重大建設項目檔案管理工作中的實踐與思考

李陽

（新疆眾和股份有限公司 烏魯木齊 830013）

近年來，隨著國家經濟的發展、推進，并結合地方財力情況及基本建設的總體布局，合理確定進行了很多重點建設的行業和骨干項目，在我國現代化建設中具有重要地位。重大建設項目檔案既是重大建設項目的真實記錄，又是項目投產運行、維修、改擴建等工作的重要依據，是項目建設的重要組成部分，是整個項目管理不可缺少的重要環節。然而由于重大建設項目的建設周期較長，參建單位眾多，工程資料比較復雜，因而造成重大建設項目的檔案管理工作存在一定的難度。如何采取有效措施，保證國家重大建設項目檔案的齊全完整和有效利用，為企業生產經營和各項管理工作服好務是我們檔案工作者面臨的一項艱巨任務。這就要求我們必須深入了解和掌握重大建設項目檔案的特點，積極探索項目檔案形成的規律，切實的做好重大建設項目檔案的管理工作。本文結合新疆眾和股份有限公司近年以來重大建設項目檔案管理的實際，對重大建設項目檔案管理工作的實踐加以探討和思考。

1 公司檔案管理基本情況

新疆眾和股份有限公司是中國鋁基電子新材料產業的研制出口基地，于1958 年建廠，1996 年在上海證券交易所上市，是新疆第一家上市的工業企業,歷經六十余年的發展，已成為中國戰略性新材料產業的核心骨干企業，中國電子元件百強企業。近年來眾和公司一貫重視檔案工作，認真落實自治區檔案工作要求，堅持把檔案管理作為企業發展的一項重要工作來抓。把檔案工作作為重要的專業技術管理，與眾和公司的生產經營、設計科研、技術管理等工作同步發展，設立了眾和公司綜合檔案室（內含四大園區檔案資料），歸口管理公司的各類檔案。目前公司綜合檔案室存有自1967 年--2020 年各門類檔案90593 卷/件。主要有人事檔案4263 卷，文書40732卷/件、會計檔案33360卷、科技工程檔案12123卷、聲像檔案2744 組/冊、實物檔案834 件，另外全宗卷488卷。檔案室建筑面積200平方米，設有檔案專用庫房5個，各類檔案裝具設施基本滿足國家檔案管理的需要，其中工程檔案由公司工程管理部統一管理歸檔，我公司先后榮獲“國家二級檔案管理企業”、“自治區檔案系統先進集體”等榮譽和稱號。

眾和公司至今已完成了12個重大建設項目檔案的歸檔與驗收工作。在實踐中我們遵照《檔案法》建立檔案法規標準體系的要求，逐漸學習和完善，做好重大項目檔案的歸檔與管理工作。

2 開展重大建設項目檔案管理工作的實踐與探討

（1）公司領導非常重視檔案工作，宏觀上把檔案工作納入公司方針目標和年度計劃，微觀上公司領導經常深入檔案管理部門研究指導工作，針對重大建設項目，在項目建設前期公司成立了以主管項目工程的副總經理為組長，包括審計部、工程部、安環部、生產部、財務部、信息化中心、綜合檔案室專項監督小組，其中綜合檔案組下設建設方、監理方、施工單位、設計等各參建方，劃分明確項目檔案管理中責任權力，嚴格落實“誰主辦、誰形成、誰負責”以及“統一領導、統一標準和分級管理”的原則，將檔案保管、整理等每個細節落實到具體人員身上。同時，結合重大建設項目檔案管理的實際需要，采取“前期做好技術交底、標準要求，全過程控制，同步歸檔、分階段移交”的管理方式，全過程檢查、落實檔案管理的規范標準和要求。

為了保證建設項目文件材料歸檔工作的順利開展，工程管理部每季度不定期組織項目部專、兼職檔案員、施工單位資料員、監理資料員等各參加單位檔案負責人，以及各專業監督小組具體檔案負責人進行業務培訓、對標學習，講解建設項目檔案收集歸檔范圍、歸檔標準、重要部分的檔案資料如何更好收集、以及后期竣工驗收方法、收集過程中存在的問題、疑惑等，進一步提高相關人員的檔案意識、業務知識的學習，明確建設項目檔案收集、積累與歸檔的操作程序。

