基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

金徐燕

（浙江宏仕達(dá)新材料有限公司，浙江 嘉興 314419）

一、ERP與企業(yè)內(nèi)部控制概述

（一）內(nèi)部控制含義

內(nèi)部控制其實(shí)是企業(yè)的內(nèi)部管理控制系統(tǒng)，通過(guò)科學(xué)技術(shù)的管理手段，為實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保證業(yè)務(wù)活動(dòng)能有效地實(shí)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全性、完整性，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性，能夠完整地提供各種數(shù)據(jù)分析與比對(duì)，使企業(yè)能實(shí)現(xiàn)成本最低化，利潤(rùn)最大化。目前，內(nèi)部控制的方法一般包括不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批制度、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制預(yù)算控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、內(nèi)部報(bào)告控制等。

（二）ERP運(yùn)用對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

1.對(duì)企業(yè)管理和決策的重要性

企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，ERP管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。ERP的實(shí)施能幫助企業(yè)更好地加強(qiáng)內(nèi)部控制，所有的信息只要輸入一遍，就能把整個(gè)信息系統(tǒng)整合在一起，工作流程得到優(yōu)化，數(shù)據(jù)采集更加準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)能及時(shí)提供各種有力的分析報(bào)告，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者決策提供有效依據(jù)。

2.與企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)系

ERP可以改善企業(yè)內(nèi)部控制狀況，通過(guò)信息技術(shù)手段，使企業(yè)各部門責(zé)任更加明確，溝通更加順暢，也在潛移默化中優(yōu)化了各部門之間的聯(lián)系。從客戶詢問(wèn)產(chǎn)品價(jià)格開(kāi)始，到下單生產(chǎn)，一直到產(chǎn)品完工入庫(kù)并銷售確認(rèn)收入，最后到財(cái)務(wù)核算成本，生成報(bào)表等，ERP系統(tǒng)都能精準(zhǔn)地記錄各項(xiàng)業(yè)務(wù)的信息，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，設(shè)置模塊，設(shè)定每個(gè)崗位的權(quán)限，通過(guò)信息技術(shù)來(lái)實(shí)施有效的監(jiān)控，做到事前預(yù)防。

3.與企業(yè)盲區(qū)的關(guān)系

ERP的運(yùn)用，可以使企業(yè)在實(shí)行內(nèi)部控制過(guò)程中細(xì)節(jié)處理得到創(chuàng)新，并憑借有效的技術(shù)手段，使企業(yè)的盲區(qū)和被忽略的地方得到更佳的控制，彌補(bǔ)了人工控制帶來(lái)的缺陷。比如，企業(yè)采購(gòu)備品備件，如螺絲螺帽等，一般都是品種多，價(jià)值普遍不高，入庫(kù)工作量大且繁瑣，出錯(cuò)概率也高。一般企業(yè)為了節(jié)省人工成本，人力配合不足，在入庫(kù)時(shí)這些配件往往是被忽略不計(jì)的，或一筆帶過(guò)。長(zhǎng)期累積下來(lái)，也是一筆不小的數(shù)量和金額，在實(shí)際管控中就出現(xiàn)了紕漏，對(duì)成本核算也會(huì)帶來(lái)一定的影響。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）管理意識(shí)淡薄

目前，很多中小型企業(yè)都是家族化管理，管理模式較為陳舊，所有權(quán)和經(jīng)營(yíng)權(quán)高度統(tǒng)一，都控制在企業(yè)管理者一人手中，管理者也不愿意將權(quán)力分散。在實(shí)施前，企業(yè)老板和管理者都只是單純地認(rèn)為ERP是一項(xiàng)技術(shù)工作，沒(méi)有意識(shí)到ERP是一種管理理念和管理模式，也沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到ERP的運(yùn)用對(duì)于提升公司內(nèi)控管理水平的重要性。在實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)與原有的傳統(tǒng)管理思想產(chǎn)生沖突，沒(méi)有調(diào)節(jié)好各部門之間的配合，甚至認(rèn)為ERP的實(shí)施只是財(cái)務(wù)部門的事，造成企業(yè)ERP的設(shè)計(jì)與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程不匹配，實(shí)施效果不理想。

（二）對(duì)系統(tǒng)安全管理不重視

ERP系統(tǒng)的安全性，一方面來(lái)自前期權(quán)限的設(shè)置，如：權(quán)限設(shè)置不當(dāng)造成的威脅，員工終端密碼設(shè)置比較簡(jiǎn)單，容易被破解。核心數(shù)據(jù)沒(méi)有設(shè)置分級(jí)管理，如果能查看就能導(dǎo)出，那就很容易被盜取。另一方面，現(xiàn)在很多企業(yè)不建機(jī)房，備份都是云端服務(wù)器，如果一旦受到黑客或病毒的攻擊，企業(yè)內(nèi)部信息很容易泄露，而且系統(tǒng)也可能處于癱瘓狀態(tài)。再有就是缺乏安全意識(shí)，企業(yè)IT部門日常維護(hù)操作不規(guī)范，有時(shí)為了操作簡(jiǎn)便，代替相關(guān)權(quán)限操作者進(jìn)行數(shù)據(jù)訪問(wèn)。

