如何優化事業單位人事檔案管理制度

劉明鴿

黑龍江省網絡空間研究中心，黑龍江 哈爾濱 150000

本文簡述了人事檔案管理在事業單位中的主要作用以及現階段存在的問題，簡單介紹了幾點優化事業單位人事檔案管理制度對策與措施以供參考借鑒。

一、事業單位人事檔案管理作用

（一）屬于人事管理制度的重要內容

人事檔案管理本質上是屬于基層事業單位認識管理制度中的一個重要模塊和主要組成部分，其能反映事業單位中每個個體對于單位以及集體做出的貢獻以及個人工作的內容和工作的經歷表現。人事管理制度有檔案管理、工作內容管理以及規章制度管理等多方面系統化的制度章程和管理規則。人事檔案管理既是自立門戶服務于事業單位的工作人員也是保證人事管理制度得到完美的維護和進步的主要依據和重要方針，因此檔案管理制度與人事管理相輔相成密不可分牢不可破，是檔案管理工作的重要體現以及具有實際意義的工作反饋。

（二）幫助管理層了解從業人員動態

人事檔案管理是幫助管理人員了解單位內部實時狀態以及單位內部工作安排和人員調動的重要依據以及主要線索。它能方便事業單位管理人員走進基層深入民心地了解事業單位工作人員的工作狀態以及生活態度細節，為人事檔案管理事業單位的管理者提供了一個具有極強參考性且實踐性和操控性，面面俱到十分完善的制度控制內容，以保證在日后為單位人員的選拔錄取以及升職加薪社保保障等系列五花八門的人員調動以及內容更替中有跡可循有據可依。

二、事業單位人事檔案管理制度存在的問題

（一）事業單位管理層對人事檔案管理缺乏重視

目前人事檔案管理制度由于系統龐大且工作量大和耗費時間長導致大部分人事檔案管理制度無法受到事業單位管理人員或者決策高層的同意和意見采納，它需要跟進安排大量的人手和檔案管理專員對內容進行記錄安排以及對實際事業單位工作人員的工作狀態以及各項指標做滴水不漏一絲不茍的記錄和補充，耗費龐大的時間精力和金錢也消耗掉事業單位檔案管理工作人員的耐心和意志。因此目前人事檔案管理制度仍處于被動發展以及隨便應付的階段狀態，很難有現實性的突破和革命性的發展進步［1］。

（二）事業單位人事檔案管理人才缺失

人事檔案管理人才缺失也是目前人事檔案管理制度停滯不前難以為繼而無法生存的主要原因和客觀的人為因素，因為人事檔案管理工作屬于強度大、專業性強且任務繁重瑣碎工作量大的工作，需要事業單位投入大量的人力物力以及精力用心經營以及盡心盡力地輸出動力和能力才能保證人事檔案管理的運行暢通無阻順利完成。此外由于人事檔案管理編制有限，崗位少，薪水少且工作量大，導致越來越多的事業單位傾向于將人事檔案管理編制崗位轉換為其他系統內的工作崗位以取代這個工作量大吃力不討好的人事檔案管理工作崗位，最終導致人事檔案管理專業工作人員缺失同時人事檔案管理工作無法順利開展，材料無人管理無人歸檔。

（三）事業單位人事檔案管理制度陳舊

人事檔案管理制度陳舊落后是整個檔案管理工作內容缺失的根本和重要原因。制度落后導致事業單位內部材料的設計和定位無從考究同時無法進行基本信息的錄入和整理，記錄缺失以及記錄不準確和統計不到位等種種檔案管理問題無形中導致了人事檔案管理的管理效力失效同時給事業單位的工作人員帶來諸多不便，事業單位信息化管理大打折扣無法實現進步和跨越。此外由于人事檔案管理大多數仍停留在90年代的管理水平和操作手段，基于紙質文件的檔案整理不僅保存時間短占用時間多而且在實際檔案查詢工作時耗費時間和精力使得人事檔案管理質量和效率大打折扣停滯不前［2］。

