制造業企業存貨內部控制存在的問題及改進措施探討

鄧詠新

（江門市鑫輝密封科技有限公司，廣東 江門 529000）

大部分規模以上制造業企業，都經歷了由小到大的發展過程。在企業的初始階段，保生存，求發展，產品小批量、品種少。逐漸發展到勞動密集、設備密集、信息密集、知識密集階段后，產品向大批量、多品種方向轉變。但往往由于缺乏完善的內部控制制度，存貨積壓嚴重，周轉效率低下，生存成本劇增等問題凸顯，嚴重地影響了企業管理體系的有效性，直接導致企業發展停滯，業績下降甚至面臨危機。制造業作為我國的支柱性產業，而存貨作為制造業的重要資產，為了提高生產效率，促使企業在多變的市場中占據一席之地，就需要加強對企業存貨管理的研究，通過完善存貨內部控制工作，提高企業的管理水平。

一、制造企業存貨內部控制存在的問題

第一，在存貨的采購環節。首先，很多中小型制造業企業，沒有完善的采購預算管理制度和采購計劃，或計劃無實施。一旦生產緊張，即面臨原材料儲備不足的問題。企業通常出現“急采”“特采”等情況，以高價購進原材料，以滿足生產需求。因為采購計劃的盲目性，使企業增加了不必要的支出；其次，導致采購沒有議價能力，沒法執行完善供應商管理制度，議價能力較弱，采購材料的質量也出現參差不齊，甚至讓步接收。

第二，存貨日常管理環節存在問題。首先，沒有制定存貨管理制度，管理部門職責不明確。各檢驗環節沒有設立部門或專人，由倉庫統一管理，出入庫沒有單據支持，倉庫權力沒有受到監管；其次，倉庫賬目混亂，對存貨沒有分類管理，倉位設置不合理，隨意進出，物料放置處于開放狀態，存貨面臨損失風險。

第三，存貨的核算與監督制度不健全。部分企業財務對存貨的監管不到位。體現在企業財務與存貨實際情況脫節，只根據單據或發票入賬，造成賬實不符。另外，沒有制定盤點制度，在進行倉庫盤點時財務人員沒有參與，造成存貨的核算流于形式，對企業的管理及存貨的安全沒有起到監督作用。

第四，存貨量的合理性問題。大部分中小型制造業企業，沒有存貨的合理性規劃，完全根據銷售訂單或生產訂單來設定庫存量，或根據管理者的個人判斷或經驗來控制庫存量，都有可能造成存貨數量的不合理。過少的庫存量會造成銷售訂單難以交付，導致客戶信心下降或流失；過高的庫存量造成資金被占用，搬運費、倉儲費、呆滯品、跌價損失等管理成本增大。因此，如何規劃合理的存貨量，是制造業企業存貨內部控制的重要環節。

二、加強制造業企業存貨內部控制的措施

第一，優化存貨采購流程。物料采購是存貨管理的起點，有效的采購工作是實施存貨內部控制的源頭，是企業能持續生產的重要保證。建議從以下幾點進行改善。（1）制定嚴謹的采購計劃。對于物料較多的企業，按物料的分類制定，例如，A類：重要且采購周期長物料，設定安全庫存為80%；B類：重要且采購周期短的物料，安全庫存為70%；C類：非重要物料，安全庫存為50%等等。通過系統的自動提醒，協助采購員完成日常的采購計劃；（2）加強審批流程。任何物料的采購必須通過2人或2人以上的審批流程。可設置線上審批流程，縮短審批時間。審批人員在審批時可同時查看該物料的歷史采購價格及即時庫存量、一年內耗用量等，判斷采購訂單的合理性；（3）建立完善的供應商管理制度。對供應商實行準入制和評分制，由公司的相關部門如采購部、技術部、質量部共同制定，并經管理層審批。通過硬性的指標和制度，控制供應商的質量，淘汰不合格的供應商，從而保證原材料的質量，同時有效防止采購員拿回扣等舞弊情況的發生。

第二，完善存貨倉儲的管理環節。制造業企業的主要存貨可分為原材料、在產品、庫存商品（產成品）。企業應根據各大類存貨的屬性及倉儲條件，制定存貨倉儲管理制度，作為存貨日常管理的準則。首先，倉庫是原材料、庫存商品管理的主要責任部門；生產部門對在產品負責。統一規范存貨的流動過程，原材料入庫由質量部門檢測后入庫；領料由生產部門提起領料申請，倉庫發料；生產入庫由質量部入庫檢驗合格后，倉庫入庫；銷售出庫由銷售部門提起銷售出庫申請，倉庫根據申請的產品和數量出庫。以上流程須兩個部門同時完成，倉庫作為存貨的主要責任方，根據各部門需求進行出入庫操作，并無私自處理存貨的權力。同時，通過對存貨進行分類管理，引入ABC管理法，對A類存貨重點管理，確保有效期；B類存貨確保日常管理質量的同時適當放寬檢查頻率；C類存貨只需要確保安全，防止大量變質即可。在引入科學的管理方法之后，倉儲部門將領用頻繁的存貨放在容易取得的位置，以加強存貨出入庫效率；其次，加強對存貨的記錄工作。企業對存貨的記錄能夠促使企業掌握存貨信息與存貨管理動態。

