業(yè)財融合背景下項目制公司財務智能化實踐

陶榮

[摘要]在業(yè)財融合背景下，財務人員應根據(jù)公司的經(jīng)營模式，個性化的分配機制，來設計公司的財務智能化方案。文章以A公司為例，闡述了公司項目制核算的分賬難、成本控制難、利潤計算難的問題，并與業(yè)務部門進行廣泛深入的溝通，充分了解業(yè)務部門的需求，同時對財務工作中所面臨的問題進行匯總研究，基于辦公自動化和財務云計算，將業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)進行整合與運算，實現(xiàn)公司財務智能化。

[關(guān)鍵詞]業(yè)財融合;項目制核算;財務智能化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.33.160

A公司成立于1988年，是B市環(huán)境科學研究院全資子公司，是一家從事環(huán)境保護的中型國有企業(yè)，公司主要從事環(huán)保科研、咨詢、設計、污染治理工程總承包、環(huán)境監(jiān)理、竣工驗收及污染治理設施運營管理服務。公司2020年資產(chǎn)總額達到18900萬元，營業(yè)收入20000萬元，凈利潤1500萬元。

A公司采用矩陣式組織結(jié)構(gòu)，實行項目經(jīng)理負責制，由項目經(jīng)理負責產(chǎn)品或服務，部門經(jīng)理負責職能活動。財務核算上，每個項目在扣除外協(xié)成本、總稅收后，計算出項目利潤，并按規(guī)定比例在公司、銷售部門、執(zhí)行部門和項目組之間進行分配。每個部門都有一個經(jīng)費賬號，財務支出都必須寫明經(jīng)費賬號，以表示從該賬號中支出。近年來公司每年承接的項目數(shù)以百計，人工核算方式在大量、重復性的操作下，暴露出效率低下、錯誤率高的缺點。財務智能化進程刻不容緩。

1A公司項目制財務核算的難點

1.1到款分賬難

第一，到款分賬不及時。當月收到款項后，會計負責做會計憑證，借記銀行存款，貸記應收賬款。當月結(jié)賬后，在次月月初將收款單復印件交業(yè)務部門助理，由助理根據(jù)用款計劃單中各經(jīng)費賬號及比例手工在Excel軟件中輸入到賬金額。

第二，到款分賬不準確。由于各部門助理人員責任心、工作能力參差不齊，并且只負責登記本部門經(jīng)費賬號及項目組經(jīng)費賬號的到款分賬，公司管理費和總稅收賬號不分賬。尤其是沒有內(nèi)部稽核，漏記、多記、錯記、串戶的情況時有發(fā)生。

1.2成本費用管理難

第一，外協(xié)合同審核費時費力。項目的外協(xié)成本金額在立項時已確定。在實際開展后，外協(xié)合同會陸續(xù)走審批流程。雖然項目經(jīng)理在本次外協(xié)審批單上會注明已審批的外協(xié)合同金額，但是基于謹慎性要求，財務在審批時會逐一核對，從而浪費了大量時間。

第二，費用報銷時間長。費用報銷必須由“經(jīng)費賬號”支付。A公司報銷流程是：申請人—項目負責人—部門經(jīng)理—費用會計—財務經(jīng)理—總經(jīng)理。審批完成后，再將報銷單據(jù)交部門助理在Excel軟件中按“經(jīng)費賬號”登記。但由于項目到款分賬要到次月登記，項目報銷款也只能按相同進度記賬。所以費用報銷最快也要隔月領到報銷款，有時甚至要2個月才能領到報銷款。

第三，費控與審批脫節(jié)。項目制核算的目的就是避免吃大鍋飯，項目到款后才能支出。但是目前的審批流程造成了從項目經(jīng)理到總經(jīng)理都是“閉著眼睛簽字”，因為在流程中是無法看到經(jīng)費賬號的余額，也就無從知曉該筆報銷款是否足夠支付。只有當助理人員在Excel軟件中登記支出時才能發(fā)現(xiàn)經(jīng)費賬號是否透支，從而經(jīng)常發(fā)生審批完成后退單的情況。既影響了業(yè)務活動的開展，也損害了審批活動的嚴肅性。

1.3項目利潤計算難

第一，無法直接使用利潤表。首先，從利潤表的格式上看，項目一般只包含收入、成本、費用、稅費等，無其他類別的收益和損失。其次，從利潤表的計算公式上看，無法單獨按照項目編號進行計算。最后，從利潤表的編制基礎上看，利潤表的編制基礎是權(quán)責發(fā)生制，而項目利潤表的編制基礎更偏向收付實現(xiàn)制。