（三）管理制度不完善

在ERP的實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)一把手和管理層重視程度不夠，沒(méi)有制定出規(guī)范的管理制度和采取相應(yīng)的措施，缺乏日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督機(jī)制。比如，在ERP上線前期各部門數(shù)據(jù)整理階段是尤為重要的，關(guān)系到整個(gè)系統(tǒng)能否準(zhǔn)時(shí)上線，上線后的運(yùn)營(yíng)是否流暢，內(nèi)控是否能達(dá)到預(yù)期效果。各部門的數(shù)據(jù)采集工作是非常繁瑣和耗時(shí)間的，需要每個(gè)部門都有專門的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)本部門數(shù)據(jù)采集的完整性、正確性和時(shí)間上都有明確的規(guī)劃，才能在預(yù)定時(shí)間內(nèi)順利完成前期的準(zhǔn)備工作。但很多企業(yè)的高層都沒(méi)有這個(gè)意識(shí)，重視程度也不夠，沒(méi)有成立專門的項(xiàng)目小組，也沒(méi)有制定相關(guān)制度，最終使得采集的數(shù)據(jù)完整度也不高，正確率也低下，系統(tǒng)上線時(shí)間一再推遲，上線后效果也不理想。

（四）信息溝通不暢

在ERP的運(yùn)行階段，整個(gè)操作流程更加細(xì)化，無(wú)論是購(gòu)進(jìn)的原材料，還是銷售出去產(chǎn)品，或是成本核算，都細(xì)化到規(guī)格、品名、甚至是顏色的分類。如果沒(méi)有具體制度的約束，不能建立各部門的互通聯(lián)動(dòng)機(jī)制，信息傳遞和溝通不暢，各自為政，職責(zé)分工不明確，操作流程不規(guī)范，在整個(gè)過(guò)程中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，都會(huì)導(dǎo)致流程很難走下去，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，最終給整個(gè)財(cái)務(wù)核算帶來(lái)繁重的工作量，甚至最終影響各項(xiàng)報(bào)表數(shù)據(jù)異常，ERP的實(shí)施也就是紙上談兵了。

（五）監(jiān)督審核力度不夠

ERP管控只是一個(gè)工具而已，主導(dǎo)還是企業(yè)自身的文化和管理水平。企業(yè)在ERP的運(yùn)用中過(guò)分依賴系統(tǒng)及系統(tǒng)自身的弊端會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的風(fēng)險(xiǎn)。第一，企業(yè)沒(méi)有制定相應(yīng)的審核制度，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的審核沒(méi)有把控好。第二，ERP系統(tǒng)可能會(huì)存在不相容職務(wù)的崗位沒(méi)有分開(kāi)，例如：不同類型的業(yè)務(wù)審批人沒(méi)有分開(kāi)設(shè)置，不同存貨的審批人沒(méi)有分開(kāi)設(shè)置，還有不同金額的審批人也沒(méi)有分開(kāi)設(shè)置等等。第三，只注重ERP系統(tǒng)的流程，使審批變成形式，導(dǎo)致流程與實(shí)際相脫離，沒(méi)有真正起到逐級(jí)審批的作用。

三、ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

（一）轉(zhuǎn)變管理觀念

ERP管理系統(tǒng)的運(yùn)用，是企業(yè)管理理念的重要轉(zhuǎn)變。在系統(tǒng)使用前，企業(yè)管理者要真正了解其對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的含義，要對(duì)本企業(yè)的內(nèi)部管理有一個(gè)調(diào)研，知道企業(yè)內(nèi)部管理的問(wèn)題，還要取得各部門負(fù)責(zé)人和員工的支持。各部門要抽調(diào)人員，成立專門的項(xiàng)目小組，制定出相應(yīng)的計(jì)劃，在軟件公司技術(shù)人員的指導(dǎo)下，各部門要緊密配合，來(lái)完成連接系統(tǒng)的部署。系統(tǒng)上線后，企業(yè)要改變?cè)瓉?lái)的組織結(jié)構(gòu)，該放權(quán)的要放權(quán)，該控制的環(huán)節(jié)要控制。要定期組織企業(yè)員工進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)員工對(duì)ERP的認(rèn)知和理解，更好地運(yùn)用ERP，更好地服務(wù)于企業(yè)。

