關于民政檔案提供利用與保密的關系①

王明穎

摘? 要：檔案保密和提供利用工作對于民政檔案管理工作具有重要作用，新時期的市場經濟發展和社會整體發展對于檔案資源的利用提出了新的要求。管理人員只有明確檔案提供利用的工作和服務方式，認識到檔案保密工作的重要性，才能處理好民政檔案提供利用與保密的關系。該文簡要分析了民政檔案的秘密檔案與保密原則之間關系，探究了相關檔案提供利用與保密的工作策略。

關鍵詞：民政檔案? 利用? 保密? 策略分析

中圖分類號：G273 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）07（a）-0184-03

On the Relationship Between the Provision and Utilization and the Confidentiality of Civil Affairs Archives

WANG Mingying

（Heilongjiang Home Affairs Information Service Centre，Harbin，Heilongjiang Province，150030 China）

Absrtact： The work of keeping secret and providing utilization of archives plays an important role in the management of Civil Administration archives. The development of market economy and society as a whole in the new period has put forward new requirements for the utilization of archives resources. Only when managers know the work and service mode of providing and using files， and realize the importance of keeping secret， can they deal with the relationship between providing and keeping secret of civil affairs files. This paper briefly analyzes the relationship between the secret archives and the principle of secrecy， and probes into the working tactics of providing and using the relevant archives and keeping secret.

Key Words： Civil affairs archives; Utilization; Secrecy; Strategy analysis

民政檔案自身具有極高的社會價值，民政檔案涉及到的范圍比較廣，對于檔案保密管理具有比較高的要求。民政檔案提供利用工作能夠為社會經濟建設和發展發揮出重要價值，是目前檔案管理工作的主要內容，也是社會資源開發和利用的重要環節。目前檔案管理工中，檔案提供利用和保密之間仍然存在比較多的問題，為了滿足檔案提供利用的快速發展需求，探索檔案保密工作和提供利用的共同發展策略已經成為檔案管理人員的重要研究課題。

1? 民政檔案的秘密檔案與保密原則之間關系的分析

民政檔案記錄著社會發展過程中的重要歷史事件，其中許多民政檔案具有比較高的保密性，主要是因為這些檔案記錄著比較重要的秘密，這些秘密還不能被公開公布，因此采取相應的保密措施。秘密檔案是民政檔案中的關鍵部分，許多秘密檔案信息記錄著重要信息，這些信息覆蓋市場經濟信息、人文關懷信息、救災救濟信息、社會救助信息、地質勘察信息，甚至包括民政民兵軍需供應信息。這些信息很多不能在外界傳播，需要安排特定人員進行管理。

民政檔案秘密檔案的保密并不是絕對形式上的保密。所有秘密檔案的保密都有特定的保密范圍和公開范圍，大部分檔案都會設定保密時間和公開時間。例如，一些民政政策在制定完成到社會全面公布的這一時間段中，應當進行嚴格保密，尤其對于社會中涉及到的相關人員，但是對于政策制定者就不存在保密原則。民政部門在處理自然災害或突發情況時，一般都會秘密進行，只有相關涉及人員能夠了解災害或突發情況的全部情況，一旦時機成熟，民政部門就會公布全部信息，從而對這部分秘密檔案解除保密。

一些重要的民政信息保密時間較長，例如民政部門涉及到的歷史秘密、軍事秘密、科研秘密等。大部分秘密檔案一般都具有時效性，保密時間通常在幾年到幾十年不等。秘密檔案一般在檔案袋或內部文件比較顯眼的地方都會印有可刻有“秘密”“機密”“絕密”字樣，這就提醒檔案管理人員此類檔案的重要性。隨著時間的推移或市場環境的改變，部分秘密檔案已經具備解密的條件，如果將這部分檔案進行合理利用，對于人們了解相關歷史有著積極作用。

2? 強化民政檔案提供利用與保密關系的策略分析

2.1 正確認識民政檔案利用與保密之間的關系

民政檔案管理人員要正確認識到檔案提供利用與保密之間的關系，從整體上來看，檔案的提供利用與保密在目標上存在相同點，其目的都是為社會整體建設起到相應的推動作用。民政檔案是一把雙刃劍，運用得好則會給社會帶來比較積極的影響，如果運用效果不理想，則會使在社會中產生比較大的負面影響。何時利用“這把鋒利的劍”披荊斬棘，有著特殊的階段性要求和時間要求，這樣就充分體現了檔案的保密性特征。檔案的利用與保密，既存在相對統一性特征又存在相對對立性特點。如果只單一地從提供利用或保密的角度片面去看待民政檔案管理工作，會使民政檔案無法發揮出應有作用，同時也容易導致秘密檔案被泄露。因此，管理人員只有從整體角度進行分析，辯證地看待民政檔案利用與保密工作，才能使檔案利用工作和保密工作發揮出積極作用。

