信息時代優化地方高校繼續教育檔案管理研究

林曉

摘 要：高校教育檔案能夠展現高校教育教學進程，展現近年來高校教學質量，在今后教學中對學生、社會群體、教務人員均具有教育和引導作用。隨著信息化時代到來，高校繼續教育檔案管理也應提升信息化水平，引進先進管理形式，做好檔案管理、提升檔案利用效率。在本文的論述中將針對高校繼續教育的檔案管理工作開展相應的研究，進而為檔案管理提供嶄新的形式，促進管理能力與水平提升。

關鍵詞：信息時代;優化;地方高校;繼續教育;檔案管理

“十三五”規劃背景下檔案管理工作正面臨著嚴峻的挑戰，為有效促進檔案管理工作的順利進行，應當進行檔案管理工作創新發展，實現整體管理進程全面協調與整合。按照《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的精神指導，當下開展檔案管理工作應當明確工作需求，認識工作問題、尋找工作創新，以現代化管理機制促進檔案管理工作穩步進行，確保檔案管理工作能夠與當下社會需求相結合，滿足高校繼續教育管理標準，迎合社會群眾生活需求。隨著高校的不斷發展，加大了對高校繼續教育檔案管理力度，并且結合高校自身的發展，制定出完善的管理制度，為檔案管理工作的順利開展與實施提供有利條件。但是，對檔案信息化管理的過程中，還會受到各方面因素的影響，而引發眾多的問題，無法確保檔案管理工作質量與效率，為各項工作實施造成不利的影響。

一、信息時代地方高校繼續教育檔案管理工作問題

（一）檔案管理工作人員的管理意識低

目前，在高校的發展中，雖然加大了對檔案管理力度，但是卻忽視了對管理人員的管理，對管理工作人員沒有專業性的要求，使一些管理工作人員缺乏專業能力與綜合素質，在檔案管理工作中，只是對一些日常的信息數據、資料等進行收集、儲存，卻沒有對信息數據進行分類，并且還無法確保文書資料的準確性與有效性。除此之外，高校中缺乏獨立的監管部門，未對檔案工作進行全面的監管，忽視了檔案管理工作對高校發展的影響，也就出現了一人多職的情況，無法確保人員能夠對文書資料及時地搜集、整理，從而影響整體的工作質量。繼續教育檔案管理工作被忽視，使相關管理工作人員自身的意識逐漸降低，僅僅能夠完成日常工作的管理，但是卻沒有使檔案發揮出自身的重要作用與價值[1]。

（二）傳統化的管理理念與模式滯后

在數字化社會的發展中，對檔案的管理需要采用數字化信息技術，不僅能夠創新檔案管理工作形式，而且還能使檔案管理工作隨著時代的發展而進步，使信息時代的管理模式滿足檔案管理工作的發展需求[1]。結合目前高校的管理情況分析，依然還存在采用傳統化管理模式對其的監管，不僅會影響到整體的工作效率，而且還無法確保文書資料的準確性。對傳統化管理模式的應用，主要是以紙質文書資料為主，把所產生的資料、信息等進行搜集、整理，而整體的工作質量與效率相對較低。

（三）檔案管理工作人員的積極性低

檔案管理工作，屬于綜合性比較強的一項工作，每天都是對文書資料的甄別、儲存等，工作量比較大。檔案管理人員長時間處于高強度、重復性較強的工作狀態下，一部分工作人員會出現消極怠工現象。不只是身體上的疲倦，心理也會產生不利的影響。而一旦檔案管理工作人員對自身的工作失去了積極性，就無法創新工作形式、提升工作質量[2]。再加上受到資金費用的影響，高校忽視對檔案管理工作的資金投入，基礎設施的不完善，無法滿足繼續教育檔案管理工作的發現需求，使管理工作人員的積極性、工作熱情等逐漸地減退，最終降影響到整體的工作效率，無法對檔案數字化管理順利的開展與實施。

二、信息時代優化地方高校繼續教育檔案有效措施

（一）注重自身建設，提升管理品質

高校繼續教育是針對社會群體開展的教育規劃，旨在滿足群眾學習需求，開展精神文化建設。然而一部分高校并未能夠有效認識到檔案管理的重要性和必要性，在實際開展檔案管理過程中存在大量問題，導致在實際檔案管理過程中存在管理人員工作效果不佳、創新意識不足現象，難以滿足信息化背景下檔案管理有效推進【3】。繼續教育檔案部門要有意識的針對現有工作人員實施教育和培訓，使他們能結合互聯網時代的影響對繼續教育檔案管理管理工作進行創新，適應信息化時代繼續教育檔案工作的要求，滿足繼續教育工作人員群體的多元需求。同時，要針對繼續教育檔案工作的開展制定相應的規章制度，確保能對信息化時代繼續教育檔案工作進行規范和約束，增強工作的有序性，提升繼續教育檔案管理管理工作的標準化程度。創新多樣化的管理模式，使其能夠符合各階段的檔案管理工作需求，并且加大對數字化檔案管理工作的宣傳，使每位工作人員對檔案管理工作提高重視度，充分意識到檔案數字化管理所具有的重要性，從而滿足高校繼續教育的發展需求[3]。

