業財融合背景下高校財務報銷體系建設路徑探討

馬惠媚

摘要：“互聯網+”時代，各行各業爭相探索用新技術推動單位經營效率更上臺階。構建業財一體化的智慧財務報銷體系，通過信息化技術打破傳統財務報銷中業務信息壁壘，提高財務管理效率，為政府會計改革和單位決策提供全面、精準的業務財務信息，是高校財務管理發展的趨勢。本文從項目背景、痛點剖析、實施步驟等方面著手，深入分析了高校財務探索智慧財務報銷體系的建設路徑，可為相關領域智慧財務體系建設提供一定的參考。

關鍵詞：技術創新;業財融合;流程梳理;嵌入式管理

引言

隨著社會經濟和技術的發展，云計算、大數據、AI的概念廣為人知，在我國互聯網企業得到大范圍的應用，并逐步影響至國內各行各業。在財會領域中，信息技術的應用極大提升了會計信息生成的速度和效率，推動了各行業會計信息化建設的浪潮。聚焦到高校財務管理，近年來，財政部《行政事業單位內部控制規范（試行）》以及《政府會計準則——基本準則》《政府會計制度——行政事業單位會計科目和報表》等新制度規范的先后頒布實施，對高校的會計核算、財務信息質量以及內控風險防范等提出了更具體、更精細的要求，傳統的財務報銷體系已無法滿足政府會計改革和單位決策發展的需求，構建業財一體化的智慧財務報銷體系是高校財務發展的重要趨勢。通過搭建與業務相適應的智慧財務報銷體系，可提高經濟業務財務處理工作效率，實現資金流、業務流、信息流等數據共享，為單位管理決策提供全面精確的信息，同時將財務管理貫穿于業務過程中，可實現在經濟活動全過程實現財務服務和監督，對強化預算資金監管，增強財務風險防范能力等，具有重要作用。

一、現有財務報銷體系的痛點分析

（一）信息傳輸缺乏時效性和準確性

隨著高校教育事業的發展，高校經費規模日益增長，來源日益多元化，財務報銷所涉及的內容也日趨復雜，經濟業務和相關政策更新迅速，不同來源和性質的經費報銷要求不同，現有財務報銷體系缺乏對財務報銷要求的嵌入管控和有效傳遞，一方面，為新業務或已有業務新問題制定的報銷規范，通過紙質件、郵件、微信的形式都不能最快、最精準的傳遞到每一位報銷需求者手中，極容易導致業務側不明規則、財務側反復解釋的情況，在高校中形成內耗，極大影響財務報銷效率和服務效果。另一方面，由于財務內部工作人員知識層次不同，對新業務和政策理解和接受程度有差異，容易導致業務處理不統一和政策解釋宣傳不準確。此外，財務數據在獲取業務數據后才能填制生成和整理分析，無法與業務數據同步，影響財務信息使用者決策的及時性和準確性。

（二）業務系統間缺乏整合，形成信息孤島

建立相應的系統助力高校精細化運營，是高校管理要求向下延伸、集中統計經營信息的利器。同一業務在流程上若涉及不同的管理部門，則可能出現不同系統管控不同環節的情況，各系統相互割裂、形成孤島。財務報銷作為業務完結的最后一個環節，對應的系統通常僅有數據收集功能，數據分析與檢查還是人工完成占多。在上述情形下，報賬人員信息重復填寫的惱怒情緒極易歸責財務。

（三）財務審核缺乏自動化

當前，大部分高校都不同程度地使用了網上報銷模式，報銷人通過網上報銷系統填寫報銷信息，采用電子影印件傳輸報銷附件，再人工核查判定單筆報銷是否符合財務要求。在此期間，對報銷發票內容、費用標準、經費預算等審核點主要依靠人工審核，自動化審核的少，很大程度上影響了審核效率，降低了單據全流程流轉速度。此外，財務報銷系統因缺乏實時性的管控，若報銷審核中發現不合規問題，整改成本極高。

