檔案一體化管理存在的問題

劉孟江

摘要：檔案一體化管理基于檔案的總體情況，總體規劃，科學管理，實現檔案管理部門的所有過程控制，并實現檔案管理部門的所有過程控制。檔案管理部門從檔案的形成，接收和傳輸。部門對檔案的收集，分類，標識，描述，存儲，統計和使用進行登記，編號，存儲，檢索和使用。這種工作方式有利于提高和保證檔案質量，有利于提高檔案和檔案管理的標準化，實現檔案和檔案管理的現代化。

關鍵詞：檔案一體化管理;管理系統;評估機制

1.檔案一體化管理的理論基礎

文學整合理論的形成經歷了漫長的發展過程。在這一過程中，一些古典理論對其發展產生了重要影響，并成為其中的第一篇文獻，其中文學生命周期理論是最具代表性的。檔案的形成，使用，破壞或永久保存被認為是一個完整的生命過程，并遵循許多規則。由于管理制度的不同，不同國家的檔案移動階段也不同，主要包括：（當前階段，時間階段）和（形成階段，使用和維護階段）。各章，識別和選擇階段，檔案管理階段的檔案一致性：直至銷毀或“永恒”的檔案形成是完整的生命運動過程，具有完整性和連續性;存儲位置和管理模式之間存在內部對應關系。這是檔案生命周歷史形式的周期理論。

2.檔案一體化管理中問題

2.1管理系統的約束

我當前的檔案管理系統是按塊進行管理，存檔檔案是存檔作業和存檔作業之間的邊界。盡管該國制定了一些法律和法規，但在實際工作中不可避免地會懷疑越權行為。這使得無法在文書工作的全面處理中履行“入職指導”的職責，并使得難以為紀錄片和檔案工作維持統一的系統，方法和標準?？趶降膮f調導致檔案質量和信息元素外觀的惡化，還存在鏡頭不完整等問題。管理鏈接的劃分在某種程度上破壞了檔案移動的聯系和連續性，并限制了檔案集成的實現。

2.2檔案管理標準化建設滯后

無論是從傳統的紙質檔案管理還是從代理檔案管理來看，都有不同級別的標準完善，不規范和不一致。首先，標準和規范的制定不同步，檔案管理的工作標準落后于國家和行業的檔案管理標準，與工作脫節。第二是標準不具有普遍性和統一性。例如，國務院辦公廳和國務院檔案局分別制定的《主題標引規則》和《主題詞》在檔案和檔案工作上是沒有聯系和統一的。如果檔案和檔案不能互相使用，則會使它們重復工作。造成巨大的人力資源浪費。

2.3檔案管理軟件開發的延遲

中文接受的傳統的獨立檔案和檔案管理方式影響著軟件分工的發展。它是指導思想，強調檔案移動階段，而忽略了檔案傳輸到檔案完整性的問題。許多檔案管理系統僅將辦公室自動化系統生成的數據導入檔案管理系統，并且仍處于“模擬”手動工作檔案管理的級別。一些部門根據其部門的工作需求開發了一套集成的檔案管理系統。但是，由于缺乏統一的計劃和指導，系統功能類似于低級的可重復性和不兼容性，極大地限制了我國的檔案集成過程。

3.檔案一體化管理的實現

3.1從分散的檔案管理轉變為統一和協調的檔案管理

我國目前的“檔案管理”是由于我國一直實行單獨的檔案和檔案管理制度。文書工作屬于辦公室管理，檔案工作屬于檔案管理，并且沒有統一的管理組織。為了改變檔案和檔案工作中“相互影響”的現狀，必須實行統一的組織和領導。國家有必要建立一個行政機構，在全國范圍內統一領導檔案工作，并制定檔案工作的指導方針，政策和法規。長期以來，一些有識之士提出將國家檔案局改名為國家檔案局，以協調記錄和檔案管理。同時，要實現現代化、科學化和合法化，各部門必須全面開發信息資源，建立快速，靈活，高效的信息系統。該系統涵蓋了收集，檔案，檔案，日常收集，分類，檔案，用戶權限管理，檔案管理，檔案保存，存檔，管理，管理等，檔案描述輸入定義，定義打印格式等從發送和接收日常檔案開始，我們可以一次輸入每個檔案的負責人，職務，主題詞，分類編號和其他相關信息，并根據需要選擇功能模塊，計算機可以自動注冊檔案的發送和接收以及處理打印檔案。然后通過確認相關信息，例如檔案年份，卷號，存儲期限等。預先，對數據庫建立索引之后，對索引進行索引，并且每年由計算機對檔案進行分類，檢查，分類和分類，并打印已存檔檔案列表，已破壞檔案列表，內容等。檔案內容，檔案封面和檔案中的考試準備表格。集成的檔案管理可以大大提高檔案信息和檔案管理的效率。

3.2建立檔案管理軟件評估機制

當前，在檔案集成環境中，迫切需要建立用于檔案管理軟件的評估機制。 “機制勝于技術”，其力量無法完全被技術取代。評價機制在許多方面不可避免地對國家檔案管理軟件市場的標準化產生影響?！澳壳?，全球并購和IBM管理的興起主要是由于簡化了全球并購和管理，并參與了電子檔案管理軟件的開發和推廣。因此，需要進一步完善國家檔案管理軟件，商品化程度要提高國家檔案管理軟件的商品化程度，僅僅依靠行政干預和科研推廣是不夠的?；敬胧┦墙n案管理軟件的評估機制，在檔案集成的背景下要注意建立檔案管理軟件的評估機制，不僅會導致推廣。檔案標準化的應用，也使軟件市場有序發展國家檔案局。只有這樣，檔案管理軟件市場的發展才能真正成熟。

3.3建立知識結構保證體系

檔案一體化管理模型的發展趨勢是將信息處理，業務流程和知識管理結合在一起的知識管理模型。要建立一個適合檔案集成開發的檔案人才團隊，首先，檔案管理人員應該是熟悉檔案業務，了解檔案處理基礎和綜合知識的復合型人才。掌握計算機技術。培養高素質的文獻管理人員是當務之急。我們可以從以下幾個方面入手：第一，每年招收幾名大專院校畢業生或引進高素質的檔案管理人才，以豐富單位的檔案管理隊伍。在本地對現有業務人員進行培訓和再教育，更新或擴展他們的專業知識，以跟上高科技的發展，并適應檔案管理的現代化和計算機化的需求。檔案部門應逐步跟蹤單位的實際情況。在檔案事業中探索合理的專業結構和多樣化的人員比例，以實現人才的合理利用;第二，將技術職稱的提升與干部的晉升與任用相結合，要建立積極進取的人才激勵機制，創造公平合理的競爭環境。只有重視檔案人才的培養，才能無縫促進官方檔案的綜合管理。

4.結束語

促進集成的檔案和檔案管理以及維護檔案完整性是改善檔案管理的重要步驟。在培訓過程中，應對工作中形成的所有類型和支持檔案以及相關材料進行統一和標準化。檔案管理集成不僅是一種趨勢，而且是一種先進的管理方法。只要我們不懈地將理論與實踐結合起來，我們就能找到適合我國國情的模型。

參考文獻

[1]祭鴻雁.檔案一體化管理軟件的現狀分析及設計要求.檔案管理，2017（3）.

[2]張武軍.電子檔案檔案一體化管理中的問題.我國檔案，2017（8）.