國有建筑企業(yè)物資采購內(nèi)部控制體系研究

余勁鵬

（中交第二航務(wù)工程局有限公司，湖北 武漢 430000）

一、前言

隨著我國經(jīng)濟步入新常態(tài)，經(jīng)濟增速趨緩，市場需求向飽和化發(fā)展，經(jīng)濟市場競爭日益加劇，全球性新型冠狀病毒疫情肆虐更是加劇了全球市場的不穩(wěn)定性。面對此局面，著眼企業(yè)內(nèi)部管理，加強企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)，推動企業(yè)向質(zhì)量效益型轉(zhuǎn)型升級，成為了當(dāng)今企業(yè)形成競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵一步。根據(jù)國家權(quán)威資料顯示，建筑企業(yè)產(chǎn)值利潤率近年來逐年下降（2016年3.61%，2017年3.5%，2018年3.39%，2019年3.33%，2020年3.15%）。通過對該企業(yè)歷年物資采購數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)建筑項目物資采購金額占到項目成本50%-65%。雖然大多數(shù)建筑企業(yè)對物資采購管理越來越重視，但僅僅是從單純的采購單價進行簡單的對比，沒有全面成本管控的意識。因此，加強研究采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制體系，充分挖掘采購管理的“第三利潤源”，降低材料采購成本，提升采購效率，打造企業(yè)的核心競爭力，才能在激烈競爭的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢，為建筑企業(yè)持續(xù)運營與健康發(fā)展保駕護航。

二、某國有建筑企業(yè)物資采購現(xiàn)狀分析

1.物資管理信息系統(tǒng)未能有效整合，不便于監(jiān)督檢查

物資計劃申報審批系統(tǒng)、物資采購系統(tǒng)、合同評審系統(tǒng)、物資收發(fā)存管理系統(tǒng)、財務(wù)入賬支付系統(tǒng)等由不同的業(yè)務(wù)部門開發(fā)管理，相互獨立，無法形成有效的連接，數(shù)據(jù)銜接不暢，給物資采購內(nèi)部控制帶來諸多不便。業(yè)務(wù)人員對相同的工作需要重復(fù)多次錄入系統(tǒng)，容易出錯，且工作效率低下，報表繁雜，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)不符，互相矛盾的情況。內(nèi)部監(jiān)督檢查難度大，需要專業(yè)人員根據(jù)不同管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)綜合檢查，給監(jiān)督審計工作帶來諸多不便。

2.物資采購管理手段創(chuàng)新不足，無法有效滿足建筑施工現(xiàn)場物資供應(yīng)

我國暫時還沒有專門適用于國有建筑企業(yè)物資采購的法律法規(guī)，目前國有建筑企業(yè)物資采購大多采取最低價中標(biāo)的方式開展招標(biāo)采購。物資招標(biāo)過程中出現(xiàn)的主要問題有：（1）因市場競爭激烈，建筑企業(yè)通過讓利來獲取施工市場份額，導(dǎo)致投標(biāo)階段降低材料投標(biāo)報價，出于成本考慮，建筑企業(yè)往往采取最低價原則開展物資采購，不考慮中標(biāo)單位的規(guī)模、供應(yīng)能力、質(zhì)量保證方案、售后服務(wù)、履約信用等等其他指標(biāo)，導(dǎo)致供應(yīng)過程中無法滿足施工現(xiàn)場要求，影響工程質(zhì)量和施工進度，反而增加了施工總成本。（2）地方性建筑材料由于近年來環(huán)保整治導(dǎo)致市場供應(yīng)緊俏，需求的不均衡導(dǎo)致價格波動大，采用招標(biāo)的方式進行采購無法保證材料順利采購，給建筑企業(yè)帶來很大的風(fēng)險。

