探究辦公室文書檔案管理的改革發展與創新

陳暉

（河北省唐山市自來水公司，河北 唐山 063000）

辦公室文書檔案管理工作在機關事業單位發展過程中發揮著重要的作用，主要負責對事業單位各項工作、人力資源的變動、生產活動的開展進行記錄，是事業單位在進行各項決策和工作之前必須要參考的重要依據。同時，辦公室文書檔案管理也是一項復雜的工程，傳統的文書檔案管理模式工作量較大，并且工作效率無法得到有效的保障。因此，文書檔案管理工作必須要進行改革，通過改革可以有效提高文書檔案管理的效率，促進事業單位的長遠進步。目前，關于文書檔案管理工作改革路徑的探索，也成為不少工作者所研究的重點問題。

一、辦公室文書檔案管理改革的現狀分析

目前，我國大部分機關事業單位都看到了辦公室文書檔案管理的重要性，紛紛進行辦公室文書檔案管理改革，但在實際改革過程中仍然存在著諸多問題，辦公室文書檔案管理改革仍處于初步發展解決。辦公室文書檔案管理改革過程中出現的問題，可以大致分為以下幾個方面。

（一）檔案管理人員團隊建設問題

目前，我國大多數事業單位都進行了辦公室檔案管理的信息化改革。但是，在改革的過程中發現許多在職的檔案管理工作人員對信息化檔案管理的重視程度不夠，這些工作人員受傳統的文書檔案管理系統影響較深，不愿意進行信息化改革。同時，辦公室檔案管理信息化改革，對員工的信息化技術應用能力提出了一定要求，有部分員工的信息化技術應用能力不足，也是辦公室檔案管理過程中面臨的較大問題。

（二）辦公室文書檔案管理基礎設施建設問題

辦公室文書檔案管理改革，需要完善的基礎設施確保各項改革工作的順利開展。目前，在我國機關事業單位辦公室文書檔案管理改革過程中，大多數機關事業單位的信息化管理設備不夠完善，沒有投入大量的資金、技術進行基礎設施建設，導致后續的改革工作無法順利進行。其次，有部分機關事業單位在軟件建設的開發力度不夠，也阻礙著辦公室文書檔案管理改革的有效進行。

（三）檔案信息安全無法得到有效保障

辦公室文書檔案管理信息化改革雖然在一定程度上提高了文書檔案管理的效率，但存在一定的弊端和隱患。辦公室文書檔案管理信息化改革，需要將機關事業單位的文書檔案進行數字化處理，再上傳到相關的網站上，在此過程中可能會有人利用互聯網平臺的漏洞惡意竊取信息，造成數據信息的泄露，這些數據信息一般是機關事業單位的機密性數據，一旦泄露或遭到損壞，后果不堪設想。

二、如何加強文書檔案管理的改革創新

（一）加強基礎設施建設，建立文書檔案檢索系統

想要加強文書檔案管理的改革創新，首先需要完善機關事業單位的基礎設施建設。各機關事業單位的領導者和管理者，要加強文書檔案管理的資金、技術投入，引進先進的計算機設備，確保文書檔案管理信息化改革的順利進行，同時還要對已有的計算機設備進行定期的更新和維護，確保計算機設備能夠支撐文書檔案信息化管理工作的高效開展。其次，還要加強軟件建設，各機關事業單位要建立相應的文書檔案檢索系統，將所有的文書檔案進行數字化處理，儲存在文書檔案檢索系統中，通過文書檔案檢索系統，可以有效方便對文書檔案進行查找，還可以通過大數據和云計算對已有的文書檔案進行數據分析，為機關事業單位的決策或各項工作提供參考的依據。在文書檔案數字化處理后，各機關事業單位還要設置電子備份，防止文件數據丟失，同時還要妥善保管原紙質文檔。

（二）加強文書檔案管理的安全性

在進行文書檔案管理過程中，還要確保文書檔案的安全性，避免文書檔案信息數據的泄露或丟失。文書檔案管理信息化改革后，所有的檔案管理工作都會通過互聯網平臺進行，在日常工作中，需要各機關事業單位加強網絡平臺建設，注重網絡平臺安全性的提高，同時對于文書檔案管理的檢索和查找，還要設置相應的權限或程序，防止數據信息的泄露或丟失。

（三）加強對辦公室員工的培訓

在進行文書檔案管理過程中，還需要加強對辦公室員工的培訓。前文提到，有部分檔案管理工作人員不具備信息技術應用能力，或對文書檔案管理信息化改革的重視程度不夠，嚴重阻礙了文書檔案管理的信息化改革進行。針對這種情況，要加強對辦公室員工的培訓，通過集中培訓的方式，不斷提高員工的信息技術應用能力，并從思想上讓員工意識到文書檔案管理信息化改革的重要性，幫助員工提高自身的責任感，激勵員工不斷提高信息技術應用能力，積極投入到文書檔案信息化改革建設中。

結束語

通過文書檔案管理，可以為機關事業單位的計劃、決策、生產工作等提供參考依據，促進機關事業單位的長遠發展。在互聯網時代，需要將互聯網技術與文書檔案管理相結合，進行文書檔案管理的信息化改革，有效提高文書檔案管理的效率。各機關事業單位的管理者和領導者要看到文書檔案管理信息化改革的積極作用，在日常工作中加強對文書檔案管理改革的資金、技術投入，加強網絡平臺建設，加強對員工的培訓，通過一系列的措施確保文書檔案管理改革的高效開展。