化工企業競爭性談判采購策略分析

徐 博 朱勇剛

（中國平煤神馬集團開封東大化工有限公司，河南 開封 475000）

當前，競爭性談判采購在我國尚處于發展階段，仍需要不斷完善，缺乏統一的規定。但是，競爭性談判采購的方式較招標采購更加靈活，對不涉及工程建設的服務類項目有著較強的適用性，能夠最大限度地減少企業在招標過程中投入的成本，借助談判的方式，也可以選出最佳的材料供應商，實現預期采購目標。

一、競爭性談判采購概述

競爭性談判采購是采購方或者代理機構通過與至少三家供應商通過談判的方式，確定相應的合作供應商，這也是化工企業在原料、設備等物資采購過程中，除招投標外最為常用的采購方式。因為相關法律法規并沒有對其做出具體規定，使得競爭性談判采購相比招投標采購更加靈活，采購人員可以通過面對面的溝通與談判，確定采購要求和采購價格。

競爭性談判采購的適用條件體現在幾個方面，一是招標后，因為宣傳不到位、招標計劃不明確等原因，沒有任何供應商參與投標活動，又或者最終中標的單位不滿足相關標準的要求，又不能夠重新進行招標的情況；二是需要進行采購的物資、設備等性質特殊，或者技術復雜，難以對其具體的質量要求和規格等進行明確；三是因為無法預見的因素，或者非采購方拖延導致招標所需時間不足的情況；四是因為藝術品采購、專有技術、服務時間等無法提前確定等原因，難以計算價格總額的情況[1]。

二、化工企業競爭性談判流程

談判流程的合理性和規范性會對談判質量產生直接影響，因此，對于化工企業而言，在實施競爭性談判的過程中，應該以國家相關規定作為基礎，保證談判過程的合法性。具體來講，競爭性談判的流程大致可以分為幾個環節。

1.策劃談判方案

談判方案指企業招投標科室為了能夠實現對于材料或者服務的采購，依照采購項目的各種需求，對其技術、經濟、管理特征進行全面分析，結合相應的技術標準和法律法規要求實施的談判總體策劃。談判方案必須保證科學性、規范性和有效性，這樣才能確保競爭性談判采購工作的順利實施[2]。

2.編制談判文件

合理的談判文件是化工企業開展競爭性談判的基礎和前提，其內容應該包括采購項目需求、技術標準、談判采購程序、報價要求以及響應文件提交截止時間等，需要將其交給專業科室的專業人員實施，確保談判文件中能夠將采購項目的信息如實地反映出來，不能提供虛假信息，也不能故意隱瞞重要事實。

3.做好初步詢價

在實施市場調查后，如果化工企業沒有準確把握市場價格狀況和未來發展趨勢，則可以向投標方進行初步詢價，對照其所提供的初步報價，優化談判方案。初步詢價應該盡量采用固定的電子數據表格，確保采購人員能夠直觀地進行報價分析，把握市場價格波動。投標方的報價如果超過市場平均價格，可以通過談判的方式來降低，缺乏合理性的價格偏高部分，可能是因為投標方對于談判文件的要求缺乏正確理解，也可能是一時疏忽所致，采購人員有提醒其注意的義務[3]。

4.發售采購文件

如果在實施采購項目的過程中，無法對談判邀請的對象進行提前確定，則化工企業可以利用專業的采購平臺發布自身的采購公告，需要在公告中明確競爭性談判采購的性質以及想要邀請的對象所應該具備的資格條件。一般情況下，采購文件的發售時間為3天以上，在實際操作中，需要充分地考慮采購項目的特點，對于一些技術相對復雜、存在特殊要求的項目，可以適當延長談判時間。

5.組建談判小組

對于競爭性談判中談判小組的成員數量以及資格條件，相關法律中沒有做出強制性規定，一般情況下，談判小組成員必須熟悉企業采購業務的各種要求，具備豐富的采購經驗，同時，熟悉相關法律法規，這樣才能最大限度地滿足采購項目的現實需求。從化工企業的角度，可以設置專門的招標科室，依照采購項目選擇專業技術人員組成談判小組，與投標方進行談判。

