大數據背景下中小企業人事檔案信息化管理的問題與對策

杜坤 王俊鶴 楊蕭

【摘? 要】在大數據背景下，信息化技術快速發展，中小企業傳統的紙質檔案管理方式已逐漸落后。論文通過闡述人事檔案信息化管理存在的問題，提出合理對應的解決方案，以便人事檔案信息化管理進程的順利推進，為中小企業的發展提供更高效的服務。

【Abstract】Under the background of big data， with the rapid development of informatization technology， the traditional paper archives management mode of small and medium-sized enterprises has gradually lagged behind. Through the elaboration of the problems existing in the informatization management of personnel archives， the paper proposes reasonable corresponding solutions， so as to smoothly advance the informatization management process of personnel archives and provide more efficient services for the development of small and medium-sized enterprises.

【關鍵詞】人事檔案;信息化管理;大數據

【Keywords】personnel archives; informatization management; big data

【中圖分類號】G271;F276.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）11-0001-02

1 大數據背景下中小企業人事檔案信息化管理的現狀

在大數據背景下，信息科技迅猛發展，中小企業也卷入時代的洪流，在邁向信息化的進程中中小企業人事檔案信息化管理水平參差不齊，暴露出各種問題。大部分中小企業缺乏對這一方面的重視，導致人事檔案信息化管理的工作質量和效率低下，無法展現與大數據結合的優勢。中小企業人事檔案信息化管理進程緩慢和信息環境十分薄弱，這更是阻礙人事檔案信息化管理工作的可持續發展。

2 當前中小企業人事檔案信息化管理存在的問題

2.1 信息化管理意識薄弱，重視程度不足

縱觀中小企業的人事檔案工作，大部分中小企業人事檔案信息化管理經驗相對匱乏并且不受領導管理層的器重，無法做到真正的識人、知人、用人，使得人事檔案管理步伐落后于企業的發展速度，也未滿足企業的發展要求。源于中小企業領導管理層的信息化管理意識淡薄，直接導致：企業的人事檔案工作停留在最初階段，僅僅是查閱、傳遞、不丟失、不泄露等;人事檔案信息化的基礎電子設備設施貧乏和信息化平臺建設不足，檔案管理人才團隊建設落后;檔案工作者的積極主動性不夠，缺乏熱情，管理觀念陳舊，缺乏時代創新性;中小企業無法從中受益，更不能在海量的人事檔案信息資料中進行有效整理和提取，難以挖掘有深度和有用的信息。

2.2 信息化管理存在模式問題、制度弊端

現代大部分中小企業人事檔案管理模式與制度依然存有漏洞。一是模式問題。人事檔案信息化管理工作仍處于手工或半手工半信息化整理階段，手工操作對于信息記錄以及后續處理都存在一定難度，工作時間、精力、強度均具有壓力，始終沒有與電子信息化手段結合。而半手工半信息化整理階段，前者占比依舊比后者大，傳統人事檔案管理模式與現代人事檔案信息化管理模式銜接問題突出，未將管理制度與工作方法等完全融合，不能體現出信息化優勢。二是制度弊端。人事檔案信息化管理制度體系不健全，中小企業所制定的工作規章制度和責任體系落后于檔案信息化管理標準，人事檔案的記錄、管理、移交與更新等方面都沒有完善的要求，在執行和落實時就存在嚴重弊端。

2.3 檔案管理人員的專業化水平有待提高

從事人事檔案信息化管理的人員存在專業素養低下和缺乏創新兩方面問題。一是專業素養低下，由于中小企業對人事檔案信息化管理重視不足，所以招聘人才要求低，缺乏一定的專業知識和從業經驗，面對信息化的數字系統，中小企業的設備投入及技術使用培訓不足，致使檔案管理人員專業素養不足以支撐檔案信息化管理要求。若是招聘人才專業知識過硬，但同樣由于重視不足迫使檔案管理人員身兼數職，導致工作重心偏移和業務上無法精進。二是缺乏創新，由于檔案管理人員專業素養不高和專業基礎知識不扎實，實際信息化操作少就難有創新思維去創新新思路、新方法、新技術。

