淺談唐宋時期文書與檔案工作的分流

(云南衡水宜良實驗中學，云南 昆明 652100）

在我國，已有4000 多年的歷史文書與檔案事業，孕育在部落聯盟時期，萌發于夏殷商時代，從甲骨卜辭到青銅銘文，從卷軸竹簡到筆墨文書，形式之多樣，內容之豐富，歷史之久遠。隨著王室文書的增多，逐漸產生了擬制、撰寫、保管等的專門人員，從而形成了文書檔案，由于當時各方面的社會條件及材料文書的不成熟、材料的數量還不是很多，因此文書工作與檔案工作基本上統一的，沒有出現明顯的分工，即文書的撰寫人員也是文書的保管人員。

出現在兩周時期的“天府”，是我國歷史上最早的檔案機構；秦漢時期，文書檔案工作被訂入法律條文，尤其在漢朝對檔案的收集保管更為重視；魏晉南北朝時期，文書與檔案工作原本應有所發展，但該時期戰亂頻繁，大量檔案被燒毀，因此它的檔案管理部分的工作并沒有超越秦漢時期；隋唐時期，結束了戰亂，基本完成了全國的統一，尤其是唐朝，無論在經濟上還是政治上，都擁有強大的實力，對秘書的工作制度也做出了具體的規定，文書工作與檔案工作逐步有了分流的跡象；兩宋時期，架閣庫的普遍建立，標志著文書工作與檔案工作完全分離，檔案工作制度逐步被完善；后來經歷了遼金元明清朝代的發展，文書工作與檔案工作分別有了各自的制度，包括文書工作的撰擬、文體、送呈等，檔案工作的機構、保管、銷毀等，雖說清朝是中國封建社會中央集權的高度集中的時期，各個領域都高度強化，但奇怪的是，清朝的文書與檔案工作往往混為一體，直到清政府瓦解也沒有完全分離。因此我認為，唐宋時期可以算是我國文書與檔案工作發展的繁榮時期。

一、分流的背景原因

自國家產生起，文書與檔案工作便開始有了簡單的書寫、收錄規則。隨著時間的發展，朝代的演變，文書與檔案工作也在逐漸的發展與完善。

（一）歷史條件

隋朝建立之后，基本完成了全國的統一。618 年，無論從國家的穩定、經濟的發展或者文化的繁榮來說，唐朝都是舉世聞名的強國。經濟基礎決定上層建筑，就文書與檔案工作而言，也有了較大的發展，大到機構的建立、官吏的設置，小到人員的選拔分工、保管的規則，都較以前有了很大的進步。在選拔人才的過程中,唐朝產生了一種專門的人事檔案，稱為“甲歷”,這使得我國古代檔案內容更加豐富完備。“甲庫”的出現,具歷史性的意義,它標志著我國古代文書工作與檔案管理的分離，檔案專業化管理從此開始。

隋唐兩代，尤其是唐朝，由于文書與檔案工作的皇權性和特殊性，再加上唐朝重視法治，還專門制定了具體而又全面的法律條文，例如檔案工作的律令有：

就文書起草而言，規定必須遵循避諱制度“諸上書若奏事，誤犯宗廟諱者，杖八十；口誤及余文書誤犯者，笞五十；既為名字觸犯者，徒三年。”

就文書保密規定而言：“諸漏泄大事應密者，絞。非大事應密者，徒一年半，漏泄于蕃國使者，加一等。仍以初傳者為首，傳至者為從。即轉傳大事者，杖八十。”

又如在《慶元條法事類》中，不僅對古代文書與檔案工作做出了具體的規定，還補充了前面敕、令、格、式之不足。其中卷三最為典型，規定為書寫文書不得觸犯皇帝名諱。

隨著經濟、文化的發展，尤其是造紙術、印刷術的出現，加之對維護中央集權的需要，宋代的文書與檔案工作上升到了一個更新的高度，文書和檔案工作趨于完善，其工作制度也逐漸成熟。綜上所述，隨著國家機構的完備，文書檔案工作突出表現為比以前更加系統化、法律化、制度化。

