國外檔案機構的跨界合作：理論基礎、典型模式及啟示

楊 靜/鹽城師范學院公共管理學院、中國人民大學信息資源管理學院

袁曉云/上海大學圖書情報檔案系

近年來跨界合作繁榮發展，這既是國家政策大力扶持的表現，也是“互聯網+”賦能各行業的體現。檔案行業也不可避免地卷入了“跨界”大潮，摸索前行。相比于國內，國外檔案機構的跨界合作已有較為豐富的實踐經驗，跨界實踐的主體與模式呈現多元化特征。這種跨界最初始于不同地域檔案機構的合作，到20世紀末圖、檔、博數字資源的整合意味著檔案機構的跨界走出了檔案行業界限。隨著信息技術的普及，跨界的內涵不斷豐富，檔案機構的跨界合作走出了文化事業機構范疇，開始尋求更為廣闊的跨領域合作。目前關于檔案機構的跨界合作主要有兩種界定方式，一種是跨越檔案系統或行業的界限與其他行業進行合作[1]；另一種是將圖書館、博物館、檔案館等文化機構視為界內，探尋公共文化行業整體與其他行業的合作可能。本文采用第一種界定方式，即以檔案行業為界，跨出自身界限，通過合作取長補短、優化資源整合，最終實現價值重塑。筆者擬從國外檔案機構跨界合作的理論基礎及典型模式分析入手，為國內檔案機構探索高水平跨界實踐活動收獲啟示一二。

1 國外檔案機構跨界合作的理論基礎

1.1 新公共服務理論：開放與主動服務的理念先導

新公共服務理論緣起于西方國家“政府重塑”運動，其核心思想包括以公民為服務對象、以追求公共利益為目標、強調服務的理念、明確責任的復雜性與重要性、提倡新型的管理模式[2]，力圖打破傳統被動的管理模式。首先，新公共服務理論為檔案機構樹立開放思維和主動服務的理念提供了指導，為檔案機構跨界合作提供了動力支撐。檔案機構的跨界合作受眾多因素驅使，其合作動機很大程度上來自于其對自身業務水平與服務水平提升的內在需求，通過自身的積極行動提升資源和服務績效，從而提升社會對檔案機構的價值認同，推動自身健康發展。其次，新公共服務理論強調政府要打破傳統的行政格局，形成跨系統、跨部門合作的新型服務模式。各級政府及其領導的公共文化服務機構應該借鑒新公共服務理論，轉變管理理念，由片面追求效率和經濟效益的市場化思維，向努力實現公平和社會效益的服務型思維轉變，通過政策導向促進公共文化服務機構數字資源的整合，加強機構間合作，提高公共文化服務效能[3]。

1.2 資源依賴理論：資源互補與利益協同的合作前提

資源依賴理論主要運用于組織管理中，它認為組織需要適應環境，積極地面對環境。其基本假設包括組織內部無法產生所需要的所有資源，組織為了生存必須通過環境中其他組織獲取必要的資源[4]。通過形成戰略聯盟，企業可以獲取其他組織控制的關鍵性互補資源，從而減少對外部環境的依賴，甚至避免來自于其他競爭者的威脅等[5]。資源依賴理論對檔案機構的跨界合作可以提供很多理論性啟示。首先，檔案機構必須積極面對與適應新環境，否則難免面臨生存壓力；其次，檔案機構也存在資源短缺的問題，靠一己之力同樣會面臨心有余而力不足的困境，檔案機構有對合作組織資源的依賴性；最后，檔案機構在與其他組織機構合作時，如何科學地處理組織間的資源共享、組織間的權利、結構與治理問題、供應鏈關系等問題，都能從資源依賴理論中獲取啟示。

1.3 博弈論：互利與共贏的合作目標

博弈論是帶有競爭性質的理論和方法，按照約束性協議的是否達成可分為合作博弈、非合作博弈。合作博弈強調兼顧個人利益與集體利益，支持通過堅持集體主義帶來的理性決策[6]。合作存在、鞏固和發展的一個關鍵因素是尋找某種分配原則，使得可以在合作范圍內部的參與者之間有效配置資源或分配利益[7]。合作博弈的思想為檔案機構跨界合作樹立了合作目標，即檔案機構的跨界合作是檔案機構與合作伙伴之間實現互惠雙贏的“非零和博弈”。檔案機構在尋求跨界合作過程中充滿著各種決策問題，組織之間的決策必然會運用到博弈論。合作博弈能夠創造價值，基于雙方共同目標的建立、有效的付出、彼此合理的約束，最終實現集體的價值作用于合作的個體。從不合作到合作，從非合作博弈到合作博弈，這一過程是理性的多方主體不斷參與決策的過程。合作博弈需要各參與方兼顧個體利益和集體利益的最大化，聯盟的形成、成本的分擔、利益的分配是合作博弈中需要考慮的重要問題[8]。

