新時(shí)代企業(yè)行政管理效率提升及創(chuàng)新措施研究

梁妍婷

（廣西外國(guó)語(yǔ)學(xué)院，廣西 南寧 530000）

一、前言

從企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來看，行政管理工作的地位舉足輕重。從計(jì)劃安排到信息溝通，再到人力資源管理，都是企業(yè)行政管理涵蓋的內(nèi)容，具有廣泛性特點(diǎn)，由此可見企業(yè)行政管理工作也十分復(fù)雜。企業(yè)行政管理效率的高低，直接決定企業(yè)運(yùn)營(yíng)是否順暢、競(jìng)爭(zhēng)力能否增強(qiáng)、戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)能否順利實(shí)現(xiàn)。在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中，一些不注重行政管理效率提升的企業(yè)很容易引發(fā)組織內(nèi)部混亂，從而失去市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，甚至被市場(chǎng)淘汰。而行政管理效率較高的企業(yè)則能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益最大化。因此，我國(guó)企業(yè)開始紛紛探索行政管理效率提升的秘訣以及創(chuàng)新舉措，這也是本文的研究目的，希望通過理論研究為企業(yè)行政管理實(shí)踐服務(wù)，從而轉(zhuǎn)變企業(yè)行政管理效果不佳的現(xiàn)狀。

二、企業(yè)行政管理概述

1.企業(yè)行政管理的特點(diǎn)

企業(yè)行政管理是企業(yè)進(jìn)行職能性管理的總和，并且需要在一定法律法規(guī)和制度約束下進(jìn)行。企業(yè)行政管理包含招聘、培訓(xùn)等人力資源類的管理，也包含辦公用品、車輛、印章等行政類的管理，還包含報(bào)銷、補(bǔ)助等財(cái)務(wù)類的管理等。

從企業(yè)行政管理的特點(diǎn)來看，第一，企業(yè)行政管理更加注重內(nèi)容與實(shí)質(zhì)。區(qū)別于行政事業(yè)單位的行政管理工作，企業(yè)行政管理主要從自身實(shí)際出發(fā)，對(duì)相應(yīng)的管理環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，從而讓行政管理工作更加精簡(jiǎn)高效。第二，企業(yè)行政管理與企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益息息相關(guān)。行政管理效率的提升是為了更好地服務(wù)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)及發(fā)展，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)利益，而經(jīng)濟(jì)利益增加后，也可以更好地完善行政管理工作。第三，靈活性特點(diǎn)。企業(yè)行政管理工作隨著時(shí)代的發(fā)展和自身的需求不斷改變，相應(yīng)的工作機(jī)制與模式更加靈活多樣，一成不變的行政管理體制不適合現(xiàn)代企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。第四，內(nèi)涵豐富，覆蓋面較廣。企業(yè)的行政管理體系相對(duì)其他工作體系來說要復(fù)雜一些，這是由于行政管理工作涉及的內(nèi)容較多，并且需要多個(gè)部門的協(xié)調(diào)才能完成，從企業(yè)內(nèi)部來看覆蓋的范圍也比較廣泛。

