規范財務檔案管理提高財務管理水平的作用研究

趙宇霞

摘要：隨著我國經濟的加速發展，帶動了中小企業的蓬勃發展，財務在公司運營中的重要性也日益凸顯出來，如何有效規范地進行財務檔案的管理，將財務檔案管理與財務管理水平的有效提升掛鉤，引起了越來越多企業的重視，本文就如何規范財務檔案管理提升財務管理水平進行討論，為企業財務管理工作提供指引與參考。

關鍵詞：財務檔案管理;財務管理;有效策略

1 引言

隨著企業的不斷發展企業內部對財務管理方面也越來越重視，尤其是近年來很多企業都在開始關注企業財務檔案管理工作，也在逐漸的開始落實，但是由于受多種原因的影響，落實的效果并不理想，還存在著很大的完善空間。

2 財務檔案管理分類

財務檔案指的是相關的工作人員或部門在工作的過程中產生的相關數據檔案。財務檔案管理主要是對賬簿和會計報表進行規范和科學的管理。財務檔案的特點是穩定、專業和嚴謹。金融文件不光是有紙質的形式，還有電子的形式。隨著當下越來越多單位信息平臺的完善和改進，當下有越來越多的單位開始將紙質檔案數據向電子檔案發展，因此在當下檔案種類也在向著現代化和多元化的方向發展。除此之外，從文件的歸檔時間的角度來分析，檔案還可以分為一般性的常規文件和永久文件。由于在之前的工作中，我國很多單位都缺乏相關的數據電子化的技術，因此有很多的單位重要信息數據依然是簡單的紙質形式，當下很多單位開始通過數字平臺將單位中之前的紙質化信息和檔案進行數據化，最終實現財務檔案的存儲和鏈接的數字化。通過數字化平臺，財務信息數據可以轉化為電子數據，便于存儲，更好地實現會計檔案信息的利用和共享。

3 財務檔案管理問題和現狀

3.1 財務檔案管理的重要性認識不充分

受傳統企業管理的模式限制，大多數企事業單位對財務檔案管理的重要性未有充分認識，在進行財務檔案管理工作過程中，僅僅考慮紙質檔案保管層面的問題，未能將財務管理工作與財務檔案管理相結合。檔案毀損丟失現象較為常見，使單位丟失了很多數據資料，對整體業務的評估缺乏支撐力，同時檔案只是形式上的歸檔儲存，未根據資料內容與可使用方向進行歸檔及數據匯總，造成了數據真正意義上的“閑置”，這對企業來說是最可惜的地方。

3.2 缺乏健全的管理制度

在企業中具備一個健全的財務檔案管理制度以及相應的科學管理方法是維持檔案管理工作正常進展的關鍵，但是大部分的企業并沒有具備健全的財務檔案管理相關體系和制度，不僅缺乏細節具體的財務檔案管理操作流程，甚至連財務檔案管理工作的基本輪廓也不夠完整，導致在企業實際的財務檔案管理過程中工作流程比較隨意混亂，對于各類財務資料的管理也不具備系統性和規范性，不僅財務檔案管理工作中常常出現問題，而且發現問題后找不到相關的負責人，大家相互推脫責任的現象屢屢發生，不僅不利于企業資金的合理化利用，同時也會影響企業的經濟效益。

3.3 財務文件內容缺乏真實性

在當下的工作中存在著一個很大的問題，那就是很多單位都沒有重視其財務檔案管理工作的重要性，因此缺乏完善的工作機制，在工作中沒有及時記錄，而是盲目進行財務檔案管理。造成這個問題的主要原因是很多人認為財務檔案是過去式，其對以后的工作沒有什么作用，導致沒有重視財務檔案管理工作，這也是影響當下財務管理工作質量的主要原因。

4 規范財務檔案管理，提高財務管理水平的措施

4.1 重視財務檔案管理工作

思想決定意識，意識直接影響行為，只有真正認識財務檔案管理工作的重要性，才會通過切實措施來改善其管理效果。單位的一把手要對財務檔案管理的重要性有全面的認識，才能帶頭將這項工作落到實處，起到帶頭作用。對財務檔案的重視程度，從側面可以反映對財務數據的重視度，一把手對財務檔案管理的重視，能夠在財務部范圍內營造較為積極的工作氛圍，同時可以提升其他部門的配合度。同時一把手也要對財務檔案管理工作提出自己的要求，一把手或者總經理對整個企業的運營負責，需要強有力的數據支撐才能作出有效的判斷，帶動企業快速發展，而這些數據都是財務檔案的范疇。

4.2 有效利用信息技術，滿足檔案管理信息化發展

行政事業單位的檔案管理工作，想要滿足現代化發展需求，并保障其有效性的同時，就應在單位未來發展當中，實現財務檔案管理的信息技術化發展，進而把信息技術滲透到實際的財務檔案管理的各項工作當中，由此進一步增強財務管理水平。首先，要強化財務檔案管理工作者信息技術意識，確保其能夠掌握先進信息技術的應用方法，在將這些技術應用在財務檔案管理中，這樣能夠進一步提升工作質量和效率。其次，針對當前財務檔案管理要求，優化和改善財務檔案管理工作的網絡設施，進而滿足財務檔案管理的信息化發展需求。

4.3 建立完善的財務檔案管理制度

企業中任何一項工作的進展都離不開相關規章制度的約束，只有在科學合理的制度下進行工作再能保障工作的可持續性以及有效性，企業財務檔案管理工作也是一樣，必須建立符合本企業財務檔案管理的相關制度才能促進財務檔案管理工作的順利進行和持續管理。在實際的財務檔案管理工作中所涉及到各個方面的信息內容非常繁雜，這也給財務檔案管理工作帶來了一定的難度，所以企業更應該制定完善的財務檔案管理制度來進行相關工作程序以及工作內容的規范，讓財務檔案管理工作能夠有序的進行。對于財務檔案管理人員的工作必須進行崗位責任制，將每個崗位的工作內容和所承擔的責任都進行明文規定，同時也要將工作的具體流程進行細分，以此來避免問題出現時大家相互推脫責任的問題。在國家相關的標準下來進行財務檔案管理工作中的檔案收集、整理以及移交和歸檔等方面的具體內容的工作制度的制定。

4.4 加強財務管理人員的專業技能考核

會計是直接面對單位財務工作的工作人員，會計工作人員質量的好壞直接影響著單位的發展，所以要想促進單位的進步和發展，就要加強會計工作人員業務能力的培訓。單位可以不定期舉辦培養會計工作人員專業技能和職業素養的活動，讓品德和技能都很優秀的員工上臺進行講話，將自己工作的技巧或者對待工作的態度講給其他會計聽，讓他們在耳濡目染的過程中加強自身的修養。

5 結束語

總而言之，在科學技術迅速發展的背景下，要想規范財務檔案管理來提高財務管理的水平，就要充分認識到其存在的現實問題，重視財務檔案的管理工作，并通過思考實踐以及利用信息技術去解決這些問題，提高管理人員的素質，進而提高財務管理的水平。

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