事業(yè)單位辦公室管理工作的改進(jìn)途徑

（江蘇省連云港市科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所，江蘇 連云港 222000）

事業(yè)單位在持續(xù)改革與發(fā)展過程中，已經(jīng)對辦公室管理日常工作、管理策略、管理獎(jiǎng)懲制度以及管理人員各自職能提出了明確要求，但是當(dāng)前依舊有很多事業(yè)單位在開展辦公室管理工作期間，職能缺乏明確性，管理制度不夠健全，人員素養(yǎng)有待提升，難以充分滿足新時(shí)期事業(yè)單位高效運(yùn)行需求。因此，有必要對事業(yè)單位辦公室管理工作的改進(jìn)途徑實(shí)現(xiàn)深入探究，為相關(guān)管理人員提供一定參考。

一、事業(yè)單位辦公室管理工作現(xiàn)狀

（一）管理職能缺乏明確性

事業(yè)單位要充分發(fā)揮辦公室管理職能，首先要求辦公室管理人員對自身管理職能具有深刻、正確的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前我國事業(yè)單位辦公室涉及到的管理職能主要有：對領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供輔助幫助、協(xié)助單位及各部門建立和外界的聯(lián)系、完善并健全內(nèi)部規(guī)章制度、處理單位日常事務(wù)等。由此可見，辦公室涉及到多個(gè)管理職能，然而目前很多事業(yè)單位在進(jìn)行辦公室管理期間，主要將日常事務(wù)的處理當(dāng)做主要職能，忽略了其他職能的發(fā)揮。長期保持這樣的管理狀態(tài)，辦公室逐漸等同于單位后勤部門，各項(xiàng)管理事務(wù)被瑣碎繁雜的日常事務(wù)所替代，導(dǎo)致辦公室管理效率持續(xù)低下，相關(guān)管理人員都把精力消耗在日常瑣事處理中，對于其他管理職能就無力行使。

（二）缺乏健全的管理制度

事業(yè)單位辦公室管理工作實(shí)際開展期間，健全的規(guī)章制度是保證工作發(fā)揮職能作用的重要基礎(chǔ)，而我國對辦公室相關(guān)管理理論研究時(shí)間不長，至今仍沒有形成一個(gè)較為健全的理論體系，大多規(guī)章制度依舊參考國外辦公室相關(guān)管理制度，使我國現(xiàn)有辦公室管理制度與自身實(shí)際情況和管理需求不甚相符[1]。在規(guī)章制度落后，內(nèi)容不健全狀態(tài)下，管理工作很難保證高效、及時(shí)，并且經(jīng)常出現(xiàn)物力、人力方面的浪費(fèi)。另外，事業(yè)單位目前對辦公室管理工作缺乏有效的激勵(lì)政策，使相關(guān)管理人員在實(shí)際工作中表現(xiàn)出來的積極性不高，進(jìn)而會(huì)影響到工作效率的提升。

（三）工作人員綜合素養(yǎng)有待提升

事業(yè)單位辦公室管理工作涉及到的工作量非常大，工作細(xì)且繁瑣，管理人員在長期工作中容易思維固化，處理各項(xiàng)事務(wù)往往存在經(jīng)驗(yàn)化問題。這些工作人員因工作任務(wù)繁重，沒有多余時(shí)間進(jìn)行現(xiàn)代化管理理論知識(shí)的自主學(xué)習(xí)，導(dǎo)致既有管理水平和問題處理能力不能滿足新時(shí)期事業(yè)單位對辦公室管理提出的要求。同時(shí)，事業(yè)單位當(dāng)前尚不夠重視辦公室相關(guān)管理人員的培訓(xùn)，使現(xiàn)有工作人員不能緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，增強(qiáng)個(gè)人綜合素養(yǎng)。辦公室管理人員由于長期重復(fù)做同樣的事情，工作熱情會(huì)不斷降低，工作態(tài)度較為被動(dòng)，使整體辦公室管理工作效率一直不能有效提高。

