人事檔案數字化在人事管理中的重要性①

胡春玲

摘? 要：人事檔案管理工作是人事管理中不可缺少的一部分，在人事管理工作中具有核心地位。傳統的人事檔案管理模式下，存在明顯的離散化、碎片化缺點，不能適應日益復雜的人事管理工作。新時期，必須加強人事檔案數字化建設，為人事管理一系列工作提供便利，提高人事檔案利用效率。該文首先重點分析人事檔案數字化在人事管理中重要性，然后提出推動人事檔案數字化的措施。

關鍵詞：人事檔案? 數字化? 人事管理? 重要性

中圖分類號：G270.7 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）07（a）-0076-03

The Importance of Digitization of Personnel Files in Personnel Management

HU? Chunling

（Jilin Agricultural University，Changchun，Jilin Province，130118 China）

Abstract： Personnel file management is an indispensable part of personnel management， and has a core position in personnel management. Under the traditional personnel file management model， there are obvious shortcomings of discretization and fragmentation， which cannot adapt to the increasingly complex personnel management work. In the new period， it is necessary to strengthen the digitization of personnel files， provide convenience for a series of personnel management tasks， and improve the efficiency of the use of personnel files. This article first focuses on the importance of the digitization of personnel files in personnel management， and then proposes measures to promote the digitization of personnel files.

Key Words： Personnel files; Digitization; Personnel management; Importance

人事檔案數字化是新時期人事管理工作開展中必須重視的創新舉措，強化人事檔案數字化發展，能夠促進人事檔案收集、整理、保管、統計、傳輸、調閱、使用等工作實現數字化管理，還能夠建立數字化系統，提高人事檔案資料共享性，提高人事檔案使用率，高效發揮人事檔案的作用。

1? 人事檔案數字化在人事管理中的重要性分析

1.1 有助于促進人事管理現代化發展

推動人事檔案數字化建設，需要依靠互聯網信息技術，以網絡技術作為重要依托，發揮網絡技術自身優勢，利用掃描儀等先進的儀器對手工紙質檔案掃描建檔，能夠儲存在內存卡等媒介當中，安全長效，不容易發生丟失，查閱起來也十分方便快捷。將人事檔案信息傳輸到電腦中，利用信息化檔案平臺系統，構建完善的人事檔案管理系統，不僅準確存儲檔案信息，同時還具有數據采集、檢索等功能，能夠為管理人員提供便利，提升人事檔案管理的效率，推動人事管理向著現代化的方向發展。

1.2 有利于提升人事管理綜合水平

傳統的人事檔案以紙質檔案為主，有時候為了調閱相關信息，需要先找出檔案所屬類別，之后進行逐個尋找，這種流程不僅影響整體工作效率，對檔案信息結果分析精準性也會造成影響，且在檔案存儲、使用、管理等各方面都存在諸多不便。采用人事檔案數字化模式，能夠將檔案信息轉化為電腦自動識別的代碼，為檔案信息調閱查找提供了諸多便利，管理人員能夠快速地找到所用信息，利用關鍵詞搜索，還能夠呈現出相關信息內容，在保證精準性的同時兼顧了全面性，有利于更好地發揮人事檔案信息的使用效率。通過人事檔案信息管理系統，實現了人事申請、信息檢索為一體的功能，消除了時空限制，這一創新為人事檔案在人事管理工作中的利用范圍做了進一步擴展。

1.3 能夠為人事管理提供更加便捷的信息參考依據

實現人事檔案信息化，能夠更好地挖掘相關信息，為人事管理工作提供依據。無論是企事業單位，還是其他機構，人才建設都是當前發展的重點，人事管理工作效率提升，對用人單位來說也是創新發展的良好機遇。人事檔案管理人員，必須重視如何才能讓領導更好地了解員工基本信息，而數字化建設發展中，利用網絡平臺能夠為領導干部提供更好的信息獲取渠道，便于對下屬個人信息進行更加詳細的了解。另外，數字化建設中，能夠對人事檔案信息按照類別、內容等快速整理，為人事管理工作提供重要參考。

1.4 能夠有效提升人事檔案集約管控質量

在創建數字化人事檔案后，可以實現對人事檔案資料的集約化、多維立體管理，能夠更加明確各層級人事檔案管理人員的工作職責，還能夠對層級內以及跨層級人事檔案管理流程進做一步規劃，建立更加統一的人事檔案數字化平臺，有利于形成一個全員參與、多部門配合的大檔案管理格局。此外，在成立數字化人事檔案管理系統后，上級部門能夠利用檔案信息管理系統，對下級部門人事檔案管理情況，包括檔案歸集情況、檔案統計情況、庫房管理情況等進行在線監控，還能夠對各級人事檔案進行直接調閱，大大簡化了檔案借閱的流程，采用信息網絡平臺界面集中審批方式，對人事檔案管理集約化管控水平的提升提供了幫助。

