構(gòu)建工作流程，實現(xiàn)財務控制

黃新慧（中國建設銀行股份有限公司）

■ 新形勢下的新要求

如何把財務控制工作落到實處，是企業(yè)健康有序經(jīng)營迫切需要解決好的一個重大現(xiàn)實問題。如何實現(xiàn)財務控制由部門管理變?yōu)槿珕T管理，由一支筆審批變?yōu)閷訉影殃P，由財務部門少數(shù)人“管賬”變?yōu)楣竟芾砣藛T“管賬”，建立健全企業(yè)財務工作各項工作流程，是實現(xiàn)財務控制的基礎與前提。

所謂流程，指的是按照一定的順序、方式、途徑作出決定并執(zhí)行的過程，是人員、行為、節(jié)點狀態(tài)等要素的有機集合，是內(nèi)部控制要求的重要載體。構(gòu)建財務工作流程，是公司的投融資管理、大宗物資采購、招投標制度、合同管理制度、質(zhì)量管理制度等多項財務制度的細化和具體實施的操作步驟，是實現(xiàn)優(yōu)化資源配置、確保供貨質(zhì)量、降低采購成本、控制項目單耗、提高勞動生產(chǎn)率、節(jié)約工程（技改）造價等企業(yè)重要財務控制目標的重要手段。建立健全一套可以優(yōu)化財務控制效果的工作流程的意義在于：

一是財務控制由事后變?yōu)槭虑斑M行。現(xiàn)實企業(yè)管理實踐中，企業(yè)的財務預算，財務部門往往能夠制定的較為切合實際、富有科學性。但真正執(zhí)行起來，往往走了型變了樣。盡管財務預算的執(zhí)行，企業(yè)管理層的領導大會講小會說，一再強調(diào)嚴格執(zhí)行，但實際上，無法得到實時動態(tài)的真實數(shù)據(jù)，結(jié)果是預算控制事后進行、事后審計。緣由很簡單，作為預算管理的財務部門，由于職權(quán)所限，即便是手大也捂不過天來，一個企業(yè)，花錢用錢的行為，涉及到經(jīng)營管理的方方面面，花錢用錢的人員也涉及到不同層次；單靠財務部門把好關、定好向，很難確保請款用款行為規(guī)范。建立健全企業(yè)涉及財務資源集中、分配、使用的方方面面的工作流程，就可以有效規(guī)范花錢用錢行為，實現(xiàn)財務預算控制。

二是財務控制由無形變有形。在多數(shù)情況下，制度化規(guī)范化，必須依靠具體的工作流程來體現(xiàn)出來。財務控制工作，單靠經(jīng)驗，憑感覺是顯然不行的。光有制度還不完備，必須有支撐制度的流程。執(zhí)行工作流程，就是要求，公司員工遵守花錢用錢的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，先做什么后做什么，程序不能顛倒，不能簡化。比如，工程招標，只能在面向指定標的，招標單位數(shù)量和資質(zhì)達到招標要求的基礎上進行。每個階段各個環(huán)節(jié)的工作都必須按相應的流程去做，一個都不能省略。這樣的工作流程，就可以使財務控制由無形變有形，有效克服了任意性、隨意性。

三是財務控制由財務部門內(nèi)部管理變?yōu)槿珕T監(jiān)督、全員控制。涉及用錢的各個流程，明確了先做什么后做什么，應當怎樣做不應當怎樣做。任何部門、任何人用錢都嚴格遵照流程執(zhí)行。從申請、審批、辦理、驗收、評審、報銷到整個事項結(jié)束，按照流程按部就班推進，實行閉環(huán)管理。公司員工都了解和熟悉工作流程，不僅少走彎路，簡化了重復，更為重要的是形成了公司全員監(jiān)督，使財務工作透明化，確保了財務控制監(jiān)督到位。

