機關檔案管理信息化建設探究

胡向軍 劉曉琴

【摘? 要】無論是政府機關，還是國家企業、民營企業，在進行經營和管理過程中都少不了對檔案信息的分類、分析、管理及處理，所以檔案管理便成為了政府機關及各類型企業管理體系的重要組成部分，由此可見檔案管理的重要性。而檔案管理信息化建設不僅能夠提高檔案管理工作質量及效率，還能夠促進機關檔案管理信息化發展和完善整體機關管理體系，理應得到重視及關注。對此，本文根據相關文獻，結合相關工作經驗，并使用理論分析、案例分析及邏輯分析等方法，對機關檔案管理信息化建設進行了深入分析。

【關鍵詞】機關檔案管理;信息化建設;重要性;問題及措施

引言

檔案管理實質上就是對人員檔案信息、文件信息及技術信息等進行系統化管理的過程，在很多政府機關及企業中都設置了檔案管理部門，并逐漸完善了檔案管理體系，使檔案管理作用得到充分發揮。有文獻顯示，在機關檔案管理中實現信息化建設，能夠在完善檔案管理體系的同時，提高機關檔案管理水平，并對政府機關的整體管理質量提升及健康發展起到了積極作用，所以作為機關檔案管理人要，要重視并積極開展檔案管理信息化建設工作。基于此，下文先分析了機關檔案管理問題及信息化建設重要性，然后分析了具體的措施及方法。

1.機關檔案管理常見問題

1.1檔案管理設施落后、管理意識薄弱

（1）檔案管理設施落后。盡管在社會經濟及科學技術高速發展的推動下，很多信息技術、網絡技術被應用到機關檔案管理中，也在一定程度上提高了檔案管理水平。但實際機關檔案管理中依然存在信息化設施設備不完善等問題，尤其是偏遠農村地區的機關單位，影響了檔案管理信息化建設質量及效率，例如因為設施設備落后導致檔案庫房、檔案管理辦公、檔案閱覽都集中在一起。

（2）檔案管理意識薄弱。調查發現，部分機關單位的領導者及管理者并不重視檔案管理，本身的檔案管理意識薄弱，導致他們難以將工作重心及注意力集中在檔案管理信息化建設上來，阻礙了機關檔案管理信息化建設工作進度。

1.2檔案管理人員專業素質不高、管理機制不完善

（1）檔案管理人員專業素質不高。很多機關檔案管理人員都從非科班出身的管理人員調整過來的，本身的專業知識水平及能力就不高;還有的則是直接從社會上聘請的管理人員，他們的專業能力有待考證;還有的則缺乏計算機技能、網絡技能等，導致整個管理隊伍專業素質及能力參差不齊甚至偏低。

（2）檔案管理機制不完善。很多機關單位在檔案管理過程中，都是集中開展檔案收集、分類、記錄及傳輸等工作，使得整個檔案管理工作難度增大且混亂，這種管理機制是非常不合理的。沒有設置和構建信息化管理系統，很多管理工作都是由人工完成，既影響了工作效率，又增加了出錯率。另外，沒有建立完善的管理制度，導致部分管理人員出現了違規操作。

1.3檔案利用率低且功能單一

（1）檔案利用率低。機關單位檔案館雖然有很多檔案，檔案的種類也非常多，但很多檔案并沒有得到有效利用，甚至出現丟棄的現象，不僅降低了檔案利用率，還在浪費了大量的人力資源、物力資源及財力資源。

（2）檔案功能單一。部分機關單位的檔案館或者檔案管理部門，只有檔案整理功能、檔案保存功能，并沒有檔案自動分類、檔案檢索等功能，相應的檔案信息系統也沒有構建完善，難以滿足不同人對檔案資源的利用需求。