2.企業(yè)行政管理效率提升及創(chuàng)新的意義

從企業(yè)內(nèi)部來看，一是有利于提升組織管理的有效性。隨著企業(yè)行政管理效率的提升，企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的溝通更加順暢，相應(yīng)的協(xié)作機(jī)制更加完善，在此情況下可以說企業(yè)的組織管理是有效的。而隨著企業(yè)行政管理系統(tǒng)和模式的創(chuàng)新，企業(yè)組織管理的效能也將進(jìn)一步提升。二是促進(jìn)企業(yè)向規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。企業(yè)行政管理效率的提升及創(chuàng)新，意味著企業(yè)內(nèi)部行政類管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等方面的效率均實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，這將促進(jìn)企業(yè)向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)綜合價(jià)值的提高[1]。從企業(yè)外部來看，一是有利于提升企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力。從一定程度上講，企業(yè)行政管理是為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的，行政管理效率提升與創(chuàng)新說明企業(yè)實(shí)力不斷增強(qiáng)，企業(yè)實(shí)力的增強(qiáng)則意味著企業(yè)在市場(chǎng)上有相對(duì)較好的競(jìng)爭(zhēng)力，因此相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)利益也會(huì)持續(xù)提升。二是有利于提升抵御外部風(fēng)險(xiǎn)的能力。市場(chǎng)環(huán)境變幻莫測(cè)，企業(yè)經(jīng)常面臨各種外部風(fēng)險(xiǎn)，如果企業(yè)行政管理不能很好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，則會(huì)降低風(fēng)險(xiǎn)抵御能力。相反地，企業(yè)行政管理效率提升及創(chuàng)新后，企業(yè)對(duì)于外部風(fēng)險(xiǎn)的抵抗能力自然隨之增強(qiáng)。

三、影響企業(yè)行政管理效率及創(chuàng)新的不利因素

在現(xiàn)代企業(yè)行政管理中，傳統(tǒng)模式與管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展需求，并且會(huì)阻礙企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。從企業(yè)行政管理現(xiàn)狀來看，一些不利因素成為企業(yè)行政管理效率提升與創(chuàng)新的阻礙，長(zhǎng)此以往，將影響企業(yè)綜合實(shí)力的增強(qiáng)。

1.企業(yè)行政管理制度缺乏科學(xué)性

企業(yè)行政管理制度是管理效率提升的重要保障，也是規(guī)范企業(yè)行為的有效方式，但從現(xiàn)狀來看還存在一些不足。第一，制度制定環(huán)節(jié)存在問題。行政管理制度在制定過程中，未能充分把握企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的要求，溝通不到位，以至于在后續(xù)執(zhí)行中存在諸多矛盾，不利于企業(yè)行政管理效率的提升。同時(shí)，還存在行政管理制度制定不全面的問題，企業(yè)僅僅從辦公用品、會(huì)議等管理制度入手，忽視信用管理、報(bào)銷管理等制度的制定，導(dǎo)致行政管理制度不能在企業(yè)內(nèi)部形成有效約束。第二，制度執(zhí)行環(huán)節(jié)存在問題。有些企業(yè)行政管理制度形同虛設(shè)，企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中僅從管理者的主觀意愿出發(fā)，完全忽視行政管理制度的約束，自然無法提升行政管理效率。第三，制度更新環(huán)節(jié)存在問題。行政管理制度更新應(yīng)當(dāng)依據(jù)企業(yè)的需求與發(fā)展情況，不能盲目進(jìn)行制度更新。但從現(xiàn)實(shí)情況來看，“朝令夕改”的情況時(shí)有發(fā)生，不僅影響制度的有效性，也不利于企業(yè)行政管理的創(chuàng)新發(fā)展。

2.企業(yè)行政管理系統(tǒng)不夠優(yōu)化

現(xiàn)代企業(yè)行政管理中，均需借助行政管理系統(tǒng)提高管理效率，但系統(tǒng)本身的缺陷將直接影響企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)。第一，行政管理系統(tǒng)缺乏人性化。在現(xiàn)代企業(yè)行政管理中，還存在行政管理系統(tǒng)界面不夠友好、操作不夠便捷等問題，使得系統(tǒng)整體缺乏人性化，不利于行政管理人員推進(jìn)相關(guān)工作。第二，行政管理系統(tǒng)未能實(shí)現(xiàn)個(gè)性定制。很多企業(yè)都是從外部購(gòu)買行政管理系統(tǒng)軟件，購(gòu)買后未進(jìn)行二次開發(fā)，導(dǎo)致不能滿足自身的多樣化需求。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)行政管理系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化定制，才能解決相關(guān)問題。第三，行政管理系統(tǒng)未能充分體現(xiàn)企業(yè)科學(xué)化管理流程。行政管理系統(tǒng)是為了幫助企業(yè)提升行政管理效率才引入到日常辦公中，但是一些企業(yè)的行政管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初并未融合科學(xué)化管理流程，容易引發(fā)管理混亂等問題，最終導(dǎo)致事倍功半。

