大數(shù)據(jù)分析法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

楊偉紅

（珠海橫琴能源發(fā)展有限公司，廣東 珠海 519031）

企業(yè)檔案記錄了多種多樣的信息，這些信息對(duì)于企業(yè)分析用戶需求，或者分析市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)向等工作中能起到至關(guān)重要的作用，若檔案信息存在質(zhì)量問(wèn)題就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)受損，故現(xiàn)代企業(yè)非常重視檔案，基本都展開(kāi)了檔案管理工作。但傳統(tǒng)檔案管理工作存在諸多問(wèn)題，管理效果差強(qiáng)人意，故企業(yè)需要采用新方法進(jìn)行檔案管理，使得大數(shù)據(jù)分析法走入人們視野，企業(yè)使用該方法可以充分發(fā)揮檔案作用，做好檔案管理工作，因此有必要對(duì)該方法的應(yīng)用展開(kāi)相關(guān)研究。

1 大數(shù)據(jù)分析法的實(shí)現(xiàn)方案

大數(shù)據(jù)分析法的實(shí)現(xiàn)方案大體分為兩個(gè)步驟，分別為檔案大數(shù)據(jù)生成、大數(shù)據(jù)挖掘，各步驟具體內(nèi)容如下。

1.1 檔案大數(shù)據(jù)生成

大數(shù)據(jù)分析法的應(yīng)用前提是企業(yè)本身?yè)碛写髷?shù)據(jù)，故在實(shí)現(xiàn)方案中，企業(yè)必須先生成檔案大數(shù)據(jù)。檔案大數(shù)據(jù)的生成方法包含兩個(gè)環(huán)節(jié)：第一將現(xiàn)有檔案中的信息全部電子化，隨后借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行整理，形成基礎(chǔ)檔案大數(shù)據(jù)；第二采用數(shù)據(jù)搜集技術(shù)繼續(xù)搜集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，將搜集所得全部導(dǎo)入基礎(chǔ)檔案大數(shù)據(jù)中，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)更新，保障檔案大數(shù)據(jù)實(shí)用價(jià)值。另外，在檔案大數(shù)據(jù)生成的數(shù)據(jù)信息搜集環(huán)節(jié)中，企業(yè)要做好數(shù)據(jù)信息預(yù)處理工作，即需要提取各數(shù)據(jù)信息的特征，根據(jù)特征識(shí)別數(shù)據(jù)信息，依照識(shí)別結(jié)果對(duì)數(shù)據(jù)信息分類，可使數(shù)據(jù)信息進(jìn)入對(duì)應(yīng)信息項(xiàng)目，避免數(shù)據(jù)信息混亂的現(xiàn)象發(fā)生[1]。

1.2 大數(shù)據(jù)挖掘

大數(shù)據(jù)挖掘是大數(shù)據(jù)分析法的核心步驟，目的是挖掘大數(shù)據(jù)中有價(jià)值數(shù)據(jù)信息，再對(duì)有價(jià)值數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入挖掘，構(gòu)建數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)，企業(yè)可根據(jù)管理進(jìn)行各種趨勢(shì)分析，諸如用戶需求變化趨勢(shì)分析、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)分析等。大數(shù)據(jù)挖掘的主要技術(shù)手段是智能技術(shù)，該項(xiàng)技術(shù)可依照預(yù)設(shè)智能邏輯運(yùn)作，故企業(yè)在挖掘中要先設(shè)計(jì)好智能邏輯，依照大數(shù)據(jù)挖掘目的，企業(yè)首先要構(gòu)建數(shù)據(jù)信息價(jià)值判斷邏輯。例如將所有數(shù)據(jù)信息暫時(shí)設(shè)定為有價(jià)值數(shù)據(jù)信息，隨后對(duì)所有數(shù)據(jù)信息的字段等進(jìn)行識(shí)別，如果發(fā)現(xiàn)兩個(gè)及以上的數(shù)據(jù)信息完全相同，則刪除多余數(shù)據(jù)信息，剩余數(shù)據(jù)信息既為有價(jià)值信息，其次設(shè)計(jì)深入挖掘邏輯。例如圍繞“用戶需求”關(guān)鍵詞，將所有包含該關(guān)鍵詞的有價(jià)值數(shù)據(jù)信息列出，再根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的生成時(shí)間進(jìn)行排列，可知用戶需求的變化原因、用戶當(dāng)下需求、用戶需求發(fā)展方向等。

2 大數(shù)據(jù)分析法的優(yōu)勢(shì)

