科學事業單位網上報銷模式的優勢及問題淺析

董 昊

近年來,隨著科研項目資金規模的快速增長,科學事業單位財務報銷業務量也日益增大。基于2016年以來國家頒布的一系列為科研人員減負松綁政策的背景,科學事業單位急需充分利用信息化手段,提高科研管理效率和便利化程度。越來越多的科學事業單位開始對現有會計核算軟件進行升級改造,實行網上報銷模式。同時,政府會計制度自2019年1月1日起施行,為適應政府會計制度會計核算和科學事業單位財務管理科學化精細化要求,網絡報銷模式將逐步替換傳統報銷模式,提高科研項目財務管理和經費報銷效率。

一、網上報銷流程

一般來說,科學事業單位網上報銷的主要流程為：科研人員登錄網上報銷系統→根據報銷業務的類型和項目開支方向,選擇經費類型、項目編碼、預算指標以及結算方式等信息,填寫相應的報銷單據→填報信息核對無誤后進行保存,同時,科研人員利用手機、掃描儀等工具對取得的主要原始票據如發票、合同進行拍照,并將符合要求的圖片上傳→點擊提交單據走審批流程(審批流程已設置進系統,提交后將自動流轉到下一審批人)→報銷人員待審批結束后,即可打印網上報銷單,連同紙質原始票據一同送至財務部門進行初次審核→會計人員初審通過后提交,審批流程根據金額權限設定內容自動傳送給相關領導審批→領導審批后,會計人員對科研人員填制的網上報銷單據進行終審,最后生成記賬憑證。

二、網上報銷模式的優勢

（一）為科研人員松綁減負

1.解決簽字難題。傳統報銷模式下,報賬過程的一個關鍵問題就是“簽字難”。報銷人找領導簽字,而領導可能會因為開會、出差不在辦公室。報銷人員只能在工作空閑間去找領導簽字。實施網上報銷模式后,科研人員可以在任何地方登錄系統進行報銷,領導也可以在非固定辦公場所進行審批,報銷單據也不再受到地域的限制。

2.減少手工錯誤。網上報銷模式中對所有報銷單據進行了分類,如報銷勞務費需填寫勞務費報銷單、報銷出國費用需填寫因公出國費單據,單據根據各經費類型需要設置了固定的填寫格式,且經辦人姓名、所在部門、項目名稱等均已在初始化信息維護時錄入,科研人員可在填寫時自動關聯。同時,網絡報銷模式下的報銷單據對于必輸欄目設置了強制輸入提醒,既有效減少了人工填寫錯誤的概率,又避免了出現單據填寫不完整的問題。

3.實現經費預算控制。網上報銷模式中科研人員能夠實現科研經費預算的實時控制。科研人員在填寫單據時,每筆支出的項目預算均在審批前就可實現預算總額和預算明細的同步控制,出現無預算或是科目超支單據將無法保存,從系統層面限制預算的超支和無預算的經費開支,提高了科研項目管理效率,加強了預算管理,避免了年終調賬情況的發生。

4.方便科研項目結題驗收。網上報銷模式下科研人員可以實現數據的高效獲取。年終項目結題驗收時,科研人員可以查看項目每張單據對應的憑證號及電子附件,不用再集中赴財務檔案室復印驗收資料的會計憑證,可以直接登錄系統查詢并進行批量下載。同時,報銷項目經費時,每筆支出均已經對應預算開支科目的功能分類和經濟分類,年終編寫項目財務決算時,科研人員不用再根據財務賬上的經濟分類科目進行重新歸集,能夠更加直觀地獲取數據,為科研項目結題驗收工作帶來極大的便利。

5.單據狀態可自行查詢。網上報銷模式下科研人員可以實現審批情況的實時反饋。科研人員最關心的就是自己的單據何時可以完成報銷,單據流轉到了哪個環節。在傳統報銷模式下,報銷人常常往返于財務部門或者是通過電話問詢是否完成報銷單據;網上報銷模式實行后,報銷人員可以自行登錄系統實時查看單據狀態。

