數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源的整合及利用

胡敏霞

如何實現(xiàn)對檔案資源的進一步整合與利用是檔案管理人員面臨的突出問題。為響應(yīng)全省“十三五”檔案數(shù)字化建設(shè)號召，加快推進檔案信息資源的科學(xué)整合及高效利用。根據(jù)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》《江蘇省數(shù)字檔案室等級評估辦法》的要求，江蘇省南通市如東縣教育體育局檔案室大力推進數(shù)字檔案館的創(chuàng)建工作，針對教體局系統(tǒng)檔案室數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，量身定制建設(shè)方案。經(jīng)過努力，如東縣教育體育局檔案室實現(xiàn)了對文書檔案、音像檔案、實物檔案等各類電子化檔案的集中統(tǒng)一管理和在線利用，用信息技術(shù)帶動檔案室工作的變革，檔案管理從接收保管傳統(tǒng)媒介檔案到接收保管電子檔案，從實體整理歸類保管到數(shù)據(jù)整理歸類保管，從人工操作到電腦操作，從檔案資料櫥架存儲到互聯(lián)網(wǎng)現(xiàn)代化管理，最終實現(xiàn)了檔案資源共享、技術(shù)共享。

一、數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源整合及利用的路徑

1.數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿。

如東縣教體局檔案室穩(wěn)步推進檔案資源數(shù)字化工作，制定好檔案數(shù)字化目標計劃，根據(jù)人力、財力、物力等條件分批次對檔案進行數(shù)字化處理。如東縣教體局檔案室于2003 年應(yīng)用東方飛揚檔案管理系統(tǒng)，將文書、設(shè)備、照片、實物、影像、會計等各類資料檔案全面錄入系統(tǒng)扎口管理，2018 年就將管理系統(tǒng)升級為V7.5 版，進一步提升了檔案管理的效率。新形勢下，如東縣教體局檔案室注重逐步實施數(shù)字化帶動戰(zhàn)略，遵循“增量電子化，存量數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)化”原則，大力推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，近幾年來對歷年的文書檔案進行了全文數(shù)字化處理，建立電子檔案信息數(shù)字庫，全面存儲單位各類檔案資料，實現(xiàn)了電子檔案與卷內(nèi)目錄、實體檔案的一一對應(yīng)。通過建設(shè)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)平臺，有效解決了因時空、門類、人手等造成檔案資源整合利用度不高的問題。

2.軟件多提級，服務(wù)少死角。

檔案檢索與調(diào)用是電子檔案信息管理系統(tǒng)的重要功能，使用者只需在搜索框內(nèi)輸入關(guān)鍵詞即可快速查找自己所需的檔案，從而更好地發(fā)揮檔案的價值。如東縣教體局檔案室使用的V7.5 版東方飛揚檔案管理系統(tǒng)設(shè)有檔案保存、檔案管理、檔案利用、調(diào)閱管理、檔案統(tǒng)計、鑒定銷毀等功能，操作方便、快捷。要查閱所需信息時，只要輸入有關(guān)條目，所要調(diào)取的檔案目錄就會快速顯示在電腦顯示器上，輕輕一點，所要查詢的內(nèi)容就會完整清晰地顯現(xiàn)在屏幕，快捷地為局各科室、基層單位及社會各界提供檔案全文的查詢服務(wù)，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。與此同時為穩(wěn)定提供各項檔案服務(wù)，確保在停電、網(wǎng)絡(luò)故障、系統(tǒng)維護等特殊時間段的服務(wù)不中斷，檔案室還專門建立了各門類檔案的人工案卷檢索目錄，在任何情況下都能滿足檔案使用者的信息查閱需求。

3.資源巧整合，編研高效率。

檔案編研是提升檔案利用價值的重要途徑。在數(shù)字化時代，檔案編研的來源包括各類檔案、書籍、新媒體信息等，檔案編研工作者要借助數(shù)字化時代的巨大便利，充分開發(fā)和運用各種形式的檔案資源，借助數(shù)字化渠道有效地開發(fā)和利用檔案資源，縮短編研周期，提升編研效率。面對海量的信息資源與社會各界的檔案需求，如東縣教體局檔案室持續(xù)加大檔案編研力度，在完成年度歸檔工作任務(wù)后，利用室藏優(yōu)勢，編制了《組織機構(gòu)沿革》《全宗指南》《高校錄取名冊》等資料，每年的“如東縣教育成果匯編”“全縣教育行政干部屆中考核材料”等利用智慧云平臺，科學(xué)設(shè)置欄目，由基層單位專人上傳，檔案室一鍵整合生成，大大節(jié)約了時間。

