采供血機構無償獻血者的檔案管理

文/ 于航

無償獻血者檔案是參與合法獻血的公民個體在獻血過程，對應的血液檢測過程以及獻血者血液用于（或沒有用于）臨床等活動中，直接和（或）間接形成的對獻血事業(yè)和輸血安全具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。對檔案加強管理能夠為采供血機構、醫(yī)療機構規(guī)范執(zhí)業(yè)行為提供重要依據(jù)，采供血機構比需要重視起檔案的管理工作，以便促進無償獻血事業(yè)發(fā)展。

一、加強無償獻血檔案管理的重要性

（一）推動無償獻血事業(yè)的發(fā)展

《獻血法》規(guī)定“無償獻血者及其直系親屬免費或等量用血”，因此各區(qū)域的采供血機構都制定了有關無償獻血者及其直系親屬免費或等量使用血站中血液的規(guī)定，這一制度的實施進一步調(diào)動了社會群眾參加無償獻血積極性，為醫(yī)療工作的開展提供了豐富的血量。而檔案中記錄的正是獻血者的姓名、年齡、性別、獻血時間、獻血量以及獻血次數(shù)等內(nèi)容，相關醫(yī)療工作人員可以以此為依據(jù)開展具體的工作，通過對檔案信息的分析了解還能夠保證采供血機構、醫(yī)療機構的規(guī)范工作，從而推動無償獻血事業(yè)的發(fā)展。

（二）保證血液質(zhì)量安全

血液質(zhì)量安全直接關系到患者的生命安全，因此還需要通過檔案管理工作來保障血液質(zhì)量按群，相關工作人員會對獻血者的血液樣本紀念性安全檢驗工作，并將其檢驗結果記錄在檔案中，然后存儲在無償獻血檔案系統(tǒng)中，方便對血液的采集到血液臨床使用的整個過程進行安全監(jiān)督，真正保證臨床用血的安全性，從而提高患者的滿意度。

（三）制定獻血依據(jù)

檔案中詳細記錄了無償獻血者的各項資料，工作人員可與通過對獻血者的資料分析得知獻血者的地區(qū)分布情況，從而為下一次的無償獻血活動提供依據(jù)，提高其檔案管理工作的質(zhì)量也是血液采集安全性與可靠性的重要保障。

（四）有利于獻血者招募與隊伍建設

無償獻血者真實的、完整的檔案信息對檔案管理工作至關重要，相關工作人員可以根據(jù)所記錄的無償獻血者的檔案資料對其進行綜合分類，比如可以分為低危獻血者、應急獻血者、固定獻血者和稀有血型獻血者，工作人員借助信息管理技術來實現(xiàn)綜合管理，如果出現(xiàn)某種血液庫存不足的情況還能夠通過檔案信息與獻血者取得聯(lián)系，減少因血液不足而導致患者不能及時接受治療的情況，盡可能的提高患者的生存質(zhì)量。

（五）維權的重要證據(jù)

在輸血治療中，血液是否應用得當會直接關系到患者的生命健康，如果應用過程中出現(xiàn)問題會直接影響到患者的生命安全，這也是醫(yī)療糾紛事件出現(xiàn)的這個主要原因。如果醫(yī)院在工作實踐中出現(xiàn)輸血醫(yī)療糾紛，法院一般會根據(jù)舉證倒置的原則處理糾紛，具體來說就是由反對的一方就某種事實的存在或不存在負舉證責任，這時候檔案就可以發(fā)揮作用，其能夠證明采供血機構在血液采集、血液檢測、血液制備和血液供應各個環(huán)節(jié)的完整性與規(guī)范性，其能夠作為最有力的證據(jù)來維護院方的合法權益。

二、當前無償獻血者的檔案管理中存在的問題

（一）標準不統(tǒng)一

我國出臺的《血站管理辦法》中僅僅只是規(guī)定了血源、采供血及檢驗的原始資料及記錄必須要進行保存，其中并沒有針對檔案的基路工作做出統(tǒng)一的標準，導致檔案的整理和管理沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，包括整理方法、歸檔范圍、保管期限、裝訂方法等。因此在資料的填寫上比較混亂，甚至各采供血機構在資料的記錄上也存在差異。再者，國家統(tǒng)計局、省級行政部門以及輸血協(xié)會之間的統(tǒng)計口徑大不相同，影響了檔案的錄入工作，而且數(shù)據(jù)的價值有所降低。

（二）重視程度不夠

采供血機構在實際工作中還存在將無償獻血檔案中各種資料的記錄當成是一般資料的記錄的問題，甚至會因為疏忽而出現(xiàn)檔案內(nèi)容錯誤或遺漏，嚴重影響了檔案管理工作的開展。再者，無償獻血檔案的管理分工并不明確，甚至沒有專門的工作人員負責，導致檔案管理制度不夠完善和規(guī)范、填寫標準不夠統(tǒng)一等問題的出現(xiàn)。

