高校人事檔案管理現(xiàn)狀研究

吳學(xué)慧

（河套學(xué)院,內(nèi)蒙古 巴彥淖爾 015000）

高校人事檔案管理是高校管理工作的重要內(nèi)容，具有真實、全面、客觀以及私密等特點。高校人事檔案管理現(xiàn)狀不僅能夠反映出高校管理工作水平，還能夠體現(xiàn)出高校對人才的培養(yǎng)以及重視。

一、高校人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）高校人事檔案管理設(shè)備落后

雖然高校人事檔案工作隨著人事改革潮流不斷得到完善與發(fā)展，但是在大多數(shù)高校內(nèi)，仍舊以紙質(zhì)版管理方法為主要的人事檔案管理方法，未將現(xiàn)代電子設(shè)備充分運用到人事檔案管理工作當(dāng)中。通常情況下，高校檔案室構(gòu)成較為單一，僅有打印機、檔案柜等傳統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)備，缺乏現(xiàn)代化電子設(shè)備。如：網(wǎng)絡(luò)安全服務(wù)器、存儲等設(shè)備。工作人員在查找相關(guān)人士檔案時，需要根據(jù)分類翻看紙質(zhì)版人事檔案，耗時長、效率低。近年來，高校招生人數(shù)逐漸增多，落后的人事檔案管理設(shè)備已經(jīng)不能滿足高校人事檔案管理工作的需求。大量的人事管理工作，導(dǎo)致高校不能及時對人事檔案進行更新與管理，從而造成工作效率低、檔案難以保存、失真等現(xiàn)象的發(fā)生，嚴重阻礙了高校人事檔案管理工作的有效開展。

（二）高校人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

高校人事檔案管理工作主的有效開展，離不開工作人員的有效管理。但是在現(xiàn)階段高校人事管理工作中，幾乎沒有針對檔案管理的專業(yè)化人員與管理隊伍。通常情況下，人事檔案管理工作是由高校輔導(dǎo)員以及學(xué)生共同進行管理。無論是輔導(dǎo)員還是學(xué)生，都有著自身本職工作與職責(zé)，并不能專門負責(zé)人事檔案管理工作。再者，由于高校人事檔案管理工作量大，需要專業(yè)人員采用專業(yè)技術(shù)進行管理。而現(xiàn)有的管理人員并不具備相關(guān)專業(yè)知識，只能對人事檔案進行兼職管理，缺乏專業(yè)手段。由于缺乏專業(yè)化管理方式，從而導(dǎo)致在實際工作過程中不能夠有效落實檔案管理工作。

（三）高校人事檔案管理流程不全面

高校人事檔案管理流程不全面主要體現(xiàn)在以下兩方面：第一，缺乏完整的學(xué)生檔案管理程序。新生在入學(xué)時，需要將相關(guān)檔案存入學(xué)校直至畢業(yè)，然后由校方進行統(tǒng)一匯總與發(fā)放。但在目前管理過程中，高校內(nèi)還未建立統(tǒng)一完整的學(xué)生檔案管理體系。這種現(xiàn)象容易導(dǎo)致實際工作出現(xiàn)各種紕漏，不能夠保證檔案記錄的情況與學(xué)生的實際情況完全一致，同樣也不能夠保證有效寄送到學(xué)生的工作單位，在轉(zhuǎn)接過程中缺乏嚴格規(guī)范的轉(zhuǎn)交手續(xù)。第二，缺乏統(tǒng)一的歸檔范圍與要求。高校人事檔案歸檔范圍不明確以及材料質(zhì)量低，都是由于缺乏統(tǒng)一的歸檔范圍與要求造成。相關(guān)人員在進行檔案管理工作時，不能夠根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行歸檔。在對檔案進行審核時，同樣是依靠自身經(jīng)驗進行審核與管理。如果出現(xiàn)未蓋章等現(xiàn)象，對之后學(xué)生在工作中使用人事檔案時帶來了不必要的麻煩。