（2）建立健全管理制度，做到有法可依是搞好重大建設項目檔案管理工作的基礎。建設項目周期較長，從立項、審批到竣工一般需要1—2 年時間，有的甚至3-5年，給項目文件材料的收集與積累工作帶來難度。我公司文件、圖紙的收集與歸檔全部實行了制度化管理，依據《重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《企業檔案工作規范》、《建設項目檔案驗收辦法》等法律法規和規章制度，結合本企業實際情況制訂了2 個管理標準，即《重大建設項目檔案管理辦法》、《重大建設項目驗收管理辦法》，進一步完善了公司管理體系。在實施過程中，為進一步加強管理力度，編制了眾和公司《眾和公司重大建設項目檔案技術交底》，向重大建設項目部資料員印發了《眾和公司重大建設項目檔案歸檔清單》，對施工方、監理等各參建方進行業務指導，從文件材料的收集、整理、積累到歸檔提出了具體要求。每年修訂、完善重大建設項目涉及的各相關單位需歸檔文件材料清單，以文件的形式下發到各相關單位，明確歸檔單位、歸檔范圍、歸檔時間及責任人，實行績效考核，有力地保證了歸檔工作的有效開展。

（3）從前端控制入手，抓過程管理是搞好文件材料收集工作的重要環節。針對重大建設項目工程周期長、管理部門多、施工單位多而雜的現狀，眾和公司加強了工程的前端控制，從工程立項開始進行先期介入。工程管理部派出業務能力強、協調能力強的管理人員負責項目文件材料收集工作的跟蹤指導，第一時間組織所有參建單位進行一定的檔案技術交底，確定項目收集、歸檔范圍，整理、裝訂標準，以及各類文件施工現場的保管方式做好各項文件的電子備份，確保項目檔案的完整、有效、安全。

(a)從建設項目工程的立項審批開始，介入前端控制這個時期文件材料多而雜，主要包括工程立項來往行文和設計基礎材料，容易造成流失。我們在培訓指導的基礎上，定期檢查文件材料的收集、積累和管理情況，發現問題及時改進和糾正。

(b)抓住項目建設的三個過程實行過程管理

一是工程前期工作階段。這個階段的主要工作是擬定項目建議書進行可行性研究，編制計劃任務書進行設計和概算，這個階段形成的文件材料是項目工程的基礎資料。

二是施工階段。此階段將進行設備訂貨，編制設計施工圖、施工圖概算，組織施工等，將產生大量設計文件、圖紙，工程管理文件，施工文件及工藝設計、設備文件，財務、器材管理文件。

三是竣工階段。此階段將產生竣工文件、監理文件、決算資料及環保、衛生、消防、質量評審文件等，工程管理部將組織全部文件材料的接收歸檔工作。

抓過程控制就是要按工程進度的時間節點，把握工程進程各個環節，不失時機地做好文件材料的收集工作，避免文件材料的流失。為了保證文件、圖紙齊全完整，將檔案資料的收集管理工作納入到工程質量管理、進度管理環節，制定歸檔計劃，監督小組按照計劃每月進行檢查、推進，專、兼職檔案員要每周參加項目例會，第一時間掌握項目進度、檔案工作進度，變“事后收集”為“事前知曉”和“事中管控”，進一步明確責任，將文件材料的收集與歸檔納入施工方合同管理中，設專人負責收集管理，并且由項目監理負責督促和檢查，為文件材料歸檔的完整、齊全提供了組織保證，做到檔案工作與建設項目同步，即與工程建設同步、與項目檢查同步、與竣工驗收同步。

（4）抓好組織協調，使檔案工作融入重大建設項目網絡化管理體系中。

一個重大建設項目是由工程管理部牽頭，若干部門、參加單位配合共同實施的系統工程。我公司工程管理部在項目啟動之初就建立了與各相關部門之間及各參建單位之間的檔案管理人員網絡，跟蹤項目建設進度，定期進行檢查指導，使項目檔案工作始終處于檔案部門的掌控之中，確保項目檔案的完整與安全。