二、高校財務構建業財融合一體化的必要性

（一）適應財經體制改革，實現財務精細化管理的需要

大數據時代，伴隨著信息技術的迅猛發展和財會、經濟體制改革的加快推進，對高校財務推進業財融合提出了迫切要求。一方面，當前經濟體制和技術的不斷革新，促使高校的經濟業務日益復雜多樣，財務管理任務日漸繁重，對財務信息處理效率和質量要求日趨高標準。電子發票、手機支付、掃碼支付等新生事物的推廣應用，也迫切要求高校財務與外界進行信息共享，打破當前財務與業務間壁壘，將財務管理前移，實現事中控制甚至達到事前控制，提升財務管理效率和質量。另一方面，政府會計改革的貫徹實施，權責發生制、成本核算、績效管理等概念引入高校，對高校的財務提出了更精細化的管理要求，迫切需要業財融合一體化來推動。通過業財融合的實施，將高校資金流、業務流、信息流等數據充分共享，能夠更有效地掌控財務支出狀態和資金使用效益，更充分了解績效情況，為單位規劃、決策等管理活動提供全面精細的信息，促進單位戰略決策的有效實施和不斷改良。

（二）提高財務工作效率和風險防范能力的需要

當前，行政事業單位內部控制的全面推進，要求高校加強對經濟活動的風險防范和管控，充分利用信息技術手段加強內部控制，將經濟活動及其內部控制流程嵌入單位信息系統中。業財融合是高校落實內部控制規范要求，全面提升財務工作效率和經濟活動財務風險防范能力的必然選擇。通過業財融合，使財務管理觸角前移，對經濟業務全過程進行服務和監督，有利于加強預算資金的監管，及時化解潛在財務風險，規范經濟活動。此外，通過財務、業務流程再造，將標準化程度較高的重復性會計核算業務通過內部控制進行自動化處理，提升會計業務的處理效率，從而有效提高高校管理水平，增強集中管控能力。

（三）提升高校財會人員素質和核心競爭力的需要

目前高校財務人員主要是基礎會計核算人員，能有效進行信息分析并輔助戰略決策的管理型、復合型財務人才匱乏。業財融合要實現數據處理和分析的功能，需要更高素質的財務管理人員來引導和對接。而業財融合的推進，將簡單重復性核算業務轉至內部控制中，壓縮了低素質財務人員數量，促進財務人員素質的提升，信息智能化平臺和信息分析與決策中心的創建，為管理層決策提供了更準確有效的財務與業務信息，能更有效地為高校創造價值，提高高校的核心競爭力。

三、高校智慧財務報銷體系建設路徑

構建高校智慧財務報銷體系，首先應明確報銷體系要達到的目標，才能在體系搭建上有中心和主線。高校智慧財務報銷體系建設的主要目的有兩個：一是服務廣大師生和相關的工作人員，讓報銷使用人有高效便捷的使用體驗，同時減少財務會計的人工審核點，釋放人力資源轉型業務會計或管理會計，使得校內人員的工作達到最優;二是加強風險控制。智慧財務更多依靠系統手段實現管理目的，能夠更加客觀、全面的控制標準化風險管理點，進一步織密高校風控網絡。其次應充分認識構建智慧財務報銷體系的兩個支撐點：新技術和業財融合。在效率提升方面要打破固思維，積極擁抱新技術，構建新模式，通過流程再造進一步激發生產力。在風險控制方面要前移財管理觸角，財務數據是業務發生狀態的記錄，它伴隨業務而生，因此僅想在財務報銷環節控制全部財務風險，是不全面的。

通過以上分析，高校可以從四個方面推進智慧財務報銷體系的建設。

（一）業財融合達成共識

構建智慧財務報銷體系對業務從申請到入賬進行全流程的財務管控，在此鏈條上除財務部門外，還涉及業務需求部門與業務歸口管理部門。因此要將財務管理延伸甚至嵌入業務，必須業財融合達成共識。高校主要開展以下三方面的工作：一是有高校領導的支持。從頂層向下統籌，最大化打破部門間的行政壁壘，站在高校層面統一調度資源;二是強化全員財務風險意識。高校一直推進全員報銷工作，誰經辦的業務由誰負責報銷，因個人原因觸發財務風險的，建立相應的問責機制;三是權責劃分明確有序。前移財務管理必定需要有清晰的業財責任劃分，既要避免重復管控更要避免管理盲區，只有劃定要點，明確責任才能順利達成業財共識。