第二，計算過程煩瑣。首先，按項目統(tǒng)計實際到賬金額，通過查詢應收賬款明細賬（核算維度-項目編號）的貸方金額分析計算得出;其次，按項目統(tǒng)計已支出的成本和費用，通過核算維度明細賬查詢項目成本和費用的發(fā)生明細，再加上對應的進項稅金得出實際支出;再次，根據(jù)項目的銷項稅金減去進項稅金得出項目應繳增值稅及附加費;最后，項目到賬金額-（外協(xié)成本+報銷費用+總稅收）=項目利潤（不考慮企業(yè)所得稅）。

2業(yè)財融合背景下財務智能化實施工作

2.1基礎工作

2.1.1OA系統(tǒng)實施過程

其一，新建基礎檔案。建立“員工”“部門”“費用科目”“供應商庫”“客戶庫”“項目庫”“經(jīng)費賬號”等檔案庫，用于存放相關(guān)信息;其二，新建“立項審核單”流程。將項目總經(jīng)費、預計外協(xié)成本、稅率、總稅收、毛利率等財務信息加入表單。申請人點擊提交后，系統(tǒng)會自動按預設流程節(jié)點進行流轉(zhuǎn)。歸檔后系統(tǒng)會自動賦予一個八位項目編號，保存在“項目庫”中;其三，新建“外協(xié)合同審核單”流程，將項目編號、外協(xié)內(nèi)容、外協(xié)類型、起止時間、外協(xié)總成本、已審批外協(xié)金額等字段內(nèi)容加入表單，申請人點擊提交后，系統(tǒng)會自動按預設流程節(jié)點進行流轉(zhuǎn);其四，新建“用款計劃單”。在表單中輸入經(jīng)費賬號、金額、比例等，歸檔后，經(jīng)費賬號自動保存在“經(jīng)費賬號”庫;其五，新建報銷單據(jù)。包括“借款單”“員工報銷單”“對公付款單”和“差旅費報銷單”。填報時須選擇項目編號、經(jīng)費賬號，選擇費用科目，輸入摘要，發(fā)票號碼、金額等。提交后報銷單會根據(jù)單據(jù)種類自動編號。編號規(guī)則為：單據(jù)名稱首字母+年份+流水號，如員工報銷單，YGBX-2020-0001。

2.1.2金蝶云實施過程

其一，新建基礎資料“員工”“部門”“費用科目”“供應商”“客戶”“經(jīng)費賬號”，用于保存從OA同步傳入的數(shù)據(jù);其二，新建“項目臺賬”用于存放項目編號等信息，作為核算維度，可按關(guān)鍵字查找財務單據(jù);其三，新建“經(jīng)費收支明細表”可直接按照所輸入的經(jīng)費賬號和期間，引出收支明細和余額，表單字段包括“日期”“報銷單號”“經(jīng)費賬號”“摘要”“費用科目”等;其四，自定義開發(fā)“項目明細表”，用于統(tǒng)計項目利潤;其五，新建“經(jīng)費賬號余額表”，根據(jù)已審核的“收款單”“付款單”計算出經(jīng)費賬號余額并存放。

2.2到款分賬智能化

2.2.1根據(jù)OA系統(tǒng)的立項審核單生成財務應收單

OA中“立項審核單”流程用于立項審批，由項目經(jīng)理發(fā)起，流程中有項目名稱、項目類型、合同金額、開票稅率、外協(xié)成本金額、項目組成員、合同等信息，財務節(jié)點主要審核項目毛利率是否符合公司要求以及合同付款條款是否合適。流程歸檔后，會自動將項目編號、名稱、合同金額、稅率、項目類型發(fā)送至金蝶云，在應收系統(tǒng)中生成一張應收單，在應收單的基礎上，下推銷售發(fā)票和收款單。

2.2.2將OA“用款計劃單”發(fā)送至金蝶云

OA“用款計劃單”審核歸檔后，會自動生成相應的經(jīng)費賬號，并同步傳送賬號至金蝶云。此外OA系統(tǒng)將用款計劃單發(fā)送至金蝶云系統(tǒng)中并存放。

2.2.3用款計劃單嵌入收款單

將用款計劃單通過二次開發(fā)，嵌入收款單，當新增收款單時，表單會自動調(diào)用該項目的用款計劃單，對到賬金額進行分賬。

2.3成本費用管理智能化

2.3.1外協(xié)合同審核簡便明了

在OA“外協(xié)合同審核單”中，將“立項審核單”中的“外協(xié)總成本”金額顯示在“外協(xié)總金額”下，同時系統(tǒng)自動計算已歸檔的“外協(xié)合同審核單”的金額，將累計數(shù)作為“已審批外協(xié)金額”。