2.2 根據民政檔案的真實情況，合理設定保密級別

對于民政檔案中不存在秘密信息的檔案不要設定保密級別，要根據檔案的真實情況，設定合理的檔案保密級別。檔案密級設定要由多部門共同完成，根據檔案內容、社會作用、影響因素等方面進行確定。部分人員對檔案保密的認識存在誤區，認為凡是涉及保密的檔案，無論保密級別，任何個人和機構都不得使用，檔案內容要進行永久保密，這樣的觀念存在誤區，不利于民政檔案發揮出積極作用。合理設定保密級別，既能夠對檔案核心秘密信息進行保護，同時對于提供利用也會發揮出積極作用。不同級別的秘密檔案都有著其特殊的檔案保密信息，檔案密級要在3種保密級別中合理定位。檔案保密級別并不是一成不變的，隨著時間推移，檔案的密級通常會逐漸下降，適時調整檔案密級，能夠減少檔案管理手續和開放審批手續，對于后期檔案解密提供利用能夠起到比較大的幫助。

2.3 根據民政檔案的保密內容，合理設定解密時間

秘密檔案解密時間的確定，應當根據檔案內容以及社會發展情況為主要參考信息。合理設定檔案解密時間是為了更好地實現提供利用價值。管理人員要正確看待檔案的保密性，如果一直封存保密檔案或忽視保密檔案的秘密性，都會對檔案提供利用產生負面影響。相關管理部門要設定完善的檔案解密制度，不僅要對檔案保密級別進行確認，同時還需要對檔案解密時間進行調整，這樣才能發揮出更大的提供利用價值。檔案在解密提供利用之前，需要檔案管理人員做好檔案內容鑒定工作，這是檔案提供利用的先決保障，防止部分秘密檔案被“誤解密”，從而造成不必要的問題發生。

2.4 全面提升民政檔案管理力度

檔案管理人員要提升個人監管能力，在工作中要強烈的責任意識，做好檔案安全管理工作，牢記檔案安全管理的使命任務。民政檔案管理部門應當實行崗位責任制，建立完善的檔案保密管理崗位責任制度，將檔案安全管理的各項工作內容落實到個人，實行“誰負責、誰管理、誰擔責”的管理原則，這樣能使民政檔案的收集、整理、歸檔、管理、密級認定和提供利用工作更加具有規范性和科學性。在日常工作中，管理人員要牢記“檔案安全最重要”的工作方針。制定詳細的崗位獎懲制度，對于檔案安全管理工作比較突出的人員進行獎勵，對出現威脅檔案安全或泄密的人員進行嚴厲處罰，必要時追究其法律責任。嚴禁非保密檔案管理人員私自接觸保密檔案，防止出現檔案丟失、損毀或泄密等問題發生，這樣能全面提升民政檔案的管理力度。

2.5 實行信息化管理和檔案分級管理制度

新時期的民政檔案管理應當完成信息化建設，全面實行電子信息化管理。信息化管理系統應當進行用戶密碼登錄，對登錄人員進行身份識別。保密檔案應當進行單獨管理，并采用安全級別更高的防護手段，可以采取動態驗證碼加密登錄的方式，這樣能提升檔案安全管理效果。實施檔案分級管理制度，根據檔案的密級程度，采取相應的管理工作。將普通檔案和保密檔案分開管理，這樣既能確保普通檔案提供利用的有效性，同時也提升了保密檔案的安全性，提高提供利用質量的同時確保檔案信息的安全。

3? 結語

新形勢下做好民政檔案提供利用與保密工作，實現二者共同發展具有比較重要的社會意義。提升保密檔案的提供利用工作，是發揮民政檔案積極作用的主要措施。對于不同保密級別的檔案，要制定不同的提供利用方式，合理設定保密級別和解密時間，管理人員要理清民政檔案利用與保密之間的關系，全面提升民政檔案管理力度，實行信息化管理和檔案分級管理制度。這樣才能在完成檔案保密工作的同時，發揮出民政檔案的實際作用，使民政檔案為經濟社會的發展與建設提供更好的幫助。

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