當前企業檔案管理工作中的現狀與對策

屈強

摘要：在現階段的企業管理運行過程中，企業檔案管理構成了現代企業保存各個領域檔案信息的關鍵工作內容。企業檔案管理一般來講包含檔案數據的全面采集過程、檔案信息的整合篩選過程、檔案數據的存儲過程等。因此可以判斷出，企業檔案管理必須要得到企業管理人員的充分重視，結合數據化與信息化的企業檔案管理支撐手段來保障檔案資料安全，提供科學與精確的企業決策數據基礎資料。

關鍵詞：企業檔案管理;工作現狀;完善對策

對于現代企業而言，企業檔案管理的基本思路必須體現在嚴格確保檔案資料的完整與安全，依托數字化的檔案資料收集以及檔案信息存儲平臺來保存企業檔案資料，增強控制企業檔案資料流轉的具體環節監管力度。企業檔案資料記錄了完整的企業各項業務開展過程，因此應當被視為寶貴的企業管理資源。近些年以來，檔案管理工作已經得到各個領域的現代企業重視，充分展現了企業檔案管理貫穿于現代企業各個具體業務運行過程的重要實踐作用。

一、企業檔案管理工作的重要實踐意義

企業檔案管理的基本含義為企業的檔案業務人員通過實施全面的企業檔案數據采集過程，進而形成全面完整的企業檔案數據資源，以供企業決策人員進行檔案資料數據的查找與參考，提供全方位的企業數據資源支撐[1]。在目前的情況下，企業檔案管理覆蓋于現代企業的各個事務領域，有效確保了現代企業的各項業務決策都能夠擁有充足的企業數據資源作為保障。企業檔案資源保存了企業開展各個領域業務的珍貴數據資料，因此必須得到企業管理人員以及檔案業務人員的全面重視[2]。

目前由于受到信息化條件給電子檔案管理領域帶來的明顯影響，因此客觀上展現了電子化管理手段融入企業檔案收集、檔案保存與檔案利用全過程的重要實踐價值。企業相關部門對于電子化管理的重要技術手段在全面落實與推進的前提下，充分確保了檔案業務數據能夠得到完整的保存與收集，增強了對于企業檔案資料的安全保障[3]。企業檔案具有完整保存企業單位基礎業務數據的重要作用，因此必須得到現代企業的全面重視。目前在信息化的整體轉型背景下，企業單位對于電子化的數據檔案匯總與管理模式已經能夠全面予以引進，搭建電子化的企業檔案數據存儲平臺，防止企業檔案數據產生遺失或者損壞的后果。企業目前針對電子化的企業檔案管理模式應當著眼于全面進行推廣。電子化管理手段運用于企業檔案管理，旨在運用電子數據庫的方式來保存檔案數據內容，以便相關的企業決策人員調閱電子檔案數據信息，提供科學的企業各項決策運行支撐。

在企業信息資源以及知識資產的范圍內，檔案數據資料屬于關鍵性的企業無形資產。作為原始性的企業各項業務數據與信息內容而言，企業檔案資源必須滿足可靠性、真實性與權威性的基本構成要素，如此才能展現出企業檔案資料的最大化實踐運用價值。現代企業如果擁有了完整與豐富的企業檔案資源，那么意味著企業的總體競爭能力將會得到明顯的優化增強，充分證實了企業檔案管理在促進與支撐企業各個領域事務順利開展過程中的必要性。因此，作為檔案管理的具體實施人員目前必須要深刻認識檔案管理在現代企業中的價值與意義，完善并且豐富檔案管理內涵[4]。

二、企業檔案管理目前面臨的工作實施現狀

首先，檔案管理人員對于檔案管理工作未能形成正確的認識。檔案管理工作在企業內部能否形成優良的管理實施效果，在根本上決定于企業相關崗位人員對此持有的態度與認識[5]。然而在目前的現狀下，企業檔案管理在某些企業內部并沒有得到真正的關注，導致檔案業務人員以及企業管理人員經常產生忽視檔案管理的心理認識。某些企業由于長期忽視了企業檔案管理，因此很容易造成企業的某些珍貴檔案資料出現丟失的后果。在情況嚴重時，企業甚至會由于丟失檔案數據資源，從而造成企業的珍貴財產遭到損失。

