基于影像識別的多系統集成的增值稅發票精細管理實踐

苗峰

[摘 ? ?要] 文章以A公司的業務開展為例，首先敘述了早期ERP系統的缺點，無法推行對發票的深度精細化管理，然后上線以SAP ERP系統為核心的信息系統，其中的影響管理系統提升了報銷的效率，搭建了財務共享服務的基礎，最后在具體實踐中對其詳細解讀，它為具體的線下工作開展提供了準確的信息，解決了之前在相關工作中存在的多種問題，保障退稅等重要工作的順利開展，以期對相關行業的增值稅發票精細管理提供幫助。

[關鍵詞] 影像識別;多系統保成;增值稅發票;精細管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 23. 041

[中圖分類號] F232 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）23- 0095- 04

增值稅發票是采購工作中在支付和入庫時的重要原始憑證，同時也是出口退稅的重要憑據，A公司的核心主業均在境外開展，對出口相關工作的管理是業務中非常重要的組成部分，而對增值稅發票的管理情況則直接影響著退稅收入。A公司在2002年上線了自主開發的外貿行業通用ERP系統，因為開發較早所以功能單一，原有ERP系統在多年應用的過程中雖有效支撐了A公司的業務開展和轉型，但系統技術方面的局限也越來越突顯，如果希望將管理顆粒度細化到每一張發票，必須投入大量人力和時間錄入發票數據才能實現，在費效比不高的情況下無法推行對發票的深度精細化管理，導致發票管理工作中存在手工記錄發票信息、流轉工作量大且易出錯、入庫信息粗放（如將多張發票合并為一條數據入庫）、退稅申報金額難以溯源等問題，大量的業務工作給退稅工作帶來了較大困擾。

2017年1月A公司一次性上線了以SAP ERP系統為核心的同期集成了包括預算、費控、資金、辦公自動化（OA）、影像等10個系統在內的新核心信息系統，其中影像管理系統（以下簡稱“影像系統”）最初的功能定位是作為費用控制系統的配套，將支付所需原始票據掃描后把影像存入系統中，在電子審批流程中調取影像作為審批的依據，同時影像存檔備查和做其他深入應用，這提升了報銷的效率，搭建了財務共享服務的基礎，特別是實現了A公司對境外機構費用的一體化管理。同時，A公司在影像系統存檔和流轉的基礎功能上，充分應用影像系統對增值稅發票識別的高附加值功能，通過掃描識別將發票影像中的發票代碼、發票號、凈價、稅額等圖形信息轉化為結構化的數據（如圖1），然后經過設計將此功能與相關多個系統集成，實現了信息化條件下對增值稅發票的深度精細化管理。在具體實踐中，首先通過接口將SAP ERP系統采購訂單下內向交貨單（即收貨單）的物料信息傳給A公司作為工作流統一引擎的OA系統，然后在OA系統中發起影像掃描任務，掃描任務再通過接口傳給影像系統，之后用戶調用影像系統的掃描客戶端程序使用票據高速掃描設備批量掃描發票，掃描的同時，影像系統即同步完成對增值稅發票影像的自動識別，識別得到的結構化數據經人工校對后再傳回給OA系統。由于發票的行信息（即：貨物或應稅勞務、服務名稱，等）非常靈活復雜，影像系統只能識別整張發票總的金額等信息（如圖2），不能識別具體明細的行信息，所以需要人工將整張發票與之前從SAP ERP系統傳來的物料進行對應，即將整張發票的總金額拆分到具體的每一個物料上（效果如圖3）。

此外，增值稅發票中并沒有海關退稅的相關信息，于是A公司充分利用對應操作完成了兩項重要工作（如圖4是A公司自行開發的發票助手軟件，可處理OA系統中的數據，能夠協助用戶便捷和準確的完成發票對應操作，如圖5），一是完成采購訂單與增值稅發票的校驗（金額、數量），做到系統中的“物票相符”;二是為發票上的每一種物料設置海關編碼和對應的退稅率，從而得到發票的退稅申報金額、進成本金額等信息，然后直接用于后續的退稅處理。

（主界面左側為增值稅發票列表，右側上方為SAP ERP內向交貨單的物料列表，右側下方為發票、物料、海關信息對應結果列表）

在發票助手軟件中完成批量對應操作后，物料、發票、退稅等數據再通過接口傳回給SAP ERP系統，基于A公司在SAP ERP系統中定制化開發的功能（如圖6），利用上述數據可以一次性自動地完成物料入庫過賬和供應商發票預制的處理，以及月末進項稅轉出（如圖7）和退稅申報確認等退稅處理，在完成精細化管理的同時也最大程度地實現自動化。

另外，A公司還利用OA系統中掛載發票影像的專用表單和流程解決了之前只能手工記錄發票號及流轉人員的簡單管理方式所帶來的諸多不足（如圖8），發票信息的電子化流轉進一步規范了發票實物管理（業務人員與財務人員的發票交接、財務會計崗與稅務崗的交接等），同時用戶可以隨時調閱發票影像，極大地方便了相關工作，獲得了用戶的一致好評。

A公司基于影像識別的多系統集成的增值稅發票管理方案，實現了對發票的深度精細化管理，規范了業務操作過程，并自動化和標準化地完成了相關數據的采集和處理，為具體的線下工作開展提供了準確的信息，并可以通過對數據的分析及時發現業務中的異常情況，一舉解決了之前在相關工作中存在的多種問題，通過信息化手段有效保障了退稅等重要工作的順利開展。

信息技術及服務的發展日新月異，近幾年隨著影像管理類系統的升級換代，軟件開發商增加了若干進項稅管理的功能，例如以識別到的發票號等信息通過接口自動從稅務機關獲得官方的發票結構化數據（包括明細的發票行信息），利用此功能首先可以減少對此前影像識別結果的核對操作，其次可以優化發票行項目與海關退稅信息的對應操作，進一步簡化操作提升效率。此外，通過海關電子口岸接亦可獲得出口報關單的結構化數據，如果將稅務和海關的數據加以更優化的整合，將會有更好的應用效能。在不遠的未來，隨著電子發票、區塊鏈等技術及服務更為廣泛的深入應用，對發票及相關數據的整合應用也將會有更好的發展。包括以上內容在內的，都將是A公司后續信息化建設的內容。