基層人社檔案管理工作存在的問題及策略探討

寧鳳霞

摘 要 目前我國(guó)多地區(qū)基層人力資源以及社會(huì)保障部門在多項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理過程中建立的檔案種類繁多，檔案覆蓋面較廣，與廣大群眾自身發(fā)展等多方面存有較大聯(lián)系。當(dāng)前要注重全面提升檔案管理工作成效，為社會(huì)群眾提供優(yōu)質(zhì)高效化的服務(wù)，是新時(shí)代基層人社檔案管理部門發(fā)展的重要目標(biāo)。

關(guān)鍵詞 基層人社檔案;管理問題;策略

各地區(qū)基層人設(shè)檔案管理中在多項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理中能產(chǎn)生諸多檔案，各類檔案資源覆蓋面較廣，種類繁多。其中不僅包括基礎(chǔ)性的人事檔案，還包含勞動(dòng)者就業(yè)失業(yè)、工資福利、社會(huì)保險(xiǎn)參與繳費(fèi)、招錄考試、勞動(dòng)維權(quán)等多方面檔案資料。各類檔案集中整合利用是基層群眾用于個(gè)人職工身份判定、參與社保政策、職稱申報(bào)、工資幅度調(diào)整、退休年齡判定、各類人事檔案證明材料出具的重要憑證。目前基層人社檔案管理工作開展中要積極為廣大群眾提供多項(xiàng)服務(wù)，能有效提升民生發(fā)展水平，推動(dòng)人社檔案管理工作全面發(fā)展。

1基層人社檔案管理工作存在的問題

1.1 在人事檔案管理工作開展中缺乏專業(yè)化技術(shù)人才

現(xiàn)階段基層人社檔案管理活動(dòng)開展中面對(duì)的檔案管理數(shù)量較多，各類檔案資源種類繁多，要注重選取規(guī)范化的分類保存設(shè)施，將諸多不同類型的檔案管理上交給專業(yè)業(yè)務(wù)部門集中管理。但是分類管理模式應(yīng)用中存有諸多問題，受到人員、辦公條件等要素限制，有諸多業(yè)務(wù)部門未能設(shè)定專業(yè)化的檔案室，尚未組織專業(yè)化管理人員實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。比如目前部分群眾城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)參保檔案通過基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動(dòng)保障部門進(jìn)行管理，但是由于基層勞動(dòng)保障部門管理庫房建設(shè)不規(guī)范，專業(yè)人員較少，尚未配置專門的檔案管理室，將會(huì)導(dǎo)致檔案資料難以得到有效保管。已有的檔案室設(shè)備陳舊，管理模式較落后。針對(duì)檔案資料收集整理以及歸檔操作尚未擬定完善的標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)辦人員工作中隨意性較大，對(duì)檔案管理完整性具有較大負(fù)面影響[1]。

1.2 人社檔案信息化建設(shè)速度較為滯后

目前部分地區(qū)基層人社部門在檔案管理中主要是對(duì)紙質(zhì)檔案資料集中收集歸檔，多數(shù)是選取手工檢索方式。在具體操作中，針對(duì)各項(xiàng)檔案資料查詢，信息搜尋速度較慢，復(fù)制量較多，將會(huì)導(dǎo)致檔案資料受到不同程度磨損。其中手工檢索整體效率較低，難以最大程度適應(yīng)人社活動(dòng)要求，對(duì)各項(xiàng)現(xiàn)代化技術(shù)難以高效化利用，將會(huì)對(duì)各個(gè)部門信息傳遞效率產(chǎn)生影響，難以實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)信息高效化傳遞。

1.3 在檔案管理工作開展中未能擬定統(tǒng)一化管理機(jī)制

目前基層人社部門檔案管理專業(yè)專職人員設(shè)定較少，諸多人員是選取兼職模式，在管理中缺乏先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，制度建設(shè)、人才培養(yǎng)方面存有諸多問題。相關(guān)基層人員以及管理人員對(duì)檔案管理活動(dòng)重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理工作缺乏有效重視。人社局檔案管理人員處于兼職工作，崗位調(diào)動(dòng)較為頻繁，致使諸多檔案管理人員專業(yè)業(yè)務(wù)不精通，個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)較差，會(huì)導(dǎo)致諸多檔案信息資料丟失。各個(gè)部門人員編制不完善，尚未建立專業(yè)化培訓(xùn)系統(tǒng)，導(dǎo)致專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)成效較差。

