信息化時(shí)代企業(yè)檔案管理面臨的問題及對(duì)策探討

張麗婷

（甘肅中核公鐵運(yùn)輸有限公司，甘肅 礦區(qū) 732850）

一、信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)的辦公手段更加先進(jìn)和科學(xué)，作為其中重要一環(huán)的企業(yè)檔案管理工作也逐漸走向無紙化和信息化。其優(yōu)點(diǎn)主要集中于以下幾個(gè)方面。

（一）實(shí)現(xiàn)文件管理的便捷高效化

基于OA系統(tǒng)的電子檔案管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)卷庫(kù)、案卷、文件管理的全程電子化。通過電子化的信息錄入，可以隨時(shí)進(jìn)行卷庫(kù)、案卷、文件的線上上傳、編輯、查看、刪除，不受時(shí)間和地域限制，并且該操作支持批量完成。

隨著企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)的檔案可能會(huì)失去價(jià)值，需要進(jìn)行銷毀。然而，在銷毀中總是會(huì)遇到銷毀痕跡無跡可尋的問題，還可能會(huì)遇到誤銷案卷無法恢復(fù)的問題，給檔案工作帶來極大的麻煩。在電子檔案管理平臺(tái)內(nèi)，就可以輕松解決這一問題，檔案的所有操作日志都可以在系統(tǒng)中查詢到，責(zé)任可以落實(shí)到人；如果檔案被誤銷毀還可以恢復(fù)。在鑒定案卷時(shí)，可查看該案卷基本情況，并進(jìn)行鑒定意見的書寫，系統(tǒng)自動(dòng)匯成鑒定日志。確保重要案卷不丟失、不損害，管理方便。

（二）檔案保存的完整性和延續(xù)性有了極大的提升

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中極易受到溫度、濕度等環(huán)境因素的影響，產(chǎn)生發(fā)霉、損壞的現(xiàn)象，進(jìn)而無法對(duì)檔案進(jìn)行完整性、長(zhǎng)久性存儲(chǔ)，甚至出現(xiàn)檔案丟失的情況。然而，通過檔案的信息化建設(shè)，以上諸多問題都可以得到完美的解決。可以通過技術(shù)手段將以往的紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)磁盤中。這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)地永久性和完整性，還可以提高檔案存儲(chǔ)空間的利用率，同時(shí)規(guī)避了不利環(huán)境因素對(duì)檔案的損害。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)、資料快速的查詢、檢索、提取

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程的繁瑣和信息提取的不易，信息化建設(shè)下的檔案管理工作則有了質(zhì)的飛躍，它不僅使管理過程更加高效和簡(jiǎn)單，而且依賴相對(duì)應(yīng)的查詢系統(tǒng)，使得信息檢索、提取工作也變得更為有效，極大地提升了檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

（四）有機(jī)整合不同時(shí)段、多個(gè)渠道的信息資源

企業(yè)可以有效利用信息化處理技術(shù)，結(jié)合多種信息管理方法來實(shí)現(xiàn)不同時(shí)段、多個(gè)渠道的信息資源的整合，為檔案信息的管理創(chuàng)設(shè)合理的管理環(huán)境，對(duì)多種信息文件創(chuàng)建多樣的管理系統(tǒng)，以系統(tǒng)為媒介實(shí)現(xiàn)信息共享和檔案管理信息化水平的提升。

二、信息化時(shí)代企業(yè)檔案管理面臨的問題

（一）企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

在日常檔案管理工作中，部分企業(yè)管理者抱有陳舊的管理觀念，視檔案管理工作為簡(jiǎn)單的紙質(zhì)文件的收集、整理和保管。而沒有從更高的維度和更適應(yīng)現(xiàn)代辦公理念的角度出發(fā)，看待企業(yè)的檔案管理工作，使得管理者管理意識(shí)較為淡薄，導(dǎo)致很多資料不能進(jìn)行及時(shí)有效的收集、整理，因此造成工作中檔案資料的缺失。企業(yè)為追求經(jīng)濟(jì)效益，缺少對(duì)檔案工作的人力和物力的投入，人力的不足，用現(xiàn)有的辦公室人員兼職檔案管理員。在日常工作中，面對(duì)大量復(fù)雜工作或受時(shí)間等多種因素的影響，極有可能出現(xiàn)檔案資料收集、擺放不及時(shí)、不規(guī)范的現(xiàn)象，造成查閱資料困難，嚴(yán)重影響了辦公效率。

（二）管理手段和方式落后

在現(xiàn)階段，部分企業(yè)檔案管理中對(duì)檔案的管理不但機(jī)制不夠完善，而且管理設(shè)備設(shè)施較為落后，已不能適應(yīng)新的發(fā)展需求。在日常的檔案查閱調(diào)取工作中，人工查找查閱仍是其主要的方式，用來儲(chǔ)存檔案等信息資料的方式仍是笨重的鐵皮柜，資料存放的準(zhǔn)確性不能得到保障，易導(dǎo)致檔案的遺失。企業(yè)對(duì)檔案部門不能合理安排使用存儲(chǔ)空間，加大了檔案管理的工作難度，可能導(dǎo)致一系列風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生。在信息化、智能化已經(jīng)發(fā)展并普及的現(xiàn)代社會(huì)，如果企業(yè)對(duì)檔案管理的還是傳統(tǒng)的方式，長(zhǎng)期下去，不利于企業(yè)的快速發(fā)展。