3.科學(xué)化和信息化的工作模式仍待完善

在現(xiàn)代企業(yè)行政管理工作中，離不開現(xiàn)代化技術(shù)和新媒體渠道的融合，但從現(xiàn)狀來看科學(xué)化和信息化的工作模式與機(jī)制并不完善。第一，對(duì)新媒體渠道的利用不夠充分。企業(yè)對(duì)于新媒體的應(yīng)用主要體現(xiàn)在對(duì)外方面，例如：微信公眾號(hào)、小程序等。通過信息推動(dòng)，樹立良好企業(yè)形象，并通過有效溝通收到消費(fèi)者的反饋，從而提升行政辦公效率。但是，有些企業(yè)對(duì)于新媒體的應(yīng)用過于形式化，僅從表層看待問題，未能充分發(fā)揮新媒體在行政管理工作中的作用[2]。第二，現(xiàn)代技術(shù)的融入不夠深入。企業(yè)要提升行政管理效率并推進(jìn)創(chuàng)新，則離不開現(xiàn)代技術(shù)的輔助作用。但是由于自身實(shí)力有限、投入成本高等問題，一些企業(yè)并不重視現(xiàn)代技術(shù)的融入及應(yīng)用，而是習(xí)慣于以管理經(jīng)驗(yàn)推進(jìn)行政管理工作，最終導(dǎo)致管理效率提升難、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力降低等問題。

4.整體缺乏創(chuàng)新意識(shí)

從現(xiàn)代企業(yè)行政管理的實(shí)際來看，創(chuàng)新意識(shí)還存在不足。第一，行政管理觀念陳舊。新時(shí)代，過于陳舊的行政管理觀念只會(huì)損害企業(yè)的利益，不利于企業(yè)的健康成長(zhǎng)。特別是一些企業(yè)忽視自身發(fā)展需求，對(duì)傳統(tǒng)管理觀念過于崇尚，不求創(chuàng)新，只會(huì)阻礙自身的發(fā)展。第二，企業(yè)管理人員不重視行政管理工作。對(duì)于企業(yè)來說，綜合價(jià)值的提升和經(jīng)濟(jì)利益始終是企業(yè)管理人員追求的目標(biāo)，所以有些企業(yè)管理人員僅看重經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的攀升，不注重內(nèi)部行政管理工作，或者將行政管理工作表面化，未進(jìn)行沉淀，這將導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理出現(xiàn)問題，發(fā)展也會(huì)停滯不前。第三，企業(yè)未進(jìn)行行政管理工作的創(chuàng)新探索。在企業(yè)行政管理實(shí)踐中，從管理人員到基層行政人員均缺乏創(chuàng)新意識(shí)，未能根據(jù)工作需要進(jìn)行創(chuàng)新的有益探索，而僅僅是按部就班地完成相關(guān)工作，這將不利于企業(yè)行政管理工作效率的提升。

5.行政管理人員專業(yè)能力及綜合素質(zhì)有待提升

第一，行政管理人員的專業(yè)性有待提升。有些企業(yè)的行政人員對(duì)自身工作內(nèi)容認(rèn)識(shí)不夠深入，未能充分了解行政管理工作的內(nèi)涵與特點(diǎn)，也未能認(rèn)識(shí)到行政管理工作的意義，日常工作中更多依靠機(jī)械化的工作方式進(jìn)行推進(jìn)，自身專業(yè)性并不強(qiáng)。第二，綜合素質(zhì)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求。有些企業(yè)的行政人員工作態(tài)度不夠端正，對(duì)待個(gè)人成長(zhǎng)、素養(yǎng)提升等問題不夠重視，導(dǎo)致自身綜合素質(zhì)提升難。究其原因，一是企業(yè)行政人員主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)。在工作實(shí)踐中，行政人員未能取他人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，不注重學(xué)習(xí)與交流，只是故步自封、不思進(jìn)取，這樣必然不利于企業(yè)行政管理效率的提升與創(chuàng)新。二是企業(yè)職業(yè)技能培訓(xùn)存在走形式問題。有些企業(yè)只是為了完成培訓(xùn)任務(wù)而進(jìn)行員工培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不全面，培訓(xùn)效果不佳，也導(dǎo)致了企業(yè)資源浪費(fèi)[3]。

