新時代事業單位檔案管理的思考

李素芳

摘? 要：本文針對強化檔案意識，推進檔案管理工作改革和檔案信息化建設，以檔案工作的發展助力事業單位管理的高效化和規范化展開討論并提出相應的思路和對策。

關鍵詞：新時代;檔案管理;檔案信息化;事業單位;標準規范

Abstract： This article aims to strengthen the awareness of archives， promote the reform of archives management and the construction of archives informatization， and discusses the development of archives work to promote the efficient and standardized management of public institutions.

Keywords： New era; Archives management; Archive informatization; Government-affiliated institutions; Standardization

隨著信息化及大數據時代的到來，檔案管理工作勢必面臨著前所未有的變革與挑戰。如何避免在數字化時代不被邊緣化，是每個檔案工作者不得不正視的問題。

1 信息化時代事業單位檔案管理面臨的機遇

事業單位是指國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的社會服務組織，其功能是向社會提供公共服務，且具有社會公益性和非營利性特點，其檔案管理存在專業化、從屬性、公益性的特點。筆者認為信息化時代給事業單位的檔案管理帶來了前所未有的機遇。

1.1 檔案易存儲。信息化的發展，檔案形成方式發生了很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，它具有便于復制的特性，加上電子文件的載體存儲完全有別于紙質檔案，從而給檔案保管工作提出了新的要求。因此只有保存電子文件才能全面地、完整地、準確地將單位檔案數據保存下來。

1.2 管理更有效。在信息化時代，館藏檔案載體形式具有數字化趨勢，更有利于檔案的網絡化利用和服務。

2 大數據時代給檔案管理工作帶來的挑戰

2.1 標準規范體系還未建立健全。目前，已有的標準規范還不能滿足檔案信息化要求，如采用相關技術將已有各類高質量的數據庫與各地檔案館數字資源庫互聯的工作無統一標準，館藏檔案數字化工作亟待規范，檔案網站信息系統設計和應用的標準規范還需完善等。

2.2 數據安全問題還未徹底解決。隨著計算機技術的應用，檔案信息資源的開發和利用會涉及到檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改等問題。檔案管理時需要注意這些潛在的風險，通過采取新的措施來控制和應對這些風險的發生。

檔案信息化建設對技術高度依賴，涉及計算機網絡技術所需解決的所有問題，且技術密集，發展變化迅速而難以把握。保證電子文件信息安全的技術措施還有待于相關法律、法規、規章和標準的支持，信息安全技術對于維護電子文件的原始性、真實性至關重要。

目前，我國電子文件的法律地位還未正式確立，電子文件的原始性、真實性認定遇到了技術上的瓶頸。同時，電子文件的管理工作有待進一步規范。

2.3 檔案人才緊缺問題依然存在。人才配備和培訓問題將是檔案部門面臨的一大挑戰。檔案電子化管理的人才缺口很大，尤其缺乏綜合型人才。檔案整理工作繁復枯燥特點對人才的吸引力不高的情況是造成檔案管理人才緊缺的原因之一。

3 加強新時代事業單位檔案管理的措施

3.1 豐富檔案數據庫。加強檔案的信息化建設，基礎工作是全方位豐富檔案數據庫。

檔案資源收集后，要充分運用現代化手段，加強數字檔案資源建設，將檔案資源進行數字化處理，提高檔案資源的現代化管理水平，實現檔案資源的集中、有序管理和優化配置，開發利用和實現檔案資源的最大效益，為提升檔案館的公共服務功能、形成檔案工作服務體系奠定堅實的基礎。

檔案信息化建設中需要重視檔案備份工作，將檔案備份作為檔案資源建設和檔案安全體系建設的重要內容和手段認真落實。

既要對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，更要對其中的重要電子文件實行異質備份，以確保電子文件的長期可讀和絕對安全。信息化建設不僅要追求“量”的突破，還要兼顧“質”的飛躍，充分凸顯事業單位的相關特點，切實發揮事業單位檔案的存史資政作用。