1.4 社會網絡理論：持續與規模化的合作保障

社會網絡理論發端于社會學研究領域。社會網絡可認為是由多個社會行動者及它們之間的關系組成的集合，是由某些個體間的社會關系構成的相對穩定的系統，是行動者在一定文化環境中塑造而成并反過來影響行動者的一系列社會聯系或社會關系[9]。社會網絡理論的關系理論、結構理論和社會資本理論等都能為檔案館的跨界合作提供啟示。首先，其能為動員更多社會力量參與檔案機構資源開發與利用服務建設奠定基礎；其次，檔案機構能夠通過與其他合作主體之間的聯系，挖掘更多潛在的社會資本，同時也獲得更多資源，如通過合作伙伴挖掘所在領域的更多信息受眾，并通過開發合作項目等與新受眾建立聯系，形成價值的連鎖效應；再次，通過社會網絡理論為培育公民檔案工作者、為用戶參與式檔案資源建設與服務提供理論依據，拉近檔案機構與社會公眾的距離，推動檔案機構工作的持續開展等。

2 國外檔案機構跨界合作的典型模式

國外檔案機構的跨界合作實踐，最早可追溯至1867年法國國家檔案館建立的專屬于檔案館的博物館——法國國家歷史博物館，向公眾展示其館藏檔案[10]。此后，很多國家都在不斷探索檔案機構跨界合作的新模式，發展至今已經積累了較為成熟的實踐經驗。依托各領域的優勢資源，與公共服務機構、高校、社會化信息服務機構、傳媒行業以及社會公眾等開展了多途徑、多層次合作并逐漸形成固定的跨界模式。

2.1 “檔案機構+公共服務機構”合作模式

“檔案機構+公共服務機構”合作模式最主要表現形式為“檔案機構+公共文化服務機構”合作模式，以檔案館與圖書館、博物館的合作為代表，具有較強的實踐和理論基礎。圖書館、檔案館和博物館同屬于文化機構，都有為社會提供公共文化服務的職責，彼此間共性突出且有較大互補空間，跨界合作可行性大且易于操作。具體合作方式如下。

第一，合作保護國家文獻遺產。如加拿大國家圖書檔案館（LAC）合并的初衷即為統一保管加拿大文獻遺產，并于2016年推出了國家文獻遺產數字化戰略（NHDS）[11]。第二，策展合作。檔案館與圖書館、博物館合作聯合辦展覽能夠實現館藏資源與形式的優勢互補，覆蓋更廣泛群體，提升宣傳效果。2018年1月美國“丹麥兒童成長為美國人”檔案展覽在布萊爾公共圖書館與技術中心展出[12]。第三，資源共享。美國大屠殺博物館與位于拉巴特的摩洛哥檔案館簽署合作協議，共享雙方機構保存的二戰時期北非猶太人檔案，從而使得北非、歐洲乃至全世界的學者都可訪問并開展相關研究[13]。

“檔案館+公共服務機構”合作模式還包括檔案館與其他公共服務機構的合作。如哥斯達黎加國家檔案館聯合Ifed等民主研究機構舉辦旨在促使公眾認識公民在推動民主進程中重要作用的民主專題展覽[14]，顯示了公共文件在政治透明度、問責和尊重權利等方面所扮演的重要角色，是加強建設民主生活的重要保證。檔案館與其他公共服務機構合作，能夠憑借檔案的權威性有效提高宣傳效果。

2.2 “檔案機構+高校”合作模式

“檔案機構+高校”的合作模式在國外非常普遍，通過二者的合作可以實現資源和優勢互補。高校可以為檔案館提供人才、技術、場地、受眾等多方面資源，檔案館則可以為高校提供豐富的第一手檔案素材，為高校教育和科研工作助力。二者圍繞檔案資源的保護、館藏檔案的數字化、技術化加工、宣傳推廣、開發利用等不斷拓展合作空間。