3.物資采購成果缺乏有效的保障機制，給合同履約帶來法律風(fēng)險

物資招標(biāo)采購?fù)瓿珊螅I賣雙方不能按照合同條款履約。一是市場因素導(dǎo)致物價波動大，供應(yīng)商成本增加，繼續(xù)供應(yīng)面臨虧損，單方面要求調(diào)整合同價格，導(dǎo)致不能履行合同義務(wù)。二是合同履約支付沒有保障。建設(shè)項目的資金來源為工程計量款，由于建設(shè)單位撥款不及時或項目自身虧損導(dǎo)致無法及時支付材料款，供應(yīng)商供貨中斷導(dǎo)致合同無法正常履行。

4.物資采購風(fēng)險管控欠缺，監(jiān)督不力

沒有建立全面的物資采購風(fēng)險評價機制和監(jiān)督機制，物資管理過程管控缺失。（1）物資招標(biāo)前未進行詳細的市場調(diào)查，供應(yīng)商低價中標(biāo)后不能履約，導(dǎo)致供應(yīng)風(fēng)險。（2）招標(biāo)文件編制帶有傾向性，對潛在投標(biāo)單位限制較多，采用綜合評標(biāo)價法時技術(shù)分主觀分值比重大，評標(biāo)過程中招標(biāo)單位操作空間大，很容易出現(xiàn)指向性確定中標(biāo)單位的情況。（3）招標(biāo)過程中出現(xiàn)圍標(biāo)、串標(biāo)行為，詢價采購出現(xiàn)報價泄露行為，存在廉政風(fēng)險。（4）合同評審流于形式，關(guān)鍵合同條款描述不清，在物資驗收環(huán)節(jié)未嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，不合格材料用于工程建設(shè)，“豆腐渣工程”、橋梁垮塌等現(xiàn)象時有發(fā)生。（5）驗收、結(jié)算資料不齊全、不規(guī)范，履約過程中出現(xiàn)爭議。（6）財務(wù)管理人員未嚴(yán)格審核物資采購人員上報的物資入庫、出庫資料，賬目與施工現(xiàn)場實物不符，給施工企業(yè)帶來損失。

三、強化建筑企業(yè)物資采購內(nèi)部控制體系的對策

1.健全組織機構(gòu)，完善管理制度

國有建筑企業(yè)應(yīng)按照“采、管、辦”分離的原則組建采購中心和物資管理部門。物資管理部門根據(jù)各項目部需求計劃編制采購計劃，結(jié)合市場供應(yīng)情況和項目特點制定采購方案；采購中心負(fù)責(zé)招標(biāo)采購的合規(guī)性管理，根據(jù)物資管理部門提交的采購方案組織招標(biāo)采購工作，并將結(jié)果反饋物資管理部門，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后確定中標(biāo)單位，物資管理部門下發(fā)采購結(jié)果，各項目嚴(yán)格執(zhí)行。物資管理部門和監(jiān)督部門分別發(fā)揮專業(yè)監(jiān)督和專職監(jiān)督責(zé)任，對物資采購執(zhí)行進行全過程進行監(jiān)督、指導(dǎo)。

物資管理部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和外部監(jiān)管要求，合理制定企業(yè)內(nèi)部管理制度，依法依規(guī)開展物資采購活動。一是合理授權(quán)，明確相關(guān)部門、各管理層級職責(zé)劃分；二是制定采購管理辦法，規(guī)范物資管理行為；三是規(guī)范依法合規(guī)招標(biāo)流程，防范法律風(fēng)險；四是制定供應(yīng)商管理辦法，持續(xù)優(yōu)化供應(yīng)鏈。

2.持續(xù)優(yōu)化物資采購內(nèi)部控制管理流程

基于業(yè)務(wù)流程優(yōu)化理論，利用ASME流程分析法對物資采購各環(huán)節(jié)進行分析，從制度、流程、信息系統(tǒng)、人員機構(gòu)、供應(yīng)商管理、存儲等方面找出采購流程中存在的具體問題，通過ESIA系統(tǒng)改造法對采購各模塊進行流程優(yōu)化，消除采購流程中不必要的增值環(huán)節(jié)，整合、適當(dāng)調(diào)整必要的予以保留的環(huán)節(jié)，從而使成本、質(zhì)量、服務(wù)和效率這些反映企業(yè)競爭能力的要素得以明顯的改善和提高。

