活碼技術(shù)在固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用

趙美瀟

當(dāng)前，科研機構(gòu)固定資產(chǎn)多達(dá)上萬條已屢見不鮮，在實際日常資產(chǎn)管理中，由于管理人員力量不足，資產(chǎn)數(shù)量多且分散，還延續(xù)著傳統(tǒng)的管理方式，而這顯然已不能滿足日益發(fā)展的資產(chǎn)管理需求。因此，如何將最新的技術(shù)手段運用到固定資產(chǎn)管理中，進一步強化固定資產(chǎn)管理，防止國有資產(chǎn)流失，為資產(chǎn)管理人員減負(fù)提速，是擺在資產(chǎn)管理人員面前的重要課題。隨著二維碼技術(shù)飛速發(fā)展，由靜態(tài)二維碼已經(jīng)發(fā)展到了當(dāng)下的動態(tài)二維碼即活碼，在諸多行業(yè)管理已經(jīng)得到推廣應(yīng)用，在固定資產(chǎn)管理方面，活碼同樣能夠提供有力的技術(shù)支持。本文就活碼在固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用進行分析。

一、活碼的特點與優(yōu)勢

（一）活碼

二維碼是一種可以存儲信息的特定格式圖片，又稱二維條碼，普通二維碼是一種靜態(tài)二維碼，生成后內(nèi)容不可變更，也不支持存儲圖片和文件，一般最多編碼150個文字，二維碼圖案復(fù)雜，識別和打印對硬件要求較高，容錯率低，是個孤立的存儲介質(zhì)，掃碼圖案不需聯(lián)網(wǎng)，后臺也沒有任何掃描數(shù)據(jù)。

活碼又稱為動態(tài)二維碼，對一個分配的短網(wǎng)址進行編碼生成二維碼。生成后二維碼圖案不變，即使打印張貼后，也可以隨時修改內(nèi)容，支持存儲大量文字、圖片、文件、音頻、視頻等內(nèi)容，生成的圖案簡單，容易掃碼和識別，需要聯(lián)網(wǎng)掃描。在后臺能看到詳細(xì)而實時的掃描數(shù)據(jù)：掃描時間，掃描地點，掃描設(shè)備，掃描量等。

（二）與一維碼標(biāo)簽比較

掃描一維碼固定資產(chǎn)標(biāo)簽僅能掃描出數(shù)字、字母組成的資產(chǎn)編號，無法顯示更多的資產(chǎn)信息，對于資產(chǎn)使用人來說意義不大，和傳統(tǒng)手寫標(biāo)簽一樣僅僅是一個標(biāo)識而已。而資產(chǎn)使用人掃描活碼標(biāo)簽則可以看到資產(chǎn)名稱、金額、啟用日期甚至資產(chǎn)照片、音視頻等信息，還可以掃碼報修等，真正實現(xiàn)“碼”上管理，充分滿足現(xiàn)代固定資產(chǎn)管理需求。

（三）與RFID資產(chǎn)標(biāo)簽比較

RFID無線射頻識別，是一種通信技術(shù)，可通過無線電信號識別目標(biāo)，由電子標(biāo)簽、閱讀器和應(yīng)用軟件系統(tǒng)三個部分組成。對于擁有上萬條資產(chǎn)單位來說，RFID資產(chǎn)標(biāo)簽價格較高，固定資產(chǎn)管理成本投入較大，建成RFID資產(chǎn)管理系統(tǒng)也較為復(fù)雜。活碼標(biāo)簽制作價格低廉、方法簡單，用激光、噴墨打印機打印即可，易于大面積推廣。無需特殊讀碼設(shè)備，使用智能手機就可以查看，現(xiàn)場進行賬實核對。

二、活碼資產(chǎn)標(biāo)簽的制作

本文使用的草料二維碼提供免費活碼進行在線批量制作固定資產(chǎn)標(biāo)簽。首先登錄草料二維碼官網(wǎng)https：//cli.im/，進行免費賬號注冊。

（一）創(chuàng)建固定資產(chǎn)活碼模板

點擊批量生碼創(chuàng)建批量模板，草料網(wǎng)提供了很多場景下活碼應(yīng)用模板，選擇固定資產(chǎn)標(biāo)簽，應(yīng)用此模板。這個批量模板編輯非常關(guān)鍵，活碼就是根據(jù)模板內(nèi)容而生成。在固定資產(chǎn)標(biāo)簽?zāi)０屙撁婢庉嬆０澹庉嬈鞣譃橥ㄓ媚K和批量模塊，使用通用模塊編輯活碼，需要表達(dá)相同的內(nèi)容，例如在通用模塊中導(dǎo)入單位logo圖片；使用批量模塊編輯活碼需要表達(dá)不同的內(nèi)容，例如在批量模塊圖片中上傳不同資產(chǎn)的照片。根據(jù)單位實際需求自定義展示固定資產(chǎn)信息，保存模板后可隨時修改模板，支持手機掃碼填寫內(nèi)容。編輯器中的開啟記錄功能將在資產(chǎn)維修和盤點中用到，具體使用方法在后文中詳細(xì)闡述。