2提高基層人社檔案管理工作成效的對(duì)策探析

2.1 推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，突出檔案室信息中心地位

基層人社檔案管理中要做好檔案價(jià)值、利用頻率、實(shí)效性等方面集中分析，針對(duì)部門需長(zhǎng)久保存的紙質(zhì)檔案集中掃描，將其轉(zhuǎn)為電子檔案，便于及時(shí)查詢。其次，要注重全面開發(fā)人力資源社會(huì)保障檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)信息庫，以社會(huì)保障卡號(hào)碼為基本目錄。檔案室構(gòu)建中要注重與個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、勞動(dòng)監(jiān)察等系統(tǒng)有效對(duì)接，對(duì)電子檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理。長(zhǎng)期發(fā)展中，保障干部調(diào)任信息、職稱評(píng)定信息、個(gè)人參保繳費(fèi)信息等均能通過社會(huì)保障卡以及個(gè)人信息集中搜尋。用戶基于人社檔案?jìng)€(gè)人信息查詢終端，輸入相應(yīng)的社會(huì)保障卡能有效獲取個(gè)人多項(xiàng)資料信息，提高檔案信息查詢效率。最后，還要強(qiáng)化內(nèi)部信息共享體制建設(shè)，對(duì)人社檔案目錄實(shí)施高效化的動(dòng)態(tài)化監(jiān)管，確保檔案服務(wù)部門與多個(gè)業(yè)務(wù)部門能強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)獲取，保障檔案信息應(yīng)用有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)多部門信息共享。基于人社系統(tǒng)檔案信息管理平臺(tái)，能強(qiáng)化各部門工作效率，優(yōu)化人社部門服務(wù)內(nèi)涵以及服務(wù)成效[2]。

2.2 集中整合多項(xiàng)資源，實(shí)現(xiàn)檔案室統(tǒng)一化管理

當(dāng)前要注重對(duì)人社系統(tǒng)中不同業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門檔案室集中整合，基于統(tǒng)一管理、分類保存等基本原則，建立完善的人社系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化檔案室，這樣可以對(duì)人力資源、專業(yè)設(shè)備、場(chǎng)地資源等集中整合，對(duì)各類檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理。在檔案室建設(shè)內(nèi)部，對(duì)不同業(yè)務(wù)活動(dòng)基本特征合理分析，做好個(gè)人單位、個(gè)人信息、年份時(shí)間、保險(xiǎn)類別等有效分類，做好細(xì)化管理以及分類保存，便于對(duì)各項(xiàng)資料集中查找。在工作流程劃分中，要注重做好檔案資料收集、整合、鑒定、管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、信息檢索、編研、利用等流程劃分，強(qiáng)化各個(gè)業(yè)務(wù)部門多項(xiàng)業(yè)務(wù)有效連接，這樣能做好檔案資料集中收集，實(shí)現(xiàn)檔案資料有效歸檔，集中控制檔案具體流向。注重統(tǒng)一化管理，對(duì)各類檔案利用資源規(guī)范化配置，強(qiáng)化檔案硬件設(shè)施建設(shè)以及人員專業(yè)能力建設(shè)，突出檔案資源應(yīng)用效能，提高檔案管理成效。

2.3 強(qiáng)化管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

目前人社檔案關(guān)乎個(gè)人職位晉升、工資待遇、社保繳費(fèi)、退休審批等相關(guān)問題，檔案記錄的各項(xiàng)內(nèi)容與個(gè)人生活之間具有較大聯(lián)系，因此當(dāng)前要注重提高檔案管理精確性。管理部門要注重推動(dòng)檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)，調(diào)取更多政治素養(yǎng)較強(qiáng)、責(zé)任意識(shí)將強(qiáng)的人員，建立人社檔案統(tǒng)一化管理團(tuán)隊(duì)。建立科學(xué)化的檔案目標(biāo)管理體系，擬訂完善的檔案管理制度，對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)劃分相應(yīng)權(quán)責(zé)。對(duì)檔案管理人員多項(xiàng)工作有效分工，提高人社檔案管理工作綜合成效。

3結(jié)束語

綜合上述，基層人社檔案管理中包含的各項(xiàng)業(yè)務(wù)較多，在管理工作開展中仍舊存有諸多問題。當(dāng)前要注重集中整合各項(xiàng)問題，強(qiáng)化檔案管理人才培育、推動(dòng)檔案室統(tǒng)一化管理、強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，提高基層人社檔案管理工作綜合成效。

參考文獻(xiàn)

[1] 吳蔓玲.基層人社檔案管理工作存在的問題及策略探討[J].魅力中國(guó)，2019（27）：33.

[2] 郭玉梅.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代基層單位人事檔案管理研究[J].檔案管理，2020（4）：86，88.