二、數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源整合及利用的保障

1.完善管理網(wǎng)絡(luò)，全方位強化工作制度保障。

明晰的檔案管理及服務(wù)體制是做好檔案整合與利用的基礎(chǔ)，能夠為有序開展檔案管理活動提供有力保障。良好的檔案管理及開發(fā)體制要確保領(lǐng)導(dǎo)有力、責(zé)任到人、權(quán)責(zé)明確，以提升檔案管理與開發(fā)效率，如東縣教體局檔案室成立了由主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、科室領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員及兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成主管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，分管領(lǐng)導(dǎo)為具體責(zé)任人，專職人員為主要責(zé)任人，兼職人員為連帶責(zé)任人的責(zé)任體系，全局聯(lián)動，整體推進。檔案室還對檔案信息化工作進行不定期的檢查，并多層面加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，對兼職檔案員開展各種形式的培訓(xùn)指導(dǎo)，并邀請上級主管部門多次調(diào)研、把脈、指導(dǎo)，不斷優(yōu)化檔案管理流程，改進檔案管理工作細節(jié)，使檔案工作更加規(guī)范。

如東縣教體局檔案室在落實《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等制度的基礎(chǔ)上，還結(jié)合單位實際情況制定并完善了《如東縣教育體育局檔案信息化管理制度》《目錄數(shù)據(jù)庫校對制度》等。規(guī)范了電子檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作流程。同時，為理順檔案管理機制，如東縣教體局檔案室制定了《檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)》《檔案工作人員的崗位職責(zé)》等，健全了工作責(zé)任和反饋機制，建立了有效的監(jiān)督機制，每年年初簽訂服務(wù)作風(fēng)建設(shè)責(zé)任書，將數(shù)字檔案室工作作為推動局檔案事業(yè)快速發(fā)展的重要抓手，并納入年度工作計劃。每月檔案工作都有具體安排，年中檔案室成員要總結(jié)上半年工作情況，并規(guī)劃下半年工作，提出可行的措施。每年末，科室內(nèi)部還要開展評比，督促檔案人員在平時就管好用好檔案。

2.落實硬核措施，多層次強化信息安全保障。

首先，從思想上提高處理網(wǎng)絡(luò)信息安全突發(fā)事件的站位，將檔案信息安全放在關(guān)鍵位置，筑牢檔案信息安全保障體系的防護盾、安全網(wǎng)，確保檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全可靠，防止檔案信息泄密、失密、損壞和丟失。其次，從制度上保證檔案信息安全建設(shè)有章可循，嚴格遵守國家檔案保密方面的相關(guān)法律法規(guī)。在此基礎(chǔ)上，完善檔案信息安全管理體制，落實信息安全責(zé)任制度，建立了庫房安全月度檢查制度，下班安全檢查制度，確保庫房安全。同時如東縣教體局檔案室大力組織開展各種形式的信息安全技術(shù)培訓(xùn)及信息安全法治教育活動，單位各級領(lǐng)導(dǎo)、職工認真學(xué)習(xí)、熟悉檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，增強依法治檔管檔意識。再次，在數(shù)字化環(huán)境中，檔案安全管理又增加了信息系統(tǒng)安全這一重要內(nèi)容。因此，檔案管理人員不但要做好常規(guī)的檔案安全管理工作，還應(yīng)借助殺毒軟件等措施確保檔案信息系統(tǒng)不中病毒。最后，完善備份機制。為確保數(shù)據(jù)安全，根據(jù)檔案重要程度以及管理使用的需要，對電子檔案數(shù)據(jù)進行脫機備份、異地備份等。另刻錄光盤及在移動硬盤上保存，提高了管理系統(tǒng)的安全性和可靠性，避免了檔案資料損壞、丟失等問題的發(fā)生。

3.加強隊伍建設(shè)，寬領(lǐng)域強化人才活力保障。

在數(shù)字化環(huán)境中，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進一步加大了檔案管理與開發(fā)對高素質(zhì)人才的需求。面對日新月異的檔案信息技術(shù)，如東縣教體局檔案室積極“整軍備戰(zhàn)”，從以下方面采取了人才隊伍建設(shè)舉措：一是加強了對現(xiàn)有檔案管理人員的信息素養(yǎng)培訓(xùn)，定期開展遠程教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、專題講座等，時刻掌握檔案工作新動態(tài)，讓每個檔案管理人員都熟悉信息化檔案管理系統(tǒng)的使用方法，數(shù)字化檔案資源的歸檔、整理、整合辦法，確?，F(xiàn)有檔案人員的知識結(jié)構(gòu)與時俱進，適應(yīng)時代需求。二是加強檔案業(yè)務(wù)交流。依托網(wǎng)絡(luò)平臺，建立檔案工作QQ 群、微信群，聯(lián)合檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員組織專兼職檔案員圍繞檔案工作的新要求、新思路，進行答疑解惑，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是積極調(diào)整檔案管理隊伍，引進掌握檔案知識與計算機知識的復(fù)合型人才。為高素質(zhì)、年輕化檔案管理人才敞開了大門，積極吸收新鮮血液，實現(xiàn)了檔案管理隊伍的年輕化，保持了檔案管理隊伍的活力。