（二）加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理

首先，要經(jīng)常加強(qiáng)安全意識(shí)教育，營(yíng)造安全管理的氛圍，切實(shí)增強(qiáng)員工信息安全管理意識(shí)。比如，結(jié)合安全方面典型的事例，提高員工對(duì)信息安全管理重要性和危害性的認(rèn)識(shí)，特別是系統(tǒng)維護(hù)人員的安全意識(shí)，明確他們的職責(zé)范圍，并結(jié)合信息時(shí)代的特點(diǎn)，有效開(kāi)展技術(shù)安全教育和規(guī)范操作安全管理教育，建立安全保密制度，使員工能增長(zhǎng)知識(shí)、強(qiáng)化意識(shí)、提高認(rèn)識(shí)。

其次，加強(qiáng)對(duì)安全管理人才的培養(yǎng)，對(duì)本公司內(nèi)開(kāi)設(shè)安全管理課程，培養(yǎng)一批精通信息技術(shù)的管理人才，使懂技術(shù)的人為安全信息管理服務(wù)。比如，讓技術(shù)人員在局域網(wǎng)和終端要安裝防火墻，防病毒軟件和入侵檢測(cè)、預(yù)警等功能。

再次，企業(yè)要做好ERP前期的設(shè)置，包括各項(xiàng)參數(shù)的設(shè)置，人員權(quán)限的設(shè)置和密碼的設(shè)置。公司的核心技術(shù)要設(shè)置分級(jí)管理，雙重密碼，只允許指定人員操作和查看，拷貝資料都要經(jīng)相關(guān)管理層授權(quán)。

最后，公司要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。因?yàn)楝F(xiàn)在ERP都實(shí)行云服務(wù)器備份，云服務(wù)器備份實(shí)現(xiàn)的是異地備份，所以公司還應(yīng)該采用硬盤自行轉(zhuǎn)出備份，確保數(shù)據(jù)安全，保證數(shù)據(jù)萬(wàn)無(wú)一失。

（三）完善管理制度，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

首先，ERP系統(tǒng)的實(shí)施是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須遵循一定的制度。在推行過(guò)程中，不可避免地要進(jìn)行生產(chǎn)流程整合、部門職責(zé)重新規(guī)劃，權(quán)利的再次分配等涉及公司結(jié)構(gòu)性調(diào)整等重大問(wèn)題。離不開(kāi)公司一把手的協(xié)調(diào)和各部門管理層的足夠重視，推行部門領(lǐng)導(dǎo)制，在組建ERP實(shí)施團(tuán)隊(duì)時(shí)，按模塊劃分，將相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)引入團(tuán)隊(duì)，采取部門領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，制定計(jì)劃，層層推進(jìn)。其次，完善考核制度，提高員工積極性。ERP想要順利實(shí)施，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)層的努力，更需要基層員工的鼎力配合。企業(yè)要建立合適的考核制度，獎(jiǎng)罰并存，以獎(jiǎng)為主，輔以一定的懲罰，提高員工的積極性，讓他們積極參與到ERP的建設(shè)中去。比如，生產(chǎn)記錄考核制度、采購(gòu)流程考核制度等，明確考核細(xì)節(jié)，劃分具體的責(zé)任，以周為考核期限，部門負(fù)責(zé)人帶頭，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整、及時(shí)、正確、有效的取得和錄入。

（四）加強(qiáng)各部門信息溝通，保證ERP順利運(yùn)行

在ERP系統(tǒng)運(yùn)用方案的實(shí)施過(guò)程中，一定要加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算工作環(huán)境的重視，對(duì)企業(yè)中不同層級(jí)機(jī)構(gòu)之間的信息溝通特點(diǎn)進(jìn)行研究，發(fā)揮ERP系統(tǒng)信息處理及傳遞的優(yōu)勢(shì)，保證內(nèi)部信息資源得到高質(zhì)量供給。各部門要建立互通聯(lián)動(dòng)機(jī)制，加強(qiáng)信息傳遞和溝通，持續(xù)改進(jìn)，有效運(yùn)行。

（五）加強(qiáng)審核力度

企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)力度，針對(duì)ERP的供應(yīng)鏈和流程制定規(guī)范有效、符合實(shí)際的審計(jì)規(guī)章制度，按企業(yè)內(nèi)部實(shí)際情況設(shè)置審批權(quán)限，真正發(fā)揮逐級(jí)審批的作用，不再是呆板地走個(gè)流程，對(duì)企業(yè)內(nèi)控起到實(shí)質(zhì)性的作用，同時(shí)也加強(qiáng)了內(nèi)部溝通，提高了工作效率。審計(jì)人員一定要熟悉企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)，對(duì)ERP的設(shè)置和操作流程也要熟悉，這樣才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，避免不相容職務(wù)的產(chǎn)生，也能及時(shí)制定解決方案來(lái)實(shí)施。