淺談新時期如何做好事業單位文書檔案管理工作

王永霞

（新疆維吾爾自治區計量測試研究院，新疆 烏魯木齊 830011）

當前我國已經全面進入信息時代，信息技術已經在方方面面都得到了充分的應用，并且發揮出了良好的效果。文書檔案是事業單位檔案管理體系中最基礎的部分，對行政管理系統的正常運轉、部門職能作用的正常發揮及社會歷史文化研究的深入等都產生了積極推動作用，但是因紙質檔案規模龐大、檔案內容廣泛、書寫方式及用詞習慣的變化等多種因素的影響，文書檔案資源只發揮其部分作用。在信息化背景下，事業單位要在文書檔案管理中引入信息技術，利用信息技術提升事業單位的服務效率，為社會進步提供更大的推動力。下文對此進行簡要的闡述。

一、當前事業單位文書檔案管理的不足之處

（一）缺乏對文書檔案管理工作正確的認識。部分事業單位領導以及文書檔案管理相關人員并沒有準確理解文書檔案管理工作的核心內容與職能作用，對文書檔案管理工作存在輕視心理，將文書檔案管理工作等同于篩選保存主要文件，加劇了文書檔案管理工作的僵硬化與局限性，減少文書檔案管理的資金技術投入，壓縮文書檔案管理人員編制，其他部門工作人員缺少檔案管理意識，甚至認為沒有義務配合文書檔案管理工作。

（二）文書檔案管理人員不夠專業。新時期背景下，事業單位的文書檔案管理人員，既要具備檔案管理方面的專業理論知識，還要掌握相應的信息技術、網絡技術，同時也要熟練掌握計算機的一些基礎功能。隨著社會的進步，文書檔案管理工作也在不斷地發生變化，但是在當前階段，許多管理人員并沒有做出相應的改變，還是在沿用之前的管理方式對檔案進行管理，這種管理方式與當前的事業單位工作需要存在不相匹配的現象，會嚴重地降低單位的工作效果；在一些事業單位中，由于工作人員緊缺，事業單位對文書檔案管理工作沒有應有的重視，讓一些其他部門的人員來兼任文書檔案管理工作，給單位帶來了非常不良的影響，很容易出現各種工作上的失誤。文書檔案管理工作具有一定的專業性，這種兼職的方式，很容易造成文書檔案管理中出現各種問題，對事業單位會產生非常不利的影響；當前許多事業單位缺乏文書檔案管理人才，特別是信息化的人才，更是鳳毛麟角，信息化的文書檔案管理工作必須要依靠信息技術人才才能實現，這種人才的缺失，給文書檔案管理工作的信息化帶來了很大的阻礙。

（三）文書檔案管理設施不完善。電子文書檔案在文書檔案總量中所占的比例較小，提高了文書檔案管理工作對檔案室規模、管理環境等要求，雖然部分檔案室因安全防護措施沒有具體落實到位，檔案發霉、蟲咬等事情偶有發生，加劇了文書檔案信息資源的不完整性。現代化檔案管理設備以及軟件系統等的綜合利用率較低，造成了事業單位資源的浪費。也有少數事業單位文書檔案管理設備較為陳舊落后，使用流程較為煩瑣，故障發生率較高，降低了設備技術對提高文書檔案管理質量的助推作用。

二、新時期下做好事業單位文書檔案管理的措施

（一）高度重視事業單位文書檔案管理工作。實踐證明，成績優異、進展順利的工作幾乎全部都受到負責人的高度關注，當然也包括檔案工作。因此，單位分管檔案工作的領導應該充分認識到檔案管理工作的重要性，集中精力于檔案管理工作和服務公眾工作，要求工作人員努力完成本職任務。除此之外，尋求上級領導和財政部門的政策和資金支持，加大在這方面的人力、物力及財力資源投入，不斷的加強對檔案工作的宣傳，通過事業單位中優秀的文檔整理進行公示，并提出表揚，或者整理自身單位對檔案利用最終獲得的優秀結果進行展示，讓全體成員能夠意識到文檔整理工作對于事業單位的重要性，從而保證單位的各個部門有效的配合文檔的搜集工作。

（二）健全完善事業單位文書檔案管理制度。一是完善的文書檔案管理制度是提高事業單位文書檔案管理的基礎，因此事業單位應當盡快健全完善文書檔案管理制度，專門針對新時期下文書檔案信息化管理工作設立相應的管理部門及崗位，落實管理要求，優化管理流程，明確劃分管理人員的職責。二是要建立好事業單位的責任管理體系，明確好檔案管理工作的職責，確保在出現問題時能夠責任到個人，對不認真的檔案整理工作人員進行及時的引導，將檔案管理的工作納入季度考核的日常指標中，引起工作人員的重視，實行獎懲制度，對認真負責的工作人員進行表揚，并給予一定的獎勵，對態度不積極，懈怠工作者提出批評，以此來提高員工工作的積極性。領導也可以不定時的抽取相關檔案整理人員進行工作的查看情況，或者可以通過口頭匯報，對查看的問題進行及時的整改，保證檔案工作有序進行。

（三）增加文書檔案信息化管理設備投入。新時期下，文書檔案信息化管理發展的過程中離不開有力的設備支持，當前事業單位應當要進一步增加文書檔案信息化管理設備投入，及時更新計算機設備、數據存儲設備、數字化輸入輸出設備等硬件設施，為信息化背景下的文書檔案管理優化提供充足的物質基礎。

（四）提高文書檔案管理人員的綜合素質。人力資源是第一資源，新時期背景下，若想不斷提升事業單位文書檔案管理，必須要先具備充足的人才隊伍。事業單位的文書檔案管理人員不僅要具備專業的文書檔案管理知識和技術，同時還要具備熟練的信息化操作能力，因此，一方面要對檔案管理人員定期進行培訓，加強對文書檔案管理人員的職業精神和職業素質教育，要求檔案管理者必須堅持實事求是的原則。另一方面加強對文書檔案管理人員的信息化培訓，表揚主動學習和運用最新軟件設備辦公的管理人員，通過談話等方式來讓管理人員意識到現代信息化是檔案管理必然趨勢的現狀，促使其成為檔案信息現代化建設的動力。

（五）增強文書檔案信息化數據的安全性。文書檔案作為事業單位的重要文件，它的管理具有機密性要求，必須要提高警惕，保證文書檔案信息的安全性。在當前的信息化背景下，文書檔案數據的安全性成了一項關鍵性問題。網絡是把雙刃劍，它既帶來了海量的數據資源，同時又帶來了數據泄密的風險，所以為了增強文書檔案數據的安全性，應當要合理選擇計算機網絡操作系統及布置網絡設施，采用先進的計算機網絡安全防范技術。

三、結束語

綜上所述，文書檔案管理是事業單位中的一項重要工作，在新時期背景下，信息技術是當代影響力最大的技術，在社會進步過程中起到了非常大的推動作用。文書檔案信息化管理成為文書檔案管理以后的主要發展方向。事業單位通過高度重視文書檔案管理工作、健全完善文書檔案管理制度、增加文書檔案管理設備投入、提高文書檔案管理人員的綜合素質以及增強文書檔案信息化數據的安全性，加強信息技術的引入，實現信息技術與文書檔案管理相結合，實現信息化的文書檔案管理，可以使檔案管理的效率提高，對事業單位的發展有著積極的意義。