（二）上傳EXCEL批量生成固定資產(chǎn)活碼

對于已有固定資產(chǎn)名稱、啟用日期、金額等數(shù)據(jù)的單位來說，直接在草料網(wǎng)下載EXCEL模板，將資產(chǎn)信息填入模板，然后上傳填好模板，確認(rèn)數(shù)據(jù)并生成即可生成二維活碼。按照草料網(wǎng)的流程，接下來可以排版與下載，有兩種方式可供選擇：A4標(biāo)簽排版和打包下載。打包下載生成的文件是每個資產(chǎn)標(biāo)簽生成一個活碼圖片文件，便于線上分發(fā)，需要使用專用標(biāo)簽機打印；A4標(biāo)簽排版生成的活碼，可直接用A4大小的紙在普通打印機上打印，經(jīng)濟實用，推薦使用這種方式下載活碼。接下來選擇自己喜歡的二維碼標(biāo)簽樣式，對二維碼進行編輯和美化。此外，可以對系統(tǒng)設(shè)置的二維碼名稱進行更改，建議設(shè)置不重復(fù)數(shù)據(jù)的列作為二維碼名稱，便于管理。對于標(biāo)簽尺寸大小不同，草料網(wǎng)還提供了不同的PDF排版，一張A4紙可打印42個、36個、10個等數(shù)量的標(biāo)簽，根據(jù)具體需求選擇，然后下載PDF文件即可。

對于沒有建立固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的單位來說，輸入固定資產(chǎn)個數(shù)就可新建二維活碼。然后再對每個碼進行信息編輯，可使用手機端逐個掃碼編輯。

（三）批量打印固定資產(chǎn)活碼標(biāo)簽

將下載的活碼PDF文件使用普通激光或者噴墨打印機，批量打印在A4不干膠紙上。如果打印紙是模切的不干膠紙，那么直接撕下來使用，更為高效、美觀；如果打印紙是普通不干膠紙，那么使用裁紙刀裁剪后使用。

三、活碼資產(chǎn)標(biāo)簽應(yīng)用和成效

（一）資產(chǎn)查詢

在固定資產(chǎn)管理實踐中，普遍存在著人不對物、物不對賬的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的標(biāo)簽有著更新不及時、更換標(biāo)簽太復(fù)雜、標(biāo)簽信息太少等很多問題，例如掃描條碼標(biāo)簽，僅能掃出資產(chǎn)標(biāo)簽號，一定程度導(dǎo)致了資產(chǎn)責(zé)任人不清楚哪些資產(chǎn)是自己負(fù)責(zé)。而使用智能手機掃描活碼標(biāo)簽?zāi)芸吹劫Y產(chǎn)購入日期、金額甚至資產(chǎn)照片、視頻等詳細(xì)信息，便于資產(chǎn)責(zé)任人查詢、核對，明確固定資產(chǎn)管理責(zé)任，保證人、賬、物相符，堵塞固定資產(chǎn)流失的管理漏洞。若資產(chǎn)責(zé)任人退休或調(diào)崗，資產(chǎn)需要辦理移交，可通過掃碼進行責(zé)任人的編輯更正，減少資產(chǎn)監(jiān)管缺失。

（二）資產(chǎn)維修

資產(chǎn)維修保養(yǎng)是資產(chǎn)日常管理的重要組成部分，加強資產(chǎn)維修管理有助于延長資產(chǎn)使用壽命、節(jié)約成本，資產(chǎn)維修申請無需另外開發(fā)系統(tǒng)，使用人掃描設(shè)備上的活碼標(biāo)簽即可實現(xiàn)報修申請。

首先對記錄功能進行設(shè)置：開啟編輯器中的記錄功能，在記錄單列表里選擇報修申請、維修記錄；點擊審核開啟管理員審核報修申請的功能，選擇任何人提交記錄都需要審核，點擊確定，如需要生成維修憑證，可在提交成功頁勾選提交序號；勾選允許掃碼后查看歷史記錄，點擊保存。設(shè)置完成后，使用人直接使用智能手機微信掃描待維修設(shè)備上的二維碼，填寫并提交報修申請，資產(chǎn)管理員使用手機或電腦隨時隨地可以審核報修申請，報修人通過微信收到審核結(jié)果，審核通過將收到帶序號的維修憑證，供維修人維修時核銷，維修結(jié)束后，維修人還可掃碼此次錄入維修記錄，資產(chǎn)管理員從后臺可以查看并導(dǎo)出報修、維修記錄，便于統(tǒng)計管理。