（三）管理投入不足

當前部分采供血機構在無償獻血檔案管理上主要集中在紙質(zhì)檔案手工歸檔，電子檔案的發(fā)展程度并不高。目前，各行業(yè)領域的信息化建設已經(jīng)逐漸步入正軌，但是在獻血者檔案管理上還缺乏信息化建設的動力，主要是因為投入不足，硬件設備不完善，導致信息化檔案管理共組開展受到阻礙。

（四）管理人員素質(zhì)有待提升

無償獻血是一項公益性事業(yè)，在采供血機構中，也有很多的志愿者參與工作，一般原始檔案信息錄入的工作會因為專業(yè)性不高而由志愿者擔任，這就會因為志愿者因為專業(yè)程度不高，對檔案信息的不重視導致出現(xiàn)資料填寫不完整或者錯誤的情況，而且也沒有做好保密措施，這就給后續(xù)的檔案信息錄入工作帶來了麻煩。除此以外，檔案管理工作人員的專業(yè)水平也影響著其工作質(zhì)量，傳統(tǒng)的人工管理方式已經(jīng)不適應計算機技術飛速發(fā)展的今天，工作人員需要加強自身的信息技術應用水平。

三、提高采供血機構無償獻血者檔案管理工作質(zhì)量的措施

（一）嚴格控制原始檔案

無償獻血者的檔案管理工作首選就需要加強對其原始檔案的管理工作，保證原始檔案的完整性、規(guī)范性。這就需要采供血站的工作人員對無償獻血者采用一對一的身份識別技術對其進行信息的采集，并當成進行核實，避免在后續(xù)工作中進行補錄，防止補錄造成誤差或者遺漏；同時，在原始檔案的記錄工作中，應該安排專門的工作人員進行填寫指導，一經(jīng)填寫完成就不能進行更改，在正是錄入檔案系統(tǒng)之前還需要進行二次復核，直至確認無誤。

（二）分級保密制度

無償獻血者的檔案中記錄了獻血者的身份信息、病歷檔案等眾多內(nèi)容，其作為個人隱私需要得到合法保護，獻血者隱私是否能夠得到保護也關系著血站、醫(yī)療機構的長遠發(fā)展，因此在檔案管理工作中還需要建立起一套分級保密制度。該保密制度的建立能夠保護檔案內(nèi)容不泄露，而且能夠根據(jù)檔案實際情況進行保護。將保密級分為三類，最高級是絕密級，第二級是機密級，最后一級是秘密級。絕密級的檔案表現(xiàn)在知情人員少、保存時間在30年以上；機密級表現(xiàn)在知曉范圍較小，知曉范圍較小20年以上；秘密級表現(xiàn)在該檔案允許在一定范圍內(nèi)知曉。在實際工作的開展過程中，保密級別還需要根據(jù)實際情況進行調(diào)整。

（三）加強信息化建設，推進資源共享和利用

無償獻血者的檔案在管理中還需要充分的發(fā)揮出其應用價值，以便能夠為現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)做出貢獻，因此應該推進檔案資源的共享與利用。一是需要相關工作人員能夠加強檔案的編研工作，深入分析和研究檔案信息中有價值的內(nèi)容，具體包括獻血者的地區(qū)分布、采血血源、醫(yī)療機構血液供需情況等多方面，以便為醫(yī)療工作的開展提供決策依據(jù)，同時需要加強對獻血者中的典型和感人故事進行挖掘并加強宣傳，還能夠起到鼓勵人們積極鮮血的作用；二是檔案管理人員需要加強對計算機技術的應用，積極開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)將檔案信息全部電子化為目標，使檔案信息能夠從網(wǎng)上進行快速檢索和查閱，并且能夠方便血庫與血庫、血庫與醫(yī)療機構之間能夠進行信息共享，為無償獻血者、群眾、單位等提供查詢服務，進一步提高檔案的利用效率，這樣也方便醫(yī)療人員應對突發(fā)的用血。

（四）提高檔案管理隊伍的素質(zhì)

檔案管理工作需要專門的工作人員來具體實施，由于檔案內(nèi)容專業(yè)程度較高，因此需要檔案管理人員也能夠具備較高的專業(yè)素質(zhì)，其不僅需要對血液等專業(yè)知識有所了解，還需要解檔案管理等方面內(nèi)容，而且在當前信息化建設水平較高情況下，還需要檔案管理人員能夠加強對信息技術的應用，進一步提高其工作效率。

四、結語

綜上所述，目前大多數(shù)采供血機構在實際工作中主要把精力放在采供血的業(yè)務工作上，忽視了無償獻血者的檔案管理工作，獻血者的檔案是采供血機構工作開展的重要依據(jù)，因此應該加強對獻血者檔案管理工作的重視，通過嚴格控制原始檔案、分級保密制度、推進資源共享和利用以及提高檔案管理隊伍的素質(zhì)等方式來進一步提高管理工作的質(zhì)量，同時還能夠提高檔案資源的利用效率，推動現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)的進一步發(fā)展。