3.打造一體化信息交互平臺，建立內(nèi)控體系約束機制

建立統(tǒng)一的信息化平臺，實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通，有機融合。梳理和規(guī)范物資管理各環(huán)節(jié)的審批流程，按照不相容崗位分離原則設(shè)置各層級管理人員權(quán)限，將內(nèi)部控制體系管控措施嵌入物資管理系統(tǒng)，實現(xiàn)物資管理各環(huán)節(jié)的可控制、可追溯、可檢查，有效減少人為違規(guī)操作因素。利用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，實現(xiàn)物資管理內(nèi)部控制實時監(jiān)測、自動預(yù)警、監(jiān)督評價等在線監(jiān)管功能。

4.應(yīng)用大數(shù)據(jù)指導(dǎo)物資采購

應(yīng)用信息化平臺建立企業(yè)物資采購數(shù)據(jù)庫，對每次采購價格進行積累，分門別類生成動態(tài)價格一覽表，實現(xiàn)內(nèi)部資源共享。組織專業(yè)人員定期發(fā)布各類材料價格變化統(tǒng)計分析，與國內(nèi)大型信息發(fā)布機構(gòu)聯(lián)動，對材料價格進行預(yù)判，對價格波動相對穩(wěn)定的物資制定最高限價，給各層級物資采購提供參考。

結(jié)合建筑企業(yè)自身特點，建立物資采購考核指標(biāo)，從采購成本、生產(chǎn)成本、倉儲成本、資產(chǎn)利用率和人員績效等多個維度建立評價指標(biāo)，全生命周期評價建筑企業(yè)內(nèi)部物資采購管理效能，綜合考慮物資成本，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，定期發(fā)布考核結(jié)果并在物資采購中運用。

5.加強風(fēng)險防控，加大監(jiān)管力度

建筑企業(yè)物資采購金額大，要根據(jù)項目情況，識別各類風(fēng)險，制定相應(yīng)的對策，加強風(fēng)險防控。

作為國有建筑企業(yè)，首先要遵守國家法律法規(guī)，加強從業(yè)人員廉政教育，依法合規(guī)的組織物資采購工作，加強人員廉政教育。其次，要加強大宗物資集中采購風(fēng)險管控。建筑企業(yè)采購的主要物資為鋼材、水泥、瀝青、燃油等大宗商品，產(chǎn)品種類大同小異，采購批量大，能形成批量優(yōu)勢，降低采購成本。目前，大多采取集中采購的方式進行采購，但伴隨著風(fēng)險也很大，國有建筑企業(yè)只有不斷降低集中采購的風(fēng)險，才可以更好地將集中采購的優(yōu)勢發(fā)揮到最大。因此，國有建筑企業(yè)需要不斷地完善集中采購的管理制度，創(chuàng)建完善的物資采購管控體系，有效滲透至物資集中采購工作中，通過規(guī)模化的采購模式降低成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

四、結(jié)語

隨著我國法治體系的不斷完善和國際化進程的進一步加快，國有建筑企業(yè)物資采購應(yīng)對標(biāo)國際先進企業(yè)，不斷加強物資采購管理內(nèi)部控制體系建設(shè)，創(chuàng)新采購管理手段。本文通過對國有建筑企業(yè)物資采購管理進行分析，找出物資采購過程中存在的問題，闡述了內(nèi)部控制體系建設(shè)的必要性，從制度建設(shè)、內(nèi)部控制流程、信息化平臺建設(shè)、大數(shù)據(jù)運用、風(fēng)險防控和監(jiān)督管理等方面進行探索，著力推動建筑企業(yè)物資采購內(nèi)部控制體系不斷優(yōu)化和完善。