（三）資產(chǎn)盤點

資產(chǎn)盤點時發(fā)現(xiàn)賬實不符的問題，可直接掃描資產(chǎn)上的活碼，進行資產(chǎn)信息的更新和修改。開展固定資產(chǎn)實地盤點同樣需使用草料網(wǎng)提供的記錄功能，由管理員對記錄功能進行設(shè)置：在記錄單列表里新建記錄單，可選擇設(shè)備巡檢，在編輯器中可將設(shè)備巡檢修改成資產(chǎn)盤點，刪除不需要的模塊，編輯完成后保存即可完成設(shè)置，資產(chǎn)盤點不需要開啟記錄審核功能。在實地盤點中，由盤點人使用手機微信對設(shè)備逐一掃碼提交盤點記錄，每盤點一臺設(shè)備都將添加一條盤點記錄，盤點完成后查看記錄匯總，導(dǎo)出資產(chǎn)實有EXCEL數(shù)據(jù)，和賬面數(shù)進行比對，確定資產(chǎn)的盤盈和盤虧。

（四）應(yīng)用效果

可操作性強。對于第一次接觸二維活碼制作資產(chǎn)標(biāo)簽的新手來說，按照草料網(wǎng)給出的流程三步走，很容易學(xué)會并熟練使用。不需要連接專用的標(biāo)簽機，在普通激光打印機上即可打印，制作標(biāo)簽效率高，大幅減少資產(chǎn)管理員工作量，便于向資產(chǎn)管理人員推廣。對于資產(chǎn)盤點維修，也可極大降低工作量，快速準(zhǔn)確完成日常管理，提高效率。

成本低廉。傳統(tǒng)標(biāo)簽制作費時費力費錢，需要購買專用標(biāo)簽機、標(biāo)簽軟件、標(biāo)簽紙，要由專人指導(dǎo)如何使用，隨時提供技術(shù)支持。活碼標(biāo)簽直接打印生成的A4格式PDF，零成本零門檻，不干膠模切紙的成本與傳統(tǒng)的相比可以忽略不計，也不存在后續(xù)價格高昂的標(biāo)簽機色帶。

使用壽命長。傳統(tǒng)標(biāo)簽打印一次，如需更新資產(chǎn)信息需要撕掉重新打印，是一次性標(biāo)簽，隨著資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、變更，基本上每隔幾年就需重新打印，人力物力成本高昂。而活碼標(biāo)簽打印后，掃碼即可實現(xiàn)標(biāo)簽對應(yīng)信息編輯更新，可作為永久性標(biāo)簽使用，大幅節(jié)省了標(biāo)簽重復(fù)打印成本。手機掃描活碼提交申請即可報修，便于資產(chǎn)的維修保養(yǎng)，提高資產(chǎn)利用率。

提升固定資產(chǎn)利用率。針對固定資產(chǎn)管理中存在的重購置輕管理、維修保管制度難以落實的問題，活碼技術(shù)提供了操作便捷的解決方案。掃碼辦理資產(chǎn)的維修保養(yǎng)，避免資產(chǎn)閑置浪費，填補了資產(chǎn)日常管理的空白。掃碼查詢資產(chǎn)的詳細(xì)信息，使得資產(chǎn)管理更為公開、透明，減少員工挪用資產(chǎn)的現(xiàn)象，促進資產(chǎn)責(zé)任人調(diào)崗時及時進行資產(chǎn)移交，減少資產(chǎn)的重復(fù)購置，保證固定資產(chǎn)時刻處于責(zé)任到人的狀態(tài)，延長資產(chǎn)使用壽命。

動態(tài)化資產(chǎn)監(jiān)管。活碼標(biāo)簽可以存儲固定資產(chǎn)的具體信息，例如責(zé)任人、資產(chǎn)型號、啟用日期、資產(chǎn)照片等信息。使用手機掃碼識別即可查看相關(guān)信息，避免了資產(chǎn)超標(biāo)準(zhǔn)、超實物量配置，加強固定資產(chǎn)管理的事中監(jiān)控，也可及時報修、修改資產(chǎn)信息。資產(chǎn)管理員在草料網(wǎng)后臺可以查看掃碼統(tǒng)計，為資產(chǎn)盤點報修等提供豐富的數(shù)據(jù)支撐。這樣，不僅實現(xiàn)了資產(chǎn)實物現(xiàn)狀的實時掌握，也可以發(fā)現(xiàn)錯誤快速更新資產(chǎn)信息，從而保證了固定資產(chǎn)賬實相符，在日常管理中實現(xiàn)了資產(chǎn)動態(tài)化監(jiān)管。

四、結(jié)語

將活碼技術(shù)應(yīng)用到固定資產(chǎn)管理中，有著方便快捷、成本低廉、提升效率和強化監(jiān)管的優(yōu)點。利用該技術(shù)可批量生成固定資產(chǎn)標(biāo)簽，是唯一支持資產(chǎn)標(biāo)簽先打印后編輯的二維碼，實現(xiàn)一次打印粘貼永久使用；使用智能手機掃一掃便可查詢資產(chǎn)詳細(xì)信息、提交報修申請、進行資產(chǎn)盤點；活碼管理后臺為資產(chǎn)管理員提供強大的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)支持；活碼生成和掃碼永久免費，解決了傳統(tǒng)標(biāo)簽制作復(fù)雜、費時費力、需額外購置軟硬件等問題，在固定資產(chǎn)信息化管理領(lǐng)域具有廣闊的應(yīng)用前景。