2.3.2費控、審批、經(jīng)費記賬三步合一

當報銷人在OA填報報銷單據(jù)時，選擇“經(jīng)費賬號”后，OA會自動讀取金蝶云中的賬號余額，顯示在“賬號余額”下。同時，OA系統(tǒng)會自動計算該經(jīng)費賬號下所有已歸檔的報銷單金額和審批中的報銷金額，分別顯示在“已報銷金額”和“審批中金額”。在金蝶云中的“收款單”和“付款單”中增加“經(jīng)費賬號”字段，保存審核后，自動記賬，同時參與計算“經(jīng)費賬號”余額。

2.4項目利潤計算智能化

其一，在金蝶云中自定義開發(fā)的“項目明細表”會自動將從OA傳送過來的“用款計劃單”作為一條記錄，打開“項目明細表”可以查詢到“項目編號”“項目名稱”“總經(jīng)費”“外協(xié)合同”“總稅收”等金額;其二，在項目開票、收款、報銷后，“項目明細表”會在金蝶云系統(tǒng)中自動查找并記錄銷售發(fā)票、收款單、付款單的數(shù)據(jù)，顯示在的“已開票金額”“已收款金額”“已支出外協(xié)”和“已報銷金額”，將“項目利潤”等于“已收款金額”-“已支出外協(xié)費”-“已報銷金額”-“總稅收”。

3項目制公司財務智能化實施效果

3.1到款分賬準確及時

實施后，會計根據(jù)銀行收單，選擇該項目的應收單，點擊下推收款單，系統(tǒng)自動調(diào)用項目對應的用款計劃單，作為收款單的一個標簽頁。輸入到賬金額后，收款單會自動根據(jù)各賬戶比例分配金額，檢查無誤后保存并審核，各賬戶余額便保存至相關(guān)臺賬。另外，通過憑證模板，收款單自動生成總賬憑證，一項工作同時完成會計處理和項目到款分賬。

3.2成本費用控制高效精確

3.2.1外協(xié)合同審核簡便高效

項目經(jīng)理填寫“外協(xié)合同審核單”，選擇項目編號、外協(xié)金額、外協(xié)類型、起止時間，并上傳外協(xié)合同，提交后，流程會自動調(diào)取該項目“立項審核單”中的外協(xié)總成本并顯示在流程中。另外，統(tǒng)計已歸檔的該項目下的外協(xié)合同審核單的全部金額，顯示在“已審批外協(xié)金額”。審批人在審批時，可以直接看到這些數(shù)據(jù)，對于超出外協(xié)總成本的申請予以駁回。

3.2.2費控、審批、經(jīng)費記賬同步完成

首先，報銷人在OA填寫財務報銷單據(jù)，選擇項目編號、經(jīng)費賬號等信息后提交，流轉(zhuǎn)到財務審批時，報銷單上會顯示經(jīng)費賬號的余額、已報銷金額和審批中金額，通過目測便可以檢查出報銷金額是否超過余額。若賬戶余額大于審批中的金額，審批通過后直接辦理報銷。否則，直接退回申請人。

其次，OA中的報銷單審批通過后，會自動發(fā)送至金蝶云財務軟件中生成應付單，實際支付后，點擊下推付款單，保存審核后，自動完成“經(jīng)費賬號”記賬工作。

3.3項目利潤計算簡便

其一，每次打開“項目明細表”，金蝶云自動統(tǒng)計已有的項目用款計劃單。以二維表的格式顯示。從左到右列名依次為“序號”“項目編號”“項目名稱”“總經(jīng)費”“總收稅”“外協(xié)成本”“公司管理費”“市場營銷部經(jīng)費”“前期項目組經(jīng)費”“部門統(tǒng)籌使用經(jīng)費”“項目組使用經(jīng)費”;其二，當項目發(fā)生開具發(fā)票、收款、外協(xié)成本和費用，“項目明細表”會實時統(tǒng)計金蝶云中的各類單據(jù)，分別顯示在“已開票金額”“已收款金額”“已支出外協(xié)費”和“已報銷金額”;其三，“項目明細表”中最右列的“項目利潤”=“已收款金額”-“總稅收”-“已支出外協(xié)費”-“已報銷金額”，從而實時計算出項目利潤。

參考文獻：

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