高職院校人事檔案規(guī)范化管理模式探討

田慧

摘要：在我國教育改革深化的背景下，高職院校的規(guī)范化管理工作受到重視，教職工人事檔案也是如此。本文將重點探討高職院校人事檔案管理，從規(guī)范化管理角度入手，分析高職院校人事檔案規(guī)范化管理的重要意義，探討高職院校人事檔案規(guī)范化管理模式，為人事檔案管理工作提出發(fā)展思路。

關(guān)鍵詞：高職院校;人事檔案;規(guī)范化;管理模式

當(dāng)前，在我國教育改革不斷深化的背景下，高職院校為代表的高等教育規(guī)范化管理工作受到各部門的重視，同時，高職院校作為培養(yǎng)我國專業(yè)型人才的重要機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著培養(yǎng)各項專門應(yīng)用型技能人才、為我國大基建多媒體等新興行業(yè)輸送人才的重要任務(wù)[1]。在高職院校日常管理工作中，人事管理是至關(guān)重要的一環(huán)，人事檔案的規(guī)范化管理才能夠保障整個高職院校管理系統(tǒng)化，進(jìn)而實現(xiàn)高職院校的有序運轉(zhuǎn)。當(dāng)前，受到制度因素、歷史檔案管理等多重客觀因素的影響，各高職院校人事檔案管理工作質(zhì)量參差不齊，部分院校人事檔案管理存在不規(guī)范的問題，而人事檔案的規(guī)范化管理是高職院校規(guī)范管理、改革發(fā)展的基礎(chǔ)[2]，因此應(yīng)當(dāng)從規(guī)范化管理的角度入手，深入探討高職院校人事檔案規(guī)范化管理模式，為人事檔案管理工作提出發(fā)展思路。

1.高職院校人事檔案規(guī)范化管理的意義

當(dāng)前，高職院校人事檔案管理工作是其行政管理的重要基礎(chǔ)，因此高職院校人事檔案規(guī)范化管理的意義首先體現(xiàn)在提升內(nèi)部管理質(zhì)量上，有助于梳理高職院校組織結(jié)構(gòu)、人事關(guān)系，并且進(jìn)一步明確各職能部門的權(quán)力與責(zé)任，防止出現(xiàn)問題找不到責(zé)任人、問題處理流程時間過長等問題，提升內(nèi)部管理質(zhì)量[3];其次，高職院校人事檔案規(guī)范化管理的意義體現(xiàn)在提升高職院校的管理效率上，人事檔案的規(guī)范化管理離不開信息技術(shù)的支持，而電子化的人事檔案管理能夠切實提升人事檔案輸入、調(diào)取、變動等具體人事管理工作的效率，使高職院校人事管理日趨高效化;最后，高職院校人事檔案規(guī)范化管理對于檔案安全性也是很好的保障，人事檔案管理工作的核心之一就是保障人事檔案的安全性，而規(guī)范化的人事檔案管理工作能夠重新梳理立卷、歸檔、各項檢索等各項環(huán)節(jié)，利用信息加密技術(shù)等保障人事檔案的規(guī)范性。

2.高職院校人事檔案規(guī)范化管理模式

2.1分類管理模式

在人事檔案管理工作中，檔案的立卷和歸檔工作是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，只有建立科學(xué)分類管理模式，才能夠有效保護(hù)人事檔案卷宗的完整性。在信息技術(shù)時代，電子信息技術(shù)是科學(xué)分類管理模式的重要技術(shù)保障，高職院校通過建立電子人事檔案數(shù)據(jù)庫的方式實現(xiàn)人事信息存儲，同時建立相應(yīng)的電子化管理模式將人事檔案按照不同角度分類，利用標(biāo)簽化原則將人事檔案設(shè)置上不同類型的電子標(biāo)簽，便于日后對人事檔案的檢索與提取。與此同時，制定相應(yīng)的電子化人事檔案收集、整合、歸檔和借閱制度，實現(xiàn)新的人事檔案電子化上傳、已有的人事檔案電子化整合、所有人事檔案以院系等方式分類，不僅如此還應(yīng)當(dāng)在人事檔案中加入更多與時俱進(jìn)的項目，例如在人事檔案中納入教職員工參與創(chuàng)新性科研工作情況、參與黨團(tuán)建設(shè)社會公益服務(wù)等活動情況等等，使人事檔案能夠全方位地體現(xiàn)出一名教職員工在高職院校中的價值。