四是由“一支筆”審批制度變?yōu)閷訉影殃P。有了工作流程，用錢的全過程，每一步驟，每一環(huán)節(jié)都有人負責審核簽批，分級授權(quán)、權(quán)責相適，這比一支筆效果好得多。隨著市場經(jīng)濟機制的不斷完善，公司制企業(yè)內(nèi)部控制工作的不斷細化和完善，工作流程也應運而生，它必將對實現(xiàn)財務控制發(fā)揮巨大的作用。

■ 工作流程是確保控制落到實處的有效途徑

工作流程的實施與貫徹，必將為企業(yè)財務控制注入新的活力，在降低成本、提高效率方面發(fā)揮更大的保證作用。

一是工作流程進一步貼近了管理人員的思想實際。廣大財務工作者和企業(yè)經(jīng)營管理人員，有強烈搞好財務控制的良好愿望，并愿為此作出積極的努力與奉獻。工作流程的建立與實施，較好地實現(xiàn)了管理人員良好的愿望與工作方法的有機結(jié)合。流程的實施將進一步激發(fā)財務人員的工作積極性和主動性。

二是工作流程進一步貼近了企業(yè)管理工作的實際。企業(yè)管理工作涉及到方方面面，財務控制涉及到全體員工。用錢行為有了流程，不僅使用錢有了“章法”，同時，大大減少了財務人員的工作量，不必要用大量的精力協(xié)調(diào)與其他部門的關系，處理瑣碎的事務。流程這根指揮棒，使得用錢行為緊張有序，有條不紊地健康運轉(zhuǎn)起來，既提高了工作效率，又實現(xiàn)了財務控制。

三是工作流程進一步規(guī)范了企業(yè)經(jīng)營管理人員的行為，最大限度地遏制了腐敗和奢靡之風現(xiàn)象的滋生。為什么有的企業(yè)在大宗物資采購中發(fā)生腐敗行為？工程項目建設上去了，有的人倒下了？重大額度開支不經(jīng)集體研究，擅自做主，造成重大經(jīng)濟損失？沒有工作流程，是一個重要原因。工作流程，是制度不能代替的，是制度的細化和完善，流程和制度相比，在方法、步驟、環(huán)節(jié)上更形象、更具體，操作性更強，更富有實用性，是實現(xiàn)財務控制的切實有效的手段 ，是防腐敗、遏止奢靡之風現(xiàn)象發(fā)生的一劑良藥。

■ 工作流程建議要遵守先進、明確、具體、切實可行的原則

建立完備、高效的工作流程，要本著先進、明確、具體、切實可行的原則。所謂先進，主要是指工作流程能夠指導、約束人們緊張有序高效的工作，能夠?qū)崿F(xiàn)財務控制的目標。

所謂具體，就是說，工作流程中的步驟環(huán)節(jié)要清晰。不能含糊其辭模棱兩可，而是明明白白的，不論是有經(jīng)驗者還是沒有做過此項工作，沒有經(jīng)歷的新員工，一到崗，一看流程，就能熟練地進行工作，進入角色狀態(tài)。

所謂明確，就是說，工作過程中，經(jīng)辦人每進行一步，該進哪門出哪門，誰制單誰審核，一目了然。減少不必要的麻煩，少走彎路，提高工作效率。

所謂切實可行，就是說，能夠調(diào)動財務人員和其他辦事人員的工作積極性、主動性。有了工作程序，一方面人們的行為受到約束，另一方面人們就有了更大的自由、更大的自主權(quán)。每辦一件事，所有流程中的人員，都可以超前謀劃、超前思考，把辦事的障礙、困難想的更細、更全面、更周到，克服困難的措施更具體、更有針對性、準確性，增強了預見性，加大了把握性。

為了貫徹好上述原則，在制定程序中，不僅要借鑒同行業(yè)的好經(jīng)驗好做法，同時，要注意聽取廣大員工的意見和建議，使工作流程更富有廣泛地群眾基礎，便于統(tǒng)一思想認識，便于執(zhí)行。