（二）政治因素

華夏文明上下五千年的歷史，能一代一代流傳下來，文書與檔案起了很大的作用，是歷史發展有力的依據，因此一個國家的發展不能沒有歷史。最初的文書檔案，只是用來記錄王室的祭祀等重大活動安排、以及皇室貴族家譜等，用甲骨文刻撰，因此被稱為“甲骨文書”，這些文書的存在不僅關系到王室的利益，同時對于新政權的建立和穩固也有著重要的作用。

唐朝是當時舉世聞名的強國，此時的文書與檔案工作也有較大的發展，以法律的形式對其工作制度做出了具體的規定，自此文書工作和檔案工作逐步分流。這樣一來，公文文體整齊劃一，將檔案工作載入法典，對檔案的收集、保管、檢查銷毀等都做出了詳細的規定。以法律的形式規范檔案工作,不僅提高了檔案工作的地位,也使得檔案管理工作更加規范化、制度化。唐宋以后及明清時期，都是文書檔案發展的高峰時期，將前朝的歷史傳承下來，并在此基礎上做出符合自己朝代的制度規則，文書與檔案逐漸分流，形成各自的一套工作制度，不斷發展進步，并在明清時期達到了頂峰。由此看出，自有文書與檔案起，各朝各代都比較重視其工作制度的發展，并將其作為皇室發展的重中之重，一般會在比較嚴密的宮廷或者寺廟中保管，安排侍衛和專人進行看管整理，屬于皇室的核心機密。

二、分流的表現

文書與檔案工作在某個階段一下子完全分離，是不可能的，它得有一個發展演變的過程。隋唐之前兩者基本混為一體，檔案工作人員也就是文書工作人員，文書人員將草擬好的文書送至上級審核、執行過后，再將文書歸檔并妥善的保管起來。直到隋唐時期才逐漸有區分。唐代的強盛，一方面離不開國家的統一，民族的安定，另一方面也離不開唐朝的在各個制度方面的優越性。

（一）觀念的分野

唐以前，文書與檔案工作基本混為一體，還未有明顯的分流跡象，也就是說檔案工作還屬于文書工作的一部分，文書工作人員也就是檔案的管理人員，界線尚未劃清。到了唐代，隨著各種條件的成熟，人們已經有意識的將檔案管理從文書工作中劃分出來。在《唐代文書檔案管理制度及其法律化研究》中寫到：

唐代的中央檔案管理機關是指朝廷內部或者朝廷機構內部設置的專門從事文書與和檔案管理的機構，它是按照一般的行政管理權限來進行劃分的。唐代行政機關的職能和職權設置，經歷了秦漢魏晉南北朝和隋朝以后，逐漸發展成熟，形成了三省六部制度，分為門下，中書和尚書三省，吏、戶、禮、兵、行、工六部，三省是唐代的中央秘書機關，負責中央的文書材料的擬定、執行和保管，是最高的檔案管理機構。其中在尚書的吏部與中書省、門下省三處都設有甲庫，存藏官甲，甲庫就是當時專門用來保管檔案的檔案庫，設甲庫令史為主官，有小吏專門負責抄錄。

這其實就說明了，從檔案的制度安排上來看，當時的人們已經有了將檔案獨立劃分出來的做法了。

此外，從《隋書·劉炫傳》中發現，文書與檔案工作在隋唐時期發生了一次較大的變化,卷中隋朝吏部尚書牛弘和劉炫有過這樣一段對話：

弘嘗從容問炫曰：“案《周禮》士多而府史少，今令史百倍于前，判官減則不濟，其故何也？”炫對曰：“古人委任責成，歲終考其殿最，案不重校，文不繁悉，府史之任，掌要目而已。古今不同，若此之相懸也，事繁政弊，職此之由。”弘又問：“魏、齊之時，令史從容而已，今則不遑寧舍，其事何由？”炫對曰：“齊氏立州不過數十，三府行臺，遞相統領，文書行下，不過十條。今州三百，其繁一也。往者州唯置綱紀，郡置守丞，縣唯令而已。其所具僚，則長官自辟，受詔赴任，每州不過數十。今則不然，大小之官，悉由吏部，纖介之跡，皆屬考功，其繁二也。省官不如省事，省事不如清心。官事不省而望從容，其可得乎？”弘甚善其言而不能用。

