航天企業(yè)“檔案信息云”管理模式在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的探索

周智力 劉婷

摘 要 本文闡述了航天企業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案變革中的所面臨的管理問題，分析了航天檔案信息云建設(shè)的必要性和可行性，提出了一種基于云計(jì)算平臺(tái)統(tǒng)一的集團(tuán)級(jí)分層檔案信息云應(yīng)用架構(gòu)，指出了檔案信息云面臨的保密管理、檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)、檔案思維挑戰(zhàn)，并通過試點(diǎn)推行來進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、管理模式提升的建設(shè)思路以實(shí)現(xiàn)知識(shí)航天強(qiáng)國的愿景。

關(guān)鍵詞 航天企業(yè);檔案信息云;管理模式;大數(shù)據(jù)

黨的十九大提出了全面建成小康社會(huì)和建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國的宏偉目標(biāo)，以及“加快建設(shè)制造強(qiáng)國，加快發(fā)展先進(jìn)制造業(yè)，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合”的發(fā)展思路。從數(shù)字經(jīng)濟(jì)被寫入政府工作報(bào)告，到“科技強(qiáng)國、質(zhì)量強(qiáng)國、航天強(qiáng)國、網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國、數(shù)字強(qiáng)國、智慧社會(huì)”發(fā)展理念地提出，中國數(shù)字領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了跨越性發(fā)展，深刻影響著檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式。

為此航天企業(yè)提出了“建設(shè)數(shù)字航天，推動(dòng)航天數(shù)字化產(chǎn)品、數(shù)字化研制、數(shù)字化管理和數(shù)字化產(chǎn)業(yè)協(xié)同發(fā)展”，“建設(shè)統(tǒng)一的經(jīng)營管控平臺(tái)，提升精細(xì)化管理和戰(zhàn)略管控水平”的發(fā)展思路，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為發(fā)展的主旋律。作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的數(shù)據(jù)源頭的檔案信息對(duì)航天科研實(shí)踐，系統(tǒng)工程管理實(shí)踐，航天產(chǎn)品族譜體系建設(shè)，航天產(chǎn)品質(zhì)量分析管理，航天史研究都具有舉足輕重的意義。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的新形勢(shì)下，航天檔案工作也面臨著轉(zhuǎn)型。而航天企業(yè)“檔案信息云”是指在航天企業(yè)內(nèi)部通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的檔案共享利用的一種模式，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字航天和知識(shí)航天的有效手段。

1航天檔案的發(fā)展特點(diǎn)與檔案信息云的建設(shè)必要性

隨著近年來探月工程、北斗工程為代表的航天事業(yè)的發(fā)展，航天產(chǎn)品的研制數(shù)量呈線性增長，年發(fā)射頻次已經(jīng)成為世界第一。每年均要產(chǎn)生大量的設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)圖紙、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、三維模型等檔案信息，這些具有極高價(jià)值的信息分散在各個(gè)PDM，質(zhì)量管理系統(tǒng)，紙質(zhì)文件和員工個(gè)人手中，各種試驗(yàn)信息無法重復(fù)利用，無法形成給予產(chǎn)品型譜的數(shù)據(jù)流，導(dǎo)致相似參數(shù)重復(fù)不同產(chǎn)品重復(fù)試驗(yàn)，帶來工程進(jìn)度和經(jīng)費(fèi)問題。同時(shí)運(yùn)載火箭產(chǎn)品分布于多個(gè)科研院所生產(chǎn)研制，其中產(chǎn)品設(shè)計(jì)方法有較強(qiáng)的共通性，急待集中統(tǒng)一管理，形成知識(shí)數(shù)據(jù)源，傳承型號(hào)隊(duì)伍。