四、新時(shí)代企業(yè)行政管理效率提升與創(chuàng)新措施

新時(shí)代，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)自身實(shí)力的提升，還應(yīng)從修煉內(nèi)功入手，需要制定科學(xué)措施來提升內(nèi)部行政管理效率，并且持續(xù)探索有效的創(chuàng)新方式。

1.逐步健全企業(yè)行政管理制度

行政管理制度是企業(yè)行政管理工作的依據(jù)，是行政人員的行為準(zhǔn)則。在行政管理制度制定階段，企業(yè)應(yīng)全盤考慮，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)。在充分考慮各個(gè)部門需求的同時(shí)，加強(qiáng)與各個(gè)部門的溝通與協(xié)調(diào)，行政管理制度的制定既要科學(xué)化，也要具有可操作性。同時(shí)，行政管理制度還應(yīng)兼顧全面性，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)行政管理內(nèi)容均應(yīng)覆蓋，以便形成有效約束。在行政管理制度執(zhí)行階段，要推進(jìn)精細(xì)化管理。相關(guān)行政管理制度要積極推進(jìn)、落實(shí)到位，不能束之高閣，還要在執(zhí)行過程中不斷細(xì)化制度條款，讓管理制度真正發(fā)揮作用。在行政管理制度更新階段，既要及時(shí)也不能多于頻繁。企業(yè)應(yīng)當(dāng)把握好行政管理制度更新的節(jié)奏，立足實(shí)際需求，隨著企業(yè)的發(fā)展及時(shí)更新行政管理制度。同時(shí)，避免過于頻繁地更改制度，這樣既不利于相關(guān)制度的執(zhí)行，也不利于其約束力的形成。

2.不斷優(yōu)化企業(yè)行政管理系統(tǒng)

現(xiàn)代企業(yè)辦公倡導(dǎo)無紙化，這就催生了對(duì)行政管理系統(tǒng)的需求，而行政管理系統(tǒng)的科學(xué)性直接影響企業(yè)行政管理效率。第一，行政管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)注重人性化和穩(wěn)定性。行政管理系統(tǒng)的人性化主要體現(xiàn)在，企業(yè)行政人員使用過程中要保證人機(jī)互動(dòng)界面友好，操作過于復(fù)雜的系統(tǒng)會(huì)阻礙行政效率的提升。同時(shí)，行政管理系統(tǒng)也要保證充分的穩(wěn)定性，這是行政管理工作開展的重要前提。第二，系統(tǒng)二次開發(fā)對(duì)于企業(yè)來說必不可少。企業(yè)在購(gòu)買行政管理系統(tǒng)軟件后，要依據(jù)自身需求進(jìn)行二次開發(fā)，調(diào)整相關(guān)模塊和功能，以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化定制。第三，要能夠?yàn)槠髽I(yè)高效運(yùn)營(yíng)服務(wù)。行政管理系統(tǒng)既要滿足企業(yè)多樣化需求，也要為企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)提供必要支持，充分發(fā)揮輔助作用，助力企業(yè)行政管理效率的提升。

