辦公室人力資源管理措施分析

2020-12-08 13:06:57陳丹丹

魅力中國 2020年24期

陳丹丹

（湖南路橋建設(shè)集團(tuán)有限責(zé)任公司，湖南長沙 410000）

一、加強(qiáng)辦公室人力資源管理的重要意義

在現(xiàn)代的行政及企事業(yè)單位中，辦公室作為一個單位的日常辦事機(jī)構(gòu)，其重要性不言而喻，“具有輔導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、實(shí)現(xiàn)政令上下貫通、對內(nèi)聯(lián)系干部職工、對外聯(lián)絡(luò)重要工作事項(xiàng)等職能，在單位各項(xiàng)日常工作中占據(jù)著重要地位。”辦公室的綜合性和整體性都較強(qiáng)，起到了上下溝通和左右聯(lián)系的樞紐功能。只有充分發(fā)揮辦公室的職能和人力資源的職能，才能更快的提高辦公室工作水平和效率。人力作為企業(yè)發(fā)展的直接生產(chǎn)力，辦公室人力資源管理的工作性質(zhì)相對特殊，能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室職能的充分發(fā)揮，由于辦公室工作的綜合性和復(fù)雜性不斷增加，單位整體的效能提升，這些都對辦公室的工作效能提出了更高更嚴(yán)格的要求。如何加強(qiáng)辦公室人力資源管理，更好地調(diào)動工作人員的工作積極性和主動性，更好地發(fā)揮辦公室職能，是企業(yè)必須高度重視的問題。

二、辦公室人力資源管理的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）人員配備結(jié)構(gòu)不合理

為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的最大化和更為直接的經(jīng)濟(jì)效益，大部分單位對于直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的部門的投入較大，忽視綜合部門和后勤保障部門，人力、物力等資源分配也會出現(xiàn)不平均的情況，更多傾向于業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門。在招聘時，素質(zhì)和技能較高的員工被分發(fā)到核心業(yè)務(wù)部門，這就造成了辦公室工作崗位的人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力較低，人員配備不能滿足辦公室繁雜的工作要求，造成辦公室工作人員對崗位工作的滿足感不強(qiáng)烈，自信心不足，從而直接導(dǎo)致辦公室整體運(yùn)行效率低下，影響單位核心部門的高效運(yùn)行。此外，人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象也較為嚴(yán)重，文秘專業(yè)、行政管理專業(yè)的人員較少，對于行政事務(wù)的處理和文件處理工作不熟悉，導(dǎo)致辦公室基礎(chǔ)薄弱，工作積極性不高，責(zé)任感不夠。

（二）崗位設(shè)置不科學(xué)

科學(xué)合理的崗位設(shè)置和職務(wù)設(shè)定能夠促進(jìn)部門順利有效的運(yùn)轉(zhuǎn)，而混亂無序的崗位分布，會導(dǎo)致無法實(shí)現(xiàn)發(fā)展穩(wěn)定的整體目標(biāo)，影響單位內(nèi)部管理，阻礙企業(yè)的發(fā)展。由于辦公室承擔(dān)的職能較多，且任務(wù)繁雜，合理設(shè)置崗位能夠?qū)崿F(xiàn)事半功倍的效果。然而，在實(shí)際工作中，辦公室崗位的設(shè)置和人員的分工沒有進(jìn)行科學(xué)化的分析和量化計算，每人單獨(dú)負(fù)責(zé)一塊或者多塊事物，導(dǎo)致辦公室工作量分布不夠均衡，部分人工作量大，部分人工作量小，影響員工的工作積極性。此外，論資力排行和拈輕怕重的現(xiàn)象常有發(fā)生，不適崗、大材小用的問題更是普遍。

（三）激勵機(jī)制不健全

在現(xiàn)實(shí)中，人力資源管理中科學(xué)合理的考核和激勵制度能夠激發(fā)企業(yè)員工工作的動力和熱情，但是我國很多企業(yè)的人力資源考核和激勵機(jī)制不健全，存在很多的問題。如，考核的標(biāo)準(zhǔn)不夠清晰明了，并未綜合考慮到員工的各個方面的工作內(nèi)容，存在過于重視工作業(yè)績，這就大大降低了員工的工作積極性。此外，企業(yè)的激勵制度不合理，如工作比例沒有按照平均分配進(jìn)行，獎金設(shè)置金額較少，無法起到有效激勵員工的作用?？己斯ぷ鞑灰?guī)范及工作任務(wù)分配的不合理都會對企業(yè)的人力資源管理工作效率造成消極的影響，從而影響著企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