2.機關檔案管理信息化建設的必要性

2.1能夠促進機關單位健康可持續發展

信息時代的到來使得各種信息化、網絡化及數字化技術被應用到各大領域，在該形勢影響下，機關單位也應用到信息技術及網絡技術，有效完善了機關單位的管理體系尤其是檔案管理體系，對機關單位的健康可持續發展起到了積極作用。

2.2能夠提升機關單位服務水平

檔案管理本身就是機關單位管理體系重要組成部分，所以提高檔案管理工作質量及效率勢必會提升機關單位管理水平及服務水平，而信息化建設則提高檔案管理質量及效率的關鍵舉措，故機關檔案管理信息化建設能夠提升機關單位服務水平。另外，信息化建設還能夠盡管管理操作程序、節約人力資源及物力資源等，使得檔案管理體系得到優化，相應的管理成本也得到有效控制，使得管理人員有更多精力去提高檔案管理的服務質量，最終提升機關單位服務水平。

3.建設機關信息化檔案管理模式的具體措施

3.1構建標準化檔案管理機制

（1）檔案管理人員要嚴格按照相關標準及要求進行檔案管理工作，以解決因為標準不一導致的散亂管理問題;（2）建立系統性和專業性管理機制，營造良好的檔案管理信息化建設環境;（3）邀請專業人員研究和分析檔案信息化管理建設狀況，并提出針對性檔案管理信息化建設方案;第第四，根據檔案管理問題制定管理技術標準、設備操作規范等，例如網絡數據庫建立及管理標準、通訊標準、信息傳輸標準及文獻索引標準等。

3.2實現數字化檔案信息管理

檔案信息數字化建設可以彌補傳統檔案管理缺陷，節約大量財力、物力、人力，具體措施如下：首先，利用計算機數據庫存放和組織檔案信息，并利用特定軟件排序、整理和查找檔案信息;其次，利用網絡傳播功能實現機關檔案信息資源共享。

3.3建設安全的網絡信息環境

（1）檔案管理部門要根據檔案管理實際情況，結合網絡特征制定具有針對性的檔案信息化保密制度和檔案信息化安全制度;（2）要利用現代高科技培訓方法不斷強化和培養檔案管理人員的信息安全保護意識、保密意識和保護技能;（3）應比較多種檔案信息管理及控制系統，結合機關檔案管理實際構建最適合機關單位的檔案信息管理系統及控制系統，然后將信息系統及控制系統實行責任到人，并引入先進的計算機網絡安全防范系統，以此防范網絡“黑客”“病毒”等危險行為對信息檔案管理系統及控制系統的危害。

3.4全面提高機關檔案管理人員的專業素質及技能

現時代，機關檔案管理人員的上崗要求不但是要求管理人員有相關的工作經驗，還要求管理人員有良好道德素質、專業素質及專業技能，這要求機關單位必須全面提高檔案管理人員的專業素質、道德素養及專業技能。具體提高措施如下：（1）機關要根據檔案管理人員的管理特點，構建針對性、科學性和完善性的管理人員培訓管度，以此提高機關檔案管理的業務水平，其管理培訓內容有現代化檔案管理、計算機應用技術、網絡應用技術、檔案管理法等;（2）機關要針對檔案管理信息化建設實際，選調和引進專業素質高的計算機網絡應用人才，并對計算機網絡應用人才進行機關檔案管理業務關知識培訓，使計算機網絡應用人才在最短時間內適應機關檔案管理信息化建設工作。

4.結語

總之，檔案管理在政府機關管理體系中占據重要地位，并政府機關管理質量提升及健康發展產生不可代替的影響作用，所以提高機關檔案管理質量及效率是非常必要的，也一直備受相關工作人員的重視及關注。信息化建設是提高機關檔案檔案管理水平的重要途徑，所以上文基于對信息建設重要性及問題的了解，從構建標準化檔案管理機制、實現數字化檔案信息管理、建設安全的網絡信息環境等方面分析了具體的信息化建設措施，均在不同程度上提高了檔案管理信息化水平，理應得到貫徹和落實。

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