疾控系統內控制度建設中圖書檔案管理的重要性探討

董冰

（內蒙古自治區綜合疾病預防控制中心，內蒙古 呼和浩特）

0 引言

圖書檔案管理屬于合法權益維護機構中的基礎性工作，也是為管控機構水平的提升、提高服務質量的見證。同時，這也是對評價建設衛生機構業務、管理水平質量的內容和指標之一。疾控系統的圖書檔案管理指的是預防控制疾病、健康教育和促進健康、應急處置、黨政等活動等當中記錄的資料和各種載體檔案等，具有比較強的保密特點，與單位的發展歷史密切相關同時還與人民群眾的健康資料有著很大的關聯[1]。因此，本文主要探討疾控系統內控制度建設中圖書檔案管理的重要性。

1 圖書檔案管理工作的重要性

（1）在疾控圖書管理檔案工作中，首先需要充分認識管理檔案的關鍵性作用，管理檔案工作水平，是對現代化單位管理水平進行評價的重要指標。所以，實施有效的管理檔案措施，才能提升疾控中心的整體服務水平。但是，疾控中心整體管理水平，若是想要提高，就需要制定科學性、規范性的管理制度，制度的內容要切實規范合理化，具有可行性。

（2）建立科學的圖書管理檔案，才能夠促進疾控圖書檔案管理工作的發展，為了長遠發展。在進行管理工作的過程當中需要精準的策略，從長遠的角度上來看，持續性地提高防治疾病的技術水平以及疾病防治質量的提升，在調整各項醫療和技術指標的過程中，提供必要的、準確、真實和可靠的依據。提高疾控中心對管理醫療設備的管理水平，就需要對相關設備的使用性能和使用效率等各項指標進行掌握，以此才能夠保證醫療設備在使用的過程中，達到理想的效果。

（3）疾病圖書檔案管理的工作，實際上是對預防疾病數據進行匯總，再進行分析、儲蓄數據。將其有關的數據采用科學的管理方式，進行檔案管理，使其具備準確、有效的特點，在做決策時，檔案管理可以作為非常必要的依據[2]。

2 分析圖書檔案管理的現狀

2.1 檔案管理的重要性以及存在認知誤區

不少的工作人員在實際的工作過程中，對于檔案管理工作的重要性不夠認識且有誤區存在，管理的意識不夠強烈，只重視務實工作，認為檔案的管理工作就是保管。所以，在檔案管理的實際工作當中，有必要讓工作人員認識到檔案管理的重要性。疾控圖書管理檔案在發展的過程當中，管理檔案不夠科學化、規范化，因此，檔案有連續缺失的問題存在，導致大量的歷史資料保存得不夠完整以及嚴重缺乏開發相關檔案信息的能力，以致于這些檔案未能夠進行有效利用。

2.2 專業技術人員的缺乏

在圖書檔案管理中的工作人員，大多數都屬于“半路出家”，缺乏真正科班出身的專業人員，另外存在一個較為突出的特點，大部分管理檔案的工作人員都是工作能力較弱或者是年紀偏大，認為該工作崗位屬于“養老”的崗位。而這類工作人員的專業素養、技能、理論水平等都明顯存在不足。所以，各單位在注重衛生技術人員的素質和技能等培養方面，非常欠缺針對性的培養檔案管理工作人員。

2.3 檔案管理缺乏健全制度

目前，疾控機構的圖書檔案管理，缺乏比較健全的管理制度，且在管理圖書檔案方面存在著許多問題，例如檔案資料收集的不夠完整等。因為，在檔案管理的實際工作中，標準若是不統一，就無法做到規范的整理檔案以及進行歸檔。制度不夠健全完善，工作人員執行的有效性就會降低，從而使大量的數據、資料丟失，完成不了整體檔案，以致于在一定程度上限制了醫學研究，發展進程也受到阻礙，與現代化的疾控中心脫節[3-4]。

2.4 設備設施的陳舊

進行檔案管理的工作過程中，許多的困難需要解決，比如資金、檔案空間不夠充足，設備、設施陳舊等問題。而且隨著信息技術的普及，現今大多數的工作操作基本都是通過互聯網進行，然而在疾控中心，卻仍舊使用的是手工操作，從而出現了一系列問題，例如信息量不充足、比較低的檢索水平、工作有效率低下等，限制了檔案管理科的現代科學化發展。

3 檔案利用率的提升

3.1 進一步的完善并健全現代化檔案管理設備

隨著信息技術的普及和經濟的飛速發展，目前，疾控中心圖書檔案管理，使用的設備和管理技術等方面都經跟不上時代發展的步伐。所以，應該及時更新，管理的模式及時進行轉換，將以前的紙質管理檔案轉換成電子檔與紙質檔共存的管理模式，把信息時代的網絡技術優勢充分發揮出來，收集的檔案資料再利用互聯網進行整理以及資料歸檔。

3.2 利用網絡進行圖像保存和再生

原來保存的紙質檔案，可利用信息化原始成果照片，通過軟件技術來保存原圖像信息，實現高質量保存，但是，要考慮再生質量方面的高質量保證。該層次已經不需要再開展實時應用，在處理圖像格式上，因采用信息的化處理手段，對原始的圖像資料就已經產生了較大的損耗。所以，在進行保存的時候，需使用無損的壓縮信息格式，這種格式可使完整信息化圖像資料進行再生處理。

3.3 重點目的為網絡傳遞、計算機使用層次

該層次的標準界定為：思考當前使用網絡傳遞寬帶和互聯網，現有的輸入功能和輸出功能為重要依據。該層次屬于中間使用層，是按網絡和以及互聯網功能，以后的發展方向而進行再次的定義，主要是為了符合更高層次的使用要求，所以，以保存最大上限為標準。

3.4 索引層的設定

網絡的瀏覽導航、介紹、索引庫等功能是為了使用索引層而設定，而該層次設置的使用要求，則是按照最小的科學資源來符合引索[5]。

4 圖書檔案管理體系健全策略

4.1 檔案管理進行統一、集中管理

圖書檔案管理時，注重統一和集中性。然后真正地做到統一集中管理圖書檔案，就必須要建立綜合圖書檔案資料的管理機構，并設置職能范圍，對疾控中心各部門的檔案進行收集、管理。加強監督，平時對疾控圖書檔案管理工作進行相應監督以及接受監督部門的指導等工作，按照相應的法律規范日常管理工作的標準。

4.2 加強團隊的建設和提高工作人員的素質

工作人員的職業素養直接影響著整體工作的有效性。因此，應重視工作人員的專業技能以及注重知識培訓，以此來提高整體的職業素養、操守。注重人才培養，著重培養職業道德比較高的人才，可安排在重要崗位中，讓整個圖書管理工作可有序進行，確保工作順利進行[6]。

5 結論

管理工作人員不斷學習，提升自我，積極地采取有效的管理措施，加強圖書檔案管理工作，建設和完善管理制度，對疾控中心發展起著非常重要的作用，檔案管理工作進行規范統一化管理，掌握好管理基本途徑，發揮出真正的管理作用，有效地提升疾控系統內控制度建設中圖書檔案的管理水平，才能推動疾控中心長遠、健康的發展。