6.接受響應文件

招標科室需要依照談判文件的規定，對投標方遞交的響應文件進行接受，需要注意，響應文件可以撤回乃至撤銷，撤回響應文件的通知需要在響應文件到達招標機構前，或者與響應文件同時到達招標機構；撤銷相應文件的通知需要在招標機構發出成交通知前達到招標機構。需要明確，響應文件本身屬于要約，在其聲明的有效期內，對于提交文件的投標方都有約束力。如果滿足以下兩種情況，則不能對響應文件進行撤銷：一是在談判文件中規定了響應文件的有效期；二是投標方在響應文件中主動聲明文件不可撤銷[4]。

7.采購項目談判

在常規采購項目中，投標方的投標報價是要約，采購人員如果接受了這個報價，就表明談判完成。從化工企業的角度，在實施競爭性談判采購的過程中，談判小組需要先做好響應文件的評審工作，然后再就采購項目的價格與投標方進行談判，而在完成與所有參與談判的投標方的溝通和交流后，最終會選擇最有利談判結果的投標方，實施進一步的談判。為了確保投標方相互之間競爭的充分性，通常情況下，企業招標機構在開展第一輪談判的過程中，并不會還價，而是在后續談判中進行還價或者接受投標方給出的最終報價。繼續談判環節，投標方可能會對采購項目給出新的報價，形成新要約，這也是競爭性談判采購與招標采購最大的區別所在。通過競爭性談判的方式，可以將投標方的成本直觀地體現出來，幫助化工企業有效降低采購成本，為企業帶來更加巨大的經濟效益。在實施競爭性談判的過程中，招標機構需要與采購部門、技術部門以及使用部門等進行有效溝通和交流，推動相關技術標準的有效執行，如果遇到技術標準欠缺的情況，需要以使用單位的意見為最優先。另外，在進行談判的過程中，采購方和投標方處于平等地位，應該堅守自愿、誠信等基本原則。

8.成交價格確定

成交投標方和成交價格的確定是談判小組的基本權利，這個環節，必須將化工企業利益的最大化作為基本原則，保證成交價格的公平性及合理性，確保雙方都能夠接受這個價格。從談判小組的角度，在確定好成交投標方之后，需要在招標機構履行相應的報批手續，并及時將最終談判結果告知所有參與談判的投標方。這個過程中需要注意的是，確定成交投標方的成交價格并不一定必須是所有報價中最低的，但是必須是對化工企業最有利的。

不少化工企業在競爭性談判的過程中，采用的都是三輪報價的方式，第三輪報價即為供應商提出的最終報價。借助這樣的方式，能夠提高競爭性談判的成功率，因為，即便是應答人在首次報價時，超過了化工企業提出的最高限定價格，也并不會被直接淘汰，而是能夠在第二輪以及第三輪的報價中，對報價進行相應的調整，這樣能夠實現對于應答方權利的有效保護。不過在實際應用中，這樣的報價方式同樣存在一定的缺陷，因為，競爭性談判本身并不會設置公開“唱標”的環節，而且應答方提出的報價屬于其自身的商業機密，加上談判過程中報價所具備的變更性，使得各應答方報出的價格在整個談判中都處于保密狀態，應答方彼此并不知道其他廠商報出的價格。對此，在競爭性談判環節，化工企業可以引入“背靠背”的報價形式，在所有應答人報出最后一輪價格后，由法定代表簽字確認，現場將報價公布，這樣可以體現公平公正的原則。

9.特殊情況應對

在采用公開競爭性談判的過程中，如果只有一家供應商參與投標，則究竟應該繼續談判，還是終止談判重新發布采購信息，在相關法律法規中并沒有做出明確規定。從化工企業的角度分析，兩種情況可以說都會發生。一般認為，在第一次發布采購公告后，如果提交響應文件的投標方數量不足兩個，則化工企業可以直接宣布當次談判終止，重新組織第二次談判。為了避免問題的重復發生，化工企業必須對第一次談判失敗的原因進行分析，調整采購方案，重新發布相應的采購公告，也可以在采購文件中標注，若依然只有1家供應商響應，則該次競爭性談判轉為單一來源采購。通過這樣的方式，能夠在確保談判成功的同時，實現采購過程的公平、公正和公開[5]。

三、結語

市場經濟環境下，化工企業面臨著越來越多的競爭壓力，要想實現自身的穩定健康發展，需要切實做好物資采購管理工作，對采購成本進行嚴格地管控。競爭性談判采購是一種比較有效的采購方式，具備較強的靈活性，能夠有效地降低采購成本，保障采購工作的實施效果，促進化工企業采購水平和經濟效益的提高。