（二）為財務人員提高工作效率

1.自動生成憑證。目前,在新政府會計制度下,會計核算難度明顯加大。一是新制度要求會計核算采用平行記賬,一筆會計分錄既要編制財務會計分錄,又要編制預算會計分錄。二是按照編制政府會計報告的要求,部門內部單位為避免事項重復列示,應將屬于政府內部各主體之間的經濟業務事項進行抵銷后編制。故此,為了區分部門內外單位的可抵消事項,財務會計的相關科目均設置了往來核算項。三是科學事業單位在核算項目時往往需要通過設置會計科目輔助項來對項目進行核算。因此在現行制度下,科學事業單位實際核算時,編制完一筆會計分錄通常需要選擇多達十個輔助項,如項目名稱、預算來源、單位往來等,造成財務人員手工錄入工作量大且出錯率高。而在網上報銷模式下,系統可以按照新政府會計制度設置分錄規則,同時自動獲取輔助項,將報銷人已經錄入的項目名稱、預算來源、金額等信息進行自動關聯,制單時一鍵完成憑證的自動生成,提高會計的核算效率,減輕財務人員的工作量。

2.緩解報賬壓力。網上報銷模式下,科研人員無需再到財務部門進行問詢,減少了報銷人員與財務人員的直接接觸,避免了嘈雜擁擠的工作環境導致財務人員因超負荷工作引發的消極情緒;同時,財務人員可以根據每天工作事項的輕重緩急,選擇相對固定的工作時間處理網上報銷單據,改善了財務人員工作環境,提高了財務人員的工作效率。

三、網上報銷模式存在的問題

（一）系統設計存在局限性

1.兼容性不佳。網上報銷系統對電腦配置相對較高,瀏覽器、Java版本較低或是電腦內存不足都會造成登錄時間較長、登錄后出現卡頓及操作不穩定等問題。同時,部分科學事業單位未能與網銀系統實現對接,科研人員已在網上報銷系統中錄入的公務卡消費、個人、單位等轉賬信息,仍然需要財務人員對這些信息進行二次加工,重新輸入到網銀系統中,不僅加大了財務人員出錯概率,還影響了支付進度。

2.預算控制方式調整不靈活。在網上報銷模式下,系統添加項目信息時將按照各個項目管理制度,對所有項目的預算明細科目設置控制方式,以利于監管。預算科目的控制方式是基于當下的項目經費管理辦法進行錄入,一旦管理辦法發生變更,由于一個項目通常對應多個預算明細科目,將造成大批量的修改。

3.不適用多個項目報銷同一單據。科研人員在填寫網上報銷單據時,不同的開支項目必須分單據填寫,即一個單據只能對應一個項目。對于科學事業單位來說,多名科研人員共同出差,如進行田間試驗、野外采樣,或是前往同一地點進行開會等,通常情況下是由一人進行費用結算,同一報銷事項涉及多個項目開支方向,此時需要報銷人就同一事項將車船票、住宿發票、租車發票等進行拆分。同時,年底課題組部分項目存在少量剩余金額,課題組為了整合項目開支,會將同一張發票的材料費按照明細內容及項目相關性從多個項目開支。目前在一單一項目的設計下,科研人員只能填寫多個單據對應同一事項,報銷時不僅加大了填制單據的難度,而且財務人員審核單據時也不容易對應,需要將多個單據的金額進行加總核對。

（二）部分人員對網上報銷系統參與度不高

1.數據不共享增加了工作負擔。一般來說,科學事業單位的內部信息系統包括辦公部門的OA系統、科研部門的科研管理系統以及財務部門的網上報銷系統,單位內部不同的業務系統較多,信息數據相互關聯,但各個系統之間相互獨立不兼容,無法實現數據對接和共享,導致科研人員耗費大量時間精力重復填寫相關數據。如科研人員在辦公室的OA系統中填寫的出差審批計劃可用來對接到網上報銷系統中的差旅費報銷單,報銷人不用再重復錄入報銷事由、出差天數、起始地點等;又如,在科研部門的科研管理系統里填寫的項目信息可用來對接到網上報銷系統中的預算管理信息,科研人員不用重復錄入項目基礎信息。