三、加強(qiáng)辦公室人力資源管理的有效措施

（一）科學(xué)規(guī)劃按崗選人,防止出現(xiàn)因人設(shè)崗

辦公室人力資源管理要按照科學(xué)合理的規(guī)劃進(jìn)行按崗選人,遵守效率優(yōu)先的選人原則和標(biāo)準(zhǔn),充分發(fā)揮人的能動性,從而實(shí)現(xiàn)理想的效果。如何將人的主觀能動性和創(chuàng)造力發(fā)揮到最大化呢，需要在明確辦公室崗位及職責(zé)的基礎(chǔ)上，確認(rèn)工作內(nèi)容、需要的工作人員數(shù)量及工作人員的素養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)。其次要科學(xué)設(shè)崗，按崗選人，在實(shí)際的設(shè)崗工作中，可以把相近的或者可以兼并的工作進(jìn)行整合職能，崗位工作的職能之間具有一定的交叉重疊性，因此要按照主要職能進(jìn)行劃分崗位。辦公室崗位要精簡統(tǒng)一，避免出現(xiàn)機(jī)構(gòu)臃腫的現(xiàn)象，將各個崗位之間的職能打造成互補(bǔ)關(guān)系，建立有機(jī)統(tǒng)一的整體，減少推諉的問題。此外，崗位的劃分要做到層次清晰，職能層次要做到清晰界定，在同一標(biāo)準(zhǔn)確定的層次上進(jìn)行劃分崗位，避免出現(xiàn)職能和權(quán)利交叉。在對崗選人的過程中，要合理規(guī)劃人才的標(biāo)準(zhǔn)，不能過高地提高標(biāo)準(zhǔn)或者降低標(biāo)準(zhǔn)，防止出現(xiàn)因人設(shè)崗的現(xiàn)象。

（二）勞效結(jié)合，科學(xué)付酬

人力資源的勞動付酬，要在科學(xué)考核的基礎(chǔ)上，進(jìn)行合理分配。由于辦公室作為綜合性的服務(wù)部門，工作性質(zhì)不同于其他部門，且工作任務(wù)繁雜，崗位工作職責(zé)不同，界限難以劃分，這些都加大了工作績效統(tǒng)一評價的難度。對于取酬的方式應(yīng)當(dāng)如何選擇，是按照按勞取酬、績效取酬還是按照同時同酬、同工同酬十分重要。制定合理的評價標(biāo)準(zhǔn)，要兼顧量和質(zhì)的統(tǒng)一，做到勞效結(jié)合，綜合考量各種因素，明確崗位職能的主指標(biāo)和副指標(biāo)，對主、副指標(biāo)根據(jù)不同的分值進(jìn)行量化，從而確定薪酬組成。

（三）健全科學(xué)的激勵機(jī)制，調(diào)動人員工作積極性

創(chuàng)建和諧的辦公室，是辦公室管理的最終目標(biāo)，辦公室管理中心，通過制度約束工作人員的工作行為，通過激勵機(jī)制去調(diào)動人員的工作積極性和主觀能動性。根據(jù)崗位工作的性質(zhì)對表現(xiàn)出色的員工進(jìn)行一定的物質(zhì)獎勵和精神獎勵，增加員工的自信心和歸屬感，體會到自身價值，從而大大提高員工的工作積極性和工作責(zé)任感。但需要注意的是“在制定相關(guān)制度的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格遵守客觀公正的原則，對員工定期進(jìn)行工作內(nèi)容核查，提高員工的創(chuàng)造力?！贝送?，要注重對員工的培訓(xùn)，通過與別的企業(yè)交流合作，選取優(yōu)秀員工深造學(xué)習(xí)，或定期開展技術(shù)相關(guān)講座和培訓(xùn)等，提升辦公室員工的專業(yè)水平和工作效率。