淺談醫院檔案管理信息化發展的機遇與挑戰

龔嵐

（內蒙古赤峰市第二醫院，內蒙古 赤峰 024000）

0 引言

醫院的檔案管理具有一定的難度，其檔案本身具有復雜性突出、類別多樣化的特征，因此以過去的檔案管理措施進行管理，往往很難取得實際的成果。在這種情況下，調整醫院的服務管理模式、促進檔案管理的信息化檔案勢在必行。在這種情況下，對醫院檔案管理信息化進行研究具有一定的現實價值。

1 信息化給醫院檔案管理帶來的機遇

1.1 使檔案資料得以長期保存。檔案的保存是保證檔案工作效果的根本基礎，只有檔案本身完好無損，檔案管理才有實際意義，確保檔案保管的效果就是提升檔案管理工作的質量，檔案資料的長期有效保存是一切工作的基礎。借助數字化設備對醫院的檔案資料進行掃描和處理，并且將之利用電子信息文檔的方法進行保存，能夠從根本上提升檔案資料的處理效率，能夠避免檔案資料的損壞和丟失。同時，在信息化技術的支持之下，醫院檔案管理工作的數據平臺將會更加穩定，云文件的保存和上傳更是能夠讓檔案保管更加長久[1]。

1.2 能夠減輕工作人員勞動強度。醫院的服務體系本身就具有一定的復雜性，特別是檔案管理更是十分復雜，涉及到多方面的問題和影響因素，檔案管理人員在工作中往往需要承擔巨大的工作壓力。過去的檔案管理工作都是以人工管理、手工存檔的方式對檔案資料進行保存分類，檔案文件的編號和目錄的編制都需要人工進行，在這種情況下檔案管理工作的質量和效率可想而知。但是在檔案管理信息化技術應用以后，過去的人工操作開始朝著信息化自動化發展，利用計算機系統的強大運算能力，工作人員能夠在最短的時間內完成檔案資料的保存、歸檔、編號等等，這有效的減輕了工作人員的勞動強度。同時，二維碼技術的應用也提升了醫院檔案管理工作的水平和質量，同時二維碼技術的應用提升了檔案管理系統的運行效率，醫院檔案的收集整理和保管工作都將會得到有效的發展[2]。

1.3 能夠實現檔案利用最大化。經過整合的檔案往往具有更加有效的實用性、更加可觀的共享性、更加便利的系統性，電子數據檔案往往能夠在更多方面發揮應用效果，比未經過處理的檔案原件更具實踐價值。信息技術的應用，解決了傳統檔案管理中檔案資料系統不明確的問題，不同科室不同崗位的工作人員都能根據自己的實際需求，通過內部的檔案共享系統查找到相應的檔案內容，并且還能實現有效的下載，便于后續的使用。信息技術和醫院檔案管理工作的有效結合，從根本上提升了醫療管理工作的有效性，能夠讓檔案管理與時代發展并駕齊驅，杜絕了醫院檔案管理跟不上時代、落后于其他行業的可能性。

1.4 使醫院檔案管理的服務模式得到創新。過去的檔案資料一般都是紙質文件的形式，歸檔以后也是通過書面文件的形式進行保存，這就給保存檔案的庫房條件帶來了一定的要求，能否做好溫度控制、濕度控制和蟲害控制都決定了醫療檔案管理的最終效果，借閱者如果需要借閱某檔案資料，必須要本人到檔案室進行登記、經工作人員查找才能最終拿到所需檔案，整個過程十分復雜且困難，工作效率非常低。信息化技術和互聯網技術的發展，讓醫院檔案管理工作的數據化得以實現，數字化網絡模式由此建立。在這種情況下，信息技術能夠與醫院的實際經營管理情況相結合，使檔案資料的數字化保存及快速查找成為了可能，另外，電子檔案可以和載體分開存在，因此信息化建設使醫院醫療檔案具有了可復制可共享的特征，從過去的紙質檔案到今天的電子數據檔案，從難以復制到簡單復制，從管理難度大到便捷化管理，信息技術的出現和使用，讓醫院檔案管理工作的服務模式發生了巨大的變化[3]。