其次，企業檔案資料的存儲數據庫以及其他基礎設施欠缺完整性。檔案管理工作的有序推進必須充分依靠企業基礎硬件設施，其中主要涉及檔案資料的存儲數據庫、檔案業務管理平臺以及檔案數據交流平臺等。但是實際上，很多企業內部并沒有形成完整程度較高的企業檔案管理保障平臺，企業針對檔案管理工作沒有提供基礎性的硬件平臺資源支撐?，F代企業由于缺失基礎性的企業檔案數據管理平臺，因此就會造成各種類型檔案資料呈現出分散性的狀態，無法達到最佳的檔案資料整合管理效果。

第三，檔案管理工作缺失體系化的管理制度支撐。檔案管理工作涵蓋非常廣泛的企業工作領域，現代企業只有形成了體系化的檔案管理保障機制與約束機制，才能有效確保檔案業務人員認真履行日常管理的基本職責，防止檔案業務人員產生敷衍檔案管理的情緒或心理。但從現狀來看，很多企業內部并未真正形成完整的檔案管理基礎平臺支撐，企業管理人員針對檔案管理工作往往容易產生忽視的情緒，導致企業缺乏可執行性較強的檔案管理運行制度支撐。

表1為企業檔案管理人員針對檔案管理業務形成的認識程度：

由此可以推斷出，檔案管理領域的各項基礎工作目前仍然沒有得到企業全體成員的充分重視，進而阻礙了企業管理工作總體實施效果的優化。

三、提升企業檔案管理工作實效的具體思路要點

企業檔案管理最關鍵的實施思路就是全面確保檔案資料的完整性，通過實施數據化與信息化的現代管理手段來支撐企業檔案管理，對于企業管理成本與資金予以最大化的節約。然而在目前的現狀下，企業檔案管理的各個日常工作開展環節并沒有達到最為完善的程度，某些企業管理人員沒有深刻認識到企業檔案管理的必要性。為了實現針對企業檔案管理模式的轉變與調整目標，那么現代企業針對檔案管理的重要工作領域需要關注以下的完善要點：

（一）完善與調整企業檔案管理的基本工作制度

企業檔案資料往往覆蓋于各個不同的企業管理實踐領域，因此決定了企業內部的檔案資源具有比較明顯的分散性特征?，F階段的很多企業由于缺失完整的企業檔案資料存儲與檔案安全管理機制用于必要的支撐，那么將會造成企業檔案數據出現丟失的不良后果，進而影響到檔案管理業務各個實施環節的順利開展。由此可見，現代企業必須要全面調整企業內部的檔案數據采集以及檔案資料安全保管制度，充分確保檔案管理的各項業務開展保障制度具有科學性與可行性。與此同時，檔案業務人員必須要正確認識自身具備的檔案管理重要工作職責，結合企業現有的檔案資料狀況來實施全方位的檔案資源安全保管工作[6]。

例如針對會計與財務領域的企業檔案資料在實施全面管理的過程中，檔案業務人員必須要嚴格結合企業檔案資料的安全管理運行制度，嚴格控制各種類型的檔案數據流轉，避免不具備相關資格的外來訪問人員進入企業的檔案資料庫。作為企業的管理人員來講，企業管理人員必須要健全現行的企業管理基礎制度，通過實施企業制度保障的舉措來全面支撐企業檔案管理。企業管理人員以及檔案業務人員之間只有做到了充分展開有序的檔案管理協作，才能真正確保各種類型的檔案數據滿足完整性以及真實性的基本要求[7]。

（二）確保檔案業務人員充分認識企業檔案管理的必要性

近些年以來，很多企業內部的各個崗位業務人員都會非常關注企業經濟利潤的提升過程，因此對于企業檔案管理往往表現為忽視的態度。在上述的企業業務人員看來，企業檔案管理無法為企業創造實質上的經濟利潤，并且還會消耗企業現有的管理成本與資源。由于受到以上的認識誤區影響，則會造成企業現有的檔案業務實施過程遭到阻礙。與此同時，某些企業由于缺失最基本的檔案管理資金以及人力資源作為保障，進而導致檔案管理工作局限于表面的層次，無法做到切實保障企業現有的各種類型檔案數據安全性。