2? 人事檔案數字化管理實施面臨的難點

2.1 缺少統一的標準

在實現人事檔案數字化體系中，還涉及對相關檔案資料的分類、編碼與掃描，這一系列工作實施過程中必須采用統一標準，才能更好地實現人事檔案信息共享，促進人事檔案管理效率提升。由于我國人事檔案數字化開發相對較晚，尚未建立統一標準，導致企業各部門之間各自為政，對人事檔案資源利用與共享造成影響。

2.2 對人事檔案人員要求更高

在企業人事檔案數字化建設中，需要涉及的專業知識較多，包括檔案專業知識、計算機專業知識，這就要求企業人事檔案管理人員，能夠熟悉檔案管理業務，同時能夠熟練掌握計算機網絡知識，能夠掌握檔案相關的法律法規。檔案管理工作對保密性會根據材料類型不同，而存在不同程度的保密要求。

2.3 人事檔案數字化建設成本偏高

在人事檔案數字化建設過程中，由于涉及的檔案種類較多，在檔案數字化加工中，還涉及大量掃描、分類與編碼工作，數據錄入包括大量結構化數據、非結構化數據，技術處理過程十分繁瑣，當然也需要投入更多的資金，在前期會增加成本。

3? 人事檔案信息化建設發展措施

3.1 合理選擇人事檔案數字化管理載體

簡單來說，載體是保證人事檔案數字化發展的重要基礎，對人事檔案數字化發展具有至關重要的影響。在紙質檔案向電子檔案轉化過程中，應該確保兩者在載體上的有機結合，保證人事檔案數字化管理載體合理化、科學化。具體來說，在載體選擇中，第一考慮要素在于能夠保證人事檔案信息數據不可更改性、安全性，同時還需要考慮載體的使用壽命問題，而并非將重點考慮要素設定為便捷、速度等。

3.2 不斷提升人事檔案數字化管理安全性

在人事檔案數字化發展過程中，檔案信息的安全性是一個擺在面前的重要挑戰，而人事檔案管理部門必須加強對安全的重視，實施有效的安全性教育。在市場經濟環境下，人事檔案管理部門職能也發生了變化，向著多向服務層面轉變，管理部門必須能夠強化人事檔案共享系統建設，保證人事檔案信息盡可能公開，保證人事檔案信息的共享性。

因此，人事檔案管理部門必須以法律作為依據，通過檔案法、保密法、病毒防治辦法等作為工作基礎，組織人事檔案管理部門人員根據實際情況，制定嚴格的數字化檔案管理制度，重點建設人事檔案數字化管理系統安全體系，促進人事檔案信息數字化體系逐漸完善。另外，對人事檔案數字化管理部門進行安全性教育，將安全性教育作為人事檔案管理部門一項重要的長效機制，幫助檔案管理人員樹立良好的安全保密意識。同時，針對網絡病毒問題，人事檔案管理部門必須安裝正版的殺毒軟件，定期對計算機進行殺毒、防毒，提升人事檔案信息安全性。值得注意的是，在實施人事檔案管理工作中，并非將傳統人事檔案辦法全部拋棄，而是需要將傳統人事檔案管理辦法與數字化檔案管理有機的結合起來，一些非保密信息利用數字化模式保存，而一些具有一定保密等級的人事檔案資料，則還可以采用傳統方式保存。只有這樣，才能逐漸實現人事檔案信息管理效率提升，且促進效率與安全實現統一發展。

3.3 建立更加完善的人力資源激勵體制、約束體制

之前很長一段時間內，人事管理過程中，沿用物質激勵手段，人力資源激勵體制較為單一，有時候很難與員工需求相吻合。新時期，需要對人力資源激勵制度加以創新。一方面，根據發展需要建立更加完善的薪酬激勵體制，將員工工作業績與薪酬水平直接掛鉤，有效地調動員工的積極性;另一方面，建立與之匹配的績效考核制度，對不同崗位、不同職能員工，采用不同的考核模式，對員工進行全面考核評價，將考核結果作為獎罰的重要依據。當然，為了更好地激發員工工作熱情，需要在內部引入競爭激勵體制，采用競爭上崗方式，對內部員工崗位進行優化組合，確保將每一個員工放到最適合的位置中，同時讓員工能夠感受到競爭壓力，樹立競爭意識、質量意識、效率意識。

4? 結語

通過上述分析可知，人事檔案管理是人事管理中不可缺少的一部分，在信息化時代背景下，建立數字化人事檔案體系，采取更加統一的管理標準，對人事檔案管理流程進行規范，形成全生命周期內的閉環管理體系，有利于提升人事檔案管理整體效率與質量，對人事管理工作意義重大，是加強人事管理改革的必由之路。具體實施中，必須轉變思想，不斷提升人事檔案管理人員的素質水平，同時注重保護人事檔案信息安全性、精準性，維護人事檔案工作公信力，為人事管理工作保駕護航。

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