現(xiàn)有檔案管理模式已經(jīng)步入瓶頸期，由于航天產(chǎn)品的特殊性，檔案工作不僅僅是提供檔案服務(wù)，而且已經(jīng)即時(shí)的被納入到科研生產(chǎn)流程，相關(guān)每天都會(huì)被使用，檔案的日常利用率相對(duì)較高，任何的流轉(zhuǎn)不暢都會(huì)造成任務(wù)周期影響。部分院所總存儲(chǔ)容量已經(jīng)達(dá)到了幾百TB，如果全部打印紙質(zhì)文檔留存相當(dāng)于多個(gè)國家圖書館的容量，在有限的庫房面積條件下無法實(shí)現(xiàn)，傳統(tǒng)的基于紙質(zhì)文件和電子文件各廠所分散管理模式已成瓶頸，甚至?xí)o形中占用大量計(jì)劃時(shí)間和檔案管理人員的借用整理時(shí)間。解決檔案管理的硬件成本和時(shí)間成本問題，只有采用數(shù)字化的檔案信息云存儲(chǔ)進(jìn)行電子化升級(jí)才能支撐未來航天事業(yè)的快速發(fā)展[1]。

2航天企業(yè)檔案技術(shù)變革和檔案信息云建設(shè)可行性

2.1 航天企業(yè)具有良好的信息化網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)軟硬件條件和管理基礎(chǔ)

經(jīng)過航天事業(yè)63年的發(fā)展，檔案管理已初步完成了傳統(tǒng)紙質(zhì)向電子化應(yīng)用的轉(zhuǎn)變，各廠所建設(shè)了基于電子檔案實(shí)體的檔案管理系統(tǒng)。在航天企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了跨院所的安全網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建設(shè)了暢通鏈路。在航天系統(tǒng)內(nèi)集中建成了具有百萬億次級(jí)別計(jì)算處理速度的云計(jì)算平臺(tái)和PB量級(jí)的共享存儲(chǔ)空間。部分單位之間通過統(tǒng)一選型的PDM系統(tǒng)的跨域集成項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)了文件傳遞，大大提升了傳輸效率。通過TDM（Test Data Manage）實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)系統(tǒng)收集了大量試驗(yàn)數(shù)據(jù)。同時(shí)管理上形成了集團(tuán)-院-所三層的管理模式，形成了單位檔案負(fù)責(zé)人機(jī)制，建設(shè)了良好的入館機(jī)制和協(xié)調(diào)渠道，建設(shè)了一支信息化、檔案相結(jié)合的專業(yè)檔案隊(duì)伍。這些都是進(jìn)行檔案信息云建設(shè)不可或缺的必要條件。

2.2 航天事業(yè)發(fā)展和航天企業(yè)市場(chǎng)化轉(zhuǎn)型帶來檔案轉(zhuǎn)型契機(jī)

航天企業(yè)市場(chǎng)化轉(zhuǎn)型過程中環(huán)境形勢(shì)的變化無所不在。在轉(zhuǎn)型發(fā)展期，經(jīng)營決策與市場(chǎng)響應(yīng)的匹配、科研生產(chǎn)的精益化和經(jīng)營管理的精細(xì)化進(jìn)程不斷推進(jìn)。檔案工作作為直接的服務(wù)崗位工作，既定的管理模式將面臨新一輪的重塑。服務(wù)響應(yīng)的速度，信息獲取的便捷性、信息挖掘的預(yù)測(cè)行，將直接影響企業(yè)面向市場(chǎng)的快魚吃慢魚的競(jìng)爭(zhēng)博弈?？蒲猩a(chǎn)主流程的再造、組織機(jī)構(gòu)改革調(diào)整、信息化環(huán)境下，檔案管理對(duì)象的變化、檔案資源利用需求的多元化、集成化、專業(yè)化特點(diǎn)日益突出，這些變化給檔案工作帶來挑戰(zhàn)和發(fā)展空間。從適應(yīng)市場(chǎng)化轉(zhuǎn)型的方面看，面對(duì)內(nèi)外部的新形勢(shì)、新要求，檔案工作要實(shí)現(xiàn)對(duì)定位的再認(rèn)識(shí)，檔案工作在支撐市場(chǎng)開發(fā)、品牌建設(shè)、產(chǎn)權(quán)保護(hù)、科技成果轉(zhuǎn)化、風(fēng)險(xiǎn)管理、企業(yè)維權(quán)、產(chǎn)品售后服務(wù)方面都將發(fā)揮重要作用。