2.2安全管理模式

人事檔案管理的另一核心要求就是安全性，人事檔案涉及到教職員工個人隱私、高職院校涉密項目等一系列不同保密級別的信息，因此想要對高職院校人事檔案開展規(guī)范化管理，就要遵循設(shè)計安全管理模式。一方面，在技術(shù)層面，信息技術(shù)對于人事檔案安全管理而言是一把雙刃劍，在能夠保障信息安全的同時也存在著一旦系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞會泄密資料的風(fēng)險，因此，應(yīng)當(dāng)聘請專家設(shè)計完整嚴(yán)密的技術(shù)系統(tǒng)保障人事檔案安全，嚴(yán)防人事檔案相關(guān)信息泄露，建議遵循仿真安全的技術(shù)路線，在電子人事檔案庫建設(shè)過程中對于不同類型檔案配備不同級別的軟件維護(hù)屬性，保障基礎(chǔ)人事檔案資料難以拷貝，同時加強(qiáng)技術(shù)維護(hù)工作，定期開展人事檔案電子信息系統(tǒng)升級維護(hù)工作，并創(chuàng)新性地將云存儲服務(wù)、5G網(wǎng)路、人工智能等高精尖技術(shù)運用到高職院校人事檔案規(guī)范化管理工作當(dāng)中;另一方面，在管理層面，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案管理相關(guān)的制度建設(shè)，通過教職員工工號登錄、權(quán)限設(shè)定等方式保障人事檔案信息安全性，在保障教職員工個人能夠利用校園教職員工信息管理平臺查詢到自己個人檔案信息的基礎(chǔ)上，對于人事部門管理人員、院系人事管理領(lǐng)導(dǎo)干部等開放個人名下的部分權(quán)限，對于檔案上傳、更新、查閱、調(diào)取等操作行為進(jìn)行系統(tǒng)記錄，記錄操作人、審批人、操作目的、操作時間以及操作IP地址等等，保障日后人事檔案管理工作有據(jù)可查、有據(jù)可依。

2.3專業(yè)管理模式

在高職院校人事檔案管理中，受到高職院校政策、歷史交接過程復(fù)雜等因素的影響，人事檔案管理不夠?qū)I(yè)的問題并不罕見，部分高職院校甚至認(rèn)為人事檔案管理是不需要專業(yè)知識與專業(yè)人才的工作，為了規(guī)范管理、扭轉(zhuǎn)高職院校對于人事檔案管理的刻板認(rèn)識，筆者提出專業(yè)管理模式的概念。要落實專業(yè)管理模式，一是要在高職院校內(nèi)部明確人事檔案管理工作重要性，自上而下地重視人事檔案信息，配備并培養(yǎng)專業(yè)的人事管理專家，這樣才能夠保障人事檔案管理工作順暢開展;二是認(rèn)識到人事檔案管理工作的動態(tài)性，設(shè)置獨立人事檔案負(fù)責(zé)人部門或負(fù)責(zé)人，及時準(zhǔn)確地傳輸人事檔案最新信息，讓檔案內(nèi)容和檔案信息符合新時代高職院校改革發(fā)展的切實需求;三是加強(qiáng)人事檔案工作相關(guān)的培訓(xùn)，不僅培訓(xùn)人事檔案的管理人員，而且培訓(xùn)所有擁有人事檔案的教職員工，讓高職院校教職員工認(rèn)識到人事檔案對于個人發(fā)展、學(xué)校發(fā)展、社會發(fā)展的重要意義，同時也讓高職院校教職員工遵循專業(yè)的人事檔案工作流程;四是不斷與時俱進(jìn)，通過積極引進(jìn)專業(yè)化人力資源管理人才、先進(jìn)的信息存儲分析技術(shù)、申請人事檔案升級管理必須的硬件設(shè)備等等方式，建立高職院校的專業(yè)化人事檔案管理模式，使其更好地為高職院校人事檔案規(guī)范化管理服務(wù)。高職院校應(yīng)當(dāng)通過以上四位一體的管理策略，在專業(yè)技術(shù)的支持下、在專業(yè)人才的指導(dǎo)下，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理工作。

3.結(jié)束語

總而言之，高職院校的人事管理工作是開展各項工作的基礎(chǔ)，也是高職院校改革發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)從思想上重視人事檔案管理工作，在實踐中不斷探索高職院校人事檔案規(guī)范化管理模式。本文結(jié)合筆者的工作實踐及理論研究，從高職院校人事檔案規(guī)范化管理的意義入手，探討高職院校人事檔案規(guī)范化管理的具體模式，提出科學(xué)分類管理、安全管理、專業(yè)管理等具體的規(guī)范化管理模式，為高職院校人事檔案規(guī)范化管理工作提供參考。

參考文獻(xiàn)

[1]楊彩英，于美慧.淺議人事檔案信息化在高職院校干部管理與監(jiān)督中的作用[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2020（39）：6-7.

[2]何宗哲，黃曉云，趙群，黃春蓓.基于全面風(fēng)險管理理論的高職院校人事檔案管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（23）：13-15.

[3]張艷梅.高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新思考研究[J].國際公關(guān)，2020（04）：133-134.