企業檔案工作數字化轉型問題探析

劉榮冰

（安徽港口物流有限公司，安徽 銅陵 244000）

隨著科學技術的發展，我國已基本進入數字化經濟時代。企業各項工作的順利開展與數字化轉型之間存在著密切的聯系，在激烈的市場競爭環境下，企業必須加快推動檔案工作由傳統模式向數字化方向轉型升級，促進企業經濟價值和社會價值的提升，保持良好的競爭優勢，以實現更大的經濟效益。

一、檔案數字化的特征及其必要性

信息技術的高速發展，為現代企業帶來新的工作模式，加快了企業工作方式及內容等方面的創新步伐，檔案管理逐漸成為企業推行全面數字化經營的關鍵領域，要求企業加速檔案管理工作模式的轉型升級，充分利用數字化經營模式和工作理念，提升企業檔案工作質量和水平。企業檔案信息數字化管理具有明顯的進步性特征，是企業進行社會化經營的必要手段，在現代企業管理檔案管理工作中，相較傳統檔案管理模式具備極大的應用優勢，有效節省了企業檔案管理庫存空間，提高檔案信息管理與查詢效率，便于信息的儲存、更新與處理，為企業檔案數據信息共享提供便利條件。此外，企業推動檔案管理工作數字化轉型，進一步增強了企業檔案的動態性和實時性，便于檔案信息加工與整理，提高檔案信息交流與傳輸的安全性和可靠性，在檔案管理工作中應用最為廣泛。企業在開展生產經營活動期間，會出現大量檔案信息，給企業檔案管理人員帶來巨大的工作壓力。為此，企業借助現代化技術手段，打造數字化檔案信息庫，完成檔案數據信息的在線歸檔、更新、調閱與管理，提升企業檔案管理工作效率和質量，減輕檔案管理人員工作負擔，更新檔案儲存和管理模式，提高檔案管理的準度和精度，推動企業向更深層次的數字化方向轉型升級，進而提升企業的綜合競爭實力。

二、企業檔案數字化面臨的現實問題

檔案數字化管理模式在現代企業管理工作中應用廣泛，但受多種因素影響，網絡技術手段在檔案管理工作中同樣存在應用弊端，對企業檔案數據信息的真實性與安全性造成影響[1]。當前，企業檔案信息數字化轉型中面臨的現實問題主要表現在以下幾個方面：一是檔案信息真實性無法保證，企業檔案信息電子化進程中，由于部分數據錄入人員工作不負責，導致檔案信息與原資料信息不符，企業檔案的真實性無從考證；二是檔案信息數字化資源有限，受技術應用水平及檔案管理人員專業性影響，數字檔案資源不足，嚴重制約和影響著檔案管理信息的利用，導致企業檔案管理工作秩序混亂；三是企業專業管理人才不足，檔案信息數字化對管理人員技術水平及其專業性程度有明確要求，部分企業檔案管理人員缺乏專業知識指導，管理技術水平不達標，影響了檔案數字化管理的質量和效果；四是數字化檔案管理模式容易引發信息安全問題，企業推行數字化檔案管理模式，面臨網絡環境中不安全因素侵襲的風險，容易出現檔案丟失、檔案信息不全等問題，影響企業檔案信息的真實性和有效性。

三、推動企業檔案工作數字化轉型的具體措施

（一）確立檔案管理發展方向

在數字化經濟迅速發展的時代背景下，現代企業為實現經濟效益與工作效率的同步提升，對企業檔案管理模式進行改革與創新，將檔案管理作為推動企業由信息化管理向數字化管理方向轉型升級的試點領域，進而推動企業整體向數字化經濟運行模式轉型，實現企業經濟的高質、高速發展。企業檔案管理工作向數字化方向轉型初期，要對企業檔案管理工作有明確、深刻的認知，在檔案管理工作發展總體規劃的指導下，對檔案工作進行目標定位，將提升企業檔案管理效率和質量作為工作模式轉型升級的根本目標，在企業常態化發展背景下，要求技術上精益求精，充分發揮檔案數字化管理模式的應用優勢與特征，逐步優化企業管理資源配置結構，將轉變企業檔案管理方式、優化管理結構作為企業推動檔案管理數字化轉型的關鍵內容，推動企業檔案管理由紙質管理向電子化管理模式的轉變，提升企業檔案管理資源使用效率，提升電子檔案的管理價值，促進企業檔案管理工作向高質量、高效率方向發展[2]。