3航天企業(yè)檔案管理模式變革和檔案信息云建設(shè)

3.1 航天企業(yè)檔案信息云架構(gòu)

應(yīng)建立面向企業(yè)用戶的集團(tuán)+院+所的統(tǒng)一的三層檔案信息云系統(tǒng)，將匯集系統(tǒng)內(nèi)幾十家單位檔案資源，形成一點(diǎn)登錄，全網(wǎng)利用的云應(yīng)用模式，其系統(tǒng)架構(gòu)如圖一所示。

將所現(xiàn)有數(shù)據(jù)中心檔案通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)接口，將各應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成。通過院級(jí)高性能計(jì)算云平臺(tái)和分布式并行文件存儲(chǔ)進(jìn)行統(tǒng)一數(shù)據(jù)源匯聚和存儲(chǔ)。在集團(tuán)公司層面將通過結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理分析將數(shù)據(jù)資源進(jìn)行集中挖掘，最終在用戶層實(shí)現(xiàn)集團(tuán)全部數(shù)據(jù)的檔案信息云搜索、云利用和云歸檔，使企業(yè)用戶可以由傳統(tǒng)的窗口服務(wù)模式向線上自服務(wù)模式轉(zhuǎn)變。

這種結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)如下：

（1）保持現(xiàn)有體系結(jié)構(gòu)，統(tǒng)籌降低工作成本

基于檔案信息云的架構(gòu)模式需要搭建高性能的計(jì)算系統(tǒng)軟硬件設(shè)備和海量并行文件系統(tǒng)來組建云平臺(tái)，包括后期的系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)和調(diào)試管理，這對(duì)任何一個(gè)獨(dú)立的基層單位都是巨大的投入購買，也無法實(shí)現(xiàn)更大范圍的共享和性能調(diào)度平衡?；诟髟含F(xiàn)有的高性能計(jì)算資源可以在相對(duì)固定的地域范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)工作場(chǎng)地統(tǒng)籌和集中管理，實(shí)現(xiàn)全過程的數(shù)據(jù)采集、整理、歸檔和提供利用;實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，提高工作效率，減少人為誤差;有效減少檔案庫房建設(shè)的投資成本，緩解對(duì)象數(shù)量膨脹與保管空間相對(duì)有限之間的矛盾，在后續(xù)的檔案系統(tǒng)終端擴(kuò)展時(shí)，只需要增加部分終端設(shè)備，即可實(shí)現(xiàn)相同功能，大大節(jié)省了人物力開支。同時(shí)數(shù)字備份也了解決實(shí)體檔案孤本的保護(hù)和搶救的問題。

（2）提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息共享

可以在集團(tuán)層實(shí)現(xiàn)分層歸檔，信息共享。在現(xiàn)有各系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子化檔案的背景下，可以在物理位置無關(guān)的情況下，進(jìn)行所歸檔文件網(wǎng)上電子移交至上級(jí)檔案館。減少大量的檔案部門人工操作，大幅度提高工作效率，提升信息的準(zhǔn)確性。在集團(tuán)層可以實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的匯聚和利用，有利于最終實(shí)現(xiàn)集團(tuán)級(jí)的智慧總中心，以提供系統(tǒng)的解決方案為主業(yè)的信息服務(wù)部門。在“檔案信息云”模式下，利用云終端能夠即時(shí)云搜索和利用，同時(shí)在云端實(shí)現(xiàn)個(gè)人文件的預(yù)立卷和電子歸檔，將大大減少檔案人員的歸檔壓力，提升文件受控的及時(shí)性，形成個(gè)人數(shù)據(jù)群聚效應(yīng)，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)所有數(shù)據(jù)云共享。