3.2 構建科學化檔案管理機制。首先要建立健全檔案管理制度。依據科學合理、簡明實用、可操作的原則建立各項規章制度并注重在制度設計時堅持制度約束的地位平等性，領導和員工一視同仁，以利于制度的順利執行。如2001年，最高人民法院《關于民事訴訟證據的若干規定》第四條第八款規定“因醫療行為引起的侵權訴訟，由醫療機構就醫療行為與損害結果之間不存在因果關系及不存在醫療過錯承擔舉證責任”就對醫療機構檔案管理工作提出了更高要求，而需要醫療機構適時修訂檔案管理制度以適應發展需要。

其次要嚴格制度，加強管理。檔案管理人員應堅持原則、依法依規辦事，保證檔案的及時、完整、真實收集。對收集歸檔的材料認真鑒別，嚴格審查，防止不符合歸檔要求的材料進入檔案，不得私自或者允許他人擅自篡改、抽取、偽造或者銷毀檔案材料。

執行檔案管理制度在做到嚴肅性和公平性的同時，要做到獎懲分明，以提高檔案利用率為目標做好檔案保管工作，滿足時代發展、社會發展的需要，實現檔案管理可持續發展。

以學籍檔案為例，學籍檔案是全面反映學生在校期間學習與生活等活動的原始記錄。學籍檔案作為學校管理的重要組成部分，依據國家對學生德、智、體全面發展的要求，按照一定的原則、方法和程序，對學生的學習和各方面表現進行階段和全程的質量考核、記載、評價和處理，并按照有關政策、規章的要求，對學生入學、畢業、變遷等進行控制等工作過程中形成的重要材料。

注重學籍檔案的形成過程的科學化管理，對入學關、考勤關、考試關、考核關、驗收關、證書關等過程進行全過程檔案信息控制，則可充分發揮學籍檔案的管理功能、指導功能、監測功能，提高教育教學質量。

3.3 加強檔案人才隊伍建設。檔案管理是一門科學，特別是新形勢下檔案管理的技術更先進、內容更豐富、分工更專業，對檔案管理人員的能力素質提出了新挑戰、新要求。

檔案管理人員不僅應具備檔案文書立卷，檔案整理、編目、鑒定，著錄、標引、保護、開發和服務利用等方面的基本操作技能，還要掌握現代化科技手段和先進操作管理技術。

同時，檔案人員還要具有統籌安排、耐心細致、吃苦耐勞、勇于創新的基本品質和良好作風，要適應新的形勢和要求，重視加強政治理論、業務知識和各類新知識、新技能的學習，提高學習能力，成為學習型檔案管理工作者。

加強檔案人才隊伍建設，一要創新觀念。要樹立“檔案工作也是生產力，檔案管理同樣出效益”的觀念，不斷創新管理方式、方法，拓展優化管理的途徑渠道。堅持“人才是第一資源”，重視檔案人才的培養和引進，努力建設科技型、創新型、復合型的人才隊伍，為提高檔案管理科學化水平提供有力的智力支持和人才保障。

二要增強吸引力。提高檔案管理人員待遇，引進培養檔案人才，在單位內部形成一支有專職檔案管理人員和各部門檔案信息員組成穩定的檔案管理人員隊伍。

三要嚴格管理。嚴格執行事業單位的檔案管理人員的工作交接規定，做好檔案的交接工作和聯絡工作。健全管理制度，優化資源配置，改善工作條件，為數字化檔案館建設提供人才保障、制度保障和條件保障。

信息化是時代發展的必然趨勢，深刻影響著檔案管理工作的發展方向。隨著信息化及大數據時代的到來，檔案管理工作勢必面臨著前所未有的變革與挑戰。規避數字化時代邊緣化的風險和借勢而上，是每個檔案工作者必須面對的問題。事業單位只有順應時代的發展，推進信息化建設，完善管理機制，加強隊伍建設，創新服務方式，才能贏得機遇和挑戰，推進檔案事業高質量發展。

（作者單位：汝州市信息中心? ? 來稿日期：2020-02-20）