智慧校園下的軍隊院校教學檔案信息化建設

摘? 要： 隨著智慧校園建設的推進與發展，信息技術在檔案管理領域中極其重要。將現代信息技術應用于教學檔案管理中，是提高教學檔案管理效率，實現教學檔案信息化的必然選擇。教學檔案信息化是智慧校園建設中的必要環節，體現院校教育教學水平的發展。本文從院校教學檔案信息化建設的必要性，院校教學檔案管理中存在的問題和教學檔案信息化建設的可行性幾方面進行分析。

關鍵詞： 智慧校園;教學檔案;信息化

中圖分類號： G271? ? 文獻標識碼： A? ? DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2020.10.037

本文著錄格式：田倩倩. 智慧校園下的軍隊院校教學檔案信息化建設[J]. 軟件，2020，41（10）：148149+183

【Abstract】： With the promotion and development of smart campus construction， information technology is extremely important in the field of archives management. Applying modern information technology to teaching archives management is an inevitable choice to improve the efficiency of teaching archives management and realize the informatization of teaching archives. The informationization of teaching archives is a necessary link in the construction of smart campus， which reflects the development of education and teaching level in colleges and universities. This paper analyzes the necessity， problems and feasibility of the informationization construction of teaching archives in colleges and universities.

【Key words】： Smart campus; Teaching archives; Informatization

0? 引言

智慧校園的建設與發展，使軍隊院校信息化建設飛速發展。信息技術與教育教學深度融合已成為教育信息化的主旋律，作為教育信息化工作重要組成部分的教學檔案信息化，通過參與智慧校園的建設，實現教學檔案管理的信息化、科學化、服務化[1]。教學檔案信息化建設，首先實現教學檔案電子化，為信息化管理提供基礎數據庫，完成高效的信息利用，以供下一步教育教學數據的整合、分析，真正做到為教育教學服務。檔案信息化建設是我國檔案事業適應時代和社會發展需求的必然趨勢，是提高檔案工作服務水平的必由之路[2]。

1? 院校教學檔案信息化建設的必要性

1.1? 教學檔案是一種重要的信息資源

教學檔案，是指軍隊院校在教學活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，是院校檔案的重要組成部分。教學檔案作為教育教學工作中重要的信息資源，通過檔案信息化建設，完成高效的檔案利用，才能體現教學檔案作為重要信息資源的價值，實現教學檔案對教育教學工作的數據支撐。

1.2? 教學檔案信息化建設完善于智慧校園建設。

教學檔案信息化建設能夠實現教育教學工作的信息化，教學檔案作為院校檔案的一部分，其信息化管理融入到智慧校園建設的大背景中，通過參與智慧校園的建設，實現教學檔案利用的科學化。教學檔案管理融入智慧校園建設，成為其中一環，有了強大的信息技術支持，既有利于檔案有效利用，又有利于完善智慧校園建設。

1.3? 教學檔案信息化建設是提高檔案管理工作效率的保障

教學檔案的紙質化手工管理、手工操作，導致人工查詢速度慢、準確率低、出錯率高，利用者需要不同數據時就要一遍遍查詢，嚴重影響利用效率，無法產生應有的效益，滿足不了教育現代化發展的需要。隨著智慧校園建設的推進與發展，無論是對教學檔案工作的可持續發展，還是對于智慧校園的建設，教學檔案的信息化建設顯得越發迫切。教學檔案信息化的建設，一方面可以提高檔案利用效率，減輕檔案工作者工作量，另一方面信息化管理有效保護檔案原件的完整性，避免多次翻閱造成原件的磨損破壞。

1.4? 教學檔案信息化建設是學校發展的必要保障

有效且高效利用教學檔案，充分利用教學檔案數據，是教學管理、學員培養等教學工作的重要環節，利于為軍隊培養優秀人才。在下一階段智慧校園建設中，接入機密網數據中心，利用大數據平臺、超算平臺等完成對教育教學數據的整合、分析，真正做到位教育教學服務?！盾婈牂n案條例》對檔案信息化管理提出了明確要求，對教學檔案的信息化管理，不僅是衡量教學管理水平和教學質量的重要標志，同時對學校科學繁榮發展具有重要意義。

2? 院校教學檔案信息化建設面臨的問題

2.1? 缺乏配套的基礎設施

教學檔案信息化建設所需的基礎設施包括教學檔案管理軟件和配套的信息化設備。教學檔案管理軟件和計算機等信息化硬件設施配備不足、發展滯后、缺乏更新換代，造成教學檔案的紙質化手工管理、手工操作成為常態，從而使得教學檔案利用率極低，無法滿足現代化教育教學的發展需求。要實現教學檔案信息化，實現檔案信息數字化，相關的硬件、軟件是必備的，而且隨著信息技術的發展，還要定期進行維護、升級、換代，目前的軟硬件設施很難匹配教學檔案信息化的相應要求[3]。