（3）統(tǒng)一數(shù)據(jù)資源，保障信息完整安全

基于檔案信息云的管理模式，所有的數(shù)據(jù)源都是自底向上集成同步，原始的數(shù)據(jù)依然存儲(chǔ)在各所系統(tǒng)中，上層僅通過數(shù)據(jù)采集接口作為數(shù)據(jù)處理挖掘應(yīng)用，也保證了信息的完整性，避免了數(shù)據(jù)版權(quán)歸屬的責(zé)任問題，減少了原有機(jī)制下手工歸檔提交，備份。基于私有云的管理也更加有利于信息保密管理。

3.2 基于云平臺(tái)的新型檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，任何一個(gè)人和團(tuán)隊(duì)都無法靠局部能力實(shí)現(xiàn)整體知識(shí)信息的管理和交換，傳統(tǒng)的檔案室管理模式在這方面的局限也越來越凸顯。針對(duì)這種情況，將結(jié)合云平臺(tái)轉(zhuǎn)換工作模式，需形成一支集高性能計(jì)算平臺(tái)建設(shè)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案學(xué)管理、情報(bào)分析和數(shù)據(jù)挖掘的新型檔案團(tuán)隊(duì)，將工作重心轉(zhuǎn)化到信息挖掘和利用上來，將原有的檔案實(shí)體化工作提交云端自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。需要探索新的檔案管理渠道，如知識(shí)收集與管理，知識(shí)分類與推送等智慧檔案室建設(shè)工作。檔案人員的專業(yè)素質(zhì)需求也會(huì)進(jìn)一步升級(jí)，建議在檔案專業(yè)課程在原有信息系統(tǒng)管理上增加云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的課程，如數(shù)據(jù)挖掘、hadoop等，以實(shí)現(xiàn)入職的匹配程度。

同時(shí)能夠促進(jìn)形成全員檔案責(zé)任制，增加員工自身的檔案自覺，強(qiáng)化自主檔案管理。在檔案信息云模式下，每名員工都是檔案信息云的一個(gè)終端入口和支撐支點(diǎn)，全員形成檔案組合拳。結(jié)合企業(yè)任職資格體系建設(shè)，檔案技能考核對(duì)檔案的基本技能的考核納入員工考核中。檔案信息是新的重要資源，應(yīng)該像理財(cái)一樣整理檔案，利用檔案，挖掘檔案，檔案技能應(yīng)合計(jì)算機(jī)技能，文書技能等一樣成為員工的基本技能。

4檔案信息云模式下面臨的問題

4.1 檔案信息云保密管理方式進(jìn)一步完善

由于航天事業(yè)是國防保密事業(yè)，保密管理是的紅線管理，檔案保密管理要求日益增強(qiáng)，使得信息安全問題越來越受到重視。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息安全體系建設(shè)，確保信息安全已成當(dāng)務(wù)之急。很多基于公共平臺(tái)的檔案產(chǎn)品無法直接應(yīng)用于航天事業(yè)，必須經(jīng)過相應(yīng)的測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)改造，這給檔案電子系統(tǒng)升級(jí)建設(shè)帶來了較大難度。而基于云計(jì)算大數(shù)據(jù)模式的云端訪問管理更為分散復(fù)雜，相關(guān)保密架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)正在制定當(dāng)中，對(duì)于檔案信息存儲(chǔ)加密，用戶認(rèn)證授權(quán)、檔案信息系統(tǒng)安全建設(shè)、檔案信息中心環(huán)境安防建設(shè)，檔案安全備份應(yīng)急策略等需進(jìn)一步加強(qiáng)研究，追蹤國際國內(nèi)最新技術(shù)動(dòng)態(tài)，對(duì)不適宜納入云管理的檔案要脫密處理或仍采用現(xiàn)有館藏模式，確保檔案信息安全。