3.探索科學(xué)化的行政管理模式

行政管理工作模式的轉(zhuǎn)變是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，也是企業(yè)持續(xù)提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的需要。第一，充分利用新媒體渠道建立良好企業(yè)形象。從企業(yè)行政管理的內(nèi)涵與特點(diǎn)來看，更多涉及企業(yè)內(nèi)部管理的內(nèi)容，但隨著新媒體等渠道的發(fā)展，行政管理也涵蓋了新媒體管理相關(guān)的內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)通過新媒體渠道加強(qiáng)與消費(fèi)者或者客戶的互動(dòng)，同時(shí)宣傳企業(yè)文化，從而有利于正面企業(yè)形象的樹立。第二，借助現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化發(fā)展。例如在企業(yè)辦公環(huán)境管理過程中，通過智能化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)照明、溫度等的智能調(diào)節(jié)，以提高辦公的舒適度；在車輛管理中，通過智能預(yù)約、引導(dǎo)等功能實(shí)現(xiàn)快速查找車輛以及停車入位，從而實(shí)現(xiàn)資源的合理利用。總之，科學(xué)化的行政管理工作模式離不開現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支撐，這是企業(yè)不容忽視的內(nèi)容。

4.增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，探索有效途徑

創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，也是企業(yè)行政管理效率提升的有效途徑。第一，培養(yǎng)創(chuàng)新觀念，發(fā)揮主觀能動(dòng)性。企業(yè)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的行政管理理念，深入理解行政管理創(chuàng)新的重要意義，從而提升企業(yè)的綜合實(shí)力[4]。第二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要重視行政管理工作，并積極探索創(chuàng)新。雖然企業(yè)發(fā)展離不開經(jīng)濟(jì)效益的提升，但是行政管理工作也不可忽視。企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)高度重視行政管理工作，并注重精細(xì)化管理模式的推進(jìn)，帶動(dòng)基層員工在行政管理實(shí)踐中不斷探索創(chuàng)新，促進(jìn)行政管理效率提升。企業(yè)行政管理的創(chuàng)新既包含觀念的轉(zhuǎn)變，也包含工作模式與機(jī)制的創(chuàng)新，以便追隨時(shí)代發(fā)展的腳步。

5.以人為本，打造高效行政管理團(tuán)隊(duì)

第一，行政人員專業(yè)性提升是關(guān)鍵。企業(yè)行政人員應(yīng)當(dāng)立足本職崗位需求，不斷增加專業(yè)知識(shí)的積累，并且對(duì)于專業(yè)學(xué)習(xí)要有主動(dòng)意識(shí)，積極提升個(gè)人專業(yè)技能，滿足現(xiàn)實(shí)崗位需求。第二，激勵(lì)與考核機(jī)制的完善是必要輔助。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)行政人員的激勵(lì)與考核，通過待遇提升等途徑實(shí)現(xiàn)激勵(lì)機(jī)制，通過全面考核提升行政人員的工作主動(dòng)性與創(chuàng)新意識(shí)。第三，良好企業(yè)文化有利于提升行政人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身文化建設(shè)，通過良好文化氛圍的形成，提升行政人員的歸屬感和責(zé)任感，從而不斷提升其綜合素質(zhì)。第四，精細(xì)化企業(yè)培訓(xùn)管理。行政人員的培訓(xùn)內(nèi)容要盡量全面，企業(yè)要定期組織相關(guān)培訓(xùn)，避免出現(xiàn)走形式等問題，要對(duì)培訓(xùn)的效果進(jìn)行定期評(píng)價(jià)，從而精細(xì)化培訓(xùn)管理。

五、結(jié)論

企業(yè)行政管理能力的增強(qiáng)，不僅有助于提升企業(yè)的自身實(shí)力，而且有利于提升其風(fēng)險(xiǎn)抵御能力，因此，對(duì)行政管理效率提升與創(chuàng)新的探索是企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，還存在影響企業(yè)行政管理效率及創(chuàng)新的不利因素，本文研究的目的在于找到相應(yīng)的解決措施。本文從逐步健全企業(yè)行政管理制度、不斷優(yōu)化企業(yè)行政管理系統(tǒng)、探索科學(xué)化的行政管理工作模式、提高創(chuàng)新意識(shí)探索有效途徑和以人為本打造高效行政管理團(tuán)隊(duì)五個(gè)方面進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。從未來發(fā)展方向來看，企業(yè)行政管理將逐漸向科學(xué)化、智能化方向發(fā)展，相關(guān)行政管理工作也將越來越精細(xì)化。