（二）一張表呈現報銷管控要點

基于業務生命周期全流程，以高校費用管理規范為準繩，依次梳理影響特定費用入賬準確性的要素，形成費用管控一張表。該表至少應該包含以下內容：管控要求、內容描述、管控環節、若有系統是否需要會計人工審核。

以差旅費為例，第一個管控要求為：出差需報經相關領導事前審批;對應的管控內容描述為：會計審核經辦人是否提交含有出差時間、地點、事由等的申請單，且已經相關領導事前批準;對應的管控環節為：出差申請;若有系統是否需要會計人工判定：否。后續管控要點以此類推進行歸納總結。

（三）建立系統增強自動化能力

為重點費用量身打造管理系統，不僅滿足業務管理要求，還應嵌入財務管控要點，并根據前述梳理的管控內容逐一匹配系統控制方式，主要歸納為以下三類：一是有明確量化關系的。如根據高校內部舉行的會議和對校外專家招待費管理辦法，每一類招待對應不同的招待人數和陪同人數，在招待費申請階段，系統根據招待類別依次嵌入對應的出席及陪同人數比例，招待費申請人在填寫電子申請單時對數據自動校驗，若有超標顯性化提示及糾錯，在業務形成的初期便實現風險實時控制;二是文字描述類的。如招待費發票抬頭為高校全稱，且不應為增值稅專用發票，該類原則性要求分場景在系統界面顯著位置予以提醒;三是需報銷人員錄入的標準格式信息。比如差旅報銷要求錄入以下信息：火車票起始地點、乘坐時間、票面金額、座位等次信息。如果僅是一人往返單一地點，也需要錄入八個信息點，還不論多人多地點出差的情況。高校積極引入光學字符識別技術（OCR），通過手機拍照對標準格式所包含的信息進行自動識別，自動填寫至系統指定位置，大幅提升了員工報銷信息的填報效率。

（四）大數據分析深入控制報銷風險

前述控制均是基于單筆報銷而言，但是對某些需要交叉比對才能發現的問題，則需要進一步開展大數據分析。筆者以差旅費為例，通過大數據分析我們可以快速發現差旅費報銷單的出差日期是否重疊，進而人工介入分析重疊是否合理，有無重復領取出差補助。以上控制如果采用全人工的方式將花費大量的時間和精力，且不一定能做到全面檢查，投入和產出不成正比。

四、對智慧財務報銷體系建設的思考

（一）系統建設需要業務骨干深度參與

高校要構建“好用、管用”的智慧財務報銷體系，不是財務部門一張藍圖繪制好，交給技術部門完成系統開發即可。建立一個好的財務系統需要熟悉費用管理制度、管控要點的業務骨干深度參與，系統設計的每一個環節都需要財務和技術的雙重確認，否則開發出來的系統僅是完成上線使命而不是管理使命。

（二）加快建設校級數據池

目前部分高校一項費用涉及多個管理系統，或一項費用雖由一個系統管控，但數據也僅附著于該系統，較為獨立。換句話說，若需要分析費用與費用間的關系，只能通過手工取數的方式完成。因此加快校級數據池建設，連通各系統后臺數據形成共享數據庫，對于進一步強化財務報銷管控及分析能力大有益處。

（三）形成用戶問題反饋與解決的閉環機制

智慧財務報銷體系不是靜止的，只有隨業務發展、用戶使用習慣的變化不斷演進才能發揮更高效的作用。因此在系統運行過程中，應該重視用戶體驗，建立健全問題反饋、分析、整改的閉環管理機制，才能讓智慧報銷真正惠及師生，助力管理。

結語

智慧財務在高校風險控制、高效運營方面有重要的意義。高校通過明確目標、分析痛點、制定措施、創新技術等多措并舉的方式，打破業財壁壘構建智慧財務報銷體系，在提高師生報銷效率，輸出高質量財務數據上進行了大膽探索，結果表明這種探索取得了較好成效。未來智慧財務的概念會應用到財務工作的方方面面，比如財務機器人替代標準化支付、附件一站式傳輸電子化保存等，但無論走向何處，都離不開與業務的融合，離不開培養一批復合型財務人才。此外還需要更進一步挖掘數據價值，用財務智慧為高校發展賦能。

參考文獻

[1]李磊.業財融合助推高校財務管理路徑探究[J].中外企業家，2020（15）：44.