一個建設項目所形成的檔案文件材料內容廣泛，基建工程、儀器儀表、設備、非標制造以及相關各類檔案文件材料如同一個資料庫，記載了建設項目從立項、建設到竣工驗收的整個過程。以公司通過驗收的《污水處理工程項目》為例，形成的項目檔案共267卷，這樣一個龐大的文件材料系統，從收集、整理到歸檔，工作量之大、時間之長是可想而知的。因此在建設項目的網絡體系中必須抓好組織協調，爭取及時得到相關部門的支持，使檔案文件材料在施工流程中得以積累和保存，保證各類文件材料的齊全、完整和系統。

（5）做好重大建設項目文件材料的收集、鑒定和歸檔管理工作。

為了保證重大建設項目文件材料的齊全完整，工程管理部規定檔案人員必須參加基建工程竣工鑒定驗收會議，參加引進設備儀器開箱，對應歸檔的文件材料進行收集和檢查。我們制定了重大建設項目文件材料歸檔計劃，對歸檔的文件材料名稱、時間、單位、責任人做了詳細安排，并下發到項目部及相關部門，組織文件材料歸檔；編制了項目總目錄，將所有文件材料進行分類、審核，對是否為原件，簽字、蓋章等手續是否齊備，圖紙編制是否符合規范等進行鑒定；審核文件材料的完整性、準確性、系統性、邏輯性，并按照建檔規范進行分類、排序、組卷，方便提供利用。

（6）做好重大建設項目檔案自檢和專項驗收工作。

重大建設項目檔案形成后，由工程管理部組織生產部、安環部、信息化中心，項目監理和公司綜合檔案室等相關人員對重大建設項目工程進行全面檢查，對項目工程生產狀況，設備運行情況，消防、環保、安全、衛生達標情況，工程決算，檔案的分類、編目與歸檔情況進行全面檢查。對歸檔文件材料不完整、不準確、不系統的方面提出整改與補充，通過采取以上控制措施，有效地提高了重大建設項目檔案的歸檔率、完整率和準確率。在基本具備檔案專項驗收條件的情況下，形成檔案專項檢查自檢報告，并向當地城鄉檔案館提出檔案專項驗收申請。

（7）根據不同工程建設期間進行檔案的整理分類和歸檔工作。

通常重大建設項目建設期，會表現出很明顯的階段性，根據這個特點就能對不同時期各子工程項目檔案進行整理。所有檔案管理人員要確保自身的工作內容是和工程建設同步進行，隨時了解和查找所需各項檔案資料，當該項工程完成后，能夠立馬進行分類立卷編號工作，其中進行分類時，可以利用四級類目分類，也就是根據不同專業進行單項目的分類立卷工作。

（8）加強項目過程中影像檔案規范化管理。

在重大建設項目初期，根據施工進度計劃安排，工程管理部組織施工方、監理方及其他參加單位方召開影像檔案拍攝討論會，制定拍攝大綱，工程管理部后期每月根據安排情況進行檢查，及時對完成拍攝的照片、重要部分的隱蔽驗收照片、視頻等影像資料編輯歸檔，確保工程項目完工后，相應的影像資料歸檔完畢。

3 幾點體會和思考

在重大建設項目檔案管理工作的實踐中我們認識到：提高認識是做好重大建設項目檔案管理工作的關鍵；建立健全各項管理制度是基礎；收集、歸檔制度化是重要保證；各部門、參建方的密切配合，形成項目檔案管理網絡體系，加強檔案工作與重大建設項目的同步化管理是有效手段。

通過重大建設項目檔案專項驗收，提高了全員的檔案意識，確立了檔案工作的地位，擴大了檔案的影響，重大建設項目檔案從收集、管理到專項驗收的全過程，始終貫穿依法治檔、依法建檔的理念，為工程全面驗收奠定了基礎。

重大建設項目檔案管理工作的開展，有力地促進了我公司檔案管理工作，促進了檔案業務建設、檔案人員基本素質的有效提升，同時重大建設項目檔案的專項檢查與驗收也對檔案工作提出了新的要求。今后還需要對重大建設項目檔案利用情況的典型事例進行提煉，做好重大建設項目檔案編研工作，逐步實施重大建設項目檔案數字化，提高重大建設項目檔案管理效率，充分發揮重大建設項目檔案的作用，進一步促進公司檔案管理工作整體水平的提高。