為了實現對于以上情況的全面調整與轉變，那么企業管理人員針對企業檔案管理必須要在根本上創新認識，避免檔案業務人員由于未能全面關注檔案資源安全，從而造成丟失檔案數據的安全風險。作為檔案業務人員必須要善于充實自身的基本業務技能，不斷探索數據化手段與檔案業務工作之間的銜接過程，通過正確操作檔案數據庫以及檔案管理平臺的方式來保管企業檔案資源，做到在根本上消除檔案資料丟失風險的目標。

（三）增進企業各個業務崗位之間的檔案數據溝通交流

企業檔案數據最重要的價值就是提供企業決策資源，對于現代企業來講，檔案資料并不是局限于特定的企業業務領域，而是覆蓋于各個現有的企業業務領域。在此基礎上，企業各個專業必須要全面展開檔案數據互動，通過交流企業現有的檔案資源方式來保證企業各個領域業務都能得到順利的開展。并且，企業各個崗位的不同專業人員必須要搭建檔案資源的交流與共享平臺，依托檔案數據共享的舉措來分享企業檔案資料。

檔案業務人員有必要運用安全的方式與途徑來存儲企業檔案資料，全面防控網絡檔案數據在進行傳輸時產生數據安全威脅。目前在開放性的企業辦公運行環境下，檔案數據資料也會面臨多種不可確定的數據安全威脅。為此，檔案業務人員對于存儲檔案的企業數據庫需要建立訪問監管機制，全面設置網絡防火墻，以便于實時控制企業檔案數據以及檔案資料的傳遞過程，防止檔案資料丟失。

（四）構建企業電子檔案數據管理平臺

企業針對電子檔案管理平臺在全面建成之后，應當能在根本上豐富企業檔案管理的內涵，創新企業目前施行的檔案管理模式。從最大化的檔案資料利用角度來講，具有數字化與網絡化特征的企業檔案管理模式有助于檔案信息資源得到最優化的分配與利用。在電子化的全新管理模式基礎上，企業單位的相關業務部門能夠運用更加簡便與快捷的方式來獲取業務數據，從而將企業單位的各項運行決策建立在檔案資料的科學數據支撐之上。企業檔案管理的最終目標就是要促進企業數據資源得到最大化的利用，否則將會失去企業檔案管理的實踐價值。企業檔案資料在網絡化的全新背景環境下，檔案管理的模式也在不斷得到更新。企業相關部門通過實施電子化管理的模式，充分確保了檔案資料內容能夠被完整保存于電子數據庫中，有效避免了紙質檔案記載的某些業務數據出現模糊或者丟失的后果。

近些年以來，電子化管理模式目前已經被運用于各種類型的企業數據檔案管理過程，在防止檔案資料丟失以及節約企業檔案管理資源的層面上體現了重要的促進效果。電子數據庫本身可以容納海量的企業單位數據資源，相比于紙質的企業檔案數據載體而言，企業單位的電子數據庫將會給檔案資料的保存過程與調取過程帶來更多的方便。電子化管理手段運用于企業檔案的基礎數據收集以及資源管理過程，有助于檔案管理資源得到全面的節約，其中主要涉及人力管理成本、檔案管理的資金成本以及時間成本節約。企業單位的相關負責部門在全面節約檔案管理綜合成本的前提下，應當能夠將更多的企業資源成本投入企業的日常工作運行過程，創造更高層次的企業經濟效益。

結束語：

經過分析可見，檔案管理工作在現代企業中必須得到全面的重視，現代企業對于全新的檔案數據存儲平臺通過實施引進與構建的措施，旨在保證企業的各個領域檔案資料與檔案數據達到完整性與安全性的基本標準，依靠網絡化與數據化手段來支撐企業檔案資源的優化配置。具體在實踐中，企業針對檔案資源管理的各個工作實施環節必須要強化檔案資源監管，確保檔案管理的相關負責人員具備保障檔案資料安全的職責意識。

參考文獻：

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