華盛頓學院檔案館和華盛頓學院學術技術部合作發起增強現實技術（AR），旨在利用新興技術將觀眾與館藏中的歷史文物聯系起來，讓學生們在不接觸歷史文物的情況下探索歷史文物，從而使他們能查看以前禁用的一些檔案材料[15]。“愛爾蘭的虛擬記錄庫”項目由圣三一學院和英國國家檔案館、愛爾蘭國家檔案館、北愛爾蘭公共記錄辦公室和愛爾蘭手稿委員會4個檔案專業機構合作，該項目以數字化方式重建在火災中被燒毀的愛爾蘭公共記錄辦公室的建筑和館藏，通過創建3D的虛擬現實模型，將愛爾蘭公共記錄中心重新帶回人們的生活[16]。

2.3 “檔案機構+社會化信息服務機構”合作模式

“檔案機構+社會化信息服務機構”的合作模式在國外應用廣泛，社會化信息服務機構一般是專門從事信息服務的商業性機構，擁有較為先進的信息技術，可以更高效地進行檔案數字化、存儲、管理甚至開發工作。

澳大利亞Brolly公司是澳大利亞首個實現完整全面的社交媒體存檔和參與服務的公司，它幫助檔案部門實現政務社交媒體歸檔，通過合乎道德與安全的方式捕獲政府與公民間的社交媒體互動來推動透明政府建設[17]。Unisys公司幫助美國國家檔案與文件署為該機構的5300名員工和承包商采用基于Google云的電子郵件和協作系統，實現無限存儲，以及持續的記錄管理和設備管理[18]。

2.4 “檔案機構+傳媒行業”合作模式

“檔案機構+傳媒行業”合作模式既包括檔案機構與傳統媒體的合作，也包括檔案機構與新媒體的合作。“檔案機構+傳統媒體”的結合，例如與影視行業的合作，從美國國家檔案基金會每年評選的“檔案成就獎”可窺一二。2017年，美國著名演員湯姆·漢克斯因利用檔案進行影視創作弘揚國家歷史和文化而獲此殊榮。此外國外很多影視劇、話劇、紀錄片等為最大限度地展現歷史上的真實場景，經常會選擇與檔案館合作，查閱大量檔案文件來豐富創作維度，使很多事實得以更為生動地還原。

“檔案機構+新媒體”的合作模式主要表現為檔案機構與社交媒體的合作，在先進技術的助推下，能夠將原有檔案進行多媒體處理并在線公布，實現傳播方式的創新。通過資源開發、生動展現、平臺互動等方式使“死”檔案變成“活”資源。英國泰恩·威爾檔案館在2011年開始與社交媒體接觸，與網絡相冊Flickr合作，將部分館藏圖片上傳到網絡上公開免費使用，大獲好評。品嘗到社交媒體鮮活魅力的檔案館隨后又開發出“紐卡索的隱秘之處”（Hidden Newcastle）的APP，能利用GPS給手機推送圖文，檔案館將當地幾百年前記錄在案的檔案材料開發后嵌入，隨著游客在城市里的走動推送短小有趣的歷史片段，使人與身邊景色、濃厚的歷史文化相互融合，增加游客的融入感[19]。

2.5 社會公眾參與式檔案資源合作開發模式

Web2.0環境使社會公眾參與檔案資源的開發成為可能。近年來，“用戶生成內容”（UGC）受到越來越多國外檔案館的認可。盧森堡國家檔案館啟動名為“參加我們國家的歷史研究”的眾包項目，邀請公眾參與文檔的索引工作，旨在使將來的研究人員更容易使用這些信息。該項目對所有志愿者開放，包括歷史學家、家譜學家、學生和歷史愛好者。由于志愿者的加入，第一個子項目不到一周的時間就高效完成[20]。美國國家檔案館在2010年就提出了公民檔案工作者的概念，2018年利用公民檔案工作者服務周，讓公民在《國家檔案目錄》中“標記”和轉錄2018頁原始來源文件，添加的標簽成為目錄一部分，從而改善搜索結果，使記錄更易于發現，并且解鎖難以閱讀的文本。在為期一周的活動結束時，有430位公民檔案管理員為3500頁以上的頁面添加了標簽和筆錄，超過了最初的目標[21]。加拿大國家圖書檔案館通過數字實驗室項目（the DigiLab）邀請用戶使用館藏檔案資源，并且為用戶免費提供數字化相關技術設備的培訓和使用，實現了檔案館館藏數字化與用戶檔案資源利用的雙贏[22]。