二、事業(yè)單位辦公室管理工作的改進(jìn)途徑

（一）充分認(rèn)知管理職能，明確工作內(nèi)容

為了有效推進(jìn)事業(yè)單位深化改革，需要辦公室管理人員加強(qiáng)內(nèi)部建設(shè)和發(fā)展，充分認(rèn)識(shí)管理職能，明確工作內(nèi)容。在對辦公室進(jìn)行崗位設(shè)置期間，需要對辦公室管理工作縱向、橫向需求實(shí)現(xiàn)綜合考量，基于差異化崗位具體工作性質(zhì)，詳細(xì)劃分崗位職責(zé)。不同崗位的工作人員需要明確自身工作范圍，保持不同崗位之間的必要聯(lián)系，加強(qiáng)崗位溝通。同時(shí)，要在各崗位合理配置人員，明確管理目標(biāo)，為其他部門相關(guān)工作的開展提供有效輔助。辦公室管理工作要打破以往被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，逐漸轉(zhuǎn)主動(dòng)服務(wù)，強(qiáng)化部門之間的溝通，避免職能異化。

（二）健全工作制度，突出監(jiān)督職能

事業(yè)單位在明確辦公室管理職能基礎(chǔ)上，要對各項(xiàng)規(guī)章制度加以完善，切實(shí)發(fā)揮制度的剛性與約束性。事業(yè)單位辦公室管理工作開展期間，可基于管理制度中存在的不合理、不規(guī)范現(xiàn)狀，借鑒其他部門比較優(yōu)秀且完善的制度，同時(shí)和本部門實(shí)踐相結(jié)合，研究制定與自身實(shí)際相符的規(guī)章制度，并做好制度論證[2]。在規(guī)章制度完善制定基礎(chǔ)上，還要保證制度實(shí)施成效，發(fā)揮制度的監(jiān)督效果。辦公室管理人員在制定管理策略期間，要突出其監(jiān)督職能，保證各項(xiàng)制度規(guī)范都貫徹實(shí)施到位。辦公室管理工作要明確具體工作流程，確保工作完整及有效，最大程度的簡化工作難題。同時(shí)，要針對辦公室管理工作制定健全的激勵(lì)制度，并把考核結(jié)果和升遷、任用、獎(jiǎng)勵(lì)建立掛鉤，激發(fā)員工工作熱情。

（三）強(qiáng)化人員培訓(xùn)，提高員工素養(yǎng)

新時(shí)期事業(yè)單位要突出服務(wù)職能，而辦公室管理人員需要與外界保持聯(lián)系，若工作人員不能體現(xiàn)良好的綜合素質(zhì)，會(huì)直接影響到事業(yè)單位在群眾心中的形象。基于此，需要事業(yè)單位重視辦公室管理人員的技能培訓(xùn)工作，尤其要關(guān)注職業(yè)道德培訓(xùn)，使管理人員個(gè)人素養(yǎng)得到全面提升，營造良好的人文工作環(huán)境。事業(yè)單位近年來逐步強(qiáng)化了信息化建設(shè)，而辦公室管理者可能在技術(shù)層面存在欠缺，因此單位要對辦公室管理者定期開展技術(shù)培訓(xùn)工作，使辦公室管理者綜合素養(yǎng)得到全面提升，保證工作質(zhì)量，為人民群眾主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)[3]。

三、結(jié)束語

辦公室在事業(yè)單位發(fā)揮的作用是不可替代的，在事業(yè)單位持續(xù)改革和創(chuàng)新過程中，辦公室將發(fā)揮越來越重要的作用，需要事業(yè)單位加強(qiáng)改進(jìn)辦公室管理工作。事業(yè)單位辦公室管理工作開展期間，需要正視現(xiàn)有工作存在的不足，并深刻認(rèn)識(shí)辦公室管理職能，明確管理范圍，健全工作制度，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，及時(shí)改進(jìn)辦公室管理缺陷，切實(shí)提升辦公室管理質(zhì)量和水平。