從二人日常的聊天中，揭露出了文書與檔案工作在此時發生了一次較大變化，說明文書與檔案工作的演進到隋唐時期出現了明顯的分水嶺，這段文字也成為檔案發展史上的珍貴文獻。可見有遠見的政客文人根據歷史的變遷推測出檔案與文書工作的發展進程，早已有了將其一分為二的想法。

綜上所述，從唐代開始，人們開始有了將兩者分離的想法，決定將檔案工作從文書工作中劃分出來，使之成為一項獨立的工作，讓兩者向更專業的方向發展。

（二）制度的分立

高度發達的政治、經濟與文化，在一定程度上也影響著文書與檔案工作的發展進程。從上文中我們得知，在唐朝后期，文書與檔案工作有了分流的跡象，并為之制定法律條文及工作制度。文書與檔案工作發展到了宋朝，隨著各種條件的成熟加之檔案數量的不斷堆積，架閣庫隨之建立，上到中央，下到地方。這就表明文書與檔案工作演變到此，基本完成了分離，檔案工作進一步專門化，這也是宋朝的文書與檔案工作比唐朝發展更成熟的標志，由中央到地方建立的工作制度也基本成型。

三、分流的意義

文書工作與檔案工作的分流是歷史發展的必要演變，無論對于文書工作來講，還是對檔案工作來講，都是一項復雜、龐大、艱巨的任務，因此兩者在唐宋時期分離也是有一定的歷史原因的，而且是必經過程。

唐以前，文書工作和檔案工作基本混為一體，文書工作人員也是檔案管理人員，檔案在哪里存放和保管，圖書典籍就在哪里存放和保管。而甲庫的建立，標志著我國古代檔案管理與圖書典籍管理的分離，成為了專門的檔案機構。宋時期，架閣庫的普遍建立，標志著檔案工作與文書工作完全分離，表明檔案工作將從文書工作中劃分出來，使之成為一項獨立的工作，當然也是檔案工作發展成熟的重要標志。從此，文書是檔案的源頭，檔案是文書的歸宿這一定位就分明了。

對當時來說，文書與檔案的分流，一方面在一定程度上，確實減輕了文書工作人員的負擔，文書工作人員可以完全投入到文書的草擬、審核、執行中去；另一方面，將檔案工作從文書工作分離出來，使之成為一項獨立的工作，不僅加強了檔案工作的專門化、獨立化，在檔案的收集、保管、查閱銷毀等方面，也形成了更加系統的檔案管理體系。兩者在不斷地發展與完善的過程中，不僅有了各自的工作制度，還制定了相應的法律、法規來規范其工作制度。自此，文書與檔案工作的界限被明確劃分，文書成了檔案的起源，檔案成了文書的歸宿，這是歷史的進步，也是文書與檔案發展史的進步。

對于現在來講，文書工作和檔案工作的分離對現在的文書工作和檔案工作都帶來了一筆不小的財富。唐宋兩個時期，在文書工作中的用紙、用印、保密、移交等方面，以及在檔案工作中的收集、保管、整理、檔案館的建立等方面的摸索、演變，對現在文書工作和檔案工作都具有很大的參考和借鑒的作用，有些基本成系統的工作程序，被后代沿用至今。

四、結語

文書是檔案的源頭，檔案是文書的歸宿。本文通過研究文書與檔案工作分流的歷史背景、原因、表現、及其意義，將文書工作與檔案工作從原來的混為一體，到后來的逐漸分離，再到基本完善，做出了具體的分析。文書與檔案工作的分流其實都是歷史發展的必要結果，是歷史的進步，也是人類的進步。經過前人的不斷努力，從觀念的轉變、制度的分立、到機構的分離、人員的分工都做出了積極地探索，將先進的工作制度一直流傳下來，并沿用至今，為后人留下了一筆不小的財富。