淺析高職檔案管理現狀與應對策略

杜楠楠 張若飛

摘要：高職檔案管理工作是高職從傳統管理走向規范化科學管理的重要環節。根據當前高職檔案管理的現狀，本文為高職實施標準化管理體系和檔案機制創新提供了指導和建議，提高高職檔案管理工作水平。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;現狀;對策

引言：

在資訊科技迅速發展的情況下，高職學校的日常工作正逐步邁向電腦化和標準化。日常辦公、教學等活動都是由計算機進行的，因此產生了電子檔案。大數據背景下的檔案管理，不僅需要多學科知識的整合，更需要多部門的相互配合，在如此復雜的背景下，做好檔案信息資源的建設和交流，對檔案管理提出了更高的要求。近年來，高職教育培訓的快速發展，給高職學校檔案管理帶來了諸多問題。例如，許多高職學院合并了幾所中專技術學校，過去每所學校都有自己的方法和管理職能，導致整合后的檔案管理難以統一、規范，檔案管理難以實施。

一、高職檔案管理現狀分析

（一）部門間信息系統無統一標準，不互通

目前，大多數信息資源的管理基本上是基于自身的需要，沒有總體規劃，就無法進行信息交流。另一方面，各部門之間沒有統一的數據標準，系統的格式和結構也不統一，導致信息不兼容和資源交流緊張。每個部門管理自己的信息系統，導致檔案信息的不斷開發和創建，人力、物力和財力資源的浪費無法避免。

（二）檔案管理任職人員專業素質低下

目前，許多高職院校的檔案管理質量普遍不高。大多數高職院校的檔案管理人員不是專業人員，沒有檔案管理方面的專業培訓，也沒有上過相關領域的高職專業;一些高職院校還雇傭臨時工來管理檔案，以建立人際關系。這種類型的團隊導致高職檔案管理人員對檔案管理崗位的地位和重要性缺乏足夠的重視。此外，檔案管理部門與其他管理部門之間缺乏溝通、缺乏對檔案信息的掌握、缺乏使用電腦的能力，這導致檔案管理崗位難以改革和更新，使高職院校檔案管理崗位呈現剛性，這嚴重阻礙了高職院校檔案管理崗位的提升。

（三）檔案管理的基本設備陳舊過時

許多高職目前都有預先配置的辦公設施，如計算機。然而，計算機的使用僅限于引入檔案，如歸檔記錄，而且日常使用程度、數字化歸檔非常低。有些檔案管理設施沒有配備適當的設備，甚至計算機也很老舊，一些是其他部門或辦公室的廢棄計算機，是在維修后拿來用的，因此很難配置現代管理軟件系統。更重要的是，一些高職的檔案收集、登記、整理和分類是基于人工而非現代信息技術。由于錯誤率高，工作量極高，這讓高職院校的檔案管理員經常不得不在深夜加班，導致錯誤率高，檔案信息缺口頻繁，這大大削弱了檔案管理的質量和可靠性。

（四）需要進一步加快創建數字檔案的進程

在信息時代，數字技術由于其經濟性和實用性，已趨向于取代紙質檔案管理。數字檔案具有較少的損失和較高的搜索效率。然而，在某些高職的檔案管理中，數字化檔案管理運用相對較少，某些高職的行政人員和學生狀況數據仍然主要是紙質檔案管理。搜索時，歸檔管理員必須在歸檔存儲庫中花費很長時間，導致性能低下。

二、高等高職院校檔案管理的發展對策

（一）以制度建設推動檔案工作規范發展

檔案、法規、制度和標準是高職實施檔案科學管理的基礎，也是高職檔案管理的原則。落實檔案管理工作的立法和實施規定，加強高職檔案管理工作的整體治理體系，實現檔案管理工作的法制化、標準化和制度化。提高各級和全校師生的認識，不斷加強檔案管理服務的概念，在系統標準框架內促進檔案管理管理的創新和協調發展。從中心意識、服務意識、整體意識、能力意識、競爭意識和創新意識六個方面強化檔案管理工作觀念，支持多學科技術和方法管理，實現法治協調發展和檔案體制機制創新。

（二）新型檔案信息管理平臺的構建

現代檔案已經進入數字時代，數字檔案的創建已成為檔案管理最高層次的重要標志。檔案管理信息結構的內容包括三個主要部分：檔案管理標準化、檔案管理數字化和創建檔案管理服務網絡。作為檔案管理制作標準化的一部分，有必要在檔案管理管理部門安裝現代多媒體設備，通過多媒體技術支持檔案管理信息。檔案管理數字化應是對現有檔案管理進行數字化的過程。為了開發、使用和共享資源，檔案管理服務必須基于網絡平臺和管理軟件。為了加快高職檔案信息技術的發展，需要遵循兩個原則。第一，雙向系統的原理。檔案管理管理信息的推廣是一個循序漸進的過程。它在傳統紙質檔案管理和數字檔案管理的基礎上，開辟了一種新的集體檔案管理管理形式。第二，全面管理的原則。綜合管理不是指檔案管理的儲存和使用，而是指從檔案管理生產、儲存、使用到銷毀的全過程管理。

（三）館藏資源建設

檔案管理絕不是歸檔數據的簡單收集，開發科學的檔案管理系統是檔案管理的一項關鍵任務。檔案資源建設經歷了三個發展階段，從最初提出的"加強檔案"，到改革開放以來以"擴大收藏，優化結構"為最重要內容的收藏理念，到如今的收集關鍵檔案和發揮職能。檔案不再是盲目創建的，而是注重從整個社會的角度思考，關注檔案資源的質量和類型。高職檔案資源建設應涵蓋教學與培訓、研究、社會服務和文化等各個領域，并應創建反映高職整體發展的“大規模”集體資源。就目前高職檔案資源建設的現狀而言，搜索方式仍然是基于對 館藏資源的訪問，這并不能滿足所有要求。同時，檔案資源建設的法律法規缺乏嚴格的實施機制，學校行政部門對檔案資源建設認識不深，檔案管理人員變動頻繁，做不到專人專職，存在檔案缺失遺失等問題。

（四）加強檔案管理隊伍建設

高職檔案管理隊伍建設是高職檔案管理工作中最重要、最緊迫的問題。高職檔案管理管理的薄弱環節主要體現在整體質量的提高和專業人才的缺乏。從四個方面全面加強檔案管理隊伍建設：樹立政治意識、加強專業技能、提高職業素質和現代化的技術的應用。積極創建檔案管理認證制度，加強檔案管理管理人員培訓，落實認證，密切監測專業資格的提升和評估，并重視人才團隊的創建和檔案管理。

結束語：

高職管理檔案是高職發展史上的一個重要環節，對本部門具有重要的指導意義，本文特別探討了高職檔案管理中存在的問題，并提出了相應的補救措施，以提高高職檔案管理水平。但是，僅僅在理論上不能真正提高檔案管理服務的質量還必須結合實際，在實踐中抓好檔案管理工作。同時，學校要加強檔案管理人員的技能和綜合培訓，高度重視檔案管理工作，確保加強高職檔案工作的服務水平。

參考文獻：

[1]賈芬.高職檔案管理現狀與應對策略[J].人才資源開發，2016（22）：1.

[2]李海霞.高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策[J].2021（2017-8）：213-214.