（三）檔案管理制度相對(duì)滯后

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的大力發(fā)展，不論是個(gè)人生活還是企業(yè)運(yùn)行，都已進(jìn)入了一個(gè)與網(wǎng)絡(luò)深度融合的狀態(tài)。在這樣的狀態(tài)之下，以往的檔案管理制度，勢(shì)必不能滿足現(xiàn)下的檔案管理需求。這就要求企業(yè)必須根據(jù)時(shí)代和社會(huì)的變化，對(duì)以往的檔案管理制度做出相應(yīng)的改變。否則生搬硬套過去老舊的管理制度，只會(huì)讓企業(yè)檔案管理水平和工作效率提升成為一句空話，進(jìn)而影響到企業(yè)的整體管理水平和工作效率。

（四）保密意識(shí)的缺失

隨著大數(shù)據(jù)、信息化時(shí)代的到來，各種檔案信息也逐漸通過掃描、照相等一系列技術(shù)手段成為電子檔案，極大地便利了人們的傳輸、攜帶、利用，但這也導(dǎo)致很多檔案管理人員為圖方便省事，忽略了文件保密的重要性。同時(shí)，也有一部分管理人員誤認(rèn)為隨著檔案的開放，其就失去了應(yīng)有的保密價(jià)值，從而忽視了涉密與不涉密檔案及資料的規(guī)定及要求，因而容易遭受網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，或是敵對(duì)勢(shì)力或別有用心的人采取各種手段竊取相關(guān)保密信息，造成信息的泄露，甚至國(guó)家秘密、企業(yè)秘密的泄露，給國(guó)家和社會(huì)造成損失。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念，增強(qiáng)信息化管理意識(shí)

如前所述，在信息化時(shí)代，過去陳舊的人工管理方式已無法滿足檔案管理的需求。面對(duì)諸多問題，企業(yè)要保持工作的平穩(wěn)開展，應(yīng)該做好以下幾點(diǎn)工作。首先，轉(zhuǎn)變思想觀念，從思想意識(shí)上真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作已進(jìn)入信息化時(shí)代這一現(xiàn)實(shí)，充分重視檔案信息在現(xiàn)代辦公管理工作中的重要作用。從而，以觀念的轉(zhuǎn)變?yōu)槠鯔C(jī)，加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。其次，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳和培訓(xùn)工作。通過宣傳，加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)現(xiàn)代化條件下檔案管理工作的重視，從而由上往下推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。通過培訓(xùn)工作，真正培養(yǎng)出一批具有信息化管理能力檔案管理人員，確保檔案信息化建設(shè)工作的最后一步落到實(shí)處。

（二）完善軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案信息化管理的建設(shè)包括對(duì)檔案的配套硬件和軟件的建設(shè)，如檔案資料的存儲(chǔ)環(huán)境、配套設(shè)備等硬件條件，以及便于快速取得和分享的數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案檢索系統(tǒng)、檔案查閱平臺(tái)的軟件，這兩部分的有機(jī)結(jié)合才能構(gòu)成一個(gè)完整的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。比如，為保證資料的完好，首先要配備獨(dú)立的檔案庫(kù)房、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等，以及購(gòu)置電腦、掃描儀、攝像機(jī)、密集架等常規(guī)設(shè)備；其次是軟件系統(tǒng)的建設(shè)，比如，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和維護(hù)，檔案瀏覽、查閱平臺(tái)的建設(shè)和維護(hù)等。

（三）檔案管理和監(jiān)督制度的確立

在配套了相應(yīng)的技術(shù)和專業(yè)人員的同時(shí)，還要落實(shí)相應(yīng)的規(guī)章制度，確保檔案管理工作開展的合規(guī)合據(jù)。管理制度的確立，主要有兩個(gè)方面。首先，要從檔案本身入手，對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔、調(diào)閱、保密、安全等各個(gè)步驟，均做出明確的規(guī)定。強(qiáng)化各個(gè)流程的責(zé)任追究制度，確保每一項(xiàng)流程都能按法進(jìn)行。其次，要從檔案管理者入手，使各級(jí)管理者都對(duì)自己的職責(zé)有一個(gè)清楚明確的了解，強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任。在諸項(xiàng)制度確立后，還要將各級(jí)檔案管理者制度的落實(shí)情況，交由各個(gè)具體部門管理者實(shí)行監(jiān)管，提升管理職責(zé)的落實(shí)成效。

（四）加強(qiáng)檔案保密人才隊(duì)伍建設(shè)，提升保密素養(yǎng)

保密不僅是辦公室的日常工作，更是檔案管理人員最為重要的職業(yè)素養(yǎng)之一。一是思想素質(zhì)，即思想作風(fēng)要過硬，要有較強(qiáng)的責(zé)任感，要有強(qiáng)烈的保衛(wèi)國(guó)家利益的思想意識(shí)和責(zé)任心。二是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過定期學(xué)習(xí)，集中培訓(xùn)，把保密學(xué)習(xí)納入日常的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)范圍，使保密學(xué)習(xí)常態(tài)化、規(guī)范化，熟練掌握檔案管理相關(guān)保密知識(shí)，提升檔案管理人員保密知識(shí)和保密意識(shí)。三是加強(qiáng)人員保密技術(shù)的學(xué)習(xí)，配備齊全必要的技防設(shè)備，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保密技術(shù)學(xué)習(xí)應(yīng)用，掌握防范設(shè)備的使用，做到防患于未然。

綜上所述，在信息化時(shí)代下，提升檔案管理的信息化水平不僅是時(shí)代變化發(fā)展的要求，也是企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的題中應(yīng)有之義。在企業(yè)檔案管理的日常工作中，面對(duì)發(fā)生的各式各樣的問題，應(yīng)以信息化為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，加強(qiáng)信息化管理模式的應(yīng)用建設(shè)，提高檔案工作的科學(xué)性、可持續(xù)性，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，推進(jìn)企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。