中小型生產企業項目建設期間工程物資管控問題探討

賀雅麗

（山西陽煤豐喜泉稷能源有限公司，山西 運城 043200）

工程項目的最終成本效益比，與材料成本和工程成本節約的降低是密切相關的。工程材料成本一般占總項目成本的50%-60%，有的甚至高達70%，因此，加強工程物資管理是提高工程項目經濟效益的最重要途徑。目前，大部分中小型生產企業經營管理基礎比較薄弱，信息化系統建設不太完善，管理機制不夠健全，要想在日益激烈的市場競爭環境下站穩腳跟，取得一定份額，就要在項目建設的施工初期將工程物資管控作為管理的重點，通過建立組織架構明確權責，建設一套完善的信息化系統，制定出相關的管理制度和流程來加強工程物資的管控，從而使企業的效益得到全面的提高。

一、工程物資管控概述

1.工程物資管控的概念

工程物資管控是企業在項目建設過程中對所需材料物資的計劃編制、采購、運輸、庫存保管、領發、回收等各項管理工作的總稱，它以工程項目建設順利實施，確保施工質量、安全及成本控制的各項目標實現為根本目標。

2.工程物資管控的意義

加強對中小型生產企業項目建設期間工程物資的管控，對企業的正常生產和長遠發展具有重大的意義，主要體現在以下三個方面：

（1）有效提升企業的經濟效益。通過對工程物資的有效管控，可以加強工程物資和施工環節的緊密結合，充分利用企業物資，減少不必要的物資浪費，使企業的經濟效益得到有效提升。

（2）有效提高企業的工程施工效率。通過對工程物資的有效管控，可以及時跟進工程施工進度，有利于企業提前做好工程物資的采購，減少項目建設時間，提高企業的工程施工效率。

（3）有效提升企業的工程施工質量。通過對工程物的有效管控，可以加強各部門之間的溝通聯系，對工程物資的質量以及保管進行責任劃分，避免物資對接出錯，從而提升企業工程施工質量。

二、中小型生產企業項目建設期間工程物資管控的現狀

1.組織架構不健全，權責劃分不明確

一方面，大部分中小型生產企業中，家族式企業比較多，經營權和所有權都掌控在一個人手中，經營管理基礎薄弱，停留在傳統的粗放型管理層次上，沒有健全的組織架構，完善的內部管理制度，崗位責權不明晰，責任劃分不明確，導致出現問題，互相推諉。另一方面，中小型生產企業為了節約成本，人員配備不齊全，往往是一人身兼數職，沒有相應的制約和監督機制。

2.信息化系統不完善，企業效益流失

中小型生產企業在項目建設期間，沒有建立完善的信息體系，無法整合數據，溝通存在障礙。

一方面，中小型生產企業在項目建設期間，往往太重視項目進度，只要工程部門提出需求，采購部門就采購，不通過倉庫管理員，不清楚庫房有沒有存貨，直接采購，造成物資的浪費，資金的占用。另一方面，企業處于項目建設初期，物資信息系統還沒有建立，物資信息不全面，或者傳達慢，所以購買前的市場調查和分析都是虛構的。另外，在采購業務方面，由于采購負責人的業務能力比較薄弱，總是依賴采購長期合作的供應商提供商品信息，采購物資時得到的信息是不對稱的，造成采購工作的被動開展。

3.物資管理不規范，增加企業經營風險

（1）采購管理機制不健全

許多中小型生產企業還沒有制定標準化的物資采購合同，沒有對工程物資的采購進行規范的要求，有時甚至直接從供應商處獲得所需類型和規格的工程物資材料而不使用合同。此外，許多中小型生產企業在簽訂采購合同方面沒有標準的管理機制，他們不對合同進行審查，簽字或是蓋章都非常的隨意。還有許多中小型生產企業缺乏完整、科學的工程物資與成本管理理念，計劃外采購和重復采購的現象經常發生。采購計劃的編制并不嚴格，由于工程管理部對圖紙了解不足，只復制了圖紙，沒有確認材料的技術用途。計劃與實際材料需求不一致，導致項目延期、材料浪費和資金再投資，給企業造成經濟損失。

（2）物資管理模式落后

由于中小型生產企業規模小，很難吸引到高素質人才，大多數現場管理人員理論水平低，對工程物資管理缺乏了解，只是憑借自己僅有的業務認知去進行管理，導致在工程物資運輸過程中經常發生物資的損失和損壞；在倉儲過程中，工程物資的輸入和輸出都只是簡單的記錄，沒有形成準確的倉儲數據庫。

三、中小型生產企業項目建設期間物資管控問題的改善措施

1.改善企業組織結構，明確權責分配

在中小型生產企業內部設立包含有管理部門（主要包括人事、倉管、財務）和作業部門（業務、采購、開發、生產）的組織結構。各部門之間實行執行權、決策權、監督權三權分立，明確劃分各部門、各崗位的隸屬關系，制定相關的崗位職責，使各部門之間權責明確，形成相互制約、相互監督的機制。