2.4 信息化基礎環境薄弱

如今正處于4G向5G邁進的信息化時代，而大多數中小企業的人事檔案信息化仍處于表面階段。一是由于檔案管理人員的水平低以及人工操作比重大，使得人事檔案資料的記錄、篩選以及審核都可能出現紕漏，使得檔案資料缺乏準確性、完整性及客觀性;二是人事檔案資源具備隱蔽性，因此，人事檔案信息的運用始終是最初級的，難以實現共享功能和無法合理配置資源、挖掘員工潛能，不利于人才流動和信息交流，大量的人事檔案信息資源被動落后不能最大限度地利用;三是由于人事檔案信息化建設起步晚又開展速度迅猛，許多中小企業檔案信息化平臺建設滯后，電子設備投入不足以及軟硬件設備配置不齊，無法有效操縱大數據、云儲存等功能;四是信息化安全性有待提升，當前數據安全是重心，信息的丟失、泄露都會產生不可估量的損失。

3 大數據背景下中小企業人事檔案信息化管理的對策

3.1 增強信息化管理意識，提高重視程度

中小企業是由領導管理層進行工作規劃和指導，通常領導管理層的人事檔案信息化管理意識直接決定和間接影響企業今后人事檔案的信息化程度。只有提升領導管理層對人事檔案信息化管理的重視程度，才能加大人力、物力和財力的投入，從而提出宏觀上人事檔案信息化管理戰略規劃和微觀上人事檔案信息化管理工作指導。當領導管理層的信息化意識與時俱進，能夠轉化管理觀念和方法，才能提高人事檔案信息化管理效率和順利開展人事檔案信息化管理工作。

3.2 優化信息化管理模式，健全信息化管理制度

在大數據背景下，面對人事檔案信息化存在的模式和制度問題，要結合中小企業自身情況進行優化和完善。在模式方面，根據中小企業的實際狀況，將手工紙質操作通過信息技術手段進行圖文數字化處理，全面實現人事檔案信息化，建立起符合模式的統一標準，從而提升人事檔案資料的精準性和效率性。在制度方面，根據中小企業自身人事檔案信息化管理運營的情況，建立由人事檔案管理部門牽頭、各部門聯動的組織體系，結合國家相應的法律制度健全人事檔案信息化管理制度，也可結合大數據選用合適的APP進行制度管理，真正實現人事檔案工作“于法有據”。

3.3 提高檔案管理人員的專業化水平，積極創新

大數據技術的普及和成熟，對于中小企業從事人事檔案信息化管理的工作人員有更高的要求，亟需創建一支高水平、強能力的專業化檔案人才隊伍。建立人才隊伍有以下幾點要求：一是提高檔案人員的政治素養和保密安全意識，能夠保證人事檔案信息的隱私安全;二是確保檔案工作人員的專業化能力，選拔具備優秀專業知識和能力的人才，保證業務水平和工作能力，為公司開展完善、準確、高效的人事檔案工作;三是保障員工熱愛本職工作以及有高度的責任心和行動力，對所管理的檔案內容清晰，在人事檔案信息化管理的初步階段實現創新發展。

3.4 營造良好的信息化基礎環境

要想建設完善的人事檔案信息化管理系統，營造良好的信息化基礎環境是關鍵環節。一是充分施展大數據、云計算在人事檔案信息化管理中的功用，建立健全人事檔案數據庫，通過電子信息加工技術對搜集的信息進行處理，實現圖文數據化，提高工作效率，減少人工紕漏，保證信息資料的客觀性、準確性及完整性。二是在利用人事檔案資源時，結合人事信息重要性來權衡利弊，對于可以公開的信息實現合理的資源共享，充分發揮檔案信息資源的價值。三是構建并完善人事檔案信息化平臺，將檔案資料與互聯網結合起來，提供更方便的檢索和閱讀方式，信息資源要及時更新保持時效性。同時，引入先進的電子信息設備和卓越的技術，并定期檢修維護設備，注重電子設備的軟硬件配置，做好備份以避免意外，常規調試及時升級保證系統高效運轉。四是建立相應的安全機制，對檔案信息進行拷貝，設置信息恢復功能以及保存好紙質資料，確保文件儲存安全。做好計算機的安全防護工作，避免資料泄露和黑客入侵等。對于檔案人員進行安全機制培訓，增強其檔案安全意識，營造良好健康的信息環境。

4 結語

綜上所述，許多中小企業仍存在人事檔案信息化管理的短板，因此，中小企業必須適應時代的發展和經濟的要求補全短板，加強對人事檔案信息化管理的重視，建立健全人事檔案信息化管理的模式制度，培養優秀專業的人才，共創良好的信息環境。

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