辦公自動化對事業單位檔案管理的影響

文/ 吳曼

事業單位在我國經濟建設過程中扮演著重要的角色，對推動我國的社會主義發展具有十分深遠的影響。事業單位的檔案管理是其工作實踐的重要組成部分，但是我國事業單位的檔案管理工作仍然有許多現實存在的問題，這在很大程度上制約了事業單位的不斷發展。因此，相關部門要對事業單位的檔案管理工作給予足夠的重視，不斷提高其辦公自動化水平，有效提高事業單位檔案管理效率，從而為我國的經濟發展奠定夯實的基礎。

一、事業單位檔案管理的特點

事業單位檔案管理特點主要包括以下幾個方面：其一，真實性。事業單位的檔案管理是其重大項目決策的信息基礎，因而事業單位對檔案的真實性和有效性均有較高層次的要求。針對這種情況，檔案管理部門應不斷加強自動化辦公水平，進一步減少人為失誤對檔案真實性造成的影響。其二，動態性。事業單位的檔案管理工作的類別相對較多，記載著事業單位內部的諸多信息，但是隨著人員的流動以及項目的不斷深入，其檔案管理一直處于不斷變化之中，因而事業單位的檔案管理具有較強的動態性，這也是當前事業單位檔案管理效果不佳的影響因素之一。其三，機密性。事業單位的檔案管理關乎一個國家的整體發展，其信息的泄露會造成巨大的經濟損失，因而在其檔案管理的工作實踐中，管理人員要對檔案的安全問題給予足夠的重視，并合理引入國內外先進的檔案管理技術和軟件，有效減少黑客和病毒對檔案信息的入侵，為我國事業單位檔案信息的安全性提供良好的保障[1]。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識不強

檔案管理對事業單位的正常運行有著非常重要的影響，可有效保護事業單位內部的信息安全。但是，由于檔案管理工作不能帶來明顯的經濟效益，因而其管理工作還未能引起相關部門的足夠重視，人們的檔案管理意識還有待進一步的提高。事業單位檔案管理意識不強，是導致檔案管理效果不佳的重要原因，這在很大程度上影響了檔案的真實性和安全性，阻礙了我國事業單位的進一步發展。

（二）管理模式落后

受各種因素的影響，我國事業單位的管理模式還停留在傳統階段，其自動化發展水平相對較低，這在很大程度上影響了我國事業單位檔案管理的質量和效率。隨著信息技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式已經無法滿足事業單位的實際需求，因而事業單位必須結合其檔案管理的實際情況，引入先進的軟件技術，有效提高其檔案管理的自動化水平。

（三）管理人員專業水平較低

檔案管理是一項專業性較強的學科，對工作人員的專業水平和綜合能力均有較高層次的要求。但是，在我國事業單位檔案管理的工作實踐中，檔案管理人員的專業知識儲備還有待進一步的提高，其專業化水平相對較低，加之相關部門對事業單位檔案管理工作的忽略，進一步增加了專業人才的流失率，這對我國事業單位的檔案管理產生了非常不利的影響。

三、辦公自動化對事業單位檔案管理的影響

（一）有效提高檔案管理效率

信息技術的不斷發展，使得事業單位工作實踐中所產生的信息和數據大幅度增長，這給當前事業單位檔案管理工作造成了巨大的負擔。而辦公自動化的不斷發展，可有效提高檔案管理的工作效率，對保障檔案信息的安全性和準確性大有裨益。除此之外，事業單位檔案管理的自動化發展，也為信息數據的共建共享提供了良好的發展條件，這種檔案管理模式有效減少了不同單位之間的重復工作，進一步減輕了檔案管理人員的日常工作量，將其從繁瑣的檔案管理中解脫出來，有效提高了事業單位的檔案管理效率。與此同時，事業單位檔案管理的自動化辦公，還可有效降低信息和數據錄入的出錯概率，對提高檔案的真實性和有效性均有十分深遠的影響。

（二）合理優化檔案管理流程

辦公自動化系統的建立健全，使得信息和數據的流通更加快捷方便，對優化事業單位檔案管理流程具有十分重要的影響。除此之外，辦公自動化模式下的檔案管理，其信息的快速共享可有效縮短各級的審批時間，同時也能有效加強各個部門之間的溝通交流，其各種報表的生成速度也更為迅速，有效減少事業單位人力資源的投入[2]。

