其次，做好重要檔案加密處理，在查閱中需要出示相關證件等。最后，需要定期對計算機進行檢查，及時清查病毒等，確保檔案的安全性[4]。

提升管理人員專業能力。想要提高檔案管理效果，就要從提升檔案管理人員綜合素養出發，采取專業化管理方法，熟悉檔案管理要點與重點，明確檔案管理中的要求。管理人員自身也要積極參與學習活動，明確在檔案管理中的法律與規定，做好檔案信息歸類處理工作，掌握專業化管理方法。只有不斷提升檔案管理人員綜合素養，才能確保檔案管理工作的安全性。學校方面也要加大對檔案信息泄露嚴重性進行宣傳，提升管理人員的安全防范意識，培養檔案管理人員的職業道德與綜合素養，主動在工作中履行自身職責，積極參與管理工作，主動配合其他部門開展管理，確保高校的穩定性，實現長遠發展目標。

結語：綜上所述，在高校中需要提升對檔案管理的重視度，主動收集相關信息，在做好妥善管理的基礎上合理使用計算機網絡技術。借助計算機網絡技術能夠打造完善的管理系統，保證檔案管理工作向著自動化、信息化、科學化方向不斷發展。

參考文獻

[1]王鳳秀，李勤姣.計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用[J]科技傳播， 2014（17）：214-215.

[2]劉蓓蕾.計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用研究[J新校園（上旬）， 2015（09）：45-45.

[3]黃梅英.淺析計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用[J]人力資源管理， 2017（12）：308-309.

[4]王續智，李丹.計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用探究[J]人文之友， 2020（05）：110-111.