一部分檔案管理工作人員在管理檔案過程中未能夠明確自身工作內容，局限在傳統管理中難以創新。因此，應當對管理人員開展教育培訓工作，提升其管理能力與信息素養，面對高校繼續教育的相關信息進行全面整合，促使工作人員能夠將現代化管理形式與當下管理工作相結合，進而適應信息化時代的管理需求。同時，應當建立健全檔案管理工作的規章制度，從宏觀角度上提升工作人員的主動性與積極性，并且使用制度對其進行約束和規劃，增強工作有序性，提升檔案管理工作進程，為檔案管理工作提供堅實的制度保障。

（二）創新管理方法，優化管理效果

首先，應當以高校繼續教育的工作內容建立相應的網絡平臺，發揮互聯網在信息整合和處理方面的優勢地位，建立健全高校繼續教育的專欄內容，分別展現繼續教育群體自身成長與變化、繼續教育產生的社會影響、繼續教育對群眾的幫助內容。提升工作人員對于檔案管理的關注程度，引導其能夠正確認識自身工作的社會效益和教育價值，進而主動投身于檔案管理工作[4]。

其次，提升高校繼續教育的社會影響力。可以建立微信公眾號、微博等網絡社交平臺，提升檔案管理與群眾聯系的緊密度，拓展檔案管理的群眾覆蓋面積、增強檔案管理的社會影響力。積極探索繼續教育檔案管理管理工作專門網站的建設，發揮互聯網信息技術的優勢，在專門繼續教育檔案管理工作網站上設置相應的管理欄，整合工作人員群體對繼續教育檔案管理資源的需求從不同的角度開展繼續教育檔案管理管理工作，爭取能提高工作人員群體對繼續教育檔案管理資源的認知程度，能激發他們主動接受管理、積極使用繼續教育檔案管理資源的意識，為繼續教育檔案管理資源的合理化應用奠定基礎。

最后，應當保證在檔案管理的過程中能夠具備專項管理人員進行管理工作，在網絡背景下提升管理人員的信息化素養，能夠在復雜的網絡環境中進行信息整合和處理，展現高校繼續教育工作的穩定性、專業性，向人民群眾傳遞正能量信息，保證檔案管理工作能夠取得良好成果。高校對檔案管理工作提高重視度，加大對工作人員的培訓力度，把各項工作工作內容與工作職責的明確劃分，使各工作人員都明確的工作目標，在自身的崗位工作中，能夠有恪盡職守、認真負責的工作態度，為管理工作人員樹立積極的思想與觀念，提高對檔案數字化工作的重視度。

（三）設計多元活動，彰顯管理活力

首先，要將檔案管理工作與社會教育、繼續教育等與群眾切實相關的問題聯系在一起，為公眾自身發展提供必要補充。

其次，將檔案管理工作與社會大型活動進行融合，融入到社會文化建設過程中。在終身學習、終身教育的社會氛圍中，繼續教育社會地位不斷提升，成為眾多社會群體提升自身知識文化水平的重要契機。進而可在區域內高校校慶、“世界讀書日”等特定節日中進行繼續教育宣傳，給予社會群體接觸繼續教育的機會，更能夠推進繼續教育社會發展進程。

（四）優化安全建設，建設管理機制

計算機技術的應用，解決了紙質文書檔案不完善、不準確、占地空間大等問題，發而是對文書檔案資料的電子儲存，擴大文書檔案資料的儲存空間，并拓展更多的應用功能，從而提高文書檔案管理工作質量。再與完善的文書檔案管理體系的搭配應用，為文書檔案資料提供了良好的安全保障，有效地避免文書檔案資料丟失、損壞等問題[5]。在互聯網不斷發展的背景下，檔案管理工作內部需求與外部環境均發生較大變化，尤其是在信息化、云計算等管理方式在社會上得到普及之后，傳統檔案管理形式已經難以滿足社會需求和部門發展，并且高校繼續教育檔案管理工作與群眾距離較遠、社會影響力不足[2]。因此，應當全面分析當下檔案管理工作面臨的問題和局限，針對信息化背景制定有效的管理措施和形式，例如檔案管理工作中現代化技術應用不足，那么則可以使用視頻、音頻、電子檔案等形式開展檔案管理工作，提升其發展綜合性與有效性。

目前，在高校的檔案數字化管理工作中的發展中，在文書資料資源開發方法還存在著相應的問題，針對此問題的解決，需要各部門的積極參與、配合，強化信息化系統。創建高校繼續教育信息化檔案管理機制，建設檔案信息化平臺，在區域內形成龐大的信息系統。高校檔案管理人員、社會群體檔案查閱過程中，可以在信息化系統中進行相應的操作，實現檔案資料信息數據的共享。

在當下信息化背景下進行高校繼續教育檔案管理工作的創新發展，利用先進化管理手段、創新化管理形式保障我國檔案管理工作穩步前進，創建高校繼續教育制度穩定的發展平臺，為我國檔案管理工作構建更為廣闊的發展平臺。

參考文獻

[1]陶鋅其.議高等學歷教育繼續教育檔案管理信息化建設[J].卷宗，2020（2）：105.

[2]王曉蕾.關于繼續教育檔案管理信息化建設的相關研究[J].辦公室業務，2017（8）：90.

[3]謝書鵬.對繼續教育檔案管理信息化建設的相關探究[J].企業導報，2016（20）：43.

[4]農永英.醫院繼續醫學教育檔案管理的信息化發展探討[J].辦公室業務，2016（19）：24，39.

[5]欒健，孟瑩，董國平.對繼續教育管理信息化建設的相關探究[J].現代職業教育，2018（35）：294.