大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用

周映紅

（江西財經(jīng)職業(yè)學(xué)院，江西 九江 332000）

引言：面對當(dāng)前大量繁雜的數(shù)據(jù)信息，因為大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，保證信息管理工作高效進(jìn)行的基礎(chǔ)上，也能夠獲取到最終理想的管理效果。對于高校人事檔案管理工作而言，其中還存在著缺乏關(guān)注，資金不足以及檔案信息收集形式落后等的弊端，極大地影響了高校人事檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。那么接下來的文章中，將圍繞大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)上，對其在高校人事檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用實施深入的闡述。

一、高校人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）重視不足，資金缺乏

對于高校人事檔案管理工作而言，和其他檔案管理工作相同，都可以將其看作是檔案系統(tǒng)工作范疇，通過實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前大多數(shù)的工作人員，并沒有對檔案管理工作提高關(guān)注。在很長一段時間內(nèi)，高校領(lǐng)導(dǎo)人員眼中的檔案管理工作，隸屬于人事管理的工作范圍，只有在干部進(jìn)行選拔或者是調(diào)查等各個環(huán)節(jié)下，才會使用到檔案管理的相關(guān)數(shù)據(jù)，在日常的工作當(dāng)中，基本上不會發(fā)揮太大的價值，鑒于該種錯誤的觀點下，就會導(dǎo)致大多數(shù)工作人員還是了高校檔案管理工作的重要性。與此同時，再加上高校檔案管理工作過程中，因為缺少充足的資金支撐，一定程度上也會影響到整體管理的效果[1]。

（二）檔案信息收集手段落后、信息建設(shè)不足

通過實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)中高校人事檔案管理工作，其中部分的工作人員并不是專業(yè)出身，在沒有接受正規(guī)教育的基礎(chǔ)上，自然對中間管理的技巧以及模式等比較模糊。尤其是在收集人事檔案數(shù)據(jù)信息過程中，因為自身的能力有限，應(yīng)用的還是過去落后的工作模式，并不能很好的應(yīng)用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化的技術(shù)手段。除此之外，在對所需檔案加以調(diào)閱過程中，因為依靠的還是之前手工的形式，對原件進(jìn)行多次反復(fù)調(diào)閱的同時，就會影響到紙質(zhì)性文件信息的完整性。尤其是收集檔案材料信息工序當(dāng)中，忽視了干部檔案所需材料的準(zhǔn)備工作，引發(fā)檔案流失問題的同時，也是造成檔案不具備真實性以及有效性的根本原因[2]。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用

（一）建立大數(shù)據(jù)人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享

在高校人事檔案管理的時候，信息化水平并不高，這就導(dǎo)致了很多信息不能共享，在檔案管理的過程中工作效率低下，為了很好地解決這個問題，這就需要我們采用大數(shù)據(jù)的思維，在高校人事檔案管理中建立大數(shù)據(jù)，充分實現(xiàn)資源共享。并在以后的工作中提高大數(shù)據(jù)的使用比重，因為建立人事檔案管理系統(tǒng)不僅有助于完善信息的數(shù)據(jù)，還能充分的收集可能有用的信息，并不斷地進(jìn)行分析，轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)的高校人事檔案管理觀念。高校人事檔案管理信息數(shù)據(jù)的建設(shè)，主要是依據(jù)可靠的數(shù)據(jù)，最原始化的數(shù)據(jù)，這就決定了人事檔案管理工作人員在收集數(shù)據(jù)的時候，認(rèn)真負(fù)責(zé)，充分鑒定信息材料的真實性和準(zhǔn)確性；在收集完數(shù)據(jù)之后，二級部門還要進(jìn)行積極的數(shù)據(jù)錄入，在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的時候還要認(rèn)真的檢查數(shù)據(jù)的時效性和準(zhǔn)確性，保證數(shù)據(jù)在錄入之后是完整有效的。比如，員工的 姓名，年齡，性別，職稱，籍貫等，這些信息一定要準(zhǔn)確，并且在錄入的時候還要分毫類別，這樣在錄入之后也方便查找，調(diào)取的時候也非常方便，有利于充分提高工作效率[3]。