4.2 航天企業(yè)原有檔案管理模式慣性有待突破

現(xiàn)有的航天檔案管理模式起源于原蘇聯(lián)模式管理模式，相關(guān)流程體系已經(jīng)在成功運(yùn)行了幾十年，那在當(dāng)時(shí)的歷史條件下發(fā)揮了巨大作用，體系本身有著較強(qiáng)的穩(wěn)定性和時(shí)代特征，各獨(dú)立單位間的檔案管理還存在僅限內(nèi)部使用的壁壘，形成了管理慣性。正如美國總統(tǒng)奧巴馬于2012年啟動(dòng)的《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展計(jì)劃》，組建“大數(shù)據(jù)高級(jí)指導(dǎo)小組”，通過行政手段打通壁壘，計(jì)劃打通美國國家科學(xué)基金、國家衛(wèi)生研究院、能源部、國防部等6個(gè)聯(lián)邦政府部門數(shù)據(jù)鏈條，倡議企業(yè)、科研院校和非營利機(jī)構(gòu)一起集中資源，共同促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展一樣。我國從傳統(tǒng)的畫圖板轉(zhuǎn)為電子CAD圖紙也經(jīng)歷了思維模式上相似的轉(zhuǎn)變，如何在檔案管理與繁重的科研生產(chǎn)任務(wù)不相適應(yīng)情況下，找到技術(shù)和制度的突破口并大范圍，并不能僅僅依靠高層領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門，必然是初步變革產(chǎn)生效益使企業(yè)整體形成了集體共識(shí)的條件下，通過一定的社會(huì)契機(jī)和領(lǐng)導(dǎo)決策才能實(shí)現(xiàn)的。建議可以通過檔案信息云戰(zhàn)略工程形式，選擇檔案基礎(chǔ)好，檔案變革需求迫切的優(yōu)勢(shì)單位進(jìn)行試點(diǎn)，集中資源建立標(biāo)桿工程示范案例，以點(diǎn)帶線，擴(kuò)線成面的方式進(jìn)行推廣。

4.3 檔案信息云標(biāo)準(zhǔn)制度體系建設(shè)需進(jìn)一步加強(qiáng)

目前基于傳統(tǒng)的內(nèi)部電子文件管理體系已初見成效，而基于大數(shù)據(jù)模式企業(yè)檔案信息云的標(biāo)準(zhǔn)制度體系建設(shè)目前還沒有開展，為更好地推動(dòng)集團(tuán)檔案工作規(guī)劃統(tǒng)籌和建設(shè)統(tǒng)籌，需要發(fā)布企業(yè)級(jí)檔案信息發(fā)展戰(zhàn)略，遵循標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、規(guī)范先行的理念，建立由管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)三個(gè)方面構(gòu)成的標(biāo)準(zhǔn)體系，研究并提出指導(dǎo)企業(yè)集團(tuán)級(jí)檔案的基礎(chǔ)條件建設(shè)的各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，制定元數(shù)據(jù)格式、信息系統(tǒng)接口、云平臺(tái)管理等企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)集團(tuán)所屬各單位科學(xué)開展檔案基礎(chǔ)保障配套條件建設(shè)，通過試點(diǎn)單位的達(dá)標(biāo)成果推廣應(yīng)用范圍。使之貫穿于檔案信息云規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)行和管理的全過程。

5結(jié)束語

航天企業(yè)檔案工作變革在大數(shù)據(jù)時(shí)代已蓄勢(shì)待發(fā)，檔案信息云管理也存在著諸多實(shí)際應(yīng)用問題，但依然需要勇于變革，通過檔案信息云實(shí)踐實(shí)現(xiàn)航天記憶傳承，航天科技進(jìn)步，航天管理提升，發(fā)揮檔案信息價(jià)值是航天檔案人當(dāng)仁不讓的職責(zé)。通過檔案信息云建設(shè)將逐步實(shí)現(xiàn)檔案強(qiáng)企、檔案航天和知識(shí)航天的目標(biāo)，并為最終實(shí)現(xiàn)航天強(qiáng)國的愿景做出探索和貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（14）：106-107.