3 國外檔案機構跨界合作對我國的啟示

3.1 明確跨界合作的基本問題

檔案機構的跨界合作是一個戰略問題，需要與其他機構達成共識，從而取得單個機構無法達到的協同效應。國外檔案機構跨界合作之所以能獲得成功，是因為對跨界合作的基本問題定位科學。第一，樹立開放與包容的合作理念。首先，樹立開放合作的理念，積極主動尋求合作。檔案機構應當以公眾需求為導向，主動爭取合作伙伴，擅于尋找共通點，發現合作項目，展示自身優勢，努力促成合作。其次，樹立包容互助的心態，積極響應合作。隨著民眾檔案意識的提升與檔案價值的多元化開發，檔案資源的應用領域不斷拓展，可以輔助學術研究、為影視劇的創作和設計行業提供靈感素材、助力城市文化名片的打造、推動城市記憶工程構建等。面對來自其他機構的援助申請或合作邀請，檔案機構應在參與中不斷深化合作，發現新的合作契機。第二，尋求協同一致的合作動機、合作前提及合作目標。首先，不同性質單位存在不同的合作動機，如出于社會責任感、自身盈利或擴大影響力等，檔案機構在選擇合作單位時應優先選擇與自身目標一致性最高的單位。其次，檔案機構及其合作對象必然基于資源互補與利益協同的前提開展合作。最后，檔案機構與合作對象之間有互惠共贏、持續合作的共同目標追求，因此雙方的合作必須目標兼容并且符合各方利益主體的需求。

3.2 實現合作成果的多元應用和價值擴展

國外檔案機構跨界合作非常重視成果應用，通過積極的成果應用形成合作的良性循環。目前，我國各地檔案機構跨界合作的實踐也逐漸增多，主要合作方式有聯合辦展、聯合開發（文創）產品、共建教育基地、合作推出影視作品或舉辦宣傳活動等。但目前能在全國更大范圍內特別是在其他領域內產生影響力的合作成果寥寥無幾，檔案機構跨界合作的效果或影響力還有很大提升空間。檔案機構的跨界絕不僅僅是形式上的跨界，而應是基于成果應用和價值實現導向下的實質性跨界。基于此導向，能夠推動檔案機構跨界合作的模式化，推動跨界合作項目的持久開展，推動合作成果的應用效益化、合作價值的社會化。在檔案機構跨界合作戰略的制定階段就要通盤考慮，思考可能產生的預期效果，持續且深入合作可能性的大小，合作項目的可行性和價值性、合作形式的創新性等問題。2014年APEC會議上領導人中式禮服的面料，正是源自蘇州市工商檔案管理中心館藏的宋錦樣本檔案，由吳江鼎盛絲綢公司生產；同時該中心與8家絲綢生產企業、大師工作室設立了“蘇州傳統絲綢檔案傳承與恢復基地”，走出了一條檔案部門與企業聯合開發傳統產品并推向市場的新途徑，可謂是檔企跨界合作成果應用的典型案例[23]。

3.3 構建參與式檔案資源合作開發模式

國外檔案機構非常注重積累社會資源，形成持續合作的社會網絡，以營造良好的合作生態。參與式檔案資源合作開發模式給檔案機構積累社會資源提供了便利。一方面，檔案機構可通過培育社會代理人的方式邀請公眾代表參與檔案管理實踐，彌補檔案館社會親和力不足、社會參與度不夠等問題。代理人強大的號召力和影響力具有潛在推動力，既能幫助提供檔案館開展活動所需的場地、設施等物質資源，又能幫助橫向拓展檔案機構的外部社會網絡。另一方面，檔案機構可邀請公眾參與檔案資源開發和利用，此舉能拉近檔案館與公眾的距離，使公眾有機會主動了解檔案館、接觸檔案資源、挖掘檔案信息資源的價值；還能使檔案館為更多人所熟知，使檔案館能夠更精準地匹配檔案資源與社會檔案信息需求。正如參與式模式中典型的UGC模式，滿足了用戶實現自我價值的需求，幫助大眾感受到被需要和信任，用戶對檔案的探索貫穿在內容生成的過程中，檔案被賦予了新的價值與功用，融入了公眾的記憶與感情[24]。

本文系2017 年國家社會科學基金年度項目“大數據時代智慧檔案信息服務平臺構建與創新研究”（項目批準號：17BTQ074）階段性成果之一。