1.5 有利于實現區域資源的共享與利用。醫院檔案管理的根本目標是為了提升檔案的利用效率，使其能夠發揮應有的作用，提升檔案信息資源的有效性。現代化公立醫院的信息化發展是信息化時代的必然選擇，大數據時代背景下，能否做好檔案工作的管理、能否建立數字化信息化的檔案管理體系，決定了醫院在激烈的競爭中能否占據一席之地，也體現了一個醫院的綜合建設能力和發展能力。信息化技術的出現，讓檔案管理的自動化發展成為了可能，讓檔案信息的儲存和查找都更加便利，在有需要的情況下也可以完成信息的有效提取，這樣一來檔案信息的共享和利用效率必然會得到提升。在這種情況下，很多現代化公立醫院都開始在檔案管理信息化建設中投入大量資金，并且投入更多的人力物力進行建設，希望最終能夠達到提升檔案信息化管理效果的目標。

2 信息化對醫院檔案管理帶來的挑戰

2.1 對檔案安全性帶來的挑戰。信息化技術的使用和引進，確實從一定程度上提升了醫院檔案資料的使用效果和共享便利性，但是與此同時我們也必須要認識到數字化技術也讓檔案信息的安全性受到了嚴重威脅。如何才能保證檔案管理的安全性，是我們必須要研究的重要課題之一。過去傳統的書面檔案保存安全一般來說指的就是存放安全，及書面資料是否丟失、是否損壞等等，和這種書面檔案比較起來，電子檔案的安全性更難以理解也更難以保證，這正是信息化給醫院檔案管理的挑戰之一。具體來說，和書面檔案比較起來電子檔案的修改很難留下明顯的痕跡，因此一旦有人惡意篡改醫療資料將極難被發現，醫院的檔案往往涉及到各種患者的隱私，因此很容易成為黑客攻擊的對象，怎樣才能確保電子檔案的安全性值得我們進行研究。最后，醫院檔案具有一定的特殊性，對其進行備份保存十分重要，管理人員必須要做好檔案的備份，避免檔案信息的徹底遺失，杜絕可能存在的一系列風險。在信息化時代下，如何保證醫院檔案管理的安全性，成為了我們必須要研究的重要課題之一。總體來說，信息化對醫院檔案管理帶來的挑戰中最嚴重的就是導致檔案管理的安全性大幅度下降[4-5]。

2.2 對檔案管理人員的素質提出了新的要求。檔案管理工作雖然具有極高的重要性，但是受到傳統工作的思維影響，醫院的檔案管理往往難以受到足夠的重視，在這種情況下，醫院檔案管理工作崗位上的工作人員能力、素質都可想而知。更有甚者認為檔案管理毫無實際意義，只是醫院老員工退休之前養老的崗位，他們往往沒有足夠的專業性知識，甚至沒有經歷過專業化的培訓和再教育就上崗工作，對檔案管理的認識還停留在查找檔案的階段，工作中也是一味強調表面、不對檔案管理的發展進行深入探索[6-9]。信息化技術的應用能夠讓醫院檔案管理工作的質量和效率得到提升，但同時也給工作人員帶來了新的挑戰，除了過硬的專業素質之外，檔案管理人員還需要具有極強的學習能力和創新意識，才能在信息技術不斷更新換代的今天，跟上時代的步伐、在檔案管理信息化背景下取得工作上的突破。但是問題在于，很多檔案管理人員本身并沒有這些素質，也不具有檔案管理的專業能力，這種新時代背景帶來的能力需求和落后的工作人員能力之間形成了嚴重的沖突，這一問題如果不得到妥善處理，那么后續的其他工作必然會受到影響[10]。

2.3 對傳統的檔案管理模式提出了新的要求。過去醫院檔案管理模式中存在諸多問題，其根本目的在于為人們提供查閱和調用服務，同時實現檔案的保存和收藏。在這種情況下，人們利用檔案和使用檔案都有一定的難度，檔案的公開程度、應用效率都比較有限，很難發揮實質性的作用。而信息化技術的使用，則讓檔案的查閱和使用變得更加便利，檔案資料本來存在的神秘感將逐漸消退，并且為人們提供有效、真實的信息。另外，檔案的查詢工作目前也成為了判斷醫院服務效果的一項因素，患者家屬、患者本人、合作醫療機構等等都對檔案資料的公開有了更高的需求，在這種情況下傳統的檔案管理模式必然要進行創新和調整，這正是醫院檔案管理信息化的挑戰。

3 結論

提升檔案管理的質量、提升檔案資料的應用效率，是檔案管理信息化的最終目標。在今后的工作中我們必須要牢牢把握住醫院檔案管理信息化的機遇、以最積極主動的態度和措施應對挑戰，為提升醫院檔案管理工作質量做出努力。