三、優化事業單位人事檔案管理制度對策與措施

（一）提升事業單位人事檔案管理制度的地位

優化人事檔案管理制度需要多管齊下同時結合事業單位的實際工作狀態和工作環境進行調整和編輯才能實現人事檔案管理工作質量的優化和工作內容的提升。首先優化人事檔案管理制度內容需要從事業單位的思想以及處理態度入手進行系統調整和整體的規劃整改，通過提升人事檔案管理的地位和聲譽以保證人事檔案管理在事業單位中順利開展且無后顧之憂，同時需要在檔案管理的制度內容中下狠手出狠勁以通過優化人事檔案內部的內容并采取公正嚴明的辦法對事業單位人員的檔案進行歸檔和材料的收納整理，大公無私開展人事檔案管理工作以杜絕虛假材料或者空頭檔案等惡劣檔案工作行為。此外政府推進有關法律條文如：《人事檔案管理法規》等限制事業單位的行為并逐漸實現規范化制度化從一而終的制度規定。

事業單位在進行檔案管理和檔案制度優化的同時需要秉承三軍未動糧草先行的古人戰略宗旨和辦法，在進行單位內部檔案管理建設的過程中管理人員需要未雨綢繆并且為檔案管理制度的制定掃除障礙，制定一系列的優惠政策和扶持政策將檔案管理制度大張旗鼓地宣傳并讓單位內各個工作人員真切地意識到事業單位領導者對于這項制度的重視和關注，自上而下提升檔案管理制度在單位內部的地位和重視程度，吸引單位內部工作人員自發向檔案管理職位調動并且心甘情愿地接受檔案管理工作崗位的培訓和接洽進而增加維護和落實檔案管理人員數量和人員水平進而在單位內形成維護檔案管理制度的良好風氣和工作作風。

（二）強化事業單位人事檔案管理人才隊伍建設

強化人事檔案管理人才隊伍是優化制度的核心內容和主要要義，由于人事檔案管理工作的不斷進步導致人事管理工作逐漸上升到專業級別工作內容，因此有關人事檔案管理人才的需求逐漸提升同時檔案隊伍對于人才的要求也水漲船高不降反升芝麻開花節節高。事業單位內部可以設立專門進行管理人事檔案的技術專員和職能人員，通過流動性的培訓以及系統規劃的知識點串講將人事檔案管理具體工作和檔案管理意識風氣傳遞到檔案人才管理的隊伍建設中，在事業單位內部形成檔案管理的意識和先進思想。

落實人才隊伍建設過程中事業單位可以擴大招聘容量并且在進行招聘面試和人才篩選的過程中為檔案管理人才留出一個或者幾個空缺崗位讓新人進行挑選的同時事業單位人才也共同進行“雙選”并借此機會實現人才的吸納和招賢納士收兵買馬，為事業單位的檔案信息管理人才做好充足的后備儲蓄以及人才支持。事業單位在招聘過程中也要有意無意地關注并且做好檔案管理人才的數量統計和人才技能資質評估，為事業單位日后把控檔案管理各個方面以及工作崗位做好市場調研和人才分析報告以供事業單位領導批閱和查看借此了解目前事業單位面臨的人才困境和檔案管理的窘境，為事業單位檔案管理制度優化牽線搭橋、開橋鋪路。

（三）創新事業單位人事檔案管理制度

人事檔案管理制度的優化和創新需要從管理層面進行調研和出發，通過對現有的事業單位內部得檔案管理系統更新以實現創新管理和新式整改的人事檔案管理模式。首先通過對原有的紙質版的人事檔案管理文件進行電腦錄入和系統歸納，將紙質版和油墨版的人事檔案輸入到人事檔案管理電子系統內部進行信息化處理和數據化整合、處理和圖文轉換并按照一定格式和一定的保存路徑對人事檔案進行系統歸納進而保證資料的時效性和準確性。

同時除了購置計算機以及新式的管理方法以外同級別的事業單位之間需要建立人事檔案管理內部共享資源的網絡和傳輸系統以方便事業單位內部上級與基層的信息交流和資料互動，也能聯通同級別的事業單位，減少了以往由于一份檔案需要舟車勞頓勞民傷財的信息傳遞工作，用先進的現代化計算機信息技術充實人事檔案管理制度提升人事檔案管理的時效性和科技性，以實現檔案管理制度的優化以及事業單位內部檔案管理的工作效率和工作水平。

四、結語

人事檔案管理的制度優化不能一蹴而就癡心妄想地一步登天，需要事業單位的領導班子和工作人員同心同德為人事檔案管理瞻前顧后出謀劃策，為優化事業單位的人事檔案管理制度和提升人事檔案管理效率出一份力盡一份心。