2.線上線下協同效率低。科研人員在網上填寫報銷單據前,準備的報銷材料若涉及到相關業務,仍然需要走線下審批,如報銷會議費需要提供部門、業務處室、領導審批的會議審批表,報銷材料費需要提供采購人、出庫人、驗收人簽字的入庫單、驗收單等。有些審批程序比較繁瑣、涉及部門比較多,報銷人需要花費很多時間和精力,這在一定程度上造成了線上報銷業務推進緩慢,科研人員獲得感不高。

3.新事物接受力不強。在網上報銷系統模式下,科研人員需要自行在網上報銷系統中填寫報銷單的全部內容,部分年紀較大的科研人員對電腦操作不熟悉,更習慣于在財務人員的指導下計算報銷金額、粘貼原始附件,使用紙質單據進行填寫。另外,部分科研人員平常忙于科研,不愿花費太多的時間去學習網上報銷。

（三）安全風險

1.網絡潛在安全隱患。網上報銷系統通過外網聯通,科研人員登錄的時間、地點、終端不固定,容易帶來各種安全隱患,且網上報銷系統通常是與賬務核算系統連接,大量的財務數據在系統中傳遞,一旦遭遇病毒入侵等不確定性攻擊造成系統癱瘓,將會對財務安全性構成威脅。

2.報銷人登錄密碼設置及使用不當。項目報銷權限必須經由項目負責人進行授權或是已經被授權的其他項目組成員進行操作,部分科研人員不注意保管好自己的密碼或是簡單地設置為默認密碼,甚至將自己的賬號和密碼交給多人使用,一旦審批出現問題,很可能出現他人冒領冒用項目報銷經費的情況。

四、完善網上報銷模式的相關建議

（一）做好網上報銷系統的維護和優化

要求技術人員定期進行系統維護,清除報錯數據,通過更新高版本的配置軟件,提高系統的運行速度,不斷完善系統的穩定性和兼容性。同時,對系統功能進行優化,盡快實現網上報銷系統與銀行系統連接,加快支付進度,減少工作量,避免二次輸入的錯誤,提高會計核算的效率和準確度。并且,科學事業單位還可根據實際業務上的需要,與技術人員協商建立解決方案,考慮對系統新功能實現二次開發。

（二）加強對科研人員系統上線前后的培訓

要做好對科研人員的系統操作培訓工作,至少需要兩次。第一次,由廠家開發人員講解,對系統設計理念、系統架構、系統功能、各模塊的使用等做詳細介紹,使職工對系統有個初步的認識。系統運行一段時間后,各項流程基本調整到位,應由財務人員對報賬人員進行二次培訓。財務人員站在報賬人的角度,編制系統操作手冊,對系統操作做詳細、全面的講解,并對相關問題的處理方式、填報方式做規范要求。這個階段,因為報賬人對系統已經使用了一段時間,財務人員也更了解單位業務流程,講解時也更符合報賬人操作習慣,效果會更好。

（三）搭建網上報銷交流平臺

通過微信群或QQ群搭建信息交流平臺,財務人員可以將審核過程中發現的問題及時反饋給報銷人,便于雙方溝通聯系。同時,財務部門也可以將網上報銷操作流程、常用操作小竅門以及財務規章制度和報銷手冊發送到該平臺,供科研人員學習與查閱。通過該平臺,不僅能加強財務人員與科研人員之間的溝通與交流,也增進了科研人員對財務工作的理解與支持。

（四）優化審批流程

財務部門應主動聯合其他業務部門理順線上線下的審批程序,重新整合審批流程,減少重復審批。在符合內控管理的前提下,可以從網絡報銷系統流轉的審批程序,盡量不再走線下審批,真正讓科研人員體驗到網絡報銷模式的便捷性。

（五）提升安全性能

加強對信息系統安全性的管理和監控,加大對網絡安全基礎設施的投入,不斷完善網絡系統,建立網絡信息安全預警機制,規避不規范操作、使用不良軟件造成的安全風險,防止數據丟失。同時,科研人員登錄網上報銷系統時,應注意使用殺毒軟件對病毒進行查殺,不定期修改登錄密碼,密碼應當設置數字和大小寫字母的組合。同時,財務人員要注意對重要數據進行保護和經常性備份。

基金項目： 中國熱帶農業科學院基本科研業務費專項資金（項目編號1630022020016）