（二）明確檔案管理數字化定位

企業檔案管理工作由傳統管理模式向數字化管理模式轉變，是靈活應用現代科學技術手段的集中體現，更是企業由傳統管理方式向現代化管理進行變革的縮影。企業要立足實踐，堅持從實際出發，在數字化浪潮中，時刻保持清醒的認知，逐步明確檔案管理數字化定位，實現對企業管理模式轉型方向的精準定位。企業不僅要關注數字技術對企業檔案工作數字化轉型的促進和推動作用，還要靈活應用現代化技術，對企業檔案管理模式和業務組織形式進行優化與重構，在提升檔案管理效率和質量的基礎上，推動檔案管理工作轉型升級，從而為企業創造更高的生產價值。企業要深入挖掘數字化技術的應用資源，為企業未來發展制定明確的數字化發展戰略規劃，推動企業檔案管理向系統化、規范化、制度化方向發展，進而打造具有現代意識的企業管理體系，實現檔案資源、業務流程、管控模式、產品服務等工作內容及工作模式的高度統一。

（三）健全數字化管理制度

為保障企業檔案管理數據信息的真實性與安全性，企業需建立健全的數字化管理制度，采用科學的方法，對企業檔案管理數字化應用趨勢進行總體分析，結合企業檔案管理工作的具體需求，形成以數字化管理思想為指導的現代化檔案管理格局，為企業其他領域業務向數字化管理方向轉型升級提供制度保障。在企業檔案管理工作模式向數字化轉型期間，企業要結合行業市場運行規則及相關規定，制定完善的企業現代化管理條例，將企業各項管理工作納入企業管理規章制度體系范圍內，嚴格遵循統一的規范管理，在一致性原則指導下，對檔案信息進行歸納管理，逐步規范檔案數據信息錄入、傳輸、更新、儲存等工作流程，推動企業檔案管理向程式化、規范化方向發展，滿足檔案信息數字化管理的根本要求，提高檔案管理效率和質量。除此之外，企業要綜合考慮科學技術在社會同類企業之間的應用情況，隨時掌握數字化經濟潮流下，社會企業管理模式發生的變化，不斷完善企業規章制度，為檔案管理工作創造條件，促進企業各項工作沿數字化軌跡運行。

（四）完善基礎管理設施

企業開展檔案管理工作過程中，要對基礎設施進行完善，為檔案管理向數字化轉型創造條件，確保企業檔案管理信息真實可靠。管理設施是企業檔案管理人員開展相關工作的前提和基礎，企業要根據檔案數字化管理工作開展狀況，打造基礎性管理設施，包括數字化檔案管理設備、檔案管理軟件、在線信息處理程序等，逐步完善企業檔案管理工作所需的基礎性設施，重點打造現代化企業管理與服務體系，為檔案管理與數字化發展趨勢的融合奠定基礎。除此之外，企業要充分借鑒數字化潮流下，現代企業檔案信息管理工作順利開展的成功經驗，結合企業實際運營情況，打造網絡檔案管理系統，采用在線管理的方式，實現檔案信息在線接收與儲存。同時，建立健全數字化網絡檔案管理體系，強化企業檔案在線目錄檢索、一鍵錄入等管理功能建設，打造現代化企業檔案管理數據信息庫，加速企業檔案管理工作與數字化技術之間的融合與發展，為企業開展生產經營活動提供完備的基礎設施，推動企業向現代化管理模式轉型[3]。

（五）重視數字化管理意識與技術培訓

在數字化時代背景下，要求檔案管理相關人員對現代科學技術有較強的應用意識和能力。因此，在開展檔案管理工作過程中，要引導相關部門工作人員樹立檔案信息管理資源數字化轉型意識，轉變檔案管理觀念，逐步深化檔案信息數字化管理技術的應用觀念，開創新型企業檔案管理模式，加大資金、技術、人才的投入，不斷優化檔案數字化管理資源配置結構，通過創建在線管理檔案的方式，對企業檔案數據信息進行錄入操作，便于后續的檔案在線查詢、歸檔、更新操作。企業在推行檔案數字化管理模式時，不僅要注重管理模式的創新，還要對檔案信息進行實時更新與檢驗，確保檔案信息管理的時效性與真實性，充分利用在線數字化管理技術，對檔案管理涉及的信息資源進行深入挖掘與開發，打造現代化檔案在線管理體系，優化檔案管理資源利用結構，確保企業檔案信息管理工作在標準數字化模式下運行，推動企業服務管理向網絡化方向發展，提升企業檔案管理質量和水平。除此之外，企業要重視對檔案管理工作人員的培養與教育，以現代化科學技術為背景，向檔案管理人員宣傳數字化經濟的發展趨勢，加大對專業對口、技術素質強的管理人才的培養力度，引導檔案管理人員將專業知識與網絡科學技術相結合，全面提高企業檔案管理人員技術應用能力，為推行數字化管理模式提供人才保障。

四、結語

綜上所述，數字化經濟的發展為企業檔案管理模式的創新發展提供了新思路，要求企業不斷地強化自身管理制度的建設，增加資金、技術、人才等方面的資源支持，強化企業管理人員思想意識與技術應用能力培訓，加快推進企業數字化檔案管理模式的建設。