2.1 準(zhǔn)確性高

相比于其他分析法，大數(shù)據(jù)分析法的準(zhǔn)確率更高，原因在于現(xiàn)代企業(yè)在檔案管理中要處理的數(shù)據(jù)信息量級(jí)龐大，其中關(guān)系更是錯(cuò)綜復(fù)雜，故采用其他分析方法難以根據(jù)準(zhǔn)確邏輯進(jìn)行分析，且容易受到信息質(zhì)量因素的影響，導(dǎo)致最終結(jié)果可能存在誤差。例如某企業(yè)用戶檔案中的信息存在不對(duì)稱現(xiàn)象，故采用其他方法無(wú)法檢查出信息不對(duì)稱問(wèn)題，最終結(jié)果就一定會(huì)出現(xiàn)誤差，而誤差結(jié)果會(huì)誤導(dǎo)企業(yè)做出錯(cuò)誤決策，因此不利于企業(yè)發(fā)展。但使用大數(shù)據(jù)分析法可以避免這種現(xiàn)象發(fā)生，原因在于該方法能夠建立數(shù)據(jù)信息關(guān)系，若數(shù)據(jù)信息本身存在誤差，則數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)系難以生成，或者扭曲，因此企業(yè)能直接發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤現(xiàn)象。諸如利用大數(shù)據(jù)分析法建立成本、資金消耗兩項(xiàng)信息之間的關(guān)系，如果存在信息不對(duì)稱問(wèn)題，則大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的形式可能是：成本小于資金消耗總量。而這種現(xiàn)象在正常情況下不可能發(fā)生的，因此只要確認(rèn)資金使用無(wú)異常，就可以判斷信息不對(duì)稱，再逐步排查可解決問(wèn)題，再次進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析可得準(zhǔn)確結(jié)果[2]。

2.2 效率高

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中最大的問(wèn)題就是效率低下，原因在于該項(xiàng)工作目前依舊依賴人工，而人工的工作能力有限，故工作效率偏低，加之檔案中數(shù)據(jù)信息量級(jí)日益劇增，使得人工不能高效完成工作，因此暴露出效率低的問(wèn)題。但大數(shù)據(jù)分析法的使用解決了這一問(wèn)題，即大數(shù)據(jù)分析法在一定程度上可以取代人工，因此人工能力上的限制不會(huì)影響到工作效率。而技術(shù)手段的工作效率遠(yuǎn)超人工，可以在數(shù)十分鐘內(nèi)處理數(shù)十萬(wàn)以上的數(shù)據(jù)，說(shuō)明大數(shù)據(jù)分析法的效率更高，例如在檔案信息更新管理中，大數(shù)據(jù)分析法可以借助互聯(lián)網(wǎng)第一時(shí)間搜集所有新出現(xiàn)的數(shù)據(jù)，并且迅速整理進(jìn)檔案，這是人工難以做到的。

3 大數(shù)據(jù)分析法在企業(yè)檔案管理中的具體應(yīng)用方式

3.1 用于企業(yè)創(chuàng)新

創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的重要?jiǎng)恿Γ患胰狈?chuàng)新力的企業(yè)難以長(zhǎng)遠(yuǎn)，故現(xiàn)代企業(yè)都非常重視自身創(chuàng)新力，但即使在高度重視背景下，絕大多數(shù)企業(yè)依舊存在創(chuàng)新力不足的問(wèn)題。原因在于企業(yè)創(chuàng)新力來(lái)源于人工，而人工不可能始終保持創(chuàng)新力，至少在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，人工都無(wú)法找到創(chuàng)新點(diǎn)，也很難提出有建設(shè)價(jià)值的創(chuàng)新建議。但依靠大數(shù)據(jù)分析法，企業(yè)能夠從檔案管理工作著手，分析海量數(shù)據(jù)信息，根據(jù)分析結(jié)果可知企業(yè)當(dāng)前的不足，這樣就找到了創(chuàng)新點(diǎn)，再針對(duì)創(chuàng)新點(diǎn)進(jìn)行思考即可實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，說(shuō)明企業(yè)在該方法的幫助下保持了良好的創(chuàng)新力。例如某企業(yè)就使用大數(shù)據(jù)分析法進(jìn)行了檔案管理工作，過(guò)程中借助分析法的各種技術(shù)手段，對(duì)內(nèi)部某部門檔案資料進(jìn)行了動(dòng)態(tài)監(jiān)督，隨后發(fā)現(xiàn)該部門在工作中經(jīng)常會(huì)遇到技術(shù)層面的阻礙，說(shuō)明該部門的崗位結(jié)構(gòu)需要?jiǎng)?chuàng)新，要增設(shè)技術(shù)型崗位，企業(yè)可以此為依據(jù)做出調(diào)整，使部門工作更加順暢，帶來(lái)了更多的經(jīng)濟(jì)收益[3]。

