工程項目電子文件歸檔和電子檔案管理淺析

劉凱

摘 要 公司的工程項目是根據公司的工程項目計劃任務書進行設計的，所以加強工程項目電子檔案管理工作非常有必要。本文主要分析了當前工程檔案管理中存在的不足之處，并針對上述問題提出了相應的改進措施，希望能為工程電子檔案管理工作帶來便捷，將電子檔案管理納入標準規范，為工程項目的檔案管理工作提供幫助。

關鍵詞 工程項目;電子文件;檔案管理1當前工程項目電子檔案管理工作中存在的不足之處

1.1 管理人員對電子檔案認知程度不夠

人們習慣了紙質文件，一般只把紙質文件作為檔案來存放管理，所以管理人員遵從傳統方式接續檔案存放較為常見，沒有重視電子文件在節省空間和時間延續上的重要作用，自然就沒有把電子檔案管理工作列入工作規劃中。即使使用了電子文檔，一旦工程項目管理過程中計算機的電子文件中了病毒，就容易造成大腦文件的丟失或損害，給工程電子文件的歸檔管理帶來損失。

1.2 電子檔案管理人才缺乏

由于對于電子檔案管理工作認識不足，所以在電子檔案管理人員配置方面并不充足。工程項目文件管理人員年齡偏大且身兼多職，他們對計算機專業知識了解較少，對于文檔的分類以及各類文檔存放備案時間的要求又一知半解，特別是在人力資源配置上對檔案管理的投入少之又少，其物質投資更是可謂能省即省，這些因素都嚴重制約了工程電子檔案管理工作的進展[1]。

1.3 部分檔案管理軟件不兼容

當前工程項目檔案管理工作中一個重要問題就是部分軟件不兼容，這給辦公自動化帶來挑戰，讓電子文檔無法及時歸檔，大部分內容還是靠人員錄入實現歸檔管理及統計功能，這就使得電子檔案管理應用效果大打折扣，延緩了電子檔案管理的進程。

1.4 建設工程項目檔案多版本

項目檔案本應具備唯一性，但由于時間和各項手續的前后銜接與工程項目的實施存在前后的制約，往往有補漏和順序上的要求，為達到各項不同形式要求，形成多版本形式的檔案也是有的。

2做好工程項目電子檔案管理工作的辦法

2.1 將電子檔案管理納入工程項目建設規劃中

首先應該加強電子檔案的管理工作，將電子檔案管理納入工程項目建設規劃中;其次要爭取主要領導的重視，通過組織協調、保障物力、人力和財力，要把電子檔案收集工作作為一項重要工作內容;最后要落實好相關人員的崗位責任制。電子檔案管理是一項重要的內容，只有將相關人員納入崗位責任制，納入績效考核內容，才能更好地提高工作水平和管理質量，讓檔案管理工作落實到位[2]。

2.2 建立和完善工程項目電子文件信息標準體系

加強信息化建設標準化建設對工程文件的歸檔質量有很重要的幫助。在電子檔案管理的各個環節一定要加強管理，通過科學規劃保障檔案的完整性，避免漏掉檔案記載內容。通過建立健全電子檔案管理制度，由主管領導牽頭、各個科室負責人參加管理網絡，對電子檔案的接收、使用、存放、歸檔等環節進行嚴格把關控制。通過明確責任人以及第一負責人等制度，能夠促使相關工作人員主動履行檔案管理辦法，建立電子檔案信息標準體系。

2.3 將電子檔案融入工程項目的全過程管理

取代紙質文件可置換、可更改的項目管理過程中的非正常操作;讓寫入信息留痕，記載的數量、時間信息不容更改;進一步規范項目管理全過程記錄與統計功能;達到其分析指導下步工作的作用。實現建設項目檔案的唯一性，是實現建設工程全過程管理的必要措施，電子檔案領先于其他形式的檔案管理模式[3]。

2.4 加強工作人員培訓，提高管理人員綜合素質

首先相關單位應該及時更新檔案管理軟件，促使電子文件以檔案的直接轉換;其次要加強管理人員的業務水平培訓。要求工程項目檔案管理人員主動學習，定時定期參加工程項目電子檔案管理培訓，熟悉相關文件和業務規范，掌握必要的技能。通過這樣的辦法，讓管理人員熟練運用檔案管理軟件進行統一操作，有效實現工程檔案管理的規范化和標準化。

2.5 建立健全電子檔案安全防護管理辦法

電子檔案容易受到網絡病毒的侵害，所以針對這一辦法工程項目管理人員應該建立防火墻，加強網絡系統保密驗證和驗收。及時更新軟件，加強防火墻建設，對重要文件進行加密管理，從而保證工程項目文件的安全性[4]。

3結束語

工程項目電子檔案管理工作是工程項目檔案管理技術與計算機互聯網等技術結合的產物，代表著未來工程項目檔案管理的發展方向，在工程項目管理過程中，管理人員只有不斷提升自己的綜合素質，加強對電子文件的保護，從而更好地完成工程項目電子檔案管理工作，讓電子檔案取代紙質檔案，進一步探索無紙化電子檔案在信息傳遞中的優勢，不斷提高異地資源共享及類似項目的共識度，讓項目優化設計及施工工藝得以廣泛應用。

參考文獻

[1] 王英瑋，常建法. 《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》內容及相關問題的思考[J]. 北京檔案，2019（3）：18-22.

[2] 劉俊. “企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目”通過驗收[J]. 上海檔案，2018（2）：48.

[3] 阮敏紅. 如何加強工程設計企業電子文件歸檔、管理工作[J]. 城市建設理論研究：電子版，2018（14）：1-3.

[4] 張彥. 建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理系統構建路徑研究[J]. 西北電建，2019（4）：15-16.