（三）實現事業單位檔案的標準化管理

事業單位檔案管理的類別相對較多，其工作內容較為繁雜，這在很大程度上影響了檔案管理的整體水平。而辦公自動化的發展，則可以有效解決這一問題，使得事業單位檔案管理工作不斷走向標準化的發展道路。辦公自動化模式下的檔案管理，其信息的查詢以及數據的提取更為快捷方便，可有效提高事業單位的工作效率，為事業單位檔案管理水平的不斷提高奠定了夯實的基礎。

四、檔案管理辦公自動化的實施策略

（一）建立高質量的自動化系統

目前，我國事業單位檔案管理的軟件和程序較為繁瑣，其檔案利用率還有待進一步的提高。因此相關部門必須以事業單位檔案管理的工作實踐為基礎，建立高質量的自動化系統，不斷優化其檔案管理的流程，從而為檔案的有效利用奠定夯實的基礎。在自動化系統的建設過程中，相關部門要根據自身的工作實踐，合理引入先進的軟件技術，保證系統信息的綜合性和統一性，從而不斷提高事業單位檔案信息的應用水平。除此之外，該系統必須具備良好的檔案管理能力，能夠自主處理信息文件的歸檔工作，并具備良好的查詢以及跟蹤等功能，從而實現檔案的一體化管理，為我國檔案管理事業的不斷發展提供強有力的保障[3]。

（二）全面落實數據庫的建設工作

強大的數據庫是實現事業單位檔案管理自動化發展的基礎，也是其檔案管理的核心所在。因此相關部門在實現辦事自動化的發展過程中，必須結合事業單位檔案管理的實際情況，建立強大的數據庫系統，為事業單位檔案管理的自動化發展提供良好的保障。數據庫的建設工作是一個漫長的過程，它通過網絡系統來實現各個單位的檔案統一化管理，對信息技術以及工作人員的專業水平都有著較高層次的要求。與此同時，在數據庫的建設過程中，工作人員也要對數據庫的安全問題給予足夠的重視，進一步降低病毒入侵以及信息盜用的風險，有效防止檔案信息泄露的現象發生，有效提高我國事業單位檔案管理的安全性。

（三）加強辦公自動化管理工作

為了進一步提高事業單位檔案管理的辦公自動化，相關單位應不斷加強辦公自動化的管理工作，切實提高事業單位檔案管理效率，為事業單位的進一步發展奠定夯實的基礎。辦公自動化的管理工作主要是指各基層事業單位檔案自動化系統的統一化管理，實現檔案的分類、整理以及編目，將檔案信息分別儲存于檔案部門相應主服務器的存儲空間內，并及時做好檔案信息的備份工作，同時檔案部門還應建立良好的查詢功能，為用戶設置快速便捷的信息查詢通道，從而有效提高檔案的利用率[4]。為了全面落實事業單位檔案管理的自動化發展，相關部門還應建立完善的檔案管理制度。在該管理制度的建立過程中，工作人員要對檔案管理的工作職責、工作目標以及工作范圍等有一個較為清晰的了解，從而科學合理的部署檔案管理相關工作，將工作內容進一步細化并分配到每一個人的身上，使管理人員能夠明確自身的職責范圍，從而不斷提高自身的工作效率。

（四）提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理人員的專業水平以及綜合素質是影響檔案管理水平的關鍵因素，因而相關部門應該不斷加強檔案管理人員的培訓工作，并建立良好的網絡學習平臺，從而不斷提高工作人員的計算機處理和檔案管理水平，為事業單位檔案管理的不斷發展提供強有力的保障。除此之外，相關部門還應根據事業單位檔案管理的實際情況，合理調整其薪資結構和福利待遇，有效吸引優秀人才的加入，為事業單位的檔案管理工作灌注新的生機和活力。與此同時，相關部門還應建立完善的獎罰機制，從而使檔案管理人員樹立良好的競爭意識，進一步提高調動管理人員的工作積極性，并為其它員工樹立一個學習的榜樣。

五、結語

目前，我國事業單位檔案管理模式較為落后，其管理程序較為繁瑣，這是導致其檔案管理水平不佳的重要因素。在信息技術不斷發展的當代社會，辦公自動化逐漸走進了人們的日常工作，極大地提高人們的工作效率和工作質量。因而事業單位的檔案管理部門應建立高質量的自動化系統，全面落實數據庫的建設工作，加強辦公自動化管理工作，提高檔案管理人員的專業素質，從而為我國事業單位檔案管理自動化的不斷發展提供強有力的保障。