■ 強化工作流程“法”的地位，執(zhí)行首尾一貫

無規(guī)矩不成方圓。工作流程就是經(jīng)營管理工作的規(guī)矩之一，具有“法”的地位。

任何法律、制度都是人去執(zhí)行的，人是活的，因此，執(zhí)行工作流程，一是必須企業(yè)員工共同遵守。一經(jīng)確定了流程，不能當擺設，要當作剛性的東西來執(zhí)行。走程序要堅持標準，嚴格執(zhí)行，不能走過場，不能流于一般形式。如果實際工作中執(zhí)行程序走過場，其結(jié)果比沒有程序更糟糕。在現(xiàn)實社會生活中，忽視程序的重要性，不能執(zhí)行程序的現(xiàn)象時有發(fā)生。這種問題必須克服。

二是執(zhí)行工作流程，不能因時因人而已。因時、因人而異，是破壞“法”的一種表現(xiàn)。縱觀企業(yè)管理的實踐經(jīng)驗，不少企業(yè)在工作流程的執(zhí)行中是有教訓的。有的對程序，合意的就執(zhí)行，不合意的就不執(zhí)行，或繞開程序，另辟蹊徑；有的在執(zhí)行中缺斤短兩，大打折扣。其原因，無外是個人好惡、認識不到位、自身利益上的考慮。這種企業(yè)管理上的敗筆不能重演，必須克服同樣的程序同樣的事由出現(xiàn)不同結(jié)果的現(xiàn)象發(fā)生。

三是堅持工作流程一步不缺，履行程序一部不錯。比如，在大宗物資采購中，凡是沒有履行完整工作程序的不能簽訂合同。當事者相關領導，一定切實承擔好監(jiān)督管理職責，嚴格守護工作流程的底線，維護好程序這個“法”的尊嚴。

四是讓工作流程這個“法”來領導財務控制。嚴格執(zhí)行工作流程，是一個優(yōu)秀企業(yè)實現(xiàn)財務控制的法寶，讓程序說了算，讓程序當家管人、管事，讓程序約束員工和企業(yè)的行為。

■ 工作流程要與時俱進，切實發(fā)揮防范風險的動態(tài)堡壘作用

企業(yè)經(jīng)營管理要面對復雜多變的外部環(huán)境，在企業(yè)的不同發(fā)展階段，管理架構(gòu)和運營體系也不是一成不變的。工作流程不能是固化的、靜態(tài)的，與內(nèi)外部環(huán)境不適應的工作流程反而會成為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的桎梏和掣肘，工作流程應根據(jù)市場經(jīng)營環(huán)境、監(jiān)管環(huán)境、企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營目標變化適時調(diào)整，滿足企業(yè)在不同發(fā)展階段的財務控制需要。

一是要定期重審。很多企業(yè)不是沒有工作流程，而是工作流程太過陳舊，如果流程本身就有痼疾，延續(xù)下來只會在錯誤的道路上越走越遠。即使工作流程在制定伊始是適應當時企業(yè)財務管控需要的，隨著企業(yè)財務活動的拓展，也無法兼顧新業(yè)務、新活動的管理需要。比如有的企業(yè)財務部門最開始只是成本中心，后來拓展了投融資業(yè)務，變成了利潤中心，但原有工作流程只強調(diào)開源節(jié)流，嚴格財務資源的投放，必然會打擊投資項目經(jīng)理的積極性。

二是要關注用戶反饋。人是工作流程的重要組成元素，工作流程既要約束人的行為，又要符合人的行為習慣。有的流程，不考慮實際情況，將人視同機器，在執(zhí)行中必然會阻力重重。所以管理人員要及時收集用戶反饋，包括流程中的人員和流程外的人員，避免矯枉過正，反而適得其反。舉個很典型的例子。崗位分離是財務控制的重要要求，但是控制方式可以是靜態(tài)的，也可以是動態(tài)的。比如重要財務單據(jù)的管理，單據(jù)的記賬、傳遞、保管崗需要兩兩分離，但是有的工作流程搞成一刀切，上述崗位必須由三個不同的人員固定擔任，在有人員休假時，寧可業(yè)務擱置，而事實上只要動態(tài)控制即可。