（二）適當(dāng)增加人事檔案信息的公開度

高校人事檔案的主要內(nèi)容就是高校員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和個人的基本信息，記錄了當(dāng)事人在高校生活和工作的時候所發(fā)生的一些事情，當(dāng)事人也是檔案的主體。高校人事檔案傳統(tǒng)管理比較注重保密，十分重視保密性工作的開展，對其他人員查閱當(dāng)事人的檔案控制的十分嚴(yán)格，在一定程度上影響了對檔案信息的共享和應(yīng)用，限制了新時代人事檔案管理在內(nèi)容方面的發(fā)展和應(yīng)用。從高校人事檔案人力資源管理的角度來看，在檔案信息管理的過程中，不僅是對靜態(tài)信息的管理，更是對動態(tài)信息的管理。通過對人事檔案的公開，可以為需要該檔案的企業(yè)提供充足人事方面的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息，通過對這些檔案的了解，可以對人員有更充分的認(rèn)識和參考。這樣企業(yè)在進(jìn)行招聘，流動，提升職務(wù)等人事活動的時候會更加的方便，充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價值。與此同時，通過對人事檔案的適度公開，與企業(yè)和個人達(dá)成信息共享，這樣可以讓當(dāng)事人或企業(yè)及時的發(fā)現(xiàn)檔案中可能存在的錯誤記錄，對檔案記錄的不實信息進(jìn)行及時的更正，通過信息的適度公開，可以保證人事檔案的準(zhǔn)確性和真實性，保證數(shù)據(jù)的有效。但是，與此同時需要注意的是，在人事檔案公開的時候一定要遵循適度公開的原則，所公開的人事檔案僅僅是檔案的查閱權(quán)，和當(dāng)事人同意公開的部分，并不能對當(dāng)事人所有的檔案進(jìn)行公開，要充分保護當(dāng)事人的隱私權(quán)和保密權(quán)。人事檔案的有限公開，指的使人事檔案中有限的內(nèi)容進(jìn)行公開，所公開的也僅僅是一些普通的，比較普遍的信息，這些信息并不涉及當(dāng)事人的某些機密和秘密，并不是對當(dāng)事人所有的信息公開，比如當(dāng)事人的一些考試考核記錄或者某一些意見材料等，這些沒有經(jīng)過當(dāng)事人的同意是不能公開的。

（三）增強人事檔案的信息化建設(shè)

高校人事檔案管理經(jīng)過不斷的發(fā)展，信息的大數(shù)據(jù)化也是必然的發(fā)展結(jié)果，通過建設(shè)和完善人事檔案管理系統(tǒng)，可以有效地提高人力資源管理的工作效率，有利于完善人事檔案的不斷收集，數(shù)據(jù)的不斷完善，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效分析，為人力資源的管理開辟了一條新的路徑，通過積極的引入大數(shù)據(jù)，建設(shè)信息化數(shù)據(jù)庫，還可以充分的保障了數(shù)據(jù)和信息的安全。第一，在高校人事檔案管理的時候就要樹立大數(shù)據(jù)管理的概念，檔案的管理人員以及相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立信息化管理的觀念。人事檔案信息管理系統(tǒng)是在原來的檔案管理基礎(chǔ)上將大數(shù)據(jù)系統(tǒng)引入進(jìn)來，并對所有的人事檔案進(jìn)行整理和收集，并對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的分析，從而實現(xiàn)整合，在各個部門人事系統(tǒng)相互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人事檔案的信息和數(shù)據(jù)共享。第二，在高校人事檔案信息進(jìn)行信息化，系統(tǒng)化完善之后，要充分提高數(shù)據(jù)處理的能力，提高工作人員的效率，從被動的利用人事檔案到通過人事檔案主動服務(wù)的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過人工智能和大數(shù)據(jù)對人事檔案的信息進(jìn)行充分的挖掘和開發(fā)，積極的掌握可能有用的信息，并對人事檔案數(shù)據(jù)做好保存，探尋發(fā)展的基本規(guī)律，從而實現(xiàn)對人事檔案管理未來發(fā)展趨勢的預(yù)測，為高校人事檔案管理提供積極的方向。

（四）檔案工作者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加強信息化意識

在目前很多高校人事管理工作中，很多的工作人員并沒有對自己的工作有一個充分的認(rèn)識，認(rèn)為自己的工作并不重要，這就直接導(dǎo)致了他們在工作的時候不積極，甚至在一些工作上表現(xiàn)地很消極，不僅沒有相關(guān)的工作流程，而且缺少專業(yè)的業(yè)務(wù)知識，對于人事檔案方面的業(yè)務(wù)缺少了解，這就造成了人事檔案工作在管理的時候不達(dá)標(biāo)。在以前的工作中，存在一種現(xiàn)象，有很多的領(lǐng)導(dǎo)對檔案館沒有一個充分的認(rèn)識和了解，甚至認(rèn)為檔案館的價值不如圖書館，沒有相應(yīng)的利用價值。人事檔案更沒有引起足夠的重視，沒有相應(yīng)的工作人員投入工作，就造成了人事檔案管理者的意識較為淡薄，體會不到人事檔案的真正價值。檔案館的館長在工作的時候，不僅要對人事檔案有十分深入和細(xì)致的了解，還要在職責(zé)范圍內(nèi)對檔案材料進(jìn)行充分的整理和檢查，通過不斷的監(jiān)督保證檔案材料的質(zhì)量[4]。

結(jié)論

簡而言之，在高校較長時間的發(fā)展當(dāng)中，其中必然會積累大量的數(shù)據(jù)信息，而在高校實施人事檔案管理工作當(dāng)中，這就決定了該項工作必然會是一個具有周期性，比較復(fù)雜的項目。站在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校人事檔案管理工作要想取得理想的效果，那么就應(yīng)該積極的革新過去落后的管理模式，從現(xiàn)實條件下出發(fā)，合理的構(gòu)建大數(shù)據(jù)人事檔案管理系統(tǒng)，保證各項數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)共享，同時，身為高校人事檔案管理的相關(guān)工作人員，也應(yīng)該加強對該項工作的關(guān)注，做到緊跟時代發(fā)展步伐，增強人事檔案的信息化建設(shè)，推動整體管理工作有序進(jìn)行的基礎(chǔ)上，自然也能夠達(dá)到理想的管理目標(biāo)。