2.2? 重視程度不夠

隨著智慧校園建設的推進與發展，將現代信息技術應用于教學檔案管理中得到了普遍的認可，認識到了教學檔案信息化建設的重要性，但受到傳統觀念的影響，教學檔案信息化建設得不到應有的重視。首先表現在檔案信息化建設缺乏全局觀念和自上而下的政策和措施，未將其納入院校建設的整體環境中統籌考慮，認為教學檔案工作是教務工作的附屬而不是獨立的完整工作，檔案管理人員不能專職專干。其次是教學檔案室使用空間有限，除了庫存檔案外，檔案資料逐年增加，沒有檔案預留發展空間。

2.3? 教學管理制度不規范

雖然我國陸續頒布了一系列的檔案管理法規、標準，但是信息技術的快速發展，軍隊院校教學檔案管理條例已不能完全適應當前的教學檔案管理，缺乏具體的管理制度。院校教學檔案保存涉及范圍廣，在收集、整理、保管、利用等環節缺乏完善的制度規范，比如教學檔案接收登記制度、教學檔案整理技術規范、教學檔案安全保密制度、教學檔案借閱制度等，在使用過程中不規范，標準不統一，嚴重影響教學檔案信息化進程。

3? 院校教學檔案信息化的可行性

3.1? 政策可行性

國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出，到2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。中國人民解放軍總參謀部印發的《中國人民解放軍院校教學檔案工作規定》中一個

章節專門規定教學檔案信息化建設，提出院校教學檔案管理的業務部門，逐步實現信息化管理，應當按照統一的技術規范，對教學檔案信息資源進行加工處理，并充分利用教學檔案工作的信息化成果，建立教學檔案信息數據庫，為教學檔案信息的有效利用創造條件。2020年1月1日施行的《軍隊檔案條例》中規定當前各單位應當對保管的檔案資源進行數字化，加快完成檔案數字化任務目標，組織開展配套建設，在軍隊數字檔案館（室）建設、檔案信息共享系統建設成熟后，可以快速應用發揮效益。軍隊院校教學檔案信息化建設勢在必行。

3.2? 技術可行性

計算機網絡技術高速發展，為教學檔案信息化建設提供了必要的技術支撐。通過充分調動和利用檔案管理軟件，形成相對完善的教學檔案信息數據庫。教學檔案管理系統運用多種先進技術，整合各類檔案信息資源，建立成集成式的教學檔案業務工作平臺，通過檔案門戶網站，提供全方位、一門式的教學檔案信息服務，整體架構先進、設計方法科學、服務功能豐富、操作界面友好、運行安全穩定、應用工作扎實，積累大規模數據庫資源，在數字檔案信息資源的開發利用中發揮了顯著的作用。教學檔案管理系統通過建立完善的索引機制，以及自身提供的強大的文本檢索引擎，將教學檔案輸入到檔案數據庫中，所有學員的信息逐條記錄，每個輸入字段都可作為查詢檢索的入口，實現教學檔案的自動化管理，提高查詢準確性，提升工作效率，提高檔案利用率。教學檔案的信息化建設，必須充分利用校園網，將檔案管理系統同辦公自動化管理融為一體，以實現檔案信息資源存儲的數字化、傳遞的網絡化、管理的自動化、服務的遠程化，使檔案信息資源配置更加合理，提高信息采集、傳輸和服務的效率[4]。

3.3? 效率可行性

教學檔案信息化建設，提升檔案工作信息化水平，提高檔案管理服務效能。一是減輕檔案工作者工作量，提高檔案管理工作效率，進行更深層次的檔案管理研究。二是實現網絡化便捷化檔案利用服務，為教學管理、教學研究等教育教學工作提供強大的數據支撐，完善教學方式、教學計劃和教學目標。三是有效保護教學檔案原件的完整性，避免多次翻閱造成原件的磨損破壞影響檔案的壽命。

4? 結論

信息技術發展給教學檔案工作帶來了新機遇新挑戰，要抓住機遇，將信息技術應用于教學檔案建設中，實現教學檔案管理的信息化，使檔案在收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等環節上實現信息化。在發展過程中，將信息技術和檔案業務需求緊密結合起來，適應新時代檔案工作的新特點新要求，實現教學檔案作為重要信息資源的最大價值，充分服務于院校教育發展。

參考文獻

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