信息時代加強電子檔案管理的有效策略研究

武 平

黑龍江伊春市上甘嶺檔案館，黑龍江 伊春 153032

信息時代背景下，紙質檔案被電子檔案所替代。電子檔案信息保存更具安全性和久遠性，有利于實現(xiàn)檔案信息資源的合理利用，全面提高檔案管理水平。因此在信息時代背景下，需要重視檔案管理人員專業(yè)水平的提升，使其能夠在實際檔案管理工作中及時更新管理理念，與時俱進，不斷創(chuàng)新電子檔案管理的方式方法，促進電子檔案管理水平邁上一個新的臺階。

一、當前電子檔案管理工作中的現(xiàn)狀

（一）缺乏健全的檔案管理體系

信息時代環(huán)境下，在電子檔案管理工作中，需要借助于信息技術來提高電子檔案管理水平。但當前大部分單位在實際電子檔案管理工作中還沒有一套健全的管理體系，導致在實際管理工作中缺乏有效的指導和規(guī)范，這對于電子檔案管理水平的提升帶來了較大的影響。

（二）無法保證電子檔案的真實性

電子檔案基于自身的特點，檔案信息存在易被隨意更改的情況，在電子檔案真實性得不到保證的情況下，必然會對電子檔案管理工作的有序開展帶來較大的影響。目前在實際電子檔案管理工作中，存在較多影響因素不利于電子檔案信息的安全，因此需要重視電子檔案信息真實性的提升。

（三）缺乏高素質的檔案管理人員

檔案管理人員整體素質直接關系到電子檔案管理工作的質量和水平，電子檔案完全不同于紙質檔案，因此對檔案管理人員也提出了較高的要求。但從當前的現(xiàn)狀來看，檔案管理人員普遍存在專業(yè)素質不高的問題，不僅缺乏系統(tǒng)的理論知識，同時專業(yè)技能水平不高，特別是對于信息技術知識掌握較少，這必然會對電子檔案管理水平的提升帶來較大的制約。

（四）信息技術應用水平低

日常電子檔案管理工作開展過程中，信息技術應用還有所欠缺，部分檔案管理人員由于對于信息技術掌握不到位，運用能力不高，系統(tǒng)操作能力不強，這也嚴重制約了檔案信息化建設的水平。因此在實際工作中無法滿足電子檔案管理工作的要求，無法有效地發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢。

二、信息時代加強電子檔案管理工作的有效策略

（一）積極構建科學合理的檔案管理體系

基于信息化時代背景下，為了能夠有效地提高電子檔案管理水平，需要結合自身的實際情況，構建更為科學合理的檔案管理體系，積極指導電子檔案管理工作的順利實施，為其提供制度上的保障。因此在實際工作中，各單位需要綜合考慮多方面的因素，認識到電子檔案管理的重要性，加快完善各種制度機制，明確檔案管理人員的具體職責，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，全面提升電子檔案管理工作的質量和水平。

（二）加強信息化建設，提高數(shù)據(jù)的真實性

積極推進檔案信息化建設步伐，實現(xiàn)檔案信息的快速收集和高效處理。而且通過推進檔案化建設，積極建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，搭建檔案信息共享平臺，不僅能夠進一步完善檔案內容，同時還能夠促進檔案信息資源的共享。而且利用信息技術將各部門有效的聯(lián)系起來，能夠更好的發(fā)揮監(jiān)督和協(xié)調的作用，對于提高檔案信息數(shù)據(jù)的真實性具有極為重要的意義。

（三）重視檔案管理人員整體素質的提升

信息時代背景下，檔案管理人員為了能夠更好的適應時代發(fā)展的要求，不僅要與時俱進，同時還要樹立終身學習的理念。在當前電子檔案管理工作中，要求電子檔案管理人員要努力提高自身的專業(yè)知識水平和專業(yè)技能，積極參加各種具有針對性的培訓，努力更新自身的知識結構，并通過參加各種先進技術知識的培訓，使其在實際工作中能夠熟練運用各種先進的檔案管理設施。并能夠在工作中不斷進行創(chuàng)新，全面提高檔案信息化管理水平，實現(xiàn)檔案信息的高效利用。

（四）強化網(wǎng)絡環(huán)境下的電子檔案信息的安全防范

基于網(wǎng)絡環(huán)境下實施電子檔案管理工作中，需要重視對電子檔案信息安全的管控。具體要通過設置訪問權限，針對用戶訪問的內容嚴格進行管理，并根據(jù)用戶級別來設置其操作權限。同時還要重視信息加密技術的應用，有效地保證檔案信息的安全。另外，還要采用數(shù)字簽名的形式，具體需要在計算機屏幕上由使用者或是管理者進行手寫簽名，可以有效地避免電子檔案信息被非法篡改或是造假，進一步保護好電子檔案信息的安全。

三、結束語

在當前社會發(fā)展進程中，電子檔案的應用不斷增加，這也對電子檔案管理工作提出了更高的要求。相較于紙質檔案，電子檔案管理理念和管理形式都發(fā)生了較大的變化，因此在實踐工作中需要不斷完善，從而更好地發(fā)揮出電子檔案的價值，全面促進檔案管理質量和水平的提升。