3.2 用于決策分析

企業(yè)在自身的不斷發(fā)展中要做出無(wú)數(shù)個(gè)決策，這些決策決定了企業(yè)經(jīng)營(yíng)方向，主導(dǎo)了企業(yè)盈虧，甚至是“生死”，因此企業(yè)必須結(jié)合實(shí)際情況作出正確決策。在這一條件下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)先全面了解實(shí)際情況，這時(shí)就要使用到檔案資料，但如果檔案資料內(nèi)數(shù)據(jù)信息不完整、不對(duì)稱，甚至存在虛假信息，企業(yè)就很容易作出錯(cuò)誤決策。面對(duì)這種情況，企業(yè)可對(duì)自身經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)及管理活動(dòng)過(guò)程進(jìn)行全面監(jiān)督，同步設(shè)計(jì)完整數(shù)據(jù)信息項(xiàng)目，隨后利用技術(shù)手段去搜集數(shù)據(jù)信息，以保障數(shù)據(jù)信息質(zhì)量，而高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息可組成檔案，使得企業(yè)能直接根據(jù)檔案作出正確決策。例如某企業(yè)就利用技術(shù)手段建立了業(yè)務(wù)項(xiàng)目檔案資料，根據(jù)資料進(jìn)行了決策分析，發(fā)現(xiàn)該業(yè)務(wù)項(xiàng)目當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)產(chǎn)能大幅降低，降幅約為57%，利潤(rùn)已經(jīng)非常稀薄，若繼續(xù)展開(kāi)該業(yè)務(wù)項(xiàng)目會(huì)使得企業(yè)成本虧損，故企業(yè)停止該業(yè)務(wù)項(xiàng)目，將資金投入到其他優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目中，做到了資金的合理調(diào)用，而這一切得益于大數(shù)據(jù)分析法。

3.3 用于檔案深化

在企業(yè)以往的檔案管理工作中，企業(yè)人員往往會(huì)遇到數(shù)據(jù)信息難以理解的問(wèn)題，原因在于要理解數(shù)據(jù)信息，就必須了解數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)聯(lián)，但因?yàn)閿?shù)據(jù)信息量級(jí)龐大，所以人工難以透徹了解數(shù)據(jù)信息管理，也就導(dǎo)致企業(yè)人員不能很好的理解數(shù)據(jù)信息內(nèi)涵，這種現(xiàn)象說(shuō)明企業(yè)檔案管理人員不能深化檔案，難以給企業(yè)其他人員提供可理解性高的資料。面對(duì)這一問(wèn)題，大數(shù)據(jù)分析法可以為企業(yè)檔案管理提供數(shù)據(jù)可視化幫助，即利用技術(shù)手段對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)挖掘，從而能夠獲得數(shù)據(jù)信息特征等內(nèi)涵信息，隨后依照內(nèi)涵信息進(jìn)行對(duì)接即可，使得檔案深化，數(shù)據(jù)易于理解。例如我國(guó)交通部門曾與國(guó)內(nèi)知名導(dǎo)航地圖企業(yè)合作，在春節(jié)期間利用大數(shù)據(jù)分析法對(duì)春運(yùn)時(shí)人口遷徙數(shù)據(jù)進(jìn)行了分析，所有人都可以通過(guò)軟件對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行觀察，通過(guò)圖案分布與變化了解人口遷徙的情況，而這種做法對(duì)于任意企業(yè)而言都非常重要，只要管理人員提供檔案資料，再通過(guò)大數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、挖掘，就能實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)可視化，使得數(shù)據(jù)信息更易于理解[4]。

3.4 用于檔案安全管理

企業(yè)檔案內(nèi)的資料具有十分重要的作用，且其中很多資料都關(guān)系到企業(yè)機(jī)密，因此不能隨意外泄，但因?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)普遍會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)存放、管理檔案，所以網(wǎng)絡(luò)中的安全隱患會(huì)威脅檔案資料，諸如病毒入侵、惡意攻擊等，如果不加緊防護(hù)會(huì)使得企業(yè)遭受打擊。但一般的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)手段都存在一些缺陷，例如某些安全防護(hù)軟件更新速度緩慢，而病毒或攻擊方式層次不窮，因此不能有效防護(hù)，這時(shí)使用大數(shù)據(jù)分析法可以幫助企業(yè)做好檔案安全管理工作，原因在于該方法能夠?qū)n案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于所有未得到認(rèn)可的信息或者訪問(wèn)請(qǐng)求進(jìn)行控制，同時(shí)分析這些疑似病毒或攻擊的信息特征、訪問(wèn)方式特征，可實(shí)施更新病毒庫(kù)，下一次可準(zhǔn)確識(shí)別，故檔案安全性得到保障。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作非常重要，但因?yàn)橐酝绞椒椒ǖ娜毕荩院芏嗥髽I(yè)在該項(xiàng)工作上都存在問(wèn)題，故需要得到改善，而大數(shù)據(jù)分析法可實(shí)現(xiàn)改善目的。在這種情況下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)分析法的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)，采用相關(guān)手段實(shí)現(xiàn)該方法，再將該方法應(yīng)用于檔案管理工作的各個(gè)層面，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)分析法作用，全面優(yōu)化檔案管理工作。