二、高校人事檔案管理的有效對策

（一）加大高校人事檔案的電子信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子化計算機設(shè)備早已運用到高校教學(xué)當(dāng)中，提升了高校的教學(xué)質(zhì)量。同樣，針對高校人事檔案的管理工作，也應(yīng)該引入電子化設(shè)備，聯(lián)合信息化技術(shù)部門，建立起一套完整的人事檔案管理系統(tǒng)，促進高校人事檔案管理朝著電子信息化方向發(fā)展。現(xiàn)代電子信息化數(shù)據(jù)庫的建立由軟件和硬件共同構(gòu)成，在高校人事檔案電子化建設(shè)方面，不僅需要相應(yīng)的硬件設(shè)備當(dāng)作支撐，還需要為其提供可以發(fā)展的軟件設(shè)施。例如：一方面將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行掃描，使其成為電子化數(shù)據(jù)的基本材料。另一方面建立網(wǎng)絡(luò)個人信息平臺，提供個人信息變更的便捷操作，然后將數(shù)據(jù)同步到檔案管理數(shù)據(jù)庫中。電子信息化人事檔案管理是高校人事管理工作的必然趨勢，以及之后發(fā)展的主要方向，是提升高校人事檔案管理工作效率的重要途經(jīng)。因此，高校應(yīng)該注重人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，促使高校人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的永久保存以及可持續(xù)發(fā)展。

（二）建立強有力的高校人事檔案管理隊伍

高校人事檔案管理效率的提升，同樣離不開高素質(zhì)專業(yè)人才的管理。因此，高校應(yīng)該組建專門的檔案管理部門以及設(shè)立相關(guān)崗位，并對工作崗位人員進行專業(yè)化培訓(xùn)。通過組建專業(yè)的人事檔案管理隊伍，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。具體可從以下幾點出發(fā)：第一，定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提升其檔案管理意識，使其能夠在日常工作中具有檔案意識，嚴格約束自身行為。第二，引進專業(yè)人事檔案管理人員來校內(nèi)進行檔案管理工作與指導(dǎo)。通過聘請校外專業(yè)人員進行指導(dǎo)，促使高校內(nèi)檔案管理人員具備信息處理等能力，以此為信息化檔案管理做好準(zhǔn)備。

（三）完善高校人事檔案管理的相關(guān)制度

完善高校人事檔案管理制度可從以下兩點出發(fā)：第一，高校人事檔案材料的收集鑒別和歸檔。在該方面，可按照周期性的方法對高校人事檔案信息進行收集與整理，減少學(xué)生信息發(fā)生變更后不能有效進行更改現(xiàn)象的發(fā)生。同時還需要對高校人事檔案的歸檔時間做出嚴格規(guī)定與控制，保證人事檔案能夠及時準(zhǔn)確的進行整理與移交。對不能滿足歸檔范圍的檔案進行及時處理，滿足條件的檔案及時進行整理與歸檔。第二，檔案查借閱制度的完善。由于高校人事檔案涉及到學(xué)生的個人隱私等內(nèi)容，所以應(yīng)該建立嚴格的查借閱制度。對需要查閱檔案的人員進行嚴格要求，具備相關(guān)證明信息或者是審批手續(xù)，并對其進行登記，要求其嚴格按照時間歸還檔案。同樣不得對檔案進行涂改與傳閱，認真履行保護學(xué)生因素的職責(zé)。

三、結(jié)束語

綜上所述，高校人事檔案管理工作在目前發(fā)展過程中還存在部分問題。即：檔案管理設(shè)備較為落后、管理人員隊伍專業(yè)素質(zhì)較差以及管理流程不規(guī)范。這些問題的存在嚴重阻礙了高校人事檔案管理工作的有效開展。因此，高校人事檔案管理工作必須盡快完善，不斷提升高校人事檔案管理意識，構(gòu)建專業(yè)管理隊伍，實現(xiàn)檔案的電子信息化管理，以此促進高校人事檔案工作的長久良性發(fā)展。