新時期人事檔案開發及利用策略

□歐振宇

人事檔案是在管理活動中形成的，主要是對公民個人經歷、學歷、思想品德、社會關系、工作狀況以及獎勵等方面的原始記錄，具有重要的參考、依據和憑證作用。長期以來，人事檔案一直是由人工進行管理，耗時耗力，還容易出錯。新時代背景下，隨著社會的發展與需要、人才競爭的加劇、數字化時代的到來，我國對檔案管理工作也提出了新的要求，做好人事檔案的開發與利用工作，有利于促進人才的培養與開發，加強人才高效配置與優質發展，提高國家的綜合競爭力。

一、新時期人事檔案開發及利用的意義

1.為人事工作決策提供科學依據。人事檔案信息資源是開展人事工作的前提，人事檔案是對個人情況進行全面的綜合性記錄。進行人事檔案的開發與利用，有助于用人單位全面了解一個人的德行與才能，并且通過對個人以往的學習與工作經歷以及所取得的成績的了解，對個人進行更合理科學的評價，在進行人事任命決策時，也可以判斷其是否符合崗位的需求，能否高效實現人事崗位匹配。目前我國正處于高速發展時期，我國的發展同各專業高素質人才息息相關，要想建立一批高素質、先進性的人才隊伍，也需要開發與利用人事檔案信息資源。所以，人事檔案資源的開發及利用為人事工作提供了科學、可靠的信息資源，實現單位管理水平的提升。

2.實現人才資源的優化配置。隨著互聯網、大數據時代的到來，對信息數據的挖掘顯得尤其重要，進行人事檔案的開發與利用，有利于從大量的檔案信息數據中發現人才的關鍵信息。人事檔案中記錄了很多個人相關的信息，能夠從品德、才能、成績、發展等方面反映一個人的綜合情況，而不同的崗位需要不同的人才，開發利用這些信息資源，可以選擇出高素質、專業性的人才，然后有針對性地進行工作人員的配置與培養，為他們提供更好的發展平臺與發展空間，最終達到人才資源優化配置的目標。

3.有利于推動人事檔案工作發展。近些年來，社會信息化進程加快，信息資源成為人類社會經濟活動的重要戰略資源，人事檔案作為個人成長信息記錄的重要載體，在人力資源管理中的地位越來越突出。人事檔案信息資源的開發與利用是人事檔案工作的重要內容，只有充分開發與利用人事檔案才能將其價值真正發揮出來，更好地服務用人單位、服務國家經濟。人事檔案的信息化管理主要以計算機網絡技術為主，改變了人事信息傳統的存儲、傳輸與保管方式，為人事檔案提供了更加全面的信息，還可以避免出現信息丟失的情況，這對促進人事檔案工作發展起到至關重要的作用。

二、人事檔案開發及利用工作中存在的問題

1.人事檔案開發利用意識淡薄。人事檔案雖然在人事管理上發揮著重要的作用，但是由于檔案管理工作比較繁雜，并且無法在短時間內做出明顯的成績，導致很多單位對人事檔案的重視程度不高。人事檔案開發利用的成果無法預計與衡量，尤其是與業務部門相比較，所以在人事檔案開發及利用上缺乏主動思考、主動作為、創新不足等情況，不求有功但求無過是當下很多單位人事檔案管理的現狀。

2.現代管理技術未能深層次運用。目前，雖然在人事檔案的硬件上已經不斷推進數字化建設，然而在某些具體的工作中依然采用傳統的人工手動操作方式，工作方式沒有實現自動化的轉變，現在管理技術沒有得到深層次的運用。大多數的人事檔案管理工作僅僅是把紙質檔案由原來的鐵皮柜導進加密的計算機系統，簡單進行人事檔案基本信息的錄入，信息更新不及時，無法動態反映個人的信息。

3.人事檔案管理制度不完善。很多用人單位對于人事檔案管理極不重視，缺少制度層面的約束。比如，缺少專門的人事檔案管理科室或者是人事檔案管理人員，有些單位還會將人事檔案與其他種類的檔案混在一起進行管理，職責分工不明確。同時，在人事檔案的資料收集、歸檔、檢索、查閱過程中沒有制定配套的制度，使人事檔案的管理缺少科學性與安全性，沒有形成完善統一的人事檔案管理體系。

三、新時期人事檔案開發及利用策略

1.轉變思想，加強人事檔案開發及利用意識。要想加強對人事檔案開發及利用，首先要從思想上改變個人與社會對人事檔案的認識，加強對檔案開發利用重要性的宣傳，有利于從業人員轉變傳統落后的思想觀念，促使個人重視人事檔案并積極利用人事檔案，營造合理開發與利用人事檔案的良好氛圍。同時，進行開發及利用理念的轉變，推陳出新，與時俱進，在人事檔案開發及利用中采用新理念、新思路，滿足當前用人單位的需要，滿足經濟社會發展的需要。

2.加大投入，推動人事檔案信息化建設。新時期，人事檔案的信息化建設是進行檔案資源開發及利用的前提條件，建立電子檔案、完善人事檔案數據庫，有利于進行資源的整合與分析。目前，各單位要加強資金與人力的投入，充足的資金可以保證信息化建設對硬件與軟件的需要，也能保證后期的運行與維護。專業人才的培養與招募是檔案信息化建設必不可少的條件，強化隊伍建設，才能將現代管理技術充分運用到人事檔案的開發及利用中去。目前很多單位都有專門的人力資源系統，員工的教育經歷、工作經歷、獎懲情況、家庭情況等都詳細記錄在系統內，員工可以自行查詢與修改，做到人事檔案資源的自動采集，人力資源部門可以根據采集到的信息進行有效整理，為后期的崗位安排、個人評價、績效評定等提供科學的依據。總之，人事檔案信息化建設完善了檔案信息的采集、歸納、更新等過程，為檔案動態管理提供了良好的優化途徑。

3.完善制度，健全人事檔案開發及利用機制。要想人事檔案開發及利用取得更好成果，就應當建立完善的人事檔案管理制度，這是新時期對人才管理的基本要求，缺乏完善的制度容易導致人事檔案無法發揮出真正的價值。健全人事檔案開發及利用機制對于加強人事檔案信息資源的開發與利用具有顯著的推動作用。人事檔案工作要適應現代社會發展的需要，要運用現代化的管理技術與管理手段去進行人事檔案的管理，實現人事檔案資源開發與利用效率的最大化，最大限度地為企業提供優質的檔案信息服務，提升工作效率與工作質量。