2.強化庫房管理和采購管理信息化系統建設

借助現代化信息網絡技術，結合企業的實際情況建立一套行之有效的信息化管理系統，利用先進的信息網絡系統，對相關信息進行采集獲取。

（1）建立采購平臺，吸引高質量的供應商入駐平臺，降低采購成本

中小型企業應建立自己的采購平臺，尋找穩定可靠的供應商，組織相關人員對供應商的生產能力、供應保障能力、物資樣品材質、生產許可等方面進行嚴格審查評價，在評價合格后，經主管領導批準，采集錄入采購平臺。對平臺供應商實施動態管理，定期組織各相關部門對供應商進行打分評價，對打分評定低的供應商及時進行清理。在采購工程物資時，應在采購平臺上發出購貨需求，組織入選供應商進行招標，從備選的供應商中選擇性價比最優的，從而保證工程物資的質量最優化，采購成本最低化。

（2）建立實現倉庫與各部門之間即刻溝通的信息網絡系統

工程物資數據復雜繁多，為避免人工操作的失誤性，應建立工程物資管理信息化系統。該系統要有一套完整的物資數據庫，包含前期的市場調查報告，物資計劃管理、采購管理、庫存管理、核算管理等。通過信息化系統把經過統計分類后的需求計劃與庫存信息進行比較分析形成采購計劃。為避免采購的隨意性，訂單的制定必須是建立在采購計劃的基礎上。當物資到貨后，需要根據采購訂單對物資進行核對，保證采購訂單的嚴格執行。通過信息化系統，將工程物資數據與工程進度進行結合，繪制出工程物資進出圖表，便于工程物資管理分析的直觀性和清晰性。

3.規范企業工程物資管理流程，防范企業風險

（1）規范物資采購流程，最大限度降低企業采購成本

物資采購是中小型生產企業項目建設期間工程物資管理工作中重要環節，建立高效、實用、完善的采購流程是提高采購效率，降低采購成本的最有效辦法。中小型生產企業應在項目建設初期，設立專門的物資采購部門，結合信息化系統，制定一套行之有效的采購管理流程，從采購計劃的提報、審核，供應商的選擇都做出詳細規定。

物資采購部門應根據工程部門按設計圖紙及工程進度編寫的技術要求，制定完整的物資需求計劃，利用采購平臺篩選出符合條件的供應商進行公開招標，對采購物資的性價比進行綜合分析，對入選供應商物資質量、信用水平、供應能力等進一步確認后簽訂采購合同。為避免急采、臨采、亂采狀況的發生，保證采購計劃科學合理，采購人員要保持與各部門的信息溝通，了解工程進度，將成本預算管理與采購計劃協調起來，作為進一步評估材料成本的重要參考。

（2）改進物資管理模式，合理安排物資的驗收和發放

①工程物資驗收管理

當工程物資到場后，工程部門、質檢部門、保管三方到場，根據相關技術圖紙和國家規范的要求，對現場工程物資的質量和數量進行檢驗。在工程物資的儲存驗收過程中，現場管理員負責以下工作：根據采購部門的收貨通知單或供貨發票所列的品名、規格和數量，對照合同明細，根據不同的工程物資特點分別采取清點、過磅、檢尺等適當的計量方法，準確計算數量并一一核對，確保三者一致；檢查工程物資的外觀的完整性，包裝尺寸的大小，以確保工程物資沒有損壞或生銹；查驗物資的合格證、說明書、銘牌等是否齊全，保證證物相符；通過使用專業檢測工具對物資進行檢測并做好記錄；驗收完成后，物資管理人員隨機選擇不同規格的材料和產品，送到檢驗機構復驗，復檢合格后登記入庫。

②工程物資發放管理

工程物資的發放應嚴格按照工程項目進度交付，根據工程材料供應和消耗分析圖，制定限額領料卡有序控制主要材料的消耗。量化的材料可以根據批準的消耗量和數量限制進行控制，非消耗品應按批準的數量限額進行量化和控制。物資管理人員必須對工程物資進行跟蹤管理，定期比較和分析計劃的數量和供應的數量、預算總額和實際消耗總額，檢查消耗是否合理，超出正常范圍的必須仔細分析其中的原因，并對相關單位進行考核。

四、結語

隨著社會主義市場經濟的不斷完善和現代科學技術的不斷發展，現代企業的工程物資管理理念和方法也發生了很大的變化。中小型生產企業也要徹底轉變管理理念，積極地選擇各種科學、有效的管理方法，加強對整個工程物資的管理，從而降低工程施工成本，保證中小型生產企業在日益激烈的市場競爭環境中能夠生存和發展。