第三，加強存貨核算及監督機制。財務部作為企業存貨的核算部門，對存貨內部控制有監管作用。財務部應根據存貨及生產的實際情況，制定存貨成本核算流程，正確核算存貨的價值。同時，盤點作為財務監管的重點手段，應通過盤點來檢驗存貨內部管理的質量。財務應對存貨按每月/季度進行抽盤；按年進行年度全盤。盤點前，先由財務部制定盤點計劃，確定盤點范圍及人員，盤點后對有疑問的數據進行復盤核實。盤點結束后，由財務部編制盤點報告，總結盤點過程發現的問題并提出改善要求，經管理層批示后，倉庫進行盤盈盤虧調整，并按照盤點報告的要求改善存貨的管理。

第四，存貨量水平的合理性探討。多少存貨量的水平，才能保證企業持續生產，按期交貨，同時又盡可能地降低存貨占用的成本。部分行業的龍頭企業或大規模企業，對原材料執行“零庫存”模式，即對原材料耗用多少，結算多少，保持原材料庫存量接近“0”，大大地降低了原材料資金占用成本，同時提供倉儲服務，收取供應商倉儲費。然而，大部分中小企業還無法實現這一模式，但隨著信息技術的發展，越來越多企業使用ERP來管理、監控庫存量。通過對存貨耗用量的分析，設立安全庫存，控制庫存總量。在原材料方面，庫存量低于安全庫存時，按比例提醒采購部門生成訂單；庫存商品低于安全庫存，按比例提醒計劃部門下單生產；當庫存高于安全庫存一定比例時，則停止采購或生產，結合庫齡分析，清理庫存量，提醒銷售部門進行促銷計劃等。另外，可以通過MES等智能制造系統，輔助ERP系統，監控、追蹤存貨在企業內部流轉的全流程，有條件的還可設立“智能立體倉庫”，使數據更準確、透明，管理層和財務等監控部門，可以隨時了解、監督、分析存貨量的變化，實現存貨內部控制。

三、制造企業存貨內部控制實施保障機制

1.改善內部控制環境

第一，明確組織架構。企業要設置相互制衡的組織架構，使內部各成員形成相互制約、相互協調的機制。對組織機構的權責進行合理分配，明確采購、驗收、質檢、儲存、登記等不同崗位的職務，做到不相容的職務相分離。同時落實監督機制，通過明確責任，優化審批環節，提高流程效率，使企業的管理層次更加科學。

第二，優化企業文化。建立良好的內部控制文化，要求組織員工學習相關制度，讓員工認識到存貨內部控制的重要性，要求各部門明確自身在存貨內部控制中的工作職責，并分析企業存貨內部控制的關鍵環節，以加強員工對內部控制工作的了解。

2.加強信息平臺建設

信息的溝通需要各部門之間的密切配合，企業要充分利用信息平臺實現各部門之間信息的有效傳遞，提高部門之間信息的共享度與傳遞效率，縮短信息傳遞時間，提高辦公效率，避免各部門出現各自為政的現象。

3.提高風險管理意識

提高管理層的風險管理意識。管理者是存貨內部控制機制有效實施的重要保證。管理者要認識到存貨可能存在的風險以及風險可能對企業帶來的危害。企業要明確風險評估機制的設置原則，可以定期聘請第三方評估或審計機構開展風險評估，針對企業在經營過程中可能存在的風險進行識別并提出改善建議。

4.完善績效考評機制

企業員工的穩定性和積極性是影響工作質量的重要因素，也是影響存貨內部控制的關鍵，企業有必要明確績效考評機制，制定與實際工作相關考核評分標準。例如，采購的來料合格率，倉庫的庫存損失率等，采用績效工資或者獎金機制激勵員工的積極性。

5.完善內部監督體系

內部監督是確保內部控制有效實施的保障，能夠及時發現企業內部的內控缺陷，確保內部控制工作的合理性。對此企業要在內部形成相互監督的機制，加強內部的監督力度，確保工作質量。除了內部監督之外，有條件的還應該成立內部審計部門，對內部控制有效性開展審計，以提高內部監督的有效性。

四、結語

“中國制造”正在向“中國智造”快速發展。目前，中小企業普遍存在存貨內部控制方面的問題，這類問題不僅影響制造業企業存貨內部控制的水平，還影響制造業企業整體的管理水平。存貨在管理方面的弊端不僅會使從存貨管理質量下降，還會影響企業正常的生產和銷售。在中國經濟快速轉型的道路上，中小型制造業企業扮演著舉足輕重的角色。本文針對目前大部分制造業企業存貨內部控制的現狀，進行了探討并提出了優化建議，認為制造業企業在未來發展的過程中，應該健全內部存貨控制體系，利用現代化的信息技術，制定有效的存貨管理制度并嚴格實施，不斷提升自身的管理水平，以促使企業實現可持續發展。