新時期干部人事檔案管理重要性分析

□嚴 立

干部人事檔案管理工作是單位日常管理工作的重要組成部分，它不但是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，也是促進單位穩定發展的重要保障。目前，各級各類干部人事檔案工作遵循的是2018年11月新施行的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），《條例》不僅對人事檔案的內容進行了細化，更明確了新時期干部人事檔案的工作定位，突出全面從嚴要求。因此，在新時期落實《條例》精神，進一步提高干部人事檔案管理水平，充分發揮干部人事檔案對建設高素質專業化干部隊伍尤為重要。

一、強化管檔意識是做好新時期人事檔案管理工作的前提

《條例》鮮明地提出干部人事檔案是黨的重要執政資源，要進一步強化管檔意識，提高對干部人事檔案工作的重視。人事檔案工作人員除了要一直樹立高度的政治責任感，堅持原則、忠于職守，更要與時俱進，及時學習《條例》，準確把握《條例》的精神和要求，不斷提升專業技能、優化管理水平。

1.加強制度建設，規范管理。建立健全干部人事檔案收集、查（借）閱、轉遞等各項管理制度，制定標準化工作流程，確保集中后的工作運轉高效，規范有序。

2.不斷完善檔案硬件設施。實行檔案庫房、閱檔室和工作人員辦公室“三室分設”，配齊配全庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”設施和相應的安保設備，做到庫房建設到位、設施配備到位、安全措施到位。

3.提升人事檔案工作人員隊伍建設。檔案工作人員隊伍的素質高低直接影響檔案管理工作的質量和成效。配備專職檔案管理人員，進行人員培訓、崗位練兵、業務交流等，檔案工作人員要樹立高度的政治責任感，努力學習黨的干部工作方針政策，熟練掌握專業知識技能，認真負責地做好檔案管理工作。

二、加強資料收集工作是做好新時期人事檔案管理工作的關鍵

在干部人事檔案管理工作中，收集是否齊全、整理是否規范，將直接影響檔案的質量，在實際工作中，要不斷改進收集工作方法，提高收集歸檔質量，保障檔案真實、完整、準確、及時、規范。

1.認真鑒別，保證人事檔案的真實性。一要鑒別材料是否屬于應歸檔的范疇，對于不屬于歸檔范圍和重復多余的材料應清理出來，視不同情況分別處理，退還本人或登記報批銷毀；二要對材料內容真偽進行鑒別，判定材料的保存價值；三要鑒別材料是否齊全、完整，對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查明后再行確認是否歸檔；四要鑒別材料程序是否完整、手續是否完備，不完備則應完成補辦手續后再歸檔。

2.查漏補缺，保證人事檔案的完整性。在建立干部人事檔案時，對接收的原始材料嚴格審核，發現缺漏材料應立即列出材料補充清單，與原單位取得聯系，落實責任人，要求其負責盡快收集補充，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。對材料存在欠、缺、誤、漏等情況的，應采取逐項進行登記造冊、主動催補、反復查補等形式，確保干部人事檔案材料完整性。

3.反復核查，保證人事檔案的準確性。在接收材料時應仔細核對材料的所有人是否一致，不可粗心大意，鑒別時要特別留心材料上的姓名。在歸入檔案時對于同名同姓人員材料還應逐份著重核對，可按身份證、工號、年齡、性別、籍貫、參加工作時間等信息加以甄別，防止錯放。更要在轉出檔案時守好最后關口，檢查核對，確保干部人事檔案材料的準確性。

4.動態收集，保證人事檔案的及時性。要經常了解有關政策和制度，堅持集中收集、經常性收集、定期收集檔案材料。在日常工作中了解掌握檔案材料產生的“時間點”，不僅能在相應時段收集好材料，及時歸檔，也能做好提醒核對工作，減少工作環節，提高工作效率。在每年相對固定的時間段內，一些部門會形成相對固定內容的材料，如年度考核、工資普調、先進表彰等都在年底進行，可在年初集中收集對應的表格。當人事檔案記載的內容如學歷、學位、職務、職稱發生變動以及黨員發展，都會相應形成反映變化過程的材料，如畢業生登記、學位申請、職稱評聘、任免審批等表格，就需要經常性收集。在重要時期如黨代會、職代會的召開，領導班子的換屆等活動時可定期收集相應的人事檔案材料。

5.夯實質量，保證人事檔案的規范性。認真執行《干部檔案整理工作細則》，除了確定歸檔范圍的材料，還要根據要求準確分類、有序編排、整齊裝訂，以保證檔案材料收集歸檔質量。

三、嚴格審核機制是做好新時期人事檔案管理工作的保證

《條例》與1991年頒布的《干部檔案工作條例》比較，新增檔案審核內容，堅持干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”，全面規范檔案的“建、管、用”，新設專章明確檔案工作紀律和監督要求，細化責任分工，強化責任擔當，突出檔案審核的必要性，嚴把選人用人檔案關，推動干部人事檔案工作的有序發展。

我們要始終貫徹落實全面從嚴的工作準則，在審核工作過程中，針對“三齡兩歷一身份”等造假高發亂象要重點審核，堅持做到一把尺子量到底，對審核中發現檔案存在制假、造假情形的，絕不姑息，嚴格認真地做好相關情況的如實登記，并按相關規定進行嚴肅處理。加大干部人事檔案的審核力度是形勢所需，干部檔案審核工作是同用人不正之風作斗爭的重要手段，要防止一些人投機鉆營，堵住搞不正之風的歪門邪道，就必須把好干部人事檔案這一關。

四、建設人事檔案信息化是做好人事檔案管理工作的保障

《條例》強調干部檔案中應加強運用信息技術，干部人事檔案工作要適應時代發展的需求，做好信息化，把干部檔案的基本信息與互聯網進行銜接，不僅有助于保護紙質檔案，對提高檔案管理的工作效率、防止檔案涂改造假也有重要意義。

組織人事部門要堅持創新引領，積極創造工作條件，配備統一的管理設備，對檔案管理傳統方式進行提檔升級，運用現代科技手段，分階段、有計劃地加以實施，扎實推進干部人事檔案管理的信息化建設，建立完備的干部人事檔